Responsable Finance et Administration Mali

Contexte

Interpeace est une organisation internationale pour la consolidation de la paix qui renforce la capacité des sociétés à gérer elles-mêmes les conflits de manière durable et non violente. Interpeace conçoit et réalise son travail en fonction de chaque situation, en partenariat avec les partenaires et les communautés locales, sur la base de consultations et de recherches approfondies. Interpeace veille également à ce que les processus de gestion des conflits et de changement qu’elle soutient soient intégrés à tous les niveaux de la société, y compris les communautés locales, la société civile, le gouvernement et la communauté internationale (nous appelons cela une approche “Track 6”).

Interpeace a été créée à l’origine par les Nations Unies et reste son partenaire stratégique. Au-delà de la consolidation de la paix sur le terrain, Interpeace aide également la communauté internationale – en particulier l’ONU – à soutenir plus efficacement les efforts de consolidation de la paix dans le monde. Cela inclut la contribution d’une réflexion novatrice sur les politiques et les pratiques de consolidation de la paix.

Interpeace a son siège à Genève et possède des bureaux dans le monde entier.

Pour plus d’informations sur Interpeace, veuillez visiter www.interpeace.org

Position au sein de l’Organisation

Le/la Responsable Finance et Administration est membre de l’unité des opérations globales qui englobe les Finances, l’Informatique, l’Administration, le Droit, l’Audit Interne et les Ressources Humaines. L’unité des opérations mondiales est dirigée depuis le siège de l’organisation à Genève, bien que les membres de l’équipe soient basés dans différents endroits du monde, notamment en Bosnie, en Côte d’Ivoire, au Burkina Faso, au Mali, En Guinée Bissau, au Guatemala, en Suisse, au Kenya et en Tunisie.

Le/la Responsable Finance et Administration reporte au Responsable Régional Finance et Administration basé à Abidjan, Côte d’Ivoire.

Sous la supervision régulière du Responsable Régional Finance et Administration, Le/la Responsable Finance et Administration travaille en étroite collaboration avec le personnel des Finances, des Ressources Humaines et des Programmes afin de rendre les fonctions Finance et Administration plus efficaces pour une Interpeace agile, réactive et performante.

Objectif et Aperçu General

Conformément à l’orientation stratégique définie par le Directeur principal des opérations mondiales, Le/La Responsable Finance et Administration est responsable de l’efficacité de l’administration financière, de la comptabilité et du juridique dans le lieu d’affectation désigné. Cela inclut les activités de : Contrôles internes, audits, gestion du budget, rapports financiers, suivi et renforcement des capacités, conformité juridique locale (taxes, entité), données comptables dans QuickBooks, documents justificatifs scannés, gestion de la trésorerie, de la paie, gestion des activités liées à la logistique et aux achats, aux différentes déclarations mensuelles, au portefeuille d’assurances (sécurité, auto, multirisques), du dossier du personnel, la gestion des congés dans Natural HR, et la gestion de l’espace de bureau. Il/Elle est également chargé d’aider le Responsable Régional Finance et Administration et l’équipe des opérations globales à mettre en place des cadres efficaces dans le pays et de fournir un soutien à la mise en œuvre effective des politiques et procédures d’Interpeace. Il/Elle est responsable de la comptabilité et du cycle d’emploi dans le lieu d’affectation désigné.

Le/la Responsable Finance et Administration maintient une attention particulière à la sûreté et à la sécurité à tous les niveaux, à la diversité et à l’égalité des sexes et veille à ce que ces aspects soient pris en compte et promus dans tous les aspects du travail au bureau.

Le/la Responsable Finance et Administration recueille des informations auprès de son superviseur et de ses collègues des Opérations Globales pour une gestion améliorée, pertinente et contextualisée de la Finance, de l’Administration et des Ressources Humaines du bureau. Il/elle fournit des conseils et des orientations professionnelles à ses collègues du Mali sur les meilleures pratiques en matière de gestion financières et Administrative en coordination avec le Responsable Régional Finance et Administration. Le/la Responsable Finance et Administration fournit également des conseils sur la mise en œuvre et l’interprétation des politiques, des processus et des pratiques.

Guidé et supervisé par le Responsable Régional Finance et Administration pendant la durée du contrat, le/la Responsable Finance et Administration devra :

1. Comprendre et appliquer les politiques et procédures pertinentes et guider les collègues au Mali dans son domaine d’activités
2. En collaboration avec les Ressources humaines, faciliter la mise à jour et l’application des conditions de services pour le bureau du Mali afin d’assurer la conformité avec les politiques d’Interpeace et les réglementations locales sur le plan financier.
3. Garantir l’exactitude et l’exhaustivité des dossiers administratifs, RH et financiers sur SharePoint (en mettant l’accent sur la bibliothèque de gestion des subventions), Natural HR (incluant les dossiers du personnel, les dossiers de congé et les contrats) et QuickBooks (y compris le FSD – Documentation financière à l’appui).
4. Coordonner et participer à tous les recrutements au Mali; préparer la paie et se tenir informer des changements dans la législation; veiller à ce que les évaluations de performance soient coordonnées avec le Global Talent Officer; Coordonner les aspects nécessaires de l’obligation de prise en charge au Mali en qui concerne le portefeuille d’assurance
5. Assurer la séparation des tâches et veiller à ce la matrice d’approbation une fois établie de façon claire soit appliquée pour toutes les dépenses au Mali; superviser l’enregistrement correct des données comptables dans QB; superviser le téléchargement de toutes les pièces justificatives dans le FSD; effectuer des contrôles mensuels de clôture des registres financiers. Appui à l’élaboration et la conception des budgets, des rapports et des analyses.
6. Maintenir l’exactitude de toutes les informations et documents comptables affichés dans le logiciel comptable (QB) et SunSystems), y compris les procédures internes (recrutement, passation de marchés, etc.)
7. Réaliser des audits de projet et des audits statutaires sans réserve et dans les délais impartis des rapports financiers des donateurs et des rapports financiers internes
8. Préparer les suivis budgétaires mensuelles en produisant et distribuant des rapports sur le budget par rapport aux résultats (BvA) avec une analyse détaillée des risques potentiels.
9. Gérer la mise en œuvre des recommandations en matière de contrôle interne jusqu’à leur résolution (contrôles mensuels, audits internes et externes, examens internes, etc.)
10. Avec les conseils du Responsable Régional Finance et Administration, soutenir la performance d’Interpeace en révisant les politiques et les procédures, en assurant la formation du personnel et/ou des partenaires, en surveillant les données financières ou en évaluant les risques au sein des partenaires et/ou des bureaux assignés.

Responsabilités

Gestion budgétaire

• Aider à la planification financière et budgétaire pour les projets du Mali
• Travailler en étroite collaboration avec l’équipe programme dans l’élaboration, le suivi et la révision des budgets des projets.
• Approuver la version finale du budget ou toute modification ultérieure conçue en collaboration avec l’équipe du programme concerné avant qu’elle ne soit envoyée au Responsable Régional Finance et Administration pour une nouvelle approbation avant la soumission finale.
• En coordination avec l’équipe du programme, développer le Programme of Work and Budget (PoWB) en fonction des fonds disponibles, partager les budgets annuels approuvés et aider à l’import des budgets et des révisions budgétaires dans SunSystems.
• Préparer des rapports aux donateurs dans le Q&A pour suivre l’exécution et la performance budgétaire (BvA) de tous les projets mis en œuvre dans la zone géographique désignée et rendre compte au Responsable Régional Finance et Administration et à l’équipe du programme de tout écart ou de toute déviation potentielle en fonction des dépenses réelles et prévues.
• Surveiller mensuellement les flux de trésorerie et s’assurer que les budgets approuvés sont respectés afin que les dépenses comptabilisées soient conformes aux prévisions et aux exigences des donateurs.
• À la fin de l’année, superviser la préparation des d’états financiers des partenaires pour l’audit consolidé. Coordonner tout audit statutaire ou de donateur et, avec l’aide du Responsable Régional Finance et Administration pour répondre aux questions d’audit.
• S’assurer que les mesures de performance organisationnelle énoncées dans le rapport SOAR (Summary of Outstanding Audit Recommandations Report) pour le(s) partenaire(s) désigné(s) sont mises en œuvre jusqu’à la résolution leurs résolutions.
• S’assurer que les fonds suffisants sont disponibles à tout moment pour répondre aux besoins es projets. Si nécessaire préparer les demandes de transfert de fonds (CTR) pour le bureau de Bamako en fonction des disponibilités budgétaires et s’assurer que les fonds sont utilisés conformément au plan approuvé. Mettre à jour les estimations incluses dans le CTR en concertation avec l’équipe de programme concernée.
• S’assurer que les dépenses sont exécutées et autorisées conformément à la délégation d’autorité d’Interpeace et aux autres politiques (comme le Manuel des achats).
• S’assurer du respect des exigences en matière de financement des subventions (règles et règlements des donateurs sur l’éligibilité des dépenses).
• Préparer des rapports de dépenses de subventions pour tous les projets mis en œuvre dans la zone géographique désignée et s’assurer de leur exactitude auprès de SunSystems, les soumettre au Responsable Régional Finance et Administration pour vérification et approbation avant le partage à toute partie externe.
• Prendre part aux réunions de l’équipe du programme et contribuer à la stratégie du programme, à la planification des activités et au développement du programme de la zone géographique désignée selon les demandes.
• Fournir des conseils aux équipes du programme Mali concernant les exigences financières et budgétaires des projets

Comptabilité du bureau et Audit

• Examiner tous les documents sources des recettes et des dépenses du bureau pour s’assurer de leur conformité avec les règles et procédures financières d’Interpeace.
• Etablir les bons de paiement ou vouchers et les reçus pour toutes les dépenses et tous les revenus et veiller à l’autorisation correcte de ces bons.
• Superviser et vérifier la saisie de toutes les transactions financières dans le logiciel Quickbooks avant import des données dans SunSystems
• Traiter les avances de voyage et en assurer le suivi afin de garantir leur liquidation dans délais impartis selon les procédures d’Interpeace.
• Examiner régulièrement les transactions comptables pour s’assurer que les coûts sont admissibles et raisonnables
• S’occuper de toutes les opérations bancaires du bureau de Bamako.
• Mettre à jour la base de données des immobilisations avec les actifs nouveaux ou cédés et s’assurer que tous les actifs sont couverts par une assurance.
• Mettre à jour la base de données de la logistique.
• Examiner toutes les dépenses locales à des fins de facturation et gérer les comptes créditeurs pour s’assurer que tous les paiements locaux sont conformes aux exigences de la politique
• Assurer le paiement des salaires du personnel de bureau
• Effectuer les différentes déclarations fiscales et sociales auprès des services compétents dans les délais requis.
• Veiller au respect des lois fiscales locales en ce qui concerne les exigences légales relatives aux états financiers, aux rapports périodiques et aux déclarations fiscales pour tous les impôts.
• Préparer le rapprochement du compte bancaire local et revoir constamment les disponibilités bancaires pour assurer un transfert de fonds en temps voulu et minimiser les pertes de change et les frais bancaires
• Réconcilier tous les comptes de bilan et effectuer un suivi pour apurer les postes non courants
• Superviser la gestion de la petite caisse et faire des contrôles de manière régulière
• Tenir à jour un registre local des immobilisations
• Téléchargez chaque mois les sauvegardes QuickBooks et les rapports financiers sur SharePoint
• Veiller à la qualité des documents comptables et s’assurer que les archives des documents financiers sont correctement tenues et facilement accessibles lors des audits
• Soutenir le Responsable Régional Finance et Administration pour faciliter le travail des auditeurs externes
• Préparer les états financiers et les annexes correspondantes à la demande des auditeurs et servir de point de contact pour les auditeurs lors des audits statutaires et des audits des donateurs/programmes.
• Aider le Responsable Régional Finance et Administration à rédiger les réponses aux conclusions des audits et assurer le suivi de la mise en œuvre des recommandations des audits internes et externes

Suivi et appui financier aux partenaires

• Superviser la tenue du fichier QB pour le(s) partenaire(s) assigné(s). Veiller à l’exactitude des données du COA et d’autres dimensions analytiques.
• Examiner les pièces justificatives des dépenses du/des partenaire(s) assigné(s) pour s’assurer de la conformité avec les règles et procédures financières d’Interpeace et des donateurs.
• Effectuer des contrôles mensuels, trimestriels et annuels sur le(s) partenaire(s) et les documenter sur l’application en ligne afin de garantir et de documenter l’exactitude des données, le correcte codage et les performances financières. Assurer le suivi des items non conformes et mettre en œuvre les corrections demandées par le siège jusqu’à ce qu’ils soient résolus.
• Importer les QuickBooks des partenaires dans SunSystems et renseigner l’application de suivi des importations.
• Documenter avec clarté tout risque potentiel identifié concernant la performance financière du/des partenaire(s) et le communiquer au Responsable Régional Finance et Administration. Si aucune mesure n’est prise, transmettez le problème au CFO basé au siège
• Communiquer aux partenaires et aux responsables de programme d’Interpeace, dans les délais impartis, les problèmes résultant du contrôle mensuel des rapports de dépense et des documents justificatifs. Assurer le suivi de toutes les questions en suspens jusqu’à ce qu’elles soient résolues.
• Apporter un soutien à l’approvisionnement en fonction des besoins et veiller à ce qu’il soit conforme aux procédures d’approvisionnement spécifiques à Interpeace et aux donateurs
• Veiller à ce que le ou les partenaires procèdent à l’archivage et au téléchargement approprié des documents financiers sur le FSD conformément aux pratiques internes
• Veiller à ce que le(s) partenaire(s) disposent et maintienne(nt) une base de données d’inventaire à jour conformément aux normes du donateur qui permet le transfert des actifs aux bénéficiaires à la fin de la période de subvention
• Effectuer des visites périodiques aux partenaires (en coordination avec le Responsable Régional Finance et Administration et les Responsables de programme) pour le suivi interne et le renforcement des capacités
• Vérifier que toutes les pièces justificatives de paiement sont correctes et ont été dûment autorisées. Vérifier également le caractère raisonnable et les transactions incorrectes.
• Examiner tous les rapprochements des comptes de bilan du ou des partenaires et prendre des mesures correctives si nécessaire
• Identifier les besoins en formation des partenaires, développer et fournir une formation en coordination avec le Responsable Régional Finance et Administration
• Aider à la sélection nouveaux partenaires et appui à la mise en place de nouveaux QB, établissement des systèmes locaux, la formation du personnel des finances et le suivi ultérieur.

Partenariat (Tâches spécifiques)

• Sous la supervision Responsable Régional Finance et Administration, il coordonne les efforts de renforcement des capacités des organisations partenaires dans la zone assignée par des sources internes et externes.
• Il s’assure que les dossiers des partenariats du pays sont à jour et classés en conséquence sur SharePoint.
• Il agit en tant que point focal de la zone assignées pour la mise en œuvre du processus de partenariat, de la diligence raisonnable et de la sélection, à la formation, au suivi, au renforcement des capacités et à l’évaluation. Il appui à la mise en place de nouveaux QB et de l’établissement des systèmes locaux

Administration des Ressources Humaines, des contrats et la Gestion du cycle de vie professionnelle des employés

• Préparer les contrats du personnel et de consultance, y compris les honoraires de consultants pour des pratiques équitables et cohérentes
• Tenir à jour les dossiers et une base de données du personnel pour le Mali
• Gérer la plate-forme en ligne des RH qui comprend les dossiers de gestion des congés du personnel, la gestion des performances, le recrutement et la documentation des employés pour le Mali
• Coordonner les demandes de permis de travail auprès des autorités compétentes au Mali
• Gérer le portefeuille d’assurances au Mali et faire le suivi de sa bonne gestion
• Préparer la paie du personnel du bureau du Mali et s’assurer que toutes les déductions légales ont été correctement effectuées, c’est-à-dire (taxes sociales et retenue à la source).
• Coordonner l’intégration et l’installation des employés au Mali.
• Contribuer aux recrutements et à la mise en place du personnel dans tout le Mali
• Informer le Chargé des Ressources Humaines des problèmes spécifiques de conflits entre employés ou de griefs liés à la politique et aux procédures de l’organisation
• Coordonner en collaboration avec le Chargé des Ressources Humaines les départs des employés, y compris les procédures disciplinaires, les licenciements et les entretiens de de fin de contrat au Mali.
• S’assurer que tous les documents requis sont classés, y compris les lettres pertinentes, les formulaires PAF, formulaire de fin de service, les certificats des employés, les notifications d’assurance et les notifications aux autorités compétentes

Gestion du personnel et des ressources

• Superviser (stagiaire ou assistant) au jour le jour et, si nécessaire, informer le (Chargé des Ressources Humaines) de toute question pertinente
• Effectuer des évaluations et fournir un encadrement et une formation sur le terrain au personnel supervisé

Autres

• Participer aux réunions de l’équipe d’élaboration des propositions et contribuer en fournissant des conseils techniques/suggestions pour l’élaboration des propositions, la planification des activités, l’interprétation des exigences des donateurs, etc.
• Tenir à jour la documentation contractuelle pour la mise en œuvre des subventions (propositions de projets/budgets (ProDocs) et accords de subvention ou documentation pertinente) sur SharePoint (DRD, Project Connect, etc.)
• Assister le siège dans la révision des politiques et procédures existantes et dans le développement de nouvelles procédures, y compris les contrôles internes.

Qualifications

Les candidats ayant les qualifications, l’expérience, un diplôme d’études supérieures et une bonne maîtrise de l’anglais et du français sont invités à poser leur candidature.

L’expérience et les qualifications pertinentes peuvent inclure :

Formation

• Diplôme en administration des affaires, en finances, ou dans un domaine équivalent d’une université reconnue
• Attestation de comptabilité (CPA partiel ou complet ou équivalent) ou formation tertiaire en ressources humaines

Expérience

• 5 à 10 ans d’expérience professionnelle pertinente et à responsabilité progressive dans un domaine connexe
• Expérience et capacité avérées à travailler avec succès au sein d’une équipe diversifiée et multiculturelle, à intégrer une perspective de genre dans les tâches et les activités et à collaborer efficacement avec un éventail de parties prenantes internes et externes

Compétences

• Connaissances avancées en comptabilité et capacité opérationnelle. Expérience dans la gestion financière dans le contexte local avec des financement de multiples donateurs.
• Connaissance et compréhension pratique de la préparation et la gestion budgétaire, des contrôles financiers internes, de la vérification des documents sources, de la préparation des pièces de paiement et des processus de passation de marchés
• Expérience dans la gestion d’un bureau ou d’un programme dans une ONG internationale.
• Capacité à effectuer un travail détaillé, souvent de nature confidentielle et/ou à traiter un volume important de travail de manière systématique, efficace et précise
• Bonne compréhension du droit du travail au Mali
• Capacité à prévoir les risques et à tenir compte des imprévus lors de la planification ; contrôle et ajustement des plans et des actions en fonction des besoins ; utilisation efficace du temps.
• Capacité à prendre en charge toutes les responsabilités et à honorer les engagements dans les délais, les normes de qualité prescrites ; travailler dans le respect des règles et règlements organisationnels.
• Capacité à travailler avec succès dans un environnement multiculturel et à faire preuve d’un comportement et d’attitudes non discriminatoires et tenant compte des différences entre les sexes.
• Maîtrise de l’anglais (B2 ou supérieur) et du français.
• Capacité à traiter des informations et/ou des questions confidentielles en faisant preuve de discrétion et de bon jugement
• Capacité à interagir avec les gens de manière respectueuse et avec tact
• Compétences efficaces en matière de communication verbale et d’écoute
• Réactivité dans la prise en charge des dossiers brulants

Compétences d’Interpeace

• Collaboration et tissage
• Communication
• Recherche de résultats
• Adaptabilité et apprentissage continu
• Respect de la diversité

Exigences souhaitées

• Expérience dans la gestion des salaires
• Expérience avec des organisations à but non lucratif ou internationales
• Expérience de travail sur le terrain
• Une bonne connaissance des défis liés à l’égalité entre les femmes et les hommes dans le domaine de l’environnement de travail et de l’emploi