Concern
Concern Worldwide a commencé à travailler en RDC en 1994. Depuis lors, nous sommes devenus l’une des principales organisations humanitaires opérant en RDC avec des programmes nationaux de réponse rapide, des programmes de résilience, des programmes CASH, d’assainissement et d’hygiène et de nutrition. Il s’agit d’une opportunité passionnante de soutenir le développement de programmes existants et nouveaux pour la RDC et de s’assurer à ce qu’ils soient mis en œuvre avec la plus haute qualité. Aujourd’hui, 1 personne sur 10 dans le besoin humanitaire vit en RDC – venez nous aider à faire notre part.
Titre du poste: Programme Logistics Manager
Relève de: Programme Coordinator
Assure la liaison avec : Roving Logistics Coordinator et Area Logistics Managers (North Kivu & Tanganyika)
Lieu de travail: Goma, République démocratique du Congo (RDC) avec des visites sur le terrain
Fourchette de rémunération : Grade 3 € 39,128 – 43,476
Contrat: Il s’agit d’un contrat de 12 mois, nouveau rôle avec des conditions non accompagnées
Objet du poste: Le Programme Logistics Manager sera responsable de la gestion et de la coordination des activités logistiques d’un programme financé par le BHA (Bureau des affaires humanitaires) sous la supervision du Programme Coordinator. Il /elle fournira un soutien logistique efficace et opportun au programme en particulier en ce qui concerne la chaîne d’approvisionnement, la gestion des stocks, d’entrepôt et des actifs.
Principales responsabilités :
Gestion de la chaîne d’approvisionnement
· Soutenir la gestion et le suivi des commandes de projet dans le Supply Request (SR) tracking sheet. Assurer la liaison avec les équipes sur le terrain pour assurer la qualité et l’approvisionnement en temps opportun dans tous les domaines du programme
· Aider à développer une chaîne d’approvisionnement efficiente et efficace; tenir à jour une base de données des fournisseurs locaux et des prix des biens et services fréquemment nécessaires.
· Effectuer des examens approfondis des fournisseurs et du marché et tenir à jour une liste de fournisseurs préférés. Enquêter sur les opportunités d’approvisionnement et identifier les partenaires et fournisseurs pertinents pour les articles techniques et difficiles à trouver.
· Soutenir les équipes de programme dans l’élaboration, le suivi et la mise à jour du plan d’approvisionnement. Conseiller les équipes sur les stratégies d’approvisionnement et rechercher des synergies avec d’autres unités logistiques.
· Organiser, planifier et hiérarchiser les besoins d’approvisionnement du projet.
· Assurez-vous d’utiliser les contrats-cadres lorsqu’ils sont en place et de fournir des commentaires sur l’efficacité du fournisseur. Mettre en place des contrats-cadres techniques pour les éléments propres au programme.
· Gérer les appels d’offres complexes et techniques conformément aux règlements et procédures des donateurs et des préoccupations.
· Organiser le transport efficace des marchandises, des marchandises et des services de l’achat aux lieux de livraison.
· Assurer la qualité de la documentation d’approvisionnement, ainsi qu’un bon archivage
Gestion d’entrepôt
· Soutenir une gestion efficace de l’entrepôt conformément aux directives de Concern. Organiser les transferts de stocks entre entrepôts si nécessaire.
· Planification des besoins d’entreposage : anticiper les réceptions et s’assurer que la qualité de l’entrepôt est adéquate avec les articles à recevoir;
· Soutenir la sécurité des stocks par la mise en place de contrôles efficaces et effectuer des contrôles ponctuels dans les entrepôts lors des visites sur le terrain.
· Soumettez des rapports de stock précis et en temps opportun.
· Enquêter sur toutes les divergences de stock et fournir un rapport sur la procédure et les résultats. En particulier, la mise en place et le suivi d’un système de suivi des matériaux pour vérifier son bon emploi sur les chantiers de construction.
Gestion d’actifs
· S’assurer que toutes les procédures et tous les documents relatifs à la gestion des biens, conformément au Manuel de la logistique des préoccupations, sont en place et suivis.
· Pour s’assurer que les actifs sont protégés par des contrôles physiques conformément au manuel de logistique.
· S’assurer que les certificats de don avec la signature du bénéficiaire sont obtenus et déposés pour tous les biens et équipements donnés aux bénéficiaires/groupes partenaires ou reçus des donateurs.
Rapports
· Produire des données/indicateurs logistiques utiles pour éclairer la prise de décision du Coordonnateur du programme.
Transport
· Assurez-vous que les véhicules de location sont en bon état, que les chauffeurs sont correctement formés et au courant des règles de Concern.
· Étudier les besoins de transport du programme et partager la proposition avec l’Unité Logisitique pour la priorisation des moyens.
Programme
· Soutenir l’équipe du programme pour s’assurer que la distribution aux bénéficiaires est efficace et respectée selon les plans. S’assurer que de bons rapports de distribution sont produits.
· Soutenir l’équipe du programme pour le suivi des constructions/réhabilitations.
Compétences et expérience requises :
Essentiel:
· Au moins 2 ans d’expérience de travail à l’étranger avec une ONG internationale, de préférence dans un environnement précaire.
· Expérience de la fourniture d’un soutien logistique à des programmes humanitaires ou de développement sur le terrain.
· Maîtrise de l’Français écrite et parlée; connaissance pratique de l’anglais.
· Solides compétences en communication.
· Solides compétences en planification, en résolution de problèmes et en analyse.
· Capacité d’organiser et de prioriser la charge de travail, de faire face au stress et de travailler sous pression.
· Prêt à vivre dans des conditions de vie de base.
Souhaitable:
· Expérience des règlements et procédures de la BHA.
· Expérience dans la gestion de programmes logistiques pour les transferts d’argent, WASH et la sécurité alimentaire.
Concern Worldwide started working in DRC in 1994. Since that time we have grown into one of the leading humanitarian organisations operating in DRC with national rapid response programmes, resilience programmes, cash, WASH and nutrition programmes. This is an exciting opportunity to support the development of existing and new programmes for DRC and ensure that they are implemented to the highest quality. Today, 1 in 10 people in humanitarian need live in DRC- come and help us do our part.
Job Title: Programme Logistics Manager
Reports to: Programme Coordinator
Liaises with: Roving Logistics Coordinator and Area Logistics Managers (North Kivu & Tanganyika)
Job location: Goma, Democratic Republic of Congo (DRC) with field trips
Pay Band: Grade 3 € 39,128 – 43,476
Contract: This is 12 month’s contract, new role with unaccompanied terms
Job Purpose: The Programme Logistics Manager will be responsible for managing and coordinating the logistics activities for a programme funded by BHA (Bureau of Humanitarian Affairs) under the supervision of the Programme Coordinator. He/she will provide effective and timely logistics support to the program in particular regarding the supply chain and stock management, asset management and transport management.
Key Responsibilities:
Supply chain management
· Support the management and tracking of project orders in the Supply Request (SR) tracking sheet. Liaise with field teams to ensure quality and timely procurement in all programme areas
· Assist in developing an efficient and effective supply chain; keep an updated database of local suppliers and prices of frequently needed goods and services.
· Carry out extensive supplier and market reviews and maintain a preferred supplier list. Investigate procurement opportunities and identify relevant partners and suppliers for technical and hard to find items.
· Support program teams in the development, follow-up and updates of the procurement plan. Advise teams on procurement strategies and look for synergies with other logistics units.
· Organize, plan and prioritize project supply needs.
· Make sure to use the framework contracts when in place and provide feedback on supplier’s efficiency. Put in place technical framework contracts for items proper to the programme.
· Manage complicated and technical tenders in line with donor’s and Concern’s regulations and procedures.
· Organize effective transportation of goods, commodities and services from purchase to delivery places.
· Ensure quality of procurement documentation, as well as good archiving
Warehouse Management
· Support effective warehouse management in accordance with the Concern guidelines. Organize stocks transfers between warehouses if necessary.
· Planning for warehousing needs: anticipating receptions and ensuring quality of warehouse is in adequacy with items to be received;
· Support the security of stocks through the implementation of effective controls and do spot checks in warehouses during field visits.
· Submit timely and accurate stock reports.
· Investigate all stock discrepancies and provide a report of the procedure and findings. In particular, putting in place and following up a materials tracking system to verify its good employment on constructions sites.
Asset management
· Ensure that all procedures and documents pertaining to Asset Management as per the Concern Logistics Manual are in place and being followed.
· To ensure assets are safe guarded with physical checks in line with the Logistics Manual.
· Ensure donation certificates with recipient’s signature are obtained and filed for all assets and equipment donated to beneficiaries/partner groups or received from Donors.
Reporting
· Produce useful logistics data/indicators to inform decision making from Programme Coordinator.
Transport
· Ensure that the rental vehicles are in good conditions, the drivers are properly trained and aware about Concern’s rules.
· Study transport needs from the programme and share proposal with Logisitics Unit for priorization of means.
Programme
· Support the program team to ensure the distribution to the beneficiaries is efficient and respected according to the plans. Ensure good distribution reports are produced.
· Support the program team to follow-up the constructions/rehabilitations.
Skills and Experience Required:
Essential:
· At least 2 year experience working overseas with an international NGO, preferably in an insecure environment.
· Experience with providing logistics support to humanitarian or development programming in the field.
· Fluent written and spoken French; working knowledge of English.
· Strong communication skills.
· Strong planning, problem solving and analytical skills.
· Ability to organize and prioritize workload, to cope with stress and to work under pressure.
· Willing to live in basic living conditions.
Desirable:
· Experience with BHA regulations and procedures.
· Experience in managing logistics program for cash transfer, WASH and food security.
How to apply
Les CV doivent être soumis via notre site Web à https://jobs.concern.net avant la date de clôture.
La préoccupation est un employeur d’égalité des chances et accueille les candidatures de toutes les sections de la communauté.
Concern dispose d’un code de conduite organisationnel (CCoC) avec trois politiques associées; la Politique de protection des participants au Programme (P4), la Politique de protection de l’enfance et la Politique de lutte contre la traite des personnes. Celles-ci ont été développées pour assurer la protection maximale des participants au programme contre l’exploitation et pour clarifier les responsabilités du personnel d’Concern, des consultants, des visiteurs du programme et de l’organisation partenaire, ainsi que les normes de comportement attendues d’eux. Dans ce contexte, le personnel a la responsabilité envers l’organisation de s’efforcer et de maintenir les normes les plus élevées dans la conduite quotidienne sur son lieu de travail conformément aux valeurs fondamentales et à la mission de Concern. Tout candidat à qui un emploi est offert chez Concern Worldwide devra signer le Code de conduite de Concern et les politiques connexes en annexe à son contrat de travail. En signant le Code de conduite concern, les candidats reconnaissent avoir compris le contenu du Code de conduite et des Politiques connexes et acceptent de se conduire conformément aux dispositions de ces politiques.
Vos données personnelles
Lors de cette demande d’emploi, vous fournirez à Concern vos données personnelles. Concern prend très au sérieux ses responsabilités à l’égard de ces données personnelles et s’engage à respecter toutes les lois pertinentes en matière de protection des données.
Concern reçoit un financement substantiel de donateurs externes chaque année. De plus en plus de donateurs introduisent des exigences selon lesquelles le financement futur est subordonné à la garantie que le nom de tout employé ou volontaire (existant ou nouveau) n’apparaisse pas sur les listes de terrorisme générées par l’Union européenne (Liste des personnes, groupes et entités auxquels s’applique le Règlement (CE n° 2580/2001), le gouvernement des États-Unis (liste de l’Office of Foreign Assets Control des ressortissants et des personnes bloquées spécialement désignés) et les Nations Unies (Liste consolidée).
Toute offre d’emploi (rémunérée ou volontaire) avec Concern Worldwide ne sera faite qu’après une vérification d’autorisation réussie effectuée sur le demandeur et ces vérifications peuvent être mises à jour périodiquement au cours de la période d’emploi.
En soumettant une demande officielle d’emploi rémunéré ou volontaire à Concern, vous acceptez que Concern effectue une vérification d’autorisation comme indiqué ci-dessus et que Concern ne procédera pas à votre recrutement si votre nom apparaît sur l’une des listes susmentionnées.
Dans certaines circonstances, les donateurs peuvent demander que les données personnelles relatives aux employés pour travailler sur les activités qu’ils financent leur soient fournies directement – afin qu’ils puissent effectuer leurs propres contrôles antiterroristes. Cela peut impliquer le transfert de certaines données personnelles de base en dehors de l’EEE. Une condition de votre contrat de travail sera que Concern soit autorisée à partager ces informations avec des donateurs institutionnels à ces fins.
Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter notre site Web ou communiquer avec la Division des ressources humaines de notre siège social.
Vous disposez de certains droits en vertu de la législation sur la protection des données. Pour plus d’informations sur la façon d’exercer ces droits, veuillez visiter www.concern.net/about/privacy
Veuillez postuler à ce poste uniquement si vous êtes satisfait du traitement proposé de vos données personne
CVs should be submitted through our website at https://jobs.concern.net by closing date:
Concern is an equal opportunity employer and welcome applications from all section of the community.
Concern has an organisational Code of Conduct (CCoC) with three Associated Policies; the Programme Participant Protection Policy (P4), the Child Safeguarding Policy and the Anti-Trafficking in Persons Policy. These have been developed to ensure the maximum protection of programme participants from exploitation, and to clarify the responsibilities of Concern staff, consultants, visitors to the programme and partner organisation, and the standards of behaviour expected of them. In this context, staff have a responsibility to the organisation to strive for, and maintain, the highest standards in the day-to-day conduct in their workplace in accordance with Concern’s core values and mission. Any candidate offered a job with Concern Worldwide will be expected to sign the Concern Code of Conduct and Associated Policies as an appendix to their contract of employment. By signing the Concern Code of Conduct, candidates acknowledge that they have understood the content of both the Code of Conduct and the Associated Policies and agree to conduct themselves in accordance with the provisions of these policies.
Your Personal Data
During this job application, you will provide Concern with your personal data. Concern takes its responsibilities towards this personal data very seriously and is committed to complying with all relevant data protection legislation.
Concern receives a substantial amount of funding from external donors each year. Increasingly donors are introducing requirements whereby future funding is conditional on ensuring that the name of any employee or volunteer (existing or new), does not appear on terrorism lists generated by the European Union (List of person, groups and entities to which Regulation (EC No. 2580/2001 applies), the US Government (Office of Foreign Assets Control list of specially designated Nationals and Blocked Persons) and the United Nations (Consolidated List).
Any offer of employment (either paid or voluntary) with Concern Worldwide will only be made following a successful clearance check being conducted on the applicant and such checks may be updated periodically during the course of the period of employment.
By submitting a formal application for paid or voluntary employment to Concern, you agree to Concern carrying out a clearance check as outlined above and that Concern will not proceed to recruit you should your name appear on any of the aforementioned lists**
In certain circumstances, donors may request that personal data relating to employees to work on the activities that they fund be provided directly to them – so that they can perform their own counter terrorism checks. This may involve transferring some basic personal data outside the EEA. It will be a condition of your employment contract that Concern be allowed to share this information with institutional donors for these purposes.
For additional information please consult our web site or contact the Human Resource Division in our Head Office.
You have certain rights under data protection legislation. For more information on how to exercise those rights please visit www.concern.net/about/privacy
Please only apply for this position if you are satisfied with the proposed processing of your personal data as outlined above.