Responsable Logistique

Introduction

Le Conseil danois pour les réfugiés (DRC) porte assistance aux réfugiés et aux personnes déplacées à travers le monde : nous fournissons une aide d’urgence à ces personnes, nous combattons pour leurs droits et nous renforçons leurs opportunités pour un meilleur futur. Nous travaillons dans des zones affectées par les conflits, ainsi que le long des routes de déplacements, et au sein des pays dans lesquels les réfugiés s’établissent. En coopération avec les communautés locales, nous nous efforçons d’atteindre des solutions responsables et durables. Nous travaillons pour une intégration réussie des communautés vulnérables et, lorsque cela est possible, à la réalisation de leur souhait de retour chez eux.

Le Conseil danois pour les réfugiés a été fondé au Danemark en 1956 et est depuis devenu une organisation humanitaire internationale avec plus de 7.000 employés et de 8.000 volontaires. Ayant son siège établi à Copenhague, et présent dans 40 pays, le DRC est une organisation d’aide non gouvernementale, à but non-lucratif, politiquement neutre et indépendante et non-confessionnelle.

Notre vision est une vie avec dignité pour toutes les personnes déplacées dans le monde. Tous nos efforts reposent sur notre boussole morale : l’humanité, le respect, l’indépendance, la neutralité, la participation, l’honnêteté et la transparence.

Contexte

DRC est présent en Afrique de l’Ouest depuis 1998, et au Niger depuis 2014. Tout d’abord, DRC au Niger a mis en œuvre un programme transfrontalier visant à améliorer la gestion globale de la sécurité aux frontières dans la région du Liptako-Gourma (région transfrontalière comprenant le Mali, le Burkina-Faso et le Niger). L’un des principaux objectifs de ce programme est de réduire les occurrences de violence armée en renforçant les capacités des communautés et des autorités nationales à gérer conjointement la sécurité aux frontières. Par ailleurs, DRC met en œuvre depuis 2015 un programme de mécanisme de réponse rapide (programme MRR). Ce programme multisectoriel fournit une assistance directe aux personnes affectées par les déplacements sous forme de distributions de nourriture, d’articles non alimentaires (NFI) et de kits pour les abris. Il comprend également des monitorings de Protection, des formations et des sessions de sensibilisation sur les droits de l’homme et la sécurité alimentaire. En 2018, DRC a étendu la couverture de son programme RRM à la région de Tillaberi où DRC met spécifiquement en œuvre des monitorings de protection et des interventions d’urgence.

Objet

Le/la responsable logistique a la charge de la mise en œuvre efficace des systèmes et des fonctions d’achats, de logistique et d’approvisionnement au Niger, en étroite collaboration avec le responsable des fonctions support et le responsable logistique et chaine d’approvisionnement régional du DRC. Son rôle centré sur le pays est d’assurer le strict respect des procédures et directives de DRC (notamment du manuel des opérations de DRC) et des bailleurs dans les activités d’achats et logistique, fournir un appui et des conseils techniques aux programmes, contribuer à l’élaboration de la stratégie pays et renforcer la capacité de son équipe et celle des bases. Il est en charge de 3 personnes directement (et 12 indirectement) au niveau du bureau de coordination, à Niamey.

Responsabilités

Les responsabilités et attentes principales pour ce poste sont :

Gestion d’équipe

• Réaliser le recrutement des salariés de son équipe, assurer leur intégration, gérer le suivi au quotidien, assurer le renforcement de leurs capacités et les formations, la gestion disciplinaire ainsi que l’évaluation régulière de leur performance.
• Préparer les plannings des équipes sous sa responsabilité.
• Superviser techniquement les équipes logistiques présent sur les bases de DRC au Niger.
• Planifier et organiser des formations régulières en logistiques avec les participants concernés (logistique, programme, ressources humaines et finances) afin de garantir la mise en œuvre de systèmes agréés et uniformes.
• Travailler en étroite collaboration avec le personnel de programme et autre personnel support au Niger et rechercher activement du soutien, des connaissances et le coaching nécessaires auprès des collègues d’autres régions et du siège.

Coordination de l’approvisionnement

• Superviser les achats de la mission suivant le Manuel des opérations de DRC et les directives bailleurs.
• Garantir la qualité de la documentation des appels d’offres (restreinte, nationale et internationale) avant de faire de la publicité ou d’inviter des fournisseurs.
• Assurer le rôle d’agent de parrainage (garant de la conformité) dans la gestion des appels d’offres (rapport d’ouverture, analyse technique et attribution du contrat)
• Analyser et corriger les rapports mensuels reçus des bases afin de fournir le rapport logistique mensuel et d’exploiter ces rapports en vue de l’amélioration continue des processus.
• Planifier et organiser des formations régulières en logistiques avec les participants concernés (logistique, programme, ressources humaines et finances) afin de garantir la mise en œuvre de systèmes agréés et uniformes.
• Assurer la mise en œuvre des recommandations des audit relatives à la logistique / approvisionnement.
• Organiser des visites régulières chez les fournisseurs afin de faire un retour sur leur performance et les sensibiliser au code de conduite de DRC.
• Travailler en étroite collaboration avec les Programmes pour l’établissement et le suivi des plans d’achats.
• Superviser la livraison des approvisionnements vers les bases ou inter-bases si besoin.

Gestion de la flotte

• Assurer la conformité et la mise en œuvre du guide des opérations dans tous les bureaux de DRC au Niger.
• Superviser les plans d’utilisation et de maintenance de la flotte automobile en s’assurant avec le gestionnaire de flotte de la qualité des pièces achetés
• Contrôler les consommations des véhicules et fournir des rapports mensuels complets sur la gestion de la flotte (coûts) du pays à la direction.
• Conseiller sur toute augmentation / amélioration de la capacité de la flotte dans le pays en fonction de la programmation en cours
• Assurer la conformité avec les services des douanes, le renouvellement et la mise à jour des documents de circulation

Gestion des équipements

• Assurer la conformité et la mise en œuvre des procédures internes, y compris de IT, de DRC dans tous les bureaux de DRC au Niger
• Fournir à la direction de la mission des rapports mensuels complets sur les stocks et les équipements du pays.
• Mettre en œuvre tous les outils disponibles pour améliorer la gestion des stocks.
• Mettre en place un plan de renouvellement des équipements.
• Gérer et superviser les demandes d’exonération selon les équipements nécessaires.

Gestion d’entrepôt et bâtiments

• Assurer la conformité et la mise en œuvre des procédures internes du DRC dans tous les bureaux de DRC au Niger
• Fournir un rapport mensuel complet sur l’inventaire des entrepôts du pays à la direction (liste et valeur du stock disponible).
• Conseiller et former à la bonne gestion des stocks dans tous les bureaux de DRC au Niger
• Assurer en collaboration avec le conseiller Accès humanitaire et Sûreté le respect des standards sécurité du DRC pour les bureaux et les logements.

Gestion informatique et système

• Garantir la performance informatique, réseaux et télécommunications à travers les différentes bases de DRC
• Assurer l’application correcte des processus de la chaîne d’approvisionnement du système ERP dans le pays.

Planification, rapportage et audit

• Participer à la création de propositions de projet et à l’élaboration des rapports narratifs et financiers.
• Faire un retour régulier aux programmes sur les problématiques d’approvisionnement ou de transport.
• Rédiger tous les rapports hebdomadaires et/ou mensuels qui lui seront demandés par la direction, le bureau régional ou le siège.
• Énumérer les difficultés rencontrées sur le terrain et proposer des solutions pour leur résolution.
• Participer aux audits projets sur les aspects logistique et de la chaine d’approvisionnement si nécessaire.

Autre

• Conseiller sur les méthodes de cession des actifs et articles de stock inutilisés ou expirés
• Effectuer des visites régulières sur le terrain afin d’évaluer les systèmes et contrôles en place et d’identifier les améliorations nécessaires.
• Développer une stratégie pour son service en lien avec la stratégie pays.
• Entreprendre d’autres tâches connexes qui peuvent être raisonnablement assignées par la Direction.

Qualifications requises

• 5 ans d’expérience progressive minimum en gestion de la logistique humanitaire dans les domaines de la gestion de la chaine d’approvisionnement, de la gestion de la flotte, de la gestion des actifs et du support à la distribution
• Au moins trois ans d’expérience en gestion du personnel
• Expérience de travail dans une (I) ONG et milieu multiculturels
• Excellentes compétences en informatique avec MS Word et Excel
• Expérience de travail avec un système « Enterprise Resource Planning » (ERP) serait un atout.
• Expérience en mécanique automobile ou en installations électriques serait un atout.
• Expérience en gestion de projets de distribution (in-kind ou cash) serait un atout.
• Expérience avec des programmes de transfert d’argent serait un atout.
• Capacité à faire preuve de souplesse et d’une approche novatrice en matière de gestion logistique.
• Engagement manifeste et bonne compréhension des valeurs et du mandat de DRC et la capacité à les intégrer dans votre travail
• Capacité à travailler dans des environnements de sécurité instables et dans un contexte de gestion à distance
• Expérience antérieure et connaissance du contexte local en Afrique de l’ouest sont un atout.
• Niveau de Français courant (la maîtrise parfaite de la langue française, à l’écrit ainsi qu’à l’oral, est indispensable).
• Bon niveau d’Anglais exigé (à l’écrit comme à l’oral) attestation à l’appui.

Compétences et qualités exigées

• À ce poste, vous devrez démontrer les cinq compétences essentielles du DRC, à savoir :
  • Viser l’excellence : vous vous concentrez sur l’obtention de résultats tout en garantissant un processus efficace. Vous vous efforcez de produire un travail précis, approfondi et professionnel avec une utilisation optimale du temps et des efforts.
  • Collaborer : vous coopérez avec et impliquez les parties concernées, recherchant activement leur opinion et partageant des informations clés avec elles. Vous soutenez et faites confiance aux autres, tout en encourageant les commentaires.
  • Prendre les rênes : Vous prenez la responsabilité et donnez la priorité à votre travail en fonction de la vision et des objectifs généraux de DRC. Vous prenez l’initiative face à un défi ou une opportunité et vous recherchez des solutions innovantes.
  • Communiquer : vous écrivez et parlez efficacement et honnêtement tout en adaptant votre style et votre ton à la situation. Vous écoutez activement les autres et les impliquez dans le dialogue.
  • Faire preuve d’intégrité : Vous respectez et promouvez les normes les plus strictes en matière de conduite éthique et professionnelle en relation avec les valeurs et le code de conduite de DRC, y compris la protection contre l’exploitation sexuelle, les abus et le harcèlement.
  • Très bonnes aptitudes à la planification et compétences organisationnelles.
  • Compétences avérées en communication (bonne capacité d’écoute, positive, favorable, claire, ouverture d’esprit, constructive et accessible) à la fois écrite et verbale.
  • Aptitudes au leadership, capacités d’apprendre rapidement et très bonnes aptitudes à s’adapter au changement.
  • Volonté de travailler les heures nécessaires pour respecter les délais et capacités à travailler sous pression.
  • Désir de travailler dans un environnement d’équipe collaboratif et proactif, tout en étant capable de travailler de façon autonome.
  • Aptitude avérée à travailler efficacement avec un minimum de supervision, hiérarchiser les tâches et respecter les délais.
  • Proactivité, avec une approche coopérative et collaborative.
  • D’excellentes capacités de communication (notamment l’attention et la patience) sont nécessaires.
  • Sens de l’éthique exemplaire.