Responsable des finances

Relations fonctionnelles

Le responsable financier rapporte directement au directeur pays (DP) et est membre de l’équipe de gestion de pays (EGP). Pour assurer la cohérence des politiques et procédures financières, le responsable financier sera également membre du département financier global avec des rapports hiérarchiques en pointillé avec les membres de l’équipe du siège qui supervisent et soutiennent la comptabilité, les budget et les finances, les systèmes financiers et le respect des règles de chaque contrat ou donation.

Le responsable financier travaille en étroite collaboration avec le DP, le EGP et les gestionnaires de programme, facilitant l’intégration entre le personnel de la comptabilité, des finances et du programme dans le but commun d’assurer que les objectifs du projet soient atteints. Ce poste supervise une équipe de personnels de niveau professionnel et d’appui et assure la liaison avec les donateurs et / ou les sous-récipiendaires du portefeuille du pays, représentant Helen Keller aux réunions des donateurs et des partenaires du projet.

Helen Keller Intl dispose d’une structure de rapport matricielle qui respecte à la fois la hiérarchie et l’autorité au sein des départements et des hiérarchies géographiques, ainsi que les fonctions de responsabilité et de surveillance des experts en la matière en dehors de chaque département et géographie. Une communication régulière et un esprit d’équipe entre collègues, tant sur le plan hiérarchique que latéral, sont essentiels pour faire prospérer cette structure.

Portée du poste

Le responsable financier est responsable de la gestion financière générale du portefeuille dubureau qui peut être composé de projets financés par l’USAID et / ou d’autres initiatives multilatérales ou privées. Il / elle gérera un effort collaboratif avec le bureau de pays et les collègues de la direction globale pour assurer le respect des politiques et procédures d’Helen Keller, maintenir des contrôles internes solides; superviser la gestion et la tenue à jour du grand livre général et de toutes les autres fonctions comptables et superviser et participer à l’administration et à la gestion des donations / contrats dans le portefeuille du bureau de pays; et la mise en œuvre de mécanismes de contrôle financier pour garantir l’intégrité financière et le respect des politiques des donateurs et d’Helen Keller ainsi que des lois locales dans tous les programmes.

Responsabilités spécifiques

Gestion globale et leadership

• En tant que membre de l’EGP, participez à la planification stratégique et à la définition des orientations pour le bureau de pays de ses programmes, en apportant votre point de vue et votre expertise uniques au processus.
• Diriger le service des finances dans un effort de collaboration avec les gestionnaires de programme pour assurer une planification financière, une gestion, des rapports et un audit de haute qualité de tous les programmes, y compris une préparation et une supervision approfondies du budget.
• Identifier les défis opérationnels qui affectent l’intégrité de la gestion des ressources.
• Participer à des groupes de travail internationaux chargés d’élaborer des politiques globales et / ou d’optimiser les systèmes et procédures.
• Examiner et évaluer l’état des politiques, procédures et flux de travail des bureaux de pays, identifier les lacunes ou les politiques obsolètes et hiérarchiser les améliorations.
• Se tenir au courant des changements dans les lois et règlements des autorités locales (par exemple, consortium d’organisations non gouvernementales, Département fiscal) et des mandants qui ont un impact sur les opérations d’Helen Keller.
• Faire des propositions de bonnes pratiques dans les opérations financières.

Comptabilité et gestion du grand livre

• Gérer et travailler directement avec le personnel de la comptabilité et des finances pour assurer la maintenance rapide et précise du grand livre général, la gestion bancaire et de la trésorerie, les comptes fournisseurs et les processus de paie et d’approvisionnement, pour le bureau principal et tous les bureaux auxiliaires.
• Maintenir une séparation claire des tâches au sein de l’équipe des finances et de la comptabilité et veiller à ce que des contrôles internes solides soient en place et que le personnel soit formé de manière polyvalente afin que des remplaçants soient toujours disponibles.
• Veiller à ce que:
  • les soldes du grand livre sont analysés;
  • Les rapprochements bancaires sont effectués avec précision, mensuellement et les éléments de rapprochement sont résolus en temps opportun
  • des rapports financiers de qualité sont produits selon les horaires des donateurs et d’Helen Keller
  • la paie est analysée pour en vérifier l’exactitude et la cohérence avant l’approbation finale par le DP;
  • les paiements des prestations et des impôts (cotisations de sécurité sociale, impôts, etc.) sont effectués à temps et que des preuves claires des paiements sont disponibles.
  • Les données financières sont exactes et à jour pour un processus de clôture mensuel opportun.
  • Les systèmes de classement et l’archivage des dossiers financiers sont maintenus.
• Maintenir les flux de trésorerie pour s’assurer que la liquidité est maintenue; surveiller les fluctuations monétaires; établir des procédures bancaires électroniques solides avec des contrôles d’accès au système bien documentés.
• Gérer les audits de pays et de projets.
• Servir de lien avec la banque sur le système de paiement électronique et d’autres facilités.
• Suivre les accords des donateurs et les sous-subventions aux partenaires et s’assurer que toutes les avances aux partenaires sont justifiées et que les livrables sont reçus.

Gestion du budget et des subventions

• Maintenir une connaissance financière complète du portefeuille dans le bureau de pays.
• Coordonner la préparation du budget annuel et mi-annuel du bureau de pays.
• Effectuer un suivi mensuel des taux de mise en œuvre des projets et partager les rapports d’analyse des écarts avec le DP et les responsables du budget.
• Préparer les factures, les rapports financiers, analyser les régularisations, les prévisions et autres livrables financiers pour les attributions.
• Rapprocher les rapports des donateurs et le grand livre général (espèces et dépenses).
• Suivre et rendre compte des dépenses mensuelles du projet, des taux d’exécution des fonds et des fonds reçus des donateurs, et fournir des informations appropriées au directeur de pays et aux gestionnaires de programme sur une base mensuelle.
• S’assure que les budgets et autres informations financières sont correctement représentés dans les systèmes de gestion financière et de projet. Gérer les documents papier et électroniques pour chaque projet.
• Effectuer des visites sur le terrain auprès des sous-récipiendaires, au besoin, pour aider à l’évaluation de la gestion financière des sous-récipiendaires.
• Préparer les budgets de proposition et les amendements budgétaires. Examiner les budgets pour assurer la conformité avec le plan de travail
• Préparer des récits budgétaires pour les budgets de proposition de subvention
• Gérer les processus de démarrage et / ou de clôture du projet, selon les besoins.
• Maintenir une connaissance à jour des procédures des donateurs et des règles et règlements de l’USAID.

Gestion des ressources humaines

• Consultez et informez efficacement vos collègues pour maximiser l’efficacité et le partage des connaissances et intégrez les conseils et les directives d’experts en la matière dans votre bureau et ailleurs dans l’organisation mondiale pour maximiser les performances.
• Construire une équipe des finances très efficace, recruter, superviser, encadrer et évaluer le personnel, et engager de fréquentes conversations sur le rendement avec les membres de l’équipe.
• Déléguer l’autorité, consulter et guider le personnel pour atteindre les objectifs et contribuer à une atmosphère propice à la croissance et au développement professionnels.
• Assurer la responsabilité envers les bénéficiaires, les partenaires, les collègues et les donateurs en fournissant un retour d’information continu dans un contexte de respect mutuel.
• Participer au processus de recrutement d’autres employés à la demande de la direction.
• Effectuer toute autre tâche pour contribuer au bon fonctionnement de l’organisation à la demande de la hiérarchie.

Effectuer toute autre tâche pour contribuer au bon fonctionnement de l’organisation à la demande de la hiérarchie.

Qualifications

• Maîtrise en gestion financière, comptabilité ou diplôme universitaire équivalent; plus
• Expérience professionnelle d’au moins dix (10) ans dont au moins cinq (05) ans dans un poste similaire, de préférence dans une ONG internationale, ou combinaison équivalente d’études et d’expérience.
• Expérience avérée de gestion financière, de la gestion des finances et du grand livre, des contrôles financiers et de la gestion de projet, y compris une capacité démontrée à élaborer et surveiller des budgets et à gérer en collaboration les activités opérationnelles.
• Excellentes compétences en matière de renforcement des capacités, de consolidation d’équipe / gestion et de coordination. Capacité à déléguer efficacement les responsabilités et à encadrer et encadrer le personnel junior.
• La connaissance des réglementations des donateurs, y compris l’USAID et / ou d’autres agences de développement gouvernementales étrangères, et d’autres agences de développement multilatérales est un plus.
• Intérêt pour le développement international et les programmes de santé publique ainsi qu’une compréhension de la synergie entre les composantes programmatique, opérationnelle et financière dans la conception et la mise en œuvre des projets, hautement souhaitable.
• Capacité à négocier / soutenir efficacement les négociations avec les donateurs, à résoudre les problèmes et à adopter des approches proactives pour améliorer les processus de gestion financière et budgétaire.
• Excellentes compétences en communication écrite et orale en français.
• Bon niveau (parlé et écrit) en anglais.
• Connaissance avérée des systèmes de comptabilité en ligne indispensable; QuickBooks est un atout.
• Excellente maîtrise de l’informatique, y compris la connaissance de la suite Microsoft Office (Word; PowerPoint; Outlook) et de solides compétences en Excel, y compris les tableaux croisés dynamiques.
• Capacité à:
  • effectuer des tâches qui exigent une attention particulière aux détails;
  • prioriser la charge de travail, assumer la responsabilité du travail et suivre jusqu’à son achèvement
  • maintenir l’équilibre en cas de stress.
  • travailler dans une structure organisationnelle décentralisée avec une approche hautement collaborative.