Regional Compliance Officer (RCO) pour la Région Afrique – Haïti.

Pour compléter son équipe, Terre des Hommes Suisse (ci-après TdH Suisse), association de défense des droits de l’enfant et coopération au développement (www.terredeshommessuisse.ch) recrute un-e

Regional Compliance Officer (RCO) pour la Région Afrique – Haïti.

En tant que Regional Compliance Officer pour la Région Afrique – Haiti, vous aurez pour mission principale de:

1. Mettre en œuvre le système régional de contrôle de la qualité (tous les bureaux nationaux de la région Afrique – Haïti).
2. Développer un cadre administratif et financier régional cohérent, basé sur des politiques, des normes, des procédures et un savoir-faire.
3. Assurer une gestion administrative et financière de haute qualité au niveau régional (tous les pays : Burkina Faso, Mali, Sénégal et Haïti).
4. Assurer une gestion administrative, logistique et financière efficace et de qualité du Bureau de Coordination Régional.
5. Assurer la mise en place de procédures de gestion des risques au niveau régional et soutenir sa mise en œuvre dans tous les pays de la région.
6. Responsabilités spécifiques.

1. Mettre en œuvre le système régional de suivi de la qualité (tous les bureaux nationaux de la région) – Administration, RH, Finances, Gestion des risques.

• Définir et mettre en œuvre le plan d’action régional pour l’application de la politique et de la stratégie de contrôle de la qualité.
• Promouvoir une culture de conformité par la mise en place de procédures et de pratiques et par la formation.
• Assurer une analyse participative des risques juridiques, administratifs et financiers, la définition de mesures de contrôle et de suivi des responsabilités de la gestion des risques au sein de la région.
• Vérifier la conformité juridique de chaque bureau de la région (obligation légale, salaire, impôts, etc.).
• Contrôle périodique de la conformité de la mise en œuvre appropriée des politiques, normes et procédures au niveau régional (tous les bureaux de pays de la région).

1. Développer un cadre administratif et financier régional cohérent, basé sur les politiques, les normes, les procédures et le savoir-faire

• Connaissance et mise en œuvre des politiques nationales et/ou institutionnelles et s’assurer des conformités légales spécifiques aux pays de la région
• Promouvoir l’harmonisation régionale des politiques, normes et procédures administratives et financières, des pratiques de qualité et leur mise en œuvre correcte au niveau national (Développement de SOPs, bonnes pratiques, etc.). S’assurer que l’harmonisation se fait dans le respect de la politique globale et inclue les exigences / critères spécifiques au pays.
• Favoriser les échanges entre les pays de la région pour adapter les meilleures pratiques.
• Apporter un soutien technique aux coordinations nationales en matière de gestion administrative, financière, logistique et gestion des risques.
• Assurer la conformité légale de toutes les actions, contrats et activités de TdH Suisse dans la région (tous les bureaux des pays de la région).
• Assurer la mise en œuvre des politiques KCS (keeping children safe), anti-fraude et corruption, PSEAH et RH dans la région, en incluant des conformités spécifiques aux pays, en particulier en cas de fraude ou de toute obligation sociale pour le développement de la politique RH.
• Assurer le respect des réglementations spécifiques des donateurs et des obligations légales. Contrôler la gestion des contrats de partenariat géré par l’agent administratif du pays. Le RCO a des responsabilités générales de contrôle pour superviser la réalisation de ces contrats.
• Adopter une attitude axée sur le service envers les Coordinations Nationales.
• Assurer la compilation, l’analyse et le partage des informations financières, administratives, logistiques et de gestion des risques pertinentes au niveau régional.
• Assurer la disponibilité en ligne des documents clés régionaux (Politiques, processus, documents clés RH, contrats de partenariat, etc.).

3. Assurer une gestion administrative et financière de qualité au niveau régional (tous les pays).

• Suivre les KIP (indicateurs clés de performance) pour assurer une utilisation efficace des ressources financières.
• Suivi et contrôle périodique du budget principal dans tous les pays de la région.
• Consolider les rapports financiers régionaux à partir des bureaux nationaux et proposer les actions pertinentes pour un bon processus de reporting.
• Gérer toutes les demandes de fonds (bureaux régionaux et pays), contrôler les transferts, le niveau des dépenses et l’utilisation du solde dans chaque pays de la région.
• Assurer la révision financière des rapports financiers des coordinations nationales et fournir des conseils lorsque nécessaire.
• Gérer le processus d’audit dans tous les pays de la région (directement pour les bureaux de la CN, indirectement pour les partenaires).
• Soutenir la collecte de fonds dans les pays au niveau régional (priorités, mise en réseau, soutien aux propositions et aux rapports, validation des rapports financiers).
• Assurer le respect de la réglementation spécifique des donateurs et la vérification finale de toutes les propositions et rapports financiers pour les donateurs internationaux tels que la Chaine du Bonheur, la DDC, les grandes fondations).

4. Assurer une gestion administrative, logistique et financière efficace et de qualité du Bureau de Coordination Régionale

• Assurer la gestion administrative du bureau régional (obligation légale de fonctionnement des bureaux pays, contrats RH, fiscalités, assurances, soutien logistique, secrétariat, gestion des prestataires, …).
• Assurer la gestion comptable et financière du bureau régional (élaboration du budget régional, suivi, comptes bancaires, trésorerie, comptabilité, recouvrement et contrôle des factures, état de rapprochement bancaire, livre de caisse, etc.).
• Gérer la paie de tous les membres du personnel régional.
• Générer et soumettre les rapports financiers et autres du bureau régional dans les périodes de rapport établies.
• Gérer le soutien logistique dans la mise en œuvre des activités menées par l’équipe régionale et lors des missions régionales du siège

Le poste est sous la responsabilité hiérarchique du Coordinateur Régional Afrique – Haïti.

Toutes ces responsabilités sont réalisées en étroite consultation et coordination avec les Coordinateurs Régionaux et Nationaux, le Responsable Admin et Finance des pays de la Région, la Chargée de Programme Afrique – Haïti du siège, la Directrice de Programme (le cas échéant) dans le respect de la matrice décisionnelle et du partage des responsabilités nationales, régionales et globales.

Profil Recherché

• Formation : Formation universitaire supérieure (niveau minimum Maîtrise) en Gestion, Finances, Management, Administration ou domaines connexes
• Expérience : au moins 5 ans d’expérience(s) professionnelle(s) en ONG internationale(s) à des postes similaires
• Très bonne maitrise du Français et de l’Anglais
• Très bonne maitrise des outils informatiques (Word, Excel, Office 365)
• Excellentes qualités interpersonnelles, rigueur et esprit d’initiative
• Disponibilité pour déplacements réguliers dans les pays de la région (Sénégal, Burkina Faso, Mali et Haïti)
• Bonne connaissance des pays de la région souhaitées

Le poste est un poste régional (contrat national) basé de préférence à Dakar avec possibilité de le baser dans l’un des pays de la région (Burkina Faso, Mali).

Disponibilité : La date prévue de prise de fonction est le 1er Septembre 2022.

Les procédures de recrutement et de sélection de TdH Suisse s’inscrivent dans notre politique de protection de l’enfance. Les informations fournies seront traitées de manière strictement confidentielle. Une fois traités, les dossiers seront détruits.