Revisión y actualización del Manual de Personal y sus Anexos

1. Descripción del Programa Centroamérica

La Federación Luterana Mundial (FLM)
Es una comunión mundial de iglesias de tradición luterana con sede en Ginebra, Suiza. Fue fundada en 1947 y cuenta con 149 iglesias miembros en 99 países. La FLM actúa en nombre de sus iglesias miembros en esfera de intereses comunes tales como las relaciones ecuménicas e interreligiosas, la teología, la comunicación, el trabajo de misión, los asuntos internacionales y de derechos humanos.

El Servicio Mundial (SM)
Es el brazo de la ayuda humanitaria y al desarrollo de la FLM. El SM se basa en los valores cristianos del amor, la reconciliación y la justicia y responde a las necesidades humanas en los países donde se tienen Programas. Trabaja en conjunto con socios locales e internacionales para aliviar el sufrimiento, combatir la injusticia y la pobreza, y sentar las bases para una vida digna para todos. El SM trabaja en regiones y países con alta vulnerabilidad a los desastres y con concentración de pobreza, con presencia en 27 países alrededor del mundo a través de 21 programas, desarrollando objetivos temáticos en respuesta a emergencia y gestión de riesgos; desarrollo sostenible; VIH y SIDA; paz, reconciliación y derechos humanos; género; y medio ambiente. El SM sirve independientemente de la condición social, el género, la etnia, la edad, la capacidad u otras diferencias.

El Programa Centroamérica (FLM/SM CA)
En Centroamérica, la FLM/SM busca contribuir a la reducción de las causas generadoras de vulnerabilidades y de injusticia, a través de procesos de empoderamiento, basado en derechos y equidad para un desarrollo sustentable. El Programa tiene socios y oficinas en El Salvador, Guatemala, Honduras y Nicaragua. Asimismo, realiza actividades regionales que buscan articulaciones en todos los niveles.

Su trabajo es desarrollado bajo tres modalidades: I. Implementación directa; II. Asocios de cooperación con organizaciones de sociedad civil, organizaciones de base, movimientos sociales, academia, iglesias, etc.; y III. Mixta: intervenciones que combinan la modalidad I y II. Para este trabajo la FLM cuenta con un personal capacitado según estructura organizativa como base del trabajo en la región.

El Programa cuenta con tres áreas programáticas:

a) Medios de vida: Se trabaja con personas y comunidades para que logren mayor resiliencia en términos económicos; asimismo, con titulares de derechos para asegurar un entorno institucional que permita medios de vida resilientes y sostenibles;

b) Protección y cohesión social: El propósito es permitir que personas y comunidades lleven una vida segura, digna y autosuficiente, libre de toda forma de discriminación, abuso y explotación; y

c) Servicios de calidad: El acceso equitativo a servicios de calidad es un derecho que todas las personas deben hacer valer para disfrutar de una mejor calidad de vida. La prestación de estos servicios es un deber de las autoridades, cuando la prestación falle, sobre todo en tiempos de crisis, FLM interviene para prestar el apoyo necesario.

Actualmente, la FLM/SM cuenta con un manual de personal que data del 2012, habiéndose realizado una revisión interna en el 2017. Tomando en consideración recomendaciones realizadas en un proceso de evaluación, los contextos post-pandemia y dinámicas actuales de la institución y a nivel de la región, se requiere la actualización de la normativa.

Términos de referencia: Actualización del manual de Personal y sus anexos

Objetivo general

• Actualizar el Manual de personal del Programa Centroamérica de la Federación Luterana Mundial, que incluya revisión de instrumentos establecidos, la estructura organizativa, descriptores de puesto y aspectos regulatorios de El Salvador, Honduras y Nicaragua.

Objetivos específicos

• Brindar un análisis actual de aspectos laborales por país del Programa Centroamérica de la Federación Luterana Mundial en Nicaragua, Honduras y El Salvador, adaptados a la realidad actual y cambios en la legislación laboral que puedan afectar la operatividad.
• Proponer una herramienta digital que permita sistematizar y llevar registros y controles del personal como: Control de vacaciones y tiempos compensatorios, elaboración de planillas y recibos de pagos.
• Diseñar un organigrama funcional para el Programa Centroamérica, donde establezca y defina claramente los niveles de supervisión y coordinación.
• Elaborar un mapeo de beneficios y prestaciones laborales de cada país vs. beneficios y prestaciones institucionales según Manual de Personal, incluyendo beneficios/prestaciones laborales adquiridas por costumbre.
• Actualizar la escala salarial con referencias a estudios confiables recientes y de organizaciones similares.
• Proponer un plan de implementación, que permita y facilite gestionar los cambios en el manual de personal de forma efectiva y gradual (en caso de ser necesario)

Localización
La presente consultoría implicará un levantamiento de información en los países de El Salvador, Honduras y Nicaragua.

Metodología y Productos esperados
La persona/empresa o equipo consultor seleccionada trabajará bajo la supervisión de la FLM/SM, específicamente el Coordinador Regional de Finanzas. Para el desarrollo de la consultoría será necesario que se incluya dentro de su propuesta procesos de revisión y validación de los productos; igualmente, es recomendable la programación de reuniones periódicas, con el equipo de dirección de la FLM/SM para hacer seguimiento de los avances en el desarrollo de la consultoría.

Dentro de las principales tareas a realizar en el marco de la consultoría puede mencionarse:

• Diseñar un plan de trabajo que incorpore la metodología y cronograma detallado para cada fase del proceso.
• Revisión de información en materia laboral de cada país y documental del Programa Centroamérica de la FLM pertinente para el proceso de actualización del manual incluyendo el Reglamento Interno de Trabajo y contratos laborales actuales.
• Revisión de al menos tres buenas prácticas de beneficios laborales de otras organizaciones similares, incluyendo el sistema de Naciones Unidas, incluyendo componentes como salud mental y salario emocional.
• Propuesta de herramientas electrónica (Módulos informáticos automatizados) de sistematización y procesamiento de información de RRHH (Planillas y recibos de pago, control de vacaciones y tiempos compensatorios, solicitud de permisos y autorizaciones).
• Entrevistas y/o grupos focales con el equipo de gerencia regional y nacional que consideren necesarios.
• Realizar un análisis y diagnóstico de las necesidades funcionales a nivel interno de la FLM/SM considerando: ampliación de responsabilidades, supresiones de perfiles de puesto, problemas por la falta de claridad en la asignación de roles no cubiertos de forma integral, portafolio de proyectos, entre otros.
• Elaborar un Organigrama en base a la estructura y funcionamiento del Programa Centroamérica
• Revisión y propuesta de 12 descriptores de puestos (Según Organigrama)

La FLM facilitará toda la documentación relevante, así como la colaboración del personal durante las entrevistas con personal regional y nacional. La FLM/SM también proporcionará toda la documentación necesaria para el proceso de actualización, tales como: manual de personal, expedientes laborales, formatos e instrumentos utilizados a la fecha.

Bajo el marco del proceso de actualización del manual de personal, el consultor o equipo consultor socializara los cambios propuestos y resultados del levantamiento de información ante el equipo de gerencia de la FLM, quienes brindarán sugerencias y observaciones para la mejora del producto.

Se espera la entrega de los siguientes productos:

Producto 1: Plan de trabajo que incluya:

• Propuesta metodológica (solamente enunciada en su propuesta. Si la persona o equipo consultor resulta seleccionado, entonces deberá presentar una propuesta metodológica detallada).
• Cronograma detallado para todo el proceso y coherente con las actividades descritas en el apartado principales tareas y metodología.

Producto 2: Informe de avance

Producto 3: Actualización de Manual de personal y sus anexos:

• Revisión y actualización de contrato laboral y RIT
• Propuesta de como establecer el pago de Indemnización por Renuncia (Como vincular el pago a merito, responsabilidad y cumplimientos de normas institucionales, y no por costumbre o práctica), además dejar normado que se pueda indemnizar al personal cada 2 años.
• Socialización de documento actualizado
• Propuesta de Escala Salarial del Programa Centroamérica de la Federación Luterana Mundial en Nicaragua, Honduras y El Salvador, tomando en cuenta elementos como Costo de Vida, Inflación, estudios de organizaciones similares, entre otros.
• Organigrama actualizado para FLM/SM CA: Documento revisado y aprobado de la FLM para el Programa Centroamérica de la Federación Luterana Mundial”. Como parte del proceso de aprobación, el consultor deberá presentar al equipo de gerencia los resultados y el documento. Este debe considerar:
• Revisión/ actualización de Herramientas para la identificación, fortalecimiento de capacidades, evaluación del desempeño y reconocimiento según Manual de Personal.
• Propuesta de la estructura organizativa para que sea funcional, claro y útil para la toma de decisiones
• Criterios que definan los niveles de Supervisión y Niveles de Coordinación, dada la estructura de una organización con presencia Regional, donde la Oficina Regional está en El Salvador y con oficinas nacionales en Honduras y Nicaragua.
• Como mostrar el personal de proyectos en el Organigrama.

El documento será presentado en versión digital y una copia impresa.

Periodo de ejecución, entregables y formas de pago.

Esta consultoría deberá ser desarrollada en 3 meses, a partir de la firma del contrato. Los entregables de cada producto deberán ser validados para proceder al pago correspondiente, de acuerdo con la siguiente distribución:

Producto y entregables

% de pago

Producto 1: Documento de Plan de trabajo de la consultoría – 20%

Producto 2: Informe de Avance – 20%

Producto 3: Actualización de Manual de personal y sus anexos – 60%

Perfil del consultor

El equipo consultor deberá estar conformado por personal que cumpla los siguientes aspectos:

Experiencia

• Consultor, equipo consultor o empresa especializada en el diseño, rediseño e ingeniería de estructuras organizacionales, desarrollo organizacional, planeación estratégica, contando con un mínimo de 5 años de experiencia en consultorías relacionadas al desarrollo organizacional y planificación de recursos humanos.
• Indispensable que tenga experiencia brindando asistencia técnica a organizaciones de sociedad civil, Naciones Unidas o similares.
• Con conocimiento y experiencia en el uso de metodologías y herramientas de levantamiento de información participativas.

Método para la contratación
Contratación por servicios profesionales por el plazo de 3 meses. Se aplica descuento de impuestos sobre la renta al monto de la oferta económica.

Oferta técnica y económica
El consultor deberá presentar una carta de expresión de interés, atestados que demuestre la experiencia requerida para este proceso y una oferta económica, las cuales deberán ser enviadas al correo [email protected] a más tardar el domingo 12 de marzo de 2023.

Preguntas o consultas realizarlas a más tardar el 27 de febrero de 2023, al correo antes señalado.

Validez de la oferta
15 días a partir de la presentación

Otros
Por la aceptación de una oferta sobre estos términos de referencia, el contrato respectivo incluirá la siguiente cláusula:

No se hará, comprometerá, buscará o aceptará ninguna oferta, pago, consideración o beneficio de cualquier tipo, que se podría considerar como práctica ilegal o corrupta, directa ni indirectamente como un estímulo o recompensa en lo referente a las actividades financiadas según los términos de este acuerdo, incluyendo oferta, concesión o ejecución de contratos. Cualquier práctica será argumentada para la cancelación inmediata de este acuerdo/contrato y para la acción adicional, civil y/o criminal, como corresponda.

Dicha cláusula se sustenta en los acuerdos marco firmados por la Federación Luterana Mundial con sus donantes. De igual manera, al contrato se adjuntará el Código de Conducta de la Carta Humanitaria adoptada por la FLM/SM y por todo/as sus trabajadores/as.

La FLM/SM es la propietaria del material de esta consultoría. Cualquier uso al respecto, se deberá solicitar el permiso correspondiente. Se mantendrá la autoría de estas en cualquier publicación o edición que se efectúe.