Référent.e Logistique Opérations Internationales (f/h/x)

QUI SOMMES NOUS

Fondée en 1996 avec un siège social basé à Bruxelles, Médecins du Monde est une ONG internationale de développement médical. Nous fournissons une assistance médicale aux groupes vulnérables, en Belgique aux Balkans et en Afrique. Nous voulons une couverture universelle de santé où chaque personne a accès aux soins, sans obstacles (financiers, culturels, géographiques, etc.).

Tous nos projets et actions au quotidien sont menés dans le respect de nos valeurs institutionnelles et concernent les personnes en marge de la société ; les enfants en situation de vulnérabilité ; les femmes; les personnes migrantes ou déplacées et les victimes de crises ou de conflits.

Notre mission se base sur 3 piliers :

• Soigner : donner un réel accès aux soins aux populations.
• Changer : plus qu’aider, nous voulons changer les choses à long terme.
• Témoigner : Grâce à notre expérience et notre présence sur le terrain, nous interpellons les pouvoirs avec des faits, des chiffres et des réalités.

En Belgique, Médecins du Monde se tient aux côtés de toutes les personnes qui ne peuvent pas se soigner. Généralement plus vulnérables et rejetées par la société, c’est notre mission de nous battre pour qu’elles puissent accéder aux soins.

Nous travaillons sur des thèmes spécifiques tels que la santé sexuelle et reproductive, la violence basée sur le genre et le principe “One Health”.

L’ONG emploie 100 salariés en Belgique et 30 à l’international, ainsi qu’environ 300 contrats nationaux sur les programmes internationaux et 500 bénévoles. Le budget prévisionnel 2022 est de 42 millions d’euros.

L’ESSENTIEL

Sous la supervision du responsable logistique, vous assurez le suivi des opérations internationales dans leurs volets logistiques. Vous appuyez la mise en œuvre des processus et outils logistiques dans les projets menés à l’international afin de contribuer à la réalisation d’une bonne gestion logistique au sein de l’organisation dans le respect des exigences internes et celles des bailleurs de fonds. Vous serez basé au siège à Bruxelles avec des déplacements très réguliers sur nos missions.
Vous assurez la supervision technique et fonctionnelle des Coordinateurs Logistiques des pays.

PRINCIPALES TACHES ET RESPONSABILITÉS

En tant que Logisticien
Orienter, conseiller les collaborateurs des projets internationaux dans les domaines spécifiques logistiques afin de les soutenir dans l’appropriation des outils, procédures et l’exécution des politiques telles que définies au sein du département logistique et dans les plans d’action annuels.

Exemples de tâches :

• Donner un support technique pour les marchés logistiques et les contrats-cadre des opérations ; conseils au découpage des marchés, vérification du respect des règles bailleurs
• Garantir la conformité des dossiers d’achats validés au siège : rédaction, correction, signatures, vérification administrative des dossiers d’achats Log, RH, FIN, COM, MED…
• Assurer la gestion des commandes médicales internationales
• Suivre et contrôler les facturations en lien avec la comptabilité siège ; validation des paiements siège sur base des réceptions physiques faites sur le terrain
• Suivre et contrôler les plans d’achat des missions, des consultances, autres prestations de services
• Contribuer à la préparation des audits siège et/ou terrain.
• Vérifier les demandes de déclassements et donations d’équipements.
• Contrôler le reporting mensuel (consommations parc véhicules, suivi achats, biens d’investissement, stock, contrats, …) et assurer un feedback écrit aux missions
• Assurer les clôtures et archives logistiques mensuelles / annuelles.
• Assurer le reporting des demandes internes, bailleurs et auditeurs.
• Donner un support sur les aspects sécurité : vérification et implémentation des standards MdM (briefings et plans sécurité..)
• Participer au recrutements des profils logistiques (Colog, WASH et logs terrain…).
• Donner un support organisationnel RH aux équipes logistiques terrain (distribution tâches et responsabilités, vérification des profils de poste, planning, etc.).
• Réaliser les briefings/débriefings log et sécu du personnel international et du siège.
• Participer aux évaluations techniques des coordinateurs logistiques

En tant que Membre des équipes pays
Participer activement aux réunions des équipes pays afin de garantir le partage d’information pertinente comme aide aux décisions.

Exemples de tâches :

• Fournir des avis dans les matières techniques, administratives et logistiques pour le bon déroulement des opérations
• Participer activement aux analyses des budgets (plans d’achats annuels…), proposer des solutions alternatives
• Évaluer des méthodes/processus déjà en cours et leur application
• Attirer l’attention des gestionnaires de projets sur les difficultés d’ordre logistique rencontrées par les équipes, instruire et suivre les dossiers jusqu’à leur résolution
• Effectuer des visites terrain (contrôle interne, coaching, harmonisation des pratiques, ouverture/fermeture projet/ base, organisation de workshop et formations, gap-filling en cas de situation critique/urgente…) et produire les rapports de mission correspondants
• Participer activement aux activités du département des opérations (par ex : semaine des missions…)

En tant que Collaborateur du service logistique
Analyser, communiquer et apporter les améliorations aux procédures, modèles, méthodes et outils existants afin de permettre le déroulement optimal des processus logistiques, les implémenter et accroître l’expertise du service

Exemples de tâches ;

• Participer aux réunions internes (groupes de travail thématiques / transversaux, réunions d’équipe, universités de printemps, AG…)
• Diffuser l’information auprès des collaborateurs (i. formation aux procédures d’achats…)
• Contribuer à la définition et la mise en œuvre des politiques (IT, achats, …), les plans d’actions terrain/ siège et outils logistique
• Participer à l’évaluation et l’élaboration des Plans d’Actions Annuels
• Alimenter et tenir à jour les tableaux de bord du département
• Contribuer à l’organisation des back-up (absences, congés)
• Élaborer et mettre à jour les guides et manuels (ex : guide sécu, procédures d’achat…), apporter des améliorations aux procédures ou outils existants qui sont gérés au sein du département Log
• Superviser le/la stagiaire dans la réalisation de certaines tâches
• Agir en tant que chargé(e) de projet spécifique en fonction des besoins

Ces responsabilités seront mises en œuvre de façon spécifique et transversale sur base du plan d’action individuel annuel, établi en collaboration entre le responsable et le titulaire du poste en question.

VOTRE PROFIL

• Bachelier ou Licencié en logistique humanitaire / commerce international/….
• Expérience terrain indispensable en tant que logisticien ou coordinateur logistique de 3 ans au minimum.
• Connaissance des principaux bailleurs de fonds institutionnels et des procédures de rapports logistiques.
• Esprit analytique et grande rigueur dans le traitement des informations.
• Informatique : très bonne maîtrise du package Office et idéalement de SharePoint
• Toute autre compétence technique d’un ou des volets logistiques est un plus (construction, électricité, …).
• Parfaite maîtrise du français et bonne connaissance de l’anglais. La connaissance du néerlandais est un plus.
• Bonnes capacités rédactionnelles.
• Esprit analytique et grande rigueur dans le traitement des informations.
• Communication efficace et efficiente avec autrui.

NOUS OFFRONS

• Un job passionnant dans un environnement dynamique et familial, au sein d’une équipe de professionnels
• Un contrat à durée indéterminée (CDI temps plein – 39h/Semaine).
• Poste basé à Bruxelles au siège mais déplacements internationaux fréquents à prévoir
• Une entrée en fonction en décembre 2022.
• Tickets restaurants, remboursement à 100 % des frais de transport en commun, assurance hospitalisation.
• Un salaire brut indicatif de 3.093,09 € pour 3 années d’expérience, de 3.303,30 € pour 10 années d’expérience, de 3453,45 € pour 15 années d’expérience. Chaque année d’expérience pertinente est reconnue.