Senior Manager, Operations & Finance

Title: Senior Manager, Operations & Finance

Location: Ottawa, Ontario (see note below)

Immediate Supervisor: Chief Operating Officer (COO)

Classification: Non-unionized

Start date: immediately

Salary : $73,000-79,000 – including a competitive benefits package (4 weeks leave, 100% dental and health, 5% RRSP contribution)

Contract: Indeterminate

Full professional competence in both of Canada’s official languages is preferred (NOT mandatory) as all unionized staff at Cooperation Canada are bilingual and meetings are routinely held in both languages.

Applications are encouraged from all candidates, including women, indigenous people, people with disabilities (visible or not), people of various sexual orientations, gender identities and expressions, racialized people, and others who can contribute to the diversity of our team and our work, and who share our mission. Cooperation Canada is committed to an inclusive, diverse and safe workplace. This includes removing barriers to employment that are faced by equity-seeking groups. We kindly encourage (but do not require) members of these groups to self-identify in their cover letters.

About The Organization

Cooperation Canada is Canada’s national association of international development and humanitarian organizations working to achieve sustainable human development . Cooperation Canada brings together and advocates for Canada’s international development and humanitarian organizations by convening sector leaders, influencing policy and building capacity. Together, we work with partners both inside and outside Canada to build a world that’s fair, safe and sustainable for all. Learn more about Cooperation Canada at www.cooperation.ca .

About This Role

To support our extraordinary team in carrying out its mission and vision, Cooperation Canada is recruiting a Senior Manager, Operations & Finance. Reporting to the Chief Operating Officer, this position ensures the health of the organization through efficient and transparent financial and administrative functions as well as thoughtful people-focused human resources management. This role plays a key leadership function in ensuring that the most appropriate processes & policies keep us evolving and reaching higher.

This role directly oversees accounting functions, and overall manages and administers the organization’s financial planning, payroll and other core administrative and logistical supports required for the smooth operations of the organization. They help build, maintain and implement streamlined systems to ensure that the organization and its staff operate in an effective and efficient way. They understand budgeting from a strategic perspective, both from a corporate/organizational lens as well as from an institutional donor accountability angle. They ensure project leads and managers within the team have the financial analysis they need to do their planning, supporting their reporting to donors.

In close collaboration with the CEO and COO, this role will ensure that human resources good practice is embedded in everything that we do, including through the Union’s Collective Agreement, and through the creation, implementation and maintenance of up-to-date human resources policies and guidelines.

This role is a part of the leadership team at Cooperation Canada and leads its own sub-unit, consisting of an accounting officer. The role will also liaise with the Finance Committee of the Board of Directors, providing analysis and reporting as requested by management.

Location: Under our current temporary policies, the selected candidate can continue to work from home with regular visits to the office to to support office functions related to mail processing.

About You

You are a strong financial and operations manager with experience overseeing an organization’s overall financial functions, as well as its human resources, and everything that connects them. As a leader, you are known for your strong financial analysis and recommendations-driven approach. You run finance for 2022, not 2001. You aren’t afraid of diving into the details to get the work done, but you can also step back and see the bigger picture. You are an empathetic human being that understands that good human resources management is about much more than good policies.

You are exceptionally organized, love numbers, and love working with others and helping them achieve their best at work. You proactively seek out improvements to ways of working, are nimble and adaptable. You’re an inquisitive trouble-shooter who knows how to listen, adapt, and isn’t afraid of being wrong. You’ve left each workplace in your career stronger than when you arrived and ideally have worked in the non-profit sector before. You have a commitment to anti-racism & gender equality.

Job Duties And Responsibilities

Organizational Financial Management and Accounting (35%):

• Prepares, monitors and updates Cooperation Canada’s annual organizational budget and financial statements, for leadership and Board review and approval;
• Manages financial systems and controls to ensure that delegated responsibilities are executed in accordance with organizational requirements and limit risks of fraud or error, while enhancing and improving them over time.
• With the support of a bookkeeper, manages and oversees accounts receivable and payable, all financial services for the organization, including banking and credit cards.
• Directly oversees the work of the bookkeeper and operations support roles

Project Financial Management (20%)

• Oversees project financials across the project management cycle, including budgeting, financial monitoring and analysis, as well as reporting.
• Develops budgets for grant submissions with the programmatic teams
• Maximizes the integration of our finances and our Customer Relationship Management system

Human resources management (20%)

• In close collaboration with the CEO and COO, maintains a positive working relationship with Union leadership, and ensures the application of the Collective Agreement across the organization’s work
• Applies sound human resources approaches anchored in the Employment Standards Act and the Ontario Human Rights code

Human resources administration (15%)

• With the support of a bookkeeper, oversees the administration of bi-monthly payroll within the context of the employees’ collective agreement, including all required deductions and reporting.
• Manages, administers and monitors details of Employee Benefits through active liaison with benefits providers and communication with employees;

Operations and Administration (10%):

• With the support from an administrative role, manages the lease, all services and selected contractors for Cooperation Canada to ensure the organization’s operations run smoothly and effectively, including for IT (hardware, software and asset tracking)
• Perform other tasks identified as a priority by the COO and/or the CEO

Required Knowledge, Skills & Abilities

• Substantial financial management experience (minimum 6 years), preferably obtained in a non-profit setting
• Experience with strategic financial planning, budgeting and analysis;
• Familiarity with human resources management good practice;
• Experience working with accounting software;
• Strong attention to detail;
• Excellent communications skills
• High level of ethics and integrity
• Comfort with new technology and tools
• Functional bilingualism in French and English (ASSET – preferred but not mandatory);

What would make you stand out?

• Experience working in the Canadian and Ontario non-profit regulatory environment;
• A strong understanding of human resources management;
• Experience working in a unionized environment;
• Full knowledge of Quickbooks Online
• Accounting designation or working towards one;
• An interest in the international cooperation sector;

Interested, but not sure if you are the right person? Tell us why we need your skills. We want to hear from you. We recognize that some excellent candidates may only have part of these requirements and we encourage you to apply so that we may consider what you bring.

How to apply

Note that applications will be reviewed on a rolling basis and the position will remain posted until filled. Please apply before March 11th .

As part of your application, you will be required to answer the following questions within our system:

• Do you have the legal right to work in Canada?
• What is your level of professional proficiency in both French and English? (if applicable)
• Please describe your experience with Operations & Finance.
• Why do you want to work for Cooperation Canada?

We thank all candidates for their interest; however, only short-listed candidates will be contacted.

We will be happy to work with those requesting accommodation at any stage of the process.

Titre : Gestionnaire principal(e), Opérations et Finances

Lieu : Ottawa, Ontario (consulter la note ci-dessous)

Superviseur immédiat : Directrice des opérations

Classification : Non-syndiqué

Date de début : Dans l’immédiat

Salaire : $ 73,000-79,000 , y compris un ensemble d’avantages sociaux compétitifs

Contrat : Permanent

Une pleine compétence professionnelle dans les deux langues officielles du Canada est souhaitée (pas obligatoire) car tout le personnel syndiqué de Coopération Canada est bilingue et les réunions se déroulent régulièrement dans les deux langues.

Nous encourageons les candidatures de tous les candidat-e-s, y compris les femmes, les autochtones, les personnes en situation de handicap (visibles ou non), les personnes ayant des orientations sexuelles, des identités et des expressions de genre différentes, les personnes racialisées et les autres personnes qui peuvent contribuer à la diversité de notre équipe et de notre travail, et qui partagent notre mission. Coopération Canada s’engage à offrir un milieu de travail inclusif, diversifié et sécuritaire. Cela comprend l’élimination des obstacles à l’emploi auxquels font face les groupes en quête d’équité. Nous encourageons (mais n’exigeons pas) les membres de ces groupes à s’identifier dans leur lettre de présentation.

À PROPOS DE L’ORGANISATION

Coopération Canada est l’association nationale canadienne des organisations de développement international et d’action humanitaire qui œuvrent pour un développement humain durable. Coopération Canada rassemble et défend les organisations humanitaires et de développement international du Canada en réunissant les leaders du secteur, en influençant les politiques et en renforçant les capacités. Ensemble, nous travaillons avec des partenaires à l’intérieur et à l’extérieur du Canada pour bâtir un monde plus juste, plus durable et plus sûr. Apprenez-en davantage sur Coopération Canada au www.cooperation.ca .

À PROPOS DU POSTE

Afin de soutenir notre équipe extraordinaire dans la réalisation de sa mission et de sa vision, Coopération Canada recrute un-e Gestionnaire principal-e, Opérations et Finances. Relevant de la Directrice des Opérations (COO), ce poste assure la santé de l’organisation grâce à des fonctions financières et administratives efficaces et transparentes, ainsi qu’à une gestion des ressources humaines réfléchie et axée sur les personnes.

Le/La titulaire de ce poste supervise directement les fonctions comptables et, dans l’ensemble, gère et administre la planification financière de l’organisation, la paie et les autres soutiens administratifs et logistiques de base nécessaires au bon fonctionnement de l’organisation. Ce poste contribue à la création, au maintien et à la mise en œuvre de systèmes rationalisés afin de garantir que l’organisation et son personnel fonctionnent de manière efficace et efficiente. Ce poste comprend la budgétisation d’un point de vue stratégique, tant du point de vue de l’entreprise/organisation que de celui de la responsabilité des donateurs institutionnels, veillant à ce que les chefs de projet et les gestionnaires de l’équipe disposent de l’analyse financière dont ils ont besoin pour effectuer leur planification et soutenir leurs rapports aux donateurs.

En étroite collaboration avec la Directrice générale et la Directrice des opérations, ce poste veillera à ce que les bonnes pratiques en matière de ressources humaines soient intégrées dans tout ce que nous faisons, notamment par le biais de la Convention collective du Syndicat, et par la création, la mise en œuvre et le maintien de politiques et de directives actualisées en matière de ressources humaines.

Ce poste fait partie de l’équipe de direction de Coopération Canada et dirige sa propre sous-unité, composée de fonctions de comptabilité. Le/La titulaire du poste assurera également la liaison avec le comité des finances du conseil d’administration, en fournissant des analyses et des rapports sur demande de la direction.

Lieu de travail : En vertu de nos politiques temporaires actuelles, le/la candidat-e sélectionné-e peut continuer à travailler à domicile tout en se rendant régulièrement au bureau (pour le courrier etc).

À PROPOS DE VOUS

Vous êtes un-e excellent-e gestionnaire des finances et des opérations, avec une expérience de la supervision des fonctions financières globales d’une organisation, ainsi que de ses ressources humaines, et de tout ce qui les relie. En tant que leader, vous êtes connu pour votre analyse financière approfondie et votre approche axée sur les recommandations. Vous dirigez les finances pour 2022, pas pour 2001. Vous n’avez pas peur de vous plonger dans les détails pour faire le travail, mais vous pouvez aussi prendre du recul et voir la situation dans son ensemble. Vous êtes un être humain empathique qui comprend qu’une bonne gestion des ressources humaines va bien au-delà des bonnes politiques.

Vous êtes remarquablement organisé-e, vous aimez les chiffres, vous aimez travailler avec les autres et les aider à donner le meilleur d’eux-mêmes au travail. Vous cherchez de manière proactive à améliorer les méthodes de travail, vous êtes flexible et vous vous adaptez facilement. Vous êtes une personne curieuse qui sait écouter, s’adapter et n’a pas peur de se tromper. Vous avez quitté chaque lieu de travail de votre carrière plus fort-e qu’à votre arrivée et avez idéalement déjà travaillé dans le secteur sans but lucratif. Vous êtes engagé-e dans la lutte contre le racisme et l’égalité des sexes.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS DU POSTE

• Gestion financière de l’organisation et Comptabilité (35%)
• Fournir une analyse et une supervision stratégiques pour toutes les questions de planification financière de l’organisation.
• Préparer, surveiller et mettre à jour le budget annuel de l’organisme et les états financiers de Coopération Canada, pour examen et approbation par la direction et le conseil d’administration.
• Gérer les systèmes et les contrôles financiers pour s’assurer que les responsabilités déléguées sont exécutées conformément aux exigences organisationnelles et limitent les risques de fraude ou d’erreur, tout en les renforçant et en les améliorant au fil du temps.
• Avec le soutien d’un comptable, gérer et superviser les comptes débiteurs et créditeurs, tous les services financiers de l’organisation, y compris les services bancaires et les cartes de crédit.
• Superviser directement le travail du comptable et les postes de soutien aux opérations.
• Gestion financière des projets (20%)
• Superviser les finances du projet tout au long du cycle de gestion du projet, y compris la budgétisation, le suivi et l’analyse financière, ainsi que l’établissement de rapports.
• Élaborer des budgets pour les soumissions de subventions avec les équipes programmatiques.
• Maximiser l’intégration de nos finances et de notre système de gestion de la relation client (Neon).
• Gestion des ressources humaines (20%)
• En étroite collaboration avec le Directeur général et la Directrice adjointe, maintenir une relation de travail positive avec les représentants syndicaux et veiller à l’application de la convention collective dans l’ensemble des activités de l’organisation.
• Appliquer des approches solides en matière de ressources humaines, ancrées dans Les normes d’emploi et le Code des droits de la personne de l’Ontario.
• Administration des ressources humaines (15%)
• Avec le soutien d’un comptable, superviser l’administration de la paie bimensuelle dans le cadre de la convention collective des employés, y compris toutes les déductions et rapports requis.
• Gérer, administrer et surveiller les détails des avantages sociaux des employés par une liaison active avec les fournisseurs d’avantages et la communication avec les employés.
• Opérations et Administration (10%)
• Avec le soutien d’un poste administratif, gérer le bail, tous les services et les fournisseurs sélectionnés pour Coopération Canada afin de s’assurer que les opérations de l’organisation se déroulent de manière harmonieuse et efficace, y compris pour les TI (matériel, logiciels et suivi des actifs).
• Effectuer d’autres tâches jugées prioritaires par la Directrice adjointe et/ou le Directeur général.

COMPÉTENCES ET L’EXPÉRIENCE RECHERCHÉES

• Expérience significative de la gestion financière (minimum 6 ans), obtenue de préférence dans un environnement à but non lucratif.
• Expérience de la planification financière stratégique, de la budgétisation et de l’analyse.
• Familiarité avec les bonnes pratiques de gestion des ressources humaines.
• Expérience de l’utilisation de logiciels de comptabilité.
• Sens aigu du détail.
• Excellentes aptitudes à la communication.
• Haut niveau d’éthique et d’intégrité.
• Vous êtes à l’aise avec les nouvelles technologies et les nouveaux outils.
• Bilinguisme fonctionnel en français et en anglais (PRÉFÉRÉ)

CE QUI FERAIT DE VOUS LE CANDIDAT IDÉAL

• Expérience de travail dans l’environnement de la réglementation des organismes sans but lucratif au Canada et en Ontario.
• Une bonne compréhension de la gestion des ressources humaines.
• Expérience de travail dans un environnement syndiqué.
• Connaissance complète de Quickbooks Online.
• Titre professionnel comptable ou en cours d’obtention.
• Un intérêt pour le secteur de la coopération internationale.

Vous êtes intéressé-e, mais vous n’êtes pas sûr d’être la bonne personne? Dites-nous pourquoi nous avons besoin de vos compétences. Nous voulons en savoir plus sur vous.

Nous sommes conscients que certain-e-s excellent-e-s candidat-e-s peuvent ne répondre qu’à une partie de ces exigences et nous vous encourageons à postuler afin que nous puissions prendre en compte ce que vous apportez.

COMMENT POSTULER?

Les candidatures seront examinées au fur et à mesure, n’attendez surtout pas. Le poste sera retiré lorsqu’il est comblé. Assurez-vous de faire demande bien avant le 11 mars .

Dans le cadre de votre demande, vous devrez répondre aux questions suivantes dans notre système :

• Avez-vous le droit légal de travailler au Canada?
• Quel est votre niveau de compétence professionnelle en français et en anglais?
• Veuillez décrire votre expérience en matière d’opérations et de finances.
• Pourquoi voulez-vous travailler pour Coopération Canada?

Nous remercions tou-te-s les candidat-e-s de leur intérêt pour le poste. Toutefois, seules ceux et celles présélectionné-e-s seront contacté-e-s.

Nous serons heureux de travailler avec les personnes qui demandent des aménagements à n’importe quelle étape du processus de recrutement.

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