Responsable Administración y Logistica

El/La responsable administrativo y financiero es encargado/a de la gestión administrativa y financiera de las operaciones de Cesvi en Venezuela, así como de los procesos logísticos y de compra. Apoya a la Coordinación Local del proyecto en el manejo de las actividades diarias y propias de la Oficina, así como en la gestión de los recursos humanos y de los asuntos relacionados a la seguridadEl/La responsable administrativo y financiero es encargado/a de la gestión administrativa y financiera de las operaciones de Cesvi en Venezuela, así como de los procesos logísticos y de compra. Apoya a la Coordinación Local del proyecto en el manejo de las actividades diarias y propias de la Oficina, así como en la gestión de los recursos humanos y de los asuntos relacionados a la seguridad.

Sobre Cesvi

Cesvi es una asociación laica e independiente fundada en Italia en 1985 que trabaja por la solidaridad mundial y el ideal de la justicia social a través de acciones humanitarias de desarrollo. El mismo nombre CESVI, Cooperazione e Sviluppo (Cooperación y Desarrollo), expresa su filosofía de acción, basada en la promoción del protagonismo de sus beneficiarios en favor de su propio progreso, a fin de que la ayuda internacional no se reduzca a una temporánea acción benéfica, sino que promueva un auténtico desarrollo sostenible de las poblaciones más necesitadas.

Cesvi en Venezuela

Desde el 2019, Cesvi está trabajando en Venezuela con iniciativas en el ámbito de protección de niños, niñas adolescentes y mujeres en condición de alta vulnerabilidad, incluyendo sobrevivientes de abuso y explotación sexual. A partir del 2021, Cesvi comenzó a implementar proyectos financiados por el Fondo Humanitario País en comunidades de Caracas.

Durante el 2022-24, Cesvi implementará el proyecto “Asistencia humanitaria multisectorial para atender las necesidades urgentes de las personas más vulnerables de Venezuela” que tiene como objetivo fortalecer la disponibilidad de servicios de protección, salud primaria y asistencia humanitaria a las personas y comunidades más vulnerables afectadas por la crisis. Cesvi desarrollará sus actividades en el Estado de Amazonas, con base en Puerto Ayacucho, y desplazamientos a otros municipios.

Para cumplir con estos objetivos se requiere la conformación de un equipo técnico de alto nivel capaz de dar respuestas efectivas a las poblaciones atendidas durante la gestión de casos; para tal fin, Cesvi está buscando un/a Coordinador/a de área que oriente e implemente el proceso y diseño de los planes de acción de las actividades dirigidas a dar respuesta oportuna y efectiva a mujeres sobrevivientes de VBG, VSBG y victimas de trata y sus niños, niñas y adolescentes en riesgo de protección.

Descripción de las funciones

Gestión presupuestaria, financiera y contable

• Realizar solicitudes de fondos a la sede, tras la autorización de la Coordinación Administrativa y Financiera, y junto con la previsión de gastos.
• Elaborar y enviar las solicitudes de pago a proveedores.
• Recopilar los libros de caja con cadencia quincenal.
• Generar y mantener un apropiado archivo contable (actualizado en físico y digital, disponible para auditoría, cumpliendo todos los parámetros establecidos).
• Dar seguimiento a que los soportes de gastos y contables cumplan con la normativa de Cesvi, el donante y la legislación venezolana.
• Apoyar en el reporte mensual del proyecto (soportes de la ejecución, preparación de análisis contables, conciliación bancaria, balance del proyecto, entre otros).
• Apoyar la elaboración de la documentación administrativa y financiera.
• Apoyar al equipo del programa en temas financieros cuando sea necesario.
• Reportar cualquier asunto financiero a la Coordinación Administrativa y Financiera.
• Garantizar apoyo técnico a los socios locales de Cesvi en los aspectos administrativos y financieros.

Logística y procesos de gestión de compras

• Garantizar el cumplimiento de las políticas de compras y logística de Cesvi para la selección de proveedores, y la documentación relacionada.
• Coordinar el ciclo de compras con la gerente de Proyecto.
• Asegurar la disponibilidad constante de suministros/servicios/obras en funcionamiento, tales como materiales de oficina, trasporte, etc.
• Gestionar la trazabilidad y la conciliación entre los pedidos, los contratos y las entregas de los diferentes bienes comprados en el marco del proyecto, tanto para funcionamiento de la oficina como los destinados a entregas en las actividades del proyecto.
• Garantizar un almacenamiento adecuado de los bienes adquiridos.
• Organizar el transporte de material y equipamiento de las actividades a los lugares donde las mismas se realizan.
• Mantener un inventario actualizado de los activos, incluyendo el etiquetado adecuado de los mismos; documentar cualquier pérdida o daño.
• Asegurar un flujo de documentos logísticos oportuno y preciso con la Coordinación Administrativa y Financiera y la Coordinación de Área.
• Apoyar la logística para visitas de personal Cesvi u otras misiones, eventos, reuniones.
• Mantener actualizada la base de datos de proveedores.

Administración de oficina local

• Archivar y actualizar todos los documentos relativos al contrato de alquiler de la oficina local.
• Preparar facturas de anticipos y realizar pagos mensuales de servicios públicos/utilidades.
• Mantener actualizados todos los archivos relativos a: alquiler, utilidades, equipamiento, etc.

Recursos Humanos

• Realizar procesos de contratación y gestión administrativa del personal del proyecto según las normas, procedimientos y prácticas establecidas por Cesvi y la coordinación del proyecto.
• Preparar, organizar llevar el archivo de los documentos de RRHH en las carpetas personales correspondientes.
• Mantener actualizadas todas las carpetas y archivos personales.
• Preparar los pagos de salarios y honorarios, según corresponda, del equipo local de Venezuela.
• Asegurar el seguimiento y control a los tiempos de contratación, para garantizar desde Cesvi las novedades de cancelación o renovación derivadas para cada contrato.
• Garantizar el cumplimiento del Código de Conducta y la política antifraude de Cesvi e informar a través de los canales apropiados de cualquier abuso.

Seguridad de oficina y equipo local

• Actuar como centro de coordinación de la seguridad para la oficina local.
• Supervisar la aplicación de las políticas y planes de seguridad en la oficina local.
• Difundir información de seguridad al personal local de Cesvi.
• Informar de cualquier incidente de seguridad al Jefe de Misión.
• Apoyar el seguimiento de los movimientos llevados a cabo por el personal de Cesvi en Caracas.

Otros

• Participar en las reuniones de planificación, gestión y supervisión del proyecto.
• Informar y alertar de cualquier anomalía en el proceso administrativo del proyecto
• Promover los principios de transparencia, trazabilidad, eficiencia y optimización en la gestión de los recursos disponibles.
• Ejecutar aquellas tareas inherentes al puesto que le sean solicitadas según coyuntura y necesidades.

Perfil

Atributos esenciales

Formación:

Estudios universitarios profesionales en las áreas administrativas, financieras y/o económicas o afines.

Conocimiento y experiencia:

• Experiencia demostrada mínima de tres años y conocimientos en la gestión administrativa, financiera y/o contable de proyectos de cooperación internacional, preferentemente ONG’s internacionales.

Competencias

• Capacidad de expresión escrita sintética y estructurada.
• Actitud propositiva y proactiva.
• Capacidad de trabajar con supervisión mínima en un equipo culturalmente diverso.
• Capacidad de desarrollar relaciones de trabajo productivas con colegas, socios, autoridades locales y otras partes interesadas.
• Solido dominio de Microsoft Office Package. Manejo avanzado de Microsoft Excel.
• Manejo de herramientas de gestión de información en la web.

Atributos preferidos

• Conocimientos en la normatividad legal, tributaria y contable para ONG
• Conocimientos básicos de la gestión del ciclo de proyecto y Marco Lógico.
• Experiencia y conocimientos de la gestión presupuestaria de proyectos
• Conocimiento de lengua inglés hablado y escrito.

Condiciones contractuales

• Ubicación: Puerto Ayacucho, Venezuela
• Duración del contrato: 8 meses, con posibilidad de extencion
• Fecha de inicio previsto: 15/10/2023