Supply Chain Coordinator

Briève description de Plan International Centrafrique

Travaillant dans 50 pays à revenu faible ou intermédiaire en Afrique, en Asie et en Amérique, plan international vise à atteindre autant d’enfant que possible, en particulier ceux qui sont exclus ou marginalises avec des programmes de haute qualité qui offrent des avantages durables en augmentant leurs revenus, en travaillant en partenariat avec d’autres et fonctionnant efficacement.

Nos 21 organisations donatrices à travers le monde sensibilisent et fournissent le financement et expertise pour nos programmes.

Plan International est installée en République Centrafricaine (RCA) depuis 2014 et œuvrant pour l’amélioration du bien-être des enfants. La protection et la promotion du droit des enfants constituent la priorité de l’organisation car l’enfant est au Cœur de tout ce que nous entreprenons. Dans le cadre de la réalisation des programmes de son cadre stratégique, l’organisation bénéficie de l’appui financier de ses partenaires pour mettre en œuvre un certain nombre de projets.

Pour la réalisation de son programme, plan International Centrafrique, par le présent avis, lance un appel d’offre pour le recrutement d’un Supply Chain Coordinator basé à Bangui.

Dimensions du poste

Le titulaire du poste dirigera la planification de l’approvisionnement et engagera un soutien proactif de la chaîne d’approvisionnement pour répondre aux besoins et aux exigences du projet ; assurer la conformité aux procédures et systèmes des donateurs, des subventions et du plan, tout en respectant des normes éthiques élevées.

Responsable de l’organisation et de la coordination efficientes et efficaces de l’équipe de la chaîne d’approvisionnement, il s’agit d’une opportunité d’accroître les performances et l’expertise au sein du bureau de pays et dans toutes les unités de programme, en renforçant le contrôle interne, les processus, les capacités et les performances. Doté d’un fort esprit d’analyse et de résolution de problèmes, vous serez en mesure d’identifier autant les opportunités que les défis et d’agir en tant que leader du changement.

Aspect

La gestion de la chaîne d’approvisionnement dans le cadre de ce rôle comprend :

• Processus techniques à travers la planification opérationnelle, l’approvisionnement, les actifs, la gestion des stocks et des entrepôts, la distribution, la flotte, les dons en nature dans les contextes humanitaires et de développement
• Analyse de la performance des processus, suivi et reporting ;
• Application, conformité et renforcement des systèmes
• Gestion d’équipe et renforcement des capacités
• Les indicateurs de performance clés pour la chaîne d’approvisionnement et l’administration sont développés, les mesures sont en place et les objectifs atteints pour assurer des synergies transparentes avec les autres départements
• Soutenir et rapporter au Directeur des Opérations dans la minimisation des risques financiers et de conformité tout au long de la Supply Chain

Le rôle couvre les domaines de la chaîne d’approvisionnement au niveau du bureau de pays et la supervision des unités de programme sur le terrain via une gestion pointillée. L’engagement inter fonctionnel avec d’autres fonctions est essentiel pour assurer l’alignement des processus dans tout le pays

• Budget – (définir les autorisations/la responsabilité budgétaire, l’autorisation des achats) ;
• Personnel – Le titulaire du poste gère directement une équipe de 8 au niveau du bureau de pays et supervise techniquement les équipes de 30 unités de programme de terrain. L’équipe comprend du personnel des achats, de la logistique et de l’administration
• Engagement des parties prenantes – En interne, le titulaire du poste s’engagera au-delà des frontières fonctionnelles et géographiques du pays (personnel du programme et du projet, finances, informatique, risques et conformité, responsables des unités de programme…). En externe, il y aura un engagement à l’intérieur et à l’extérieur du secteur, y compris les ONGI, les agences des Nations Unies, les partenaires et les fournisseurs ;
  • Les besoins du programme de pays sont planifiés, consolidés et approvisionnés de manière appropriée, avec des processus efficaces pour réaliser des économies de coûts, la conformité et minimiser les risques

RESPONSABILITÉS

Maintenir un haut niveau de gestion de toutes les activités de la chaîne d’approvisionnement

• La flotte de moteurs du pays (y compris les véhicules et les motos, détenus et loués) est adaptée à la réalisation des projets de Plan International et bien gérée
• Le stockage et le flux de marchandises dans la chaîne d’approvisionnement du pays permettent la réalisation du projet, tout en maintenant des contrôles cohérents et appropriés.
• Le pays dispose d’un ensemble d’actifs planifiés et adaptés à l’objectif (valeur faible et élevée) et peut contrôler, gérer et rendre compte de manière efficace.
• Les bureaux et autres locaux (y compris les entrepôts, les logements) sont gérés comme un portefeuille à l’échelle nationale, les besoins et les coûts étant examinés et anticipés régulièrement.

Leadership

• Responsable de la performance globale de la chaîne d’approvisionnement, en fournissant une orientation stratégique pour la fonction et en veillant à ce qu’elle soit bien alignée sur les objectifs stratégiques de l’organisation.
• Assurer le développement de la planification opérationnelle globale pour les achats, la flotte et les actifs, en liaison avec les départements utilisateurs respectifs, et diriger la mise en œuvre du plan afin d’atteindre les objectifs de l’organisation
• Surveiller la performance globale des processus, gérer les améliorations continues dans le département, s’assurer que des rapports réguliers sont reçus, y compris une analyse des dépenses trimestrielles.
• Gestion des performances – Gérer, motiver, développer et superviser la gestion des performances du personnel conformément aux systèmes, règles et réglementations de l’organisation en matière de gestion des ressources humaines, y compris l’évaluation du personnel, la formation et la planification de carrière.
• Agir en tant que point focal de la chaîne d’approvisionnement et de la logistique pour toutes les subventions / programmes en fournissant un très haut niveau de leadership et de soutien à la gestion dans les domaines connexes.
• Contribuer à l’élaboration de propositions de subventions couvrant tous les aspects de la chaîne d’approvisionnement et de la logistique (plans de la chaîne d’approvisionnement, plans d’approvisionnement, assurer le leadership de Plan International en matière de mesures d’efficience et d’efficacité, plans de dotation en personnel, budgétisation, etc.).
• Diriger la conduite d’initiatives de changement de la chaîne d’approvisionnement grâce à l’excellence de la chaîne d’approvisionnement mondiale/nationale conformément au manuel d’exploitation.
• Fournir un leadership et un soutien à la gestion de la chaîne d’approvisionnement aux programmes clés du pays, en mettant l’accent sur les moyens de travailler efficacement avec les différentes unités de programme.
• S’engager de manière proactive avec des équipes inter-fonctionnelles pour assurer l’inclusion des aspects de la chaîne d’approvisionnement dans tous les domaines de l’organisation, depuis l’élaboration de la proposition, la budgétisation, la planification du programme, la création et la mise en œuvre

Gestion des opérations de la chaîne d’approvisionnement

• Responsable de l’exécution conforme et efficace des opérations de la chaîne d’approvisionnement conformément aux règles et réglementations des donateurs et aux normes et politiques de Plan Global.
• Contribuer de manière proactive à l’élaboration de propositions de subventions couvrant tous les aspects de la chaîne d’approvisionnement (plans de chaîne d’approvisionnement, plans d’approvisionnement…) en assurant le leadership de Plan International en matière de mesures d’efficacité et d’efficience, de plans de dotation en personnel, de budgétisation, etc.
• Diriger le développement, l’analyse et l’orientation stratégique de la planification des achats pour les activités d’approvisionnement dans le pays en assurant une planification et une allocation efficaces des ressources
• Développer une structure d’approvisionnement solide avec une identification proactive du marché et des fournisseurs, l’élaboration d’accords-cadres avec les fournisseurs conformément aux besoins et exigences globaux du programme de pays
• Renforcer le développement, le suivi et l’exécution des contrats avec les fournisseurs, en veillant à ce que tous les documents de politique de Plan International soient inclus (protection de l’enfance, politique anti-corruption et anti-terrorisme, genre et politique de dégagement de responsabilité)
• Assurer une rotation efficace des processus, un bon rapport qualité-prix et une utilisation efficace des ressources (personnel, actifs, infrastructure)
• La gestion de la flotte est gérée efficacement, correctement utilisée et dimensionnée en fonction des besoins programmatiques, atténuant les risques et respectant des normes élevées de sûreté et de sécurité
• Le pool d’actifs est
• Les bureaux sont gérés efficacement pour garantir la santé et la sécurité du personnel, entretenus de manière appropriée, efficace et régulière
• Les coûts de la chaîne d’approvisionnement de bout en bout sont compris et surveillés pour assurer un recouvrement approprié des coûts des projets

Excellence de la chaîne d’approvisionnement, conformité de la logistique et des achats

• Responsable de processus, de mesures et de contrôles de gestion de la chaîne d’approvisionnement efficaces, conformes et rentables qui garantissent que la bonne qualité et la bonne quantité de biens et de services sont achetées au bon prix et livrées au bon endroit
• Certifier que les contrôles internes de la chaîne d’approvisionnement sont toujours respectés et protéger l’organisation contre les pertes ou les mauvaises pratiques
• Évaluer et contrôler les mesures utilisées pour gérer les risques dans tous les processus opérationnels de la chaîne d’approvisionnement et guider la direction dans le développement/l’amélioration des mesures de contrôle si nécessaire
• Examiner tous les documents d’approvisionnement en s’assurant que la conformité est respectée conformément au manuel d’exploitation des politiques et procédures de l’organisation, aux seuils nationaux et aux
• S’assurer de la conformité aux magasins/entrepôts, aux procédures d’inventaire et d’actifs qui incluent des contrôles/vérifications physiques des biens et services reçus et des pratiques efficaces de gestion des stocks sont en place
• Veiller à ce que des processus de flotte appropriés soient en place, garantissant l’atténuation des risques, l’amélioration de la sûreté et de la sécurité ainsi que l’utilisation efficace des actifs

EXPERTISE TECHNIQUE, COMPÉTENCES ET CONNAISSANCES

Essentiel

• Diplôme universitaire en gestion de la chaîne d’approvisionnement, en gestion et administration des affaires ou dans un domaine connexe avec 8 ans d’expérience pratique dans un poste similaire, dont la plupart devraient de préférence provenir du secteur humanitaire/ONG
  • Expérience dans un environnement similaire avec une échelle significative de gestion de la logistique et des achats à l’échelle nationale, y compris la gestion des achats, de l’entreposage, de la flotte et de la sécurité.
  • Expérience antérieure dans la gestion et le développement d’équipes et capacité à diriger, motiver et développer les autres
  • Solides compétences en leadership et en relations interpersonnelles avec une capacité particulière à sortir des sentiers battus
  • Solides compétences analytiques et de résolution de problèmes, avec la capacité de rendre compte et de démontrer l’amélioration des performances et l’efficacité grâce à des rapports précis et concis
  • Excellentes compétences en communication
  • Solides compétences informatiques, notamment Excel et les logiciels de gestion intégrée des ressources (ERP) (SAP, Microsoft Dynamics…)
  • Connaissance et expérience de la gestion de projet
• Solides compétences techniques en chaîne d’approvisionnement avec une expérience significative dans la direction de chaînes d’approvisionnement sur plusieurs sites
• La connaissance des tendances et des contraintes du secteur humanitaire serait un avantage

Souhaitable

• Une expérience dans les chaînes d’approvisionnement internationales et les réglementations douanières serait un avantage
• La formation et le renforcement des capacités seraient un avantage
• Une expérience dans les chaînes d’approvisionnement internationales et les réglementations douanières serait un avantage
• Une qualification professionnelle et une affiliation à une institution reconnue d’achat et d’approvisionnement.
• Expérience de travail dans des systèmes et un environnement basé sur ERP
• Une expérience de travail dans des interventions d’urgence à grande échelle / rapides serait un avantage

Niveau de contact avec les enfants

Niveau de contact faible

En tant qu’organisation internationale qui œuvre pour un développement communautaire centré sur l’enfant, dont l’action s’inscrit dans le respect de la Convention des Nations Unies relative aux droits de l’enfant (CDE), Plan est déterminé à assurer la réalisation des droits des enfants, et en particulier leurs droits à une protection. Plan s’est engagé à protéger les enfants et à veiller ce que leur droit à la protection prévu à l’Article 19 de la CDE soit assuré. Nous prenons à cœur notre responsabilité de promotion de pratiques soucieuses de la sécurité des enfants et de protection contre toute forme de préjudice, d’abus, de négligence et d’exploitation. En outre nous prendrons des mesures énergiques pour empêcher les auteurs d’abus contre les d’enfants de se mêler au travail de Plan, et nous prendrons des mesures rigoureuses contre tout membre du personnel, associé, visiteur ou responsable de Plan, coupable d’abus contre un enfant. Nos décisions et nos actions, s’agissant de réagir à un problème de protection des enfants et à des manquements à cette politique seront guidées par le principe de « l’intérêt supérieur de l’enfant ». Ainsi, tous les employés de Plan International Centrafrique, les visiteurs, les partenaires, les volontaires ou autres collaborateurs sont assujettis au respect de la politique de protection de l’enfant et doivent :

• Traiter les enfants et les jeunes d’une manière respectueuse de leurs droits, de leur intégrité et dignité et qui tient compte de leur intérêt supérieur sans aucune distinction.
• Créer et maintenir un environnement propre à prévenir l’abus et l’exploitation des enfants et des jeunes et prendre des mesures adéquates pour minimiser les risques auxquels les enfants et les jeunes sont exposés.
• Contribuer à créer un environnement participatif et respectueux dans lequel les enfants et les jeunes auprès desquels nous nous sommes engagés sont respectés et habilités à participer aux prises de décisions
• Respecter toutes les normes internationales et la législation locale concernant le travail des enfants, et m’abstenir d’utiliser des enfants et des jeunes de moins de 18 ans pour les travaux ménagers ou autres, si ce travail est inapproprié ou les expose à d’importants risques de blessures, d’exploitations, ou de violences.
• Respecter la vie privée et la confidentialité des enfants et des jeunes associés à Plan International.

LES VALEURS PRATIQUES DE PLAN INTERNATIONAL

Nous œuvrons pour un impact durable

• Je formule un objectif clair pour le personnel et définit des attentes élevées.

• Je crée un climat d’amélioration continue, je suis ouvert aux défis et aux nouvelles idées.

• Je me concentre sur les ressources pour conduire le changement et maximiser l’impact à long terme, en réponse aux changements de priorités ou de crises.

• Je me base sur des preuves pour évaluer l’efficacité.

Nous sommes ouverts et redevables

• Je promeus une culture d’ouverture et de transparence, y compris avec les sponsors et les donateurs.

• Je travaille en toute responsabilité pour atteindre les plus hauts standards avec intégrité.

• Je suis cohérent et juste dans le traitement des personnes.

• J’admets et accepte d’apprendre de mes erreurs.

• Je m’assure que nous sommes une organisation sûre pour tous les enfants, les filles et les jeunes

Nous travaillons bien ensemble

• Je cherche des résultats constructifs, écoute les autres, accepte de faire des compromis quand c’est approprié.

• J’établis des relations constructives à travers Plan International pour soutenir nos objectifs communs.

• Je développe des relations de confiance et «gagnant-gagnant» avec les bailleurs de fonds, les partenaires et les communautés.

• Je m’engage et travaille bien avec les autres à l’extérieur de l’organisation pour construire un monde meilleur pour les filles et tous les enfants.

Nous sommes inclusifs et renforçons les plus vulnérables

• Je cherche des résultats constructifs, écoute les autres, accepte de faire des compromis quand cela est nécessaire et ‘est approprié.

• J’établis des relations constructives à travers Plan International pour soutenir nos objectifs communs.

• Je développe des relations de confiance et « gagnant-gagnant » avec les bailleurs de fonds, les partenaires et les communautés.

• Je travaille bien avec les autres à l’extérieur de l’organisation pour construire un monde meilleur pour les filles et tous les enfants