National Democratic Institute
Job Function: International
Department: Central & West Africa
Location: Guinea
Resident Finance and Administration Manager — CEWA – Conakry, Guinea
EN and FR [below]
Position Summary:
The National Democratic Institute for International Affairs (NDI) seeks an experienced Administration and Finance Manager for the organization’s country-based office in Conakry, Guinea. The Financial and Administrative Manager makes operation decisions, and ensures teams supporting administration, financial management, and logistics function efficiently to support implementation of the activity.
This managerial position will report to the Lead Coordinator. The manager will coordinate with headquarters and country-based teams on the overall day to day management of all administrative, financial and sub-grant issues. S/he will be responsible for supervising the administrative and finance team and will be in charge of planning, organizing, and implementing financial, administrative, human resources and security systems. S/he will be responsible for overseeing office finances and administration, assessing and monitoring office practices in accordance with the institutional standards and in compliance with donor requirements and policies. This position is available immediately.
Duties and Responsibilities:
* Maintain financial management systems, oversee compliance with internal controls and accounting procedures, and ensure that all financial and accounting reports are prepared and submitted in a timely manner;
* Develop and maintain office, personnel, and payroll management systems, including compliance with national tax system;
* Oversee the field office’s finance, administration, human resources and subgrants units;
* In consultation with HR-DC, manage human resources issues and ensure compliance with local laws, NDI and donor administrative and reporting requirements, as well as appropriate implementation of country-based office policy manuals and handbooks;
* Manage office filing and archive systems, and oversee the compilation and maintenance of local databases as required;
* Oversee the implementation of policies regarding procurement, shipping, travel and insurance;
* Lead the country-based office in preparing for internal and external audits;
* Guide the country-based team in implementing subgrants management systems;
* Evaluate sub awardees’ financial systems and internal controls to assess risks and develop appropriate monitoring procedures, in consultation with DC-based subgrant staff;
* Review sub awardees financial reports;
* Ensure appropriate logistical support is provided for all office events, including meetings and workshops.
Educational Background / Experience:
* A minimum of a Master’s Degree in Business, Finance, Accounting, or a similar relevant field. A master’s degree may be substituted by a bachelor’s degree;
* At least 10 years’ experience in financial management of donor-funded projects, with demonstrated experience with funds control and monitoring and experience in managing sub-grants with local organizations;
* Experience in financial operations management and implementing best practices;
* Experience with international nonprofit organizations preferred.
Required Skills and Abilities:
* Excellent interpersonal and problem-solving skills to effectively interact with all levels of staff, partners and vendors;
* Strong verbal and written communications skills to effectively present detailed financial information, respond to questions and develop reports;
* Fluency in English and in French is required;
* Proficiency with Google and Microsoft products, database applications, and accounting-related software and applications including NetSuite and Costpoint;
* Extensive knowledge of USAID and international donor policies and requirements;
* Ability to read and interpret government and organization rules and regulations;
* High level of attention to detail in all aspects of work responsibilities;
* Ability to practice discretion and maintain the confidentiality and security of accounting records;
* Capacity to identify essential elements of complex accounting and management issues;
* Capability to develop and implement effective strategies and tactics for accomplishing assigned duties; and
* Proven organizational skills and ability to multitask under tight deadlines.
Comments :
NDI is an equal opportunity employer (EOE). As such, NDI makes employment decisions and provides equal employment opportunity without regard to an applicant’s or employee’s race, religion, color, sex (including pregnancy, sexual orientation, or gender identity), national origin, age, disability, veteran status, or any other basis protected by federal, state and local laws. If you need reasonable accommodation in the application or hiring process, please notify NDI’s Human Resources department.
To apply please click below.
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Rsident Responsable Administratif et Financier – Conakry, Guine
L’Institut National Dmocratique pour les Affaires Internationales (NDI) recherche un responsable administratif et financier expriment pour le bureau national de l’organisation Conakry, Guine. Le responsable administratif et financier prend les dcisions oprationnelles et s’assure que les quipes soutenant l’administration, la gestion financire et la logistique fonctionnent efficacement pour soutenir la mise en uvre de l’activit.
Ce poste de management rapporte au Coordonnateur Principal. Le Responsable Administratif et Financier est charg(e) de coordonner avec le sige et les quipes bases dans le pays la gestion quotidienne globale de toutes les questions administratives, financires et de sous-subvention. Il/elle sera responsable de la supervision de l’quipe administrative et financire et sera charge de la planification, de l’organisation et de la mise en uvre des systmes financiers, administratifs, de ressources humaines et de scurit. Il/elle sera responsable de la supervision des finances et de l’administration des bureaux, de l’valuation et du suivi des pratiques des bureaux conformment aux normes institutionnelles et aux exigences et politiques des donateurs. Ce poste est pourvoir immdiatement.
Tches et Responsabilits :
* Maintenir les systmes de gestion financire, superviser le respect des contrles internes et des procdures comptables, et s’assurer que tous les rapports financiers et comptables sont prpars et soumis temps;
* Dvelopper et maintenir des systmes de gestion des bureaux, du personnel et de la paie, y compris la conformit avec le systme fiscal local;
* Superviser les finances, l’administration, les ressources humaines et les subventions des bureaux ;
* En consultation avec l’quipe RH DC, grer les problmes de ressources humaines et assurer le respect des rglementations locales et des exigences administratives et de rapport de NDI et des donneurs, ainsi que la mise en uvre approprie des manuels et procdures pour les bureaux ;
* Grer les systmes de classement et d’archivage des bureaux et superviser la mise jour et la maintenance des bases de donnes locales au besoin;
* Superviser la mise en uvre des politiques en matire d’approvisionnement, d’expdition, de voyage et d’assurance;
* Superviser la prparation des audits internes et externes des bureaux;
* Guider les quipes bases dans le pays dans la mise en uvre des systmes de gestion des subventions;
* valuer les systmes financiers et les contrles internes des sous-traitants pour valuer les risques et dvelopper des procdures de suivi appropries, en consultation avec l’quipe des subventions base DC;
* Examiner les rapports financiers des sous-traitants;
* Veiller ce qu’un soutien logistique appropri soit fourni pour tous les vnements des bureaux, y compris les runions et les ateliers.
Formation/Exprience:
* Au moins un Master en commerce, finance, comptabilit ou dans un domaine pertinent quivalent. Un Master peut tre remplac par un baccalaurat ;
* Au moins 10 ans d’exprience dans la gestion financire de projets financs par des donations, avec une exprience dmontre dans le contrle et le suivi des fonds et une exprience dans la gestion de subventions avec des organisations locales ;
* Exprience en gestion des oprations financires et en mise en uvre des pratiques thiques;
* Exprience avec des organisations internationales but non lucratif prfre.
Comptences requises:
* Excellentes comptences interpersonnelles et de rsolution de problmes pour interagir efficacement avec tous les niveaux du personnel, des partenaires et des fournisseurs;
* Solides comptences en communication verbale et crite pour prsenter efficacement des informations financires dtailles, rpondre aux questions et laborer des rapports;
* La matrise de l’anglais et du franais est requise ;
* Matrise des outils Google et Microsoft, des applications de base de donnes et des logiciels et applications lis la comptabilit, y compris NetSuite et Costpoint;
* Connaissance approfondie des politiques et exigences de l’USAID et des donneurs internationaux;
* Capacit de lire et d’interprter les rgles et rglements du gouvernement et de l’organisation;
* Un niveau d’attention aux dtails lev dans tous les aspects des responsabilits professionnelles;
* Capacit faire preuve de discrtion et maintenir la confidentialit et la scurit des registres comptables;
* Capacit identifier les lments essentiels des problmatiques complexes de comptabilit et de gestion ;
* Capacit dvelopper et mettre en uvre des stratgies et des tactiques efficaces pour accomplir les tches assignes; et
* Comptences organisationnelles prouves et capacit effectuer plusieurs tches dans des dlais serrs.
Commentaires:
NDI est un employeur garantissant l’galit des chances (EOE). En tant que tel, NDI prend des dcisions d’emploi et offre des opportunits d’emploi gales sans gard la race, la religion, la couleur, le sexe (y compris la grossesse, l’orientation sexuelle ou l’identit de genre) des candidats ou des employs, l’origine nationale, l’ge, le handicap, le statut d’ancien combattant ou tout autre base protge par les lois fdrales, rgionales et locales. Si vous avez besoin d’un amnagement raisonnable dans la procdure de candidature ou d’embauche, veuillez en informer le service des ressources humaines de NDI.PI215243285
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