Supply Chain Coordinator

DIMENSION DU POSTE

Pour la réalisation de son programme, Plan International Centrafrique, par le présent avis, lance un appel d’offres pour le recrutement d’un (1) Supply Chain Coordinator pour son Bureau de Coordination à Bangui.

Le rôle couvre les domaines de la chaîne d’approvisionnement au niveau du bureau de pays et la supervision des unités de programme sur le terrain via une gestion pointillée. L’engagement inter fonctionnel avec d’autres fonctions est essentiel pour assurer l’alignement des processus dans tout le pays.

LE/LA TITULAIRE DU POSTE EST RESPONSABLE DE :

Maintenir un haut niveau de gestion de toutes les activités de la chaîne d’approvisionnement.

• Les besoins du programme de pays sont planifiés, consolidés et approvisionnés de manière appropriée, avec des processus efficaces pour réaliser des économies de coûts, la conformité et minimiser les risques
• La flotte de moteurs du pays (y compris les véhicules et les motos, détenus et loués) est adaptée à la réalisation des projets de Plan International et bien gérée ;
• Le stockage et le flux de marchandises dans la chaîne d’approvisionnement du pays permettent la réalisation du projet, tout en maintenant des contrôles cohérents et appropriés ;
• Le pays dispose d’un ensemble d’actifs planifiés et adaptés à l’objectif (valeur faible et élevée) et peut contrôler, gérer et rendre compte de manière efficace ;
• Les bureaux et autres locaux (y compris les entrepôts, les logements) sont gérés comme un portefeuille à l’échelle nationale, les besoins et les coûts étant examinés et anticipés régulièrement.

Leadership

• Responsable de la performance globale de la chaîne d’approvisionnement, en fournissant une orientation stratégique pour la fonction et en veillant à ce qu’elle soit bien alignée sur les objectifs stratégiques de l’organisation ;
• Assurer le développement de la planification opérationnelle globale pour les achats, la flotte et les actifs, en liaison avec les départements utilisateurs respectifs, et diriger la mise en œuvre du plan afin d’atteindre les objectifs de l’organisation ;
• Surveiller la performance globale des processus, gérer les améliorations continues dans le département, s’assurer que des rapports réguliers sont reçus, y compris une analyse des dépenses trimestrielles ;
• Gestion des performances – Gérer, motiver, développer et superviser la gestion des performances du personnel conformément aux systèmes, règles et réglementations de l’organisation en matière de gestion des ressources humaines, y compris l’évaluation du personnel, la formation et la planification de carrière ;
• Agir en tant que point focal de la chaîne d’approvisionnement et de la logistique pour toutes les subventions / programmes en fournissant un très haut niveau de leadership et de soutien à la gestion dans les domaines connexes ;
• Contribuer à l’élaboration de propositions de subventions couvrant tous les aspects de la chaîne d’approvisionnement et de la logistique (plans de la chaîne d’approvisionnement, plans d’approvisionnement, assurer le leadership de Plan International en matière de mesures d’efficience et d’efficacité, plans de dotation en personnel, budgétisation, etc.) ;
• Diriger la conduite d’initiatives de changement de la chaîne d’approvisionnement grâce à l’excellence de la chaîne d’approvisionnement mondiale/nationale conformément au manuel d’exploitation ;
• Fournir un leadership et un soutien à la gestion de la chaîne d’approvisionnement aux programmes clés du pays, en mettant l’accent sur les moyens de travailler efficacement avec les différentes unités de programme ;
• S’engager de manière proactive avec des équipes inter-fonctionnelles pour assurer l’inclusion des aspects de la chaîne d’approvisionnement dans tous les domaines de l’organisation, depuis l’élaboration de la proposition, la budgétisation, la planification du programme, la création et la mise en œuvre.

Gestion des opérations de la chaîne d’approvisionnement

• Responsable de l’exécution conforme et efficace des opérations de la chaîne d’approvisionnement conformément aux règles et réglementations des donateurs et aux normes et politiques de Plan Global ;
• Contribuer de manière proactive à l’élaboration de propositions de subventions couvrant tous les aspects de la chaîne d’approvisionnement (plans de chaîne d’approvisionnement, plans d’approvisionnement…) en assurant le leadership de Plan International en matière de mesures d’efficacité et d’efficience, de plans de dotation en personnel, de budgétisation, etc ;
• Diriger le développement, l’analyse et l’orientation stratégique de la planification des achats pour les activités d’approvisionnement dans le pays en assurant une planification et une allocation efficaces des ressources ;
• Développer une structure d’approvisionnement solide avec une identification proactive du marché et des fournisseurs, l’élaboration d’accords-cadres avec les fournisseurs conformément aux besoins et exigences globaux du programme de pays ;
• Renforcer le développement, le suivi et l’exécution des contrats avec les fournisseurs, en veillant à ce que tous les documents de politique de Plan International soient inclus (protection de l’enfance, politique anti-corruption et anti-terrorisme, genre et politique de dégagement de responsabilité) ;
• Assurer une rotation efficace des processus, un bon rapport qualité-prix et une utilisation efficace des ressources (personnel, actifs, infrastructure) ;
• La gestion de la flotte est gérée efficacement, correctement utilisée et dimensionnée en fonction des besoins programmatiques, atténuant les risques et respectant des normes élevées de sûreté et de sécurité ;
• Les bureaux sont gérés efficacement pour garantir la santé et la sécurité du personnel, entretenus de manière appropriée, efficace et régulière ;
• Les coûts de la chaîne d’approvisionnement de bout en bout sont compris et surveillés pour assurer un recouvrement approprié des coûts des projets.

Excellence de la chaîne d’approvisionnement, conformité de la logistique et des achats

• Responsable de processus, de mesures et de contrôles de gestion de la chaîne d’approvisionnement efficaces, conformes et rentables qui garantissent que la bonne qualité et la bonne quantité de biens et de services sont achetées au bon prix et livrées au bon endroit ;
• Certifier que les contrôles internes de la chaîne d’approvisionnement sont toujours respectés et protéger l’organisation contre les pertes ou les mauvaises pratiques ;
• Évaluer et contrôler les mesures utilisées pour gérer les risques dans tous les processus opérationnels de la chaîne d’approvisionnement et guider la direction dans le développement/l’amélioration des mesures de contrôle si nécessaire ;
• Examiner tous les documents d’approvisionnement en s’assurant que la conformité est respectée conformément au manuel d’exploitation des politiques et procédures de l’organisation, aux seuils nationaux et Internationaux ;
• S’assurer de la conformité aux magasins/entrepôts, aux procédures d’inventaire et d’actifs qui incluent des contrôles/vérifications physiques des biens et services reçus et des pratiques efficaces de gestion des stocks sont en place ;
• Veiller à ce que des processus de flotte appropriés soient en place, garantissant l’atténuation des risques, l’amélioration de la sûreté et de la sécurité ainsi que l’utilisation efficace des actifs.

COMPETENCES ET CONNAISSANCES REQUISES :

Essentielles

• Diplôme universitaire en gestion de la chaîne d’approvisionnement, en gestion et administration des affaires ou dans un domaine connexe ;
• Expérience professionnelle de 8 ans dans un poste similaire, dont la plupart devraient de préférence provenir du secteur humanitaire/ONG ;
• Expérience dans un environnement similaire avec une échelle significative de gestion de la logistique et des achats à l’échelle nationale, y compris la gestion des achats, de l’entreposage, de la flotte et de la sécurité ;
• Expérience antérieure dans la gestion et le développement d’équipes et capacité à diriger, motiver et développer les autres ;
• Solides compétences en leadership et en relations interpersonnelles avec une capacité particulière à sortir des sentiers battus ;
• Solides compétences analytiques et de résolution de problèmes, avec la capacité de rendre compte et de démontrer l’amélioration des performances et l’efficacité grâce à des rapports précis et concis ;
• Excellentes compétences en communication
• Solides compétences informatiques, notamment Excel et les logiciels de gestion intégrée des ressources (ERP) (SAP, Microsoft Dynamics…) ;
• Connaissance et expérience de la gestion de projet ;
• Solides compétences techniques en chaîne d’approvisionnement avec une expérience significative dans la direction de chaînes d’approvisionnement sur plusieurs sites ;
• La connaissance des tendances et des contraintes du secteur humanitaire serait un avantage ;

Desirables:

• Une expérience dans les chaînes d’approvisionnement internationales et les réglementations douanières serait un avantage
• La formation et le renforcement des capacités seraient un avantage
• Une expérience dans les chaînes d’approvisionnement internationales et les réglementations douanières serait un avantage
• Une qualification professionnelle et une affiliation à une institution reconnue d’achat et d’approvisionnement.
• Expérience de travail dans des systèmes et un environnement basé sur ERP
• Une expérience de travail dans des interventions d’urgence à grande échelle / rapides serait un avantage.

Comportements :

• Forte adhérence aux valeurs de Plan International et les principes humanitaires ;
• Sensible au genre et l’égalité genres et démontres ces valeurs au bureau et la vie personnelle ;
• Sensible au culture et diversité avec l’expérience de vivre et travailler dans des contextes différents ;
• Sensible de ses forces, faiblesse, et proactif en utilisant feedback pour développer lui-même ;
• Sensible sur son impact sur les autres et elle/il utilise son impact pour créer un climat positif dans l’organisation ;
• Respectueuse, honnête et intègre dans tous les aspects de travail et dans les interactions avec les collèges, autorités, et bénéficiaires ;
• Autonome et capable de travailler sous pression dans des environnements stressant
• Avoir un sens élevé de responsabilité.

LES VALEURS DE PLAN INTERNATIONAL EN PRATIQUE

Nous sommes ouverts et responsables

• Promeut une culture d’ouverture et de transparence, y compris avec les sponsors et les donateurs ;
• Se tient responsable, ainsi que les autres, d’atteindre les normes d’intégrité les plus élevées ;
• Cohérent et équitable dans le traitement des personnes ;
• Ouvert sur les erreurs et désireux d’apprendre d’eux ;
• Responsable de veiller à ce que nous soyons une organisation sûre pour tous les enfants, filles et jeunes.

Nous nous efforçons d’avoir un impact durable

• Articule un objectif clair pour le personnel et fixe des attentes élevées ;
• Crée un climat d’amélioration continue, ouvert aux défis et aux nouvelles idées ;
• Concentre les ressources pour conduire le changement et maximiser l’impact à long terme, en réponse aux changements de priorités ou aux crises ;
• Basé sur des preuves et évalue l’efficacité.

Nous travaillons bien ensemble

• Recherche des résultats constructifs, écoute les autres, est prêt à faire des compromis le cas échéant ;
• Établit des relations constructives au sein de Plan International pour soutenir nos objectifs communs ;
• Développe des relations de confiance et « gagnant-gagnant » avec les bailleurs de fonds, les partenaires et les communautés ;
• S’engage et travaille bien avec d’autres en dehors de l’organisation pour construire un monde meilleur pour les filles et tous les enfants.

Nous sommes inclusifs et habilitants

• Nous donnons à notre personnel les moyens de donner le meilleur d’eux-mêmes et de développer son potentiel ;
• Nous respectons toutes les personnes, apprécions les différences et défions l’égalité dans nos programmes et sur notre lieu de travail ;
• Nous aidons les enfants, les filles et les jeunes à accroître leur confiance et à changer leur propre vie.

NIVEAU DE CONTACT AVEC LES ENFANTS : occasionnellement.