Stagiaire en Appui à la Conduite du Changement et à l’organisation du Séminaire des Opérations

HI, Humanité & Inclusion est une organisation de solidarité internationale indépendante et impartiale, qui intervient dans les situations de pauvreté et d’exclusion, de conflits et de catastrophes. Œuvrant aux côtés des personnes handicapées et des populations vulnérables, elle agit et témoigne, pour répondre à leurs besoins essentiels, pour améliorer leurs conditions de vie et promouvoir le respect de leur dignité et de leurs droits fondamentaux. Le réseau Handicap International change de nom et devient « Humanité & Inclusion

CONTEXTE :

Afin de répondre aux enjeux posés dans sa stratégie à 10 ans (2016-2015) et aux évolutions du contexte mondial, Handicap International a mené un projet de réorganisation intitulé projet ROOTS (Review of our Organization Operationnal and Technical Schemes) : un projet de réflexion de l’organisation de sa direction des opérations et des ressources techniques. L’accompagnement de ce projet stratégique est mené par la Directrice des Opérations.

Le stagiaire vient en appui à la directrice des opérations pour ses activités de conduite du changement (CdC) qui apporte accompagnement et suivi à cette transformation : suivi du déploiement des activités, mise en place et suivi des indicateurs, communication interne, coordination interne des acteurs du changement, appui logistique et administratif au service (ateliers, prises de notes, etc). Le stagiaire apportera un appui significatif à la tenue du Séminaire des Opérations (3 jours) qui regroupe les Directeurs de Programmes terrain et un nombre important d’interlocuteurs du siège.

DESCRIPTION DES MISSIONS :

Activité 1 : Appui au pilotage de la transformation: – Animer l’espace collaboratif sur Hinside/ Teams en tant qu’outil de travail et d’échange pour l’équipe : mise en ligne des documents à jour, mise à jour du planning et du calendrier.. – Organisation et préparation des réunions d’équipe (notamment dans la formalisation de l’ODJ et l’élaboration des supports de restitution et d’aide à la décision) – Participer à la traçabilité des décisions : rédaction de compte-rendus de réunions et suivi des décisions – Constitution et alimentation du tableau de bord de la conduite du changement (collecte de données, suivi des KPIs , mise à jour du plan d’action) – Lorsque nécessaire, produire des livrables sur délégation de l’équipe : tableaux, analyses, supports de présentation… – Etre force de proposition pour : o des outils et des indicateurs de reporting de l’avancement de la transformation o des outils pour mésurer l’adhésion des collaborateurs à la transformation o des outils de suivi de plan d’action

Activité 2 : Appui au pilotage des projets de la stratégie fédérale – Animer la MAJ de l’outil Kostango : mise à jour des planning et des calendriers… – Participer à la traçabilité des décisions : rédaction de compte-rendus de réunions et suivi des décisions – Lorsque nécessaire, produire des livrables sur délégation de l’équipe : tableaux, analyses, supports de présentation…

Activité 3 : Appui à la communication interne au siège et avec les équipiers sur le terrain : – Appui à la coordination (réunir les acteurs concernés) et à l’animation de l’activité de communication – Hinside (intranet) : mettre à jour les espaces de communication dédiés à la transformation sous Hinside (articles , newsletters) – Appui à l’équipe dans l’élaboration des supports de communication (newsletters, affiches, etc) et d’information (présentations power point, draft des notes officielles) – Etre force de proposition pour proposer des animations et/ou des outils innovants en terme de communication interne

Activité 4 : Appui administratif et logistique – Organisation de séminaires et/ou d’ateliers (gestion logistique, préparation des matériels nécessaires, coordination des RDV entre les collaborateurs et la directrice, réservation des salles, lien avec les services généraux et avec le secteur formation, mise en place de Skype entreprise). Un appui et un temps spécifique devront être dédiés à l’organisation du Séminaire des Opérations. – Gestion des invitations – Prise de notes – Traductions (thème et version : EN/FR)

PROFIL RECHERCHE :

Vous êtes diplômé en Sciences Po, Relations internationales, ESC, 3A.. (diplôme généraliste) ou possédez un Master en gestion de projet, conduite du changement, Lean Management. Vous avez connaissance des outils et des techniques de communication ou d’accompagnement au changement ou organisation de séminaires Vous avez de solides connaissances en communication ou en conduite du changement Une expérience préalable en gestion de projet (cycle de projet, monitoring) sera appréciée. Vous possédez de très bonnes capacités rédactionnelles et de synthèse. Vous avez la capacité à mettre en forme des idées et les présenter (powerpoint). Vous êtes force de proposition, et faites preuve d’esprit d’équipe. Vous montrez de fortes capacités d’adaptation et un bon sens de l’organisation.

CONDITIONS DU STAGE :

Vous devez disposer d’une convention de stage obligatoire délivrée par un établissement d’enseignement ou de formation français. – Gratification mensuelle de 600,60€ – Tickets restaurant d’une valeur faciale de 8,96 euros (60 % à la charge de l’employeur, 40% à votre charge) – Participation de 50% à votre abonnement au titre des transports