Référent·e fonctionnel·le Achat programme SI Finance-achats / Acheteur Siège H/F

Médecins Sans Frontières, association médicale humanitaire internationale créée en 1971, apporte une assistance médicale à des populations aux prises avec des crises menaçant leur survie, principalement en cas de conflits armés, mais aussi d’épidémies, de catastrophes naturelles ou encore d’exclusion des soins.

La section française de MSF est présente dans une trentaine de pays.

MISSION

Au sein du service achat, rattaché au département Achat et Approvisionnement, vous êtes le/la référent·e fonctionnel·le achat du Programme SI Finance-Achats.

Vous pouvez aussi être amené·e à piloter des achats réalisés au niveau du siège parisien de l’association et à apporter un support aux départements du siège sur toutes les problématiques liées aux achats.

Le programme SI Finances/Achats :

MSF France, avec certains de ses partenaires au sein du Mouvement, vient de lancer un programme de refonte de plusieurs de ses systèmes informatiques Finances. La réussite de ce programme dépendra étroitement de celle des différents projets qui le composent (projets fonctionnels achats, comptabilité, finances ; projet décisionnel ; projet IT, etc.).

Le projet Achats, un des piliers du programme SI Finances-Achats, intègrera les dimensions de définition, mise en œuvre et déploiement de la solution fonctionnelle achats dans son ensemble. Il comprendra également la coordination des différents interlocuteurs et contributeurs achats

A ce titre, vous serez garant de l’ensemble de ses composantes métiers et de leur adéquation avec les besoins de MSF et les bonnes pratiques achats, dans le cadre de la définition des besoins, du suivi de la mise en œuvre et du déploiement de la solution. Vous serez le point d’entrée du département Achat et Approvisionnement pour le chef de projet Achat du projet SI Finance-Achat.

L’enjeu majeur du projet Achat est de couvrir les achats réalisés par le siège. Les achats sont principalement des achats indirects de service, notamment liés à la collecte de fonds, la communication, les systèmes d’informations, les services généraux, etc. Les achats siège sont décentralisés : chaque service / département réalise ses propres achats selon la Procédure Achat Siège, qui prévoit des modes de consultations, validation et contractualisation différents selon le montant annuel des prestations. Le service achat intervient en support aux services / départements pour leurs achats inférieurs à 60k€ annuels, à la suite de leur sollicitation. Le service achat prend généralement le lead sur les achats supérieurs à 60k€ annuels, qui représentent environ 80% des dépenses annuelles.

Principales responsabilités :

Sous la responsabilité hiérarchique du responsable de service achats,

Activités principales du poste :

En tant que référent·e fonctionnel·le achat, vous vous assurez que la définition des besoins fonctionnels achat et leur déclinaison dans l’outil répond aux enjeux de MSF et des différents services et départements contributeurs

• Assure l’alignement du programme avec la stratégie Finance et Achats,
• Assure la cohérence transverse des choix et demandes métiers entre les différents projets du programme,
• Facilite la compréhension des équipes projets Finance et Achats vis-à-vis des besoins métier
• Veille à la prise en compte des besoins métiers et à leur bonne traduction dans l’outil
• Coordonne avec les référents utilisateurs (contributeurs métier)
• Anime notamment en liaison avec l’éditeur/ l’intégrateur les ateliers
• Définit au cours du paramétrage les batteries de test
• Est garant de l’adéquation du système avec les besoins métier
• Décrit les processus opérationnels du nouveau système aux fins de procédures et de formations et en accompagnement du changement
• S’assure de la mise à jour de la documentation
• Rend compte au chef de projet métier
• Participe à Communication et démarche d’accompagnement au changement, dans le respect des orientations du Programme

En tant qu’acheteur siège, et pour les dossiers d’achats majeurs, vous prenez en charge la coordination du processus achat avec l’ensemble des parties prenantes et êtes garant de sa conformité :

• Définir, en collaboration avec les départements demandeurs, la meilleure stratégie achats à aborder sur chaque dossier
• Accompagner les départements demandeurs dans l’analyse des besoins : volumes et spécifications techniques au sein du siège parisien
• Accompagner les départements demandeurs dans le sourcing des fournisseurs potentiels
• Prendre en charge le lancement de l’appel d’offre et l’analyse des offres
• Prendre en charge la négociation avec les fournisseurs
• Participer au choix du fournisseur le plus pertinent en fonction des critères de sélection préétablis

En tant qu’acheteur·se siège vous accompagnez les départements demandeurs dans :

• Leur stratégie de sous-traitance : make or buy, optimisation du panel fournisseur (diversification, sécurisation etc.),
• Leur stratégie d’achat par famille (périmètre de prestation, fréquence de mise en concurrence, type d’appel d’offres etc.)
• Leurs relations avec leurs fournisseurs en cas de besoin (litige, négociations etc.)
• La mise en application et le respect de la procédure achat du siège..

Profil de Candidat

Expérience minimum de 2 ans sur un poste d’acheteur·se siège nécessaire, idéalement pour des achats indirects gérés de manière décentralisée.

Expérience de Chef·fe de Projet ou Référent·e Métier Achat dans le cadre d’un projet SI Achat est un plus.

Expérience au sein du siège d’une ONG est un plus.

Compétences :

• Très bonne connaissance du processus achat et de ses contraintes
• Très bonne maîtrise des achats indirects / de service décentralisés
• Bonne maîtrise du management et de la gestion de projet SI
• Négociation
• Gestion de la relation fournisseur
• Analyse contractuelle
• Coordination d’équipes multi-métiers

Aptitudes :

Autonomie et prise d’initiative ; aptitude à coopérer et créer des ponts entre toutes les parties prenantes ; qualités d’analyse, de synthèse et réactivité face aux problèmes et sous pression ; capacité de compréhension et d’adaptation dans une organisation complexe et un milieu interculturel ; capacité à travailler en interface avec de nombreux interlocuteurs

Langues : Français et anglais courants.

Statut : CDD remplacement congé maternité 9 mois – Temps plein. Poste basé à Paris, métro Jaurès.

Conditions salariales :

44,4K€ par an sur 13 mois, 22 jours RTT/an, assurance santé couverte par MSF, Tickets restaurant d’une valeur faciale de 9€ (60% couvert par MSF), Prise en charge de 50% de la carte de transport

Localisation : Au siège de MSF à Paris

Prise de poste souhaitée le : 25 juillet 2022.