CLAC
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TERMS OF REFERENCE
Consulting Title
Conducting an analysis of CLAC’s consultation mechanisms with its membership
dependency unit
Operations Management
Scope
Latin America and the caribbean
internal relations
Executive Directorate
Operations Management
Regional Directions
Unit Coordinators
external relations
Board of Directors
Administrative Board
Surveillance Board
National Coordinators
Product Networks
Workers Network
Producer organizations
Workers’ organizations
Report to
Operations Management
§ BACKGROUND
The Latin American and Caribbean Coordinator of Small Producers and Fair Trade Workers (CLAC) is an association constituted with legal status in El Salvador, which brings together the Organizations of Small Producers ) (SPOs) and Workers’ Organizations within Fair Trade. CLAC is organized into “National Coordinators” and “Networks”; the former group together the member organizations of CLAC by country, while the Product Networks group the organizations by product regardless of the country in which they are located, and the Workers’ Network (as) groups together the workers’ organizations of the different countries.
Fair Trade is an alternative approach to conventional trade and is based on an alliance between producers and consumers. When farmers are able to sell on Fair Trade terms, it provides them with a better deal and better terms of trade.
To achieve its goals and catalyze change, Fairtrade has several types of interventions:
a) Norms and tools that make up the “rules” for fair trade practices and the commitment to Fair Trade, including, among others, the commitment to a Minimum Price and the payment of Fair Trade Premium for producers.
b) Set of strategies and policies that allow commitment to Fairtrade.
c) Collaboration and direct support with the producers for their strengthening and development.
We describe the inspiring purpose of CLAC as follows: At CLAC we are the network of producer and worker organizations that leads the promotion of the principles and values of Fair Trade in Latin America and the Caribbean, and we act as agents of change of our own reality, contributing to the construction of a more just, equitable and sustainable world.
CLAC’s Vision is to be the leading network in representation, accompaniment and strengthening of organizations of small producers and Fair Trade workers in Latin America and the Caribbean, promoting sustainable development and promoting empowerment, self-management and human rights to achieve decent livelihoods for producers, workers and their communities. And in this context, our organizational goals are to 1) increase access to new and existing markets, 2) Strengthen and develop membership, 3) Promote Fair Trade, principles and values, 4) Advocate for production, trade, and responsible consumption to promote sustainable development, 5) Organizational sustainability of CLAC,
Direct support to producers for their strengthening and development is conducted under CLAC’s Strategic Planning, which is in force from 2022 to the end of 2024. The strategic objectives are: 1) Optimize access to markets through promotion of Fair Trade in the North and South, 2) Increase the levels of empowerment and development of the membership, through the implementation of a comprehensive offer of services, which responds to their needs, priorities and expectations, 3) Implement a comprehensive strategy of positioning and incidence of CLAC regarding the values of fair trade, to promote responsible production and consumption in Latin America and the Caribbean, 4) Increase the organizational capacities of the structures and the operational team of CLAC to guarantee better results.
As of early 2022, CLAC has a total of 998 member organizations, distributed throughout Latin America and the Caribbean. The interaction with the membership takes place through the aforementioned structures, the National Coordinators, the Product networks and the network of workers, but also through the creation of work commissions from the Board of Directors on specific topics, such as Change Climate, Advocacy, Fair Trade Standards, Gender and Youth Inclusion, etc. Different operating units in CLAC have developed their own consultation mechanisms with the membership, via project management committees, for example, or via consultation processes on the development of new Fair Trade standards.
To continue achieving its vision, CLAC needs to analyze CLAC’s consultation mechanisms with its membership and look for opportunities to improve them, from the perspective of efficiency and effectiveness.
About the European Union Project
The current consultancy is managed within the framework of the project “Unleashing the Power of Producers and Workers to Promote Inclusive Trade and Development through Fair Trade”, financed by the European Commission. This project is implemented by Fairtrade International and the 3 member producer networks in Asia, Africa and Latin America; CLAC is in charge of implementing the project in Latin America.**
§ OBJECTIVE OF THE CONSULTANCY
The main objective of this consultancy is to make a diagnosis and issue recommendations for improvement of our current forms of consultation with the membership and how these inputs are subsequently translated into the support services that CLAC provides to the membership through its operational team, structures and alliances. .
The consultancy should consider:
1. Carry out a systemic analysis of the consultation mechanisms and methodologies that CLAC applies to its membership and structures and how CLAC’s interventions subsequently respond to the inputs obtained in the consultations.
2. Identificar las principales amenazas, riesgos y factores condicionales que determinarían el alcance de resultados deseados de los mecanismos y metodologías de consulta que se aplican en CLAC, así como una propuesta para la gestión de estos.
3. Diseñar del sistema de medición del desempeño de los mecanismos de consulta con la membresía y brindar recomendaciones para su mejora en base a parámetros como la eficiencia, eficacia, innovación, empoderamiento e inclusión.
4. Realizar recomendaciones para la difusión, gestión, implementación, monitoreo y evaluación de los resultados del diagnóstico, como de las recomendaciones de mejora, así como su internalización en las mismas estructuras.
§ ALCANCE Y DURACIÓN
En el desarrollo del diagnóstico de los mecanismos de consulta de CLAC con su membresía, se deberá incluir talleres/consultas, en los cuales participarán las Organizaciones de pequeños(as) productores(as) y organizaciones de trabajadores(as), las estructuras de CLAC, otros actores del Consejo y equipo operativo de CLAC.
Se debe considerar también una revisión documental.
La duración de esta consultoría debe ser máximo de 5 meses a partir de la firma del contrato
§ ETAPAS DE LA CONSULTORÍA
La siguiente descripción corresponde a etapas mínimas propuestas que la consultoría deberá realizar como parte del servicio. Las mismas no deben considerarse como limitativas para el cumplimiento del objetivo, es decir, la consultoría podrá ampliarlas en caso de que, de acuerdo con su experiencia y criterio, lo considere necesario para alcanzar dicho objetivo.
1. Preparación:
· Reunión inicial con el Comité de seguimiento del equipo operativo de CLAC
· Revisión del Plan Estratégico de CLAC
· Presentación al Comité de seguimiento para aprobación de la metodología de trabajo, cronograma de ejecución, herramientas y recursos a utilizar
· Informe Inicial aprobado
2. Diagnóstico del contexto interno y externo de CLAC
· Revisión documental del diagnóstico participativo en preparación al desarrollo del Plan Estratégico de CLAC y de otros insumos, como políticas y procedimientos en CLAC que incluyen mecanismos de consulta con la membresía
· Desarrollo de talleres/consultas: el número, fechas y duración de los talleres serán definidos entre el/la consultor(a) y el Comité de seguimiento de CLAC.
· Como producto de los talleres/consultas, el consultor deberá entregar un informe de cada taller/consulta de acuerdo con lo que se establezca en el plan de trabajo. CLAC brindará apoyo para la organización de los talleres que se realizarán de manera virtual con una diversidad de actores. El consultor(a) debe asegurar la definición de los temas de acuerdo con el objetivo de la consultoría y la utilización de herramientas virtuales adaptados a los diferentes actores que participarán.
3. Desarrollo del diagnóstico de los mecanismos de consulta de CLAC con la membresía
· Identificación de los mecanismos y metodologías de consulta implementadas en CLAC
· Identificación de posibles fortalezas y oportunidades de mejora en dichos mecanismos, desde una perspectiva de eficiencia, eficacia, innovación, empoderamiento e inclusión.
· Propuesta para la mejora de los mecanismos y metodologías de consulta
· Diseño del sistema de medición del desempeño de los mecanismos y metodologías de consulta y recomendaciones para su implementación.
4. Presentación de los resultados del diagnóstico y las recomendaciones al Comité de seguimiento y otros actores
· Entrega y presentación del diagnóstico y las recomendaciones de CLAC para preaprobación por el Comité de seguimiento, Consejo de directores y otros actores clave en el proceso.
5. Documento de Diagnóstico Final
· Presentación/seminario para compartir formalmente los resultados, las conclusiones y recomendaciones del diagnóstico preaprobada al Comité de seguimiento
· Ajuste y entrega del Diagnostico Final
· Desarrollo y entrega de otros productos (ver detalle en la sección Entregables de la consultoría).
§ METODOLOGÍA
El enfoque metodológico de la consultoría debe incorporar los siguientes elementos:
a) Enfoque participativo. Desde el desarrollo del reporte de inicio, se espera que se entrevisten a las partes interesadas para que la metodología y el plan detallado de trabajo esté de acuerdo con las expectativas.
b) Uso de métodos mixtos de análisis
c) Enfoque de utilización para asegurar que las recomendaciones para los mecanismos de consulta sean aplicables por las partes interesadas.
d) Enfoque de equidad y perspectiva de género: considerar a poblaciones como mujeres, personas jóvenes y adultos vulnerables dentro de los grupos de consulta.
§ ENTREGABLES
La consultoría debe incluir los siguientes entregables:
Número
Entregable
Descripción
1
Plan de Trabajo
Documento que detalle la metodología de trabajo, cronograma de ejecución, herramientas y recursos a utilizar. Esta propuesta de trabajo deberá ser la versión aprobada por el Comité de seguimiento
2
Documento borrador del diagnóstico de mecanismos de consulta con la membresía de CLAC
Documento del diagnóstico de mecanismos de consulta con la membresía de CLAC que demuestre la integración de métodos y herramientas utilizadas para dar respuesta al objetivo de la consultoría. Este borrador se distribuye entre actores clave para recopilar retroalimentación y se presenta a distintos actores.
3
Documento Final del diagnóstico de mecanismos de consulta con la membresía de CLAC
Documento del diagnóstico de mecanismos de consulta con la membresía de CLAC, documento final máximo de 30 páginas, excluyendo apéndices. La propuesta debe incluir un resumen ejecutivo, descripción de la metodología utilizada, principales hallazgos identificados, plan de acción, análisis y sistema de gestión de riesgos, sistema de medición del desempeño de los mecanismos de consulta (indicadores, metas, implementación), recomendaciones para la difusión, gestión, implementación, monitoreo y evaluación los mecanismos de consulta con la membresía de CLAC.
4
Productos de Aprendizaje
Se trata de un resumen de hasta 10 páginas con recomendaciones clave.
Una presentación/seminario para compartir los hallazgos del diagnóstico de los mecanismos de consulta con la membresía y las recomendaciones con partes interesadas
Una infografía en español, inglés y portugués que capture los hallazgos principales del diagnóstico de los mecanismos de cosulta y recomendaciones clave.
5
Documentación Adicional
Documentación visual o gráfica que se hayan captado durante la consultoría
6
Informe de talleres/consultas/presentación de propuesta
Informe de talleres, consultas, presentaciones realizadas, metodología utilizada y principales resultados obtenidos de la actividad.
7
Herramientas de colecta de datos
Herramientas de recolección de datos primarios utilizadas durante procesos de consulta en formato editable
8
Conjunto de datos
Cuantitativos y cualitativos
§ REQUISITOS DEL CONSULTOR(A)
Número
DESCRIPCIÓN
Indispensable
Deseable
1
Experiencia de al menos 7 años, demostrable, en diagnósticos participativos en organizaciones del sector del desarrollo en Latinoamérica y el Caribe
X
2
Habilidad demostrada para preparar informes técnicos y presentaciones orales de alta calidad ante una diversidad de personas/públicos
X
4
Conocimiento del contexto y realidad de los(as) pequeños(as) productores(as) y trabajadores(as) en Latinoamérica y el Caribe
X
6
Conocimiento de los principios y del enfoque de desarrollo y del Comercio Justo.
X
7
Amplia experiencia en el uso de herramientas virtuales de comunicación y facilitación adaptados una diversidad de personas/públicos
X
8
Amplia experiencia en el uso de herramientas de colecta y análisis de información
X
9
Inglés y portugués avanzado
X
§ PROPUESTAS
Los interesados(as) deben presentar una propuesta técnica e identificar una lista completa de métodos y herramientas para cumplir con los objetivos de la consultoría. La propuesta debe incluir:
a) Enfoque metodológico detallado
b) Propuesta financiera (incluir impuestos de Ley y todos los gastos asociados a la consultoría)
c) Plan de trabajo y cronograma
d) En caso de tratarse de una firma consultora, detallar las funciones y composición del equipo consultor, incluyendo hojas de vida de los(as) involucrados(as)
e) Declaración de capacidad de organización (formato libre)
f) Referencias de trabajos similares, ejemplos de trabajos similares
En virtud de la situación de emergencia sanitaria debido al COVID 19 y las limitaciones de movilidad en los territorios, se invita a los(as) interesados(as) a considerar en su propuesta métodos de colecta y herramientas tecnológicas virtuales adecuadas que aseguren el levantamiento de información y facilitación con una diversidad de actores involucrados.
§ CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
Número
Actividades
Responsables
Plazo
1
Envío de propuestas
Consultor(a)
22 de marzo, 2022
2
Notificación a consultor(a)/equipo seleccionado
CLAC
Cuarta semana de marzo-primera de abril, 2022
3
Firma de contrato
CLAC/Consultor(a) seleccionado
Abril
4
Reuniones de coordinación
CLAC/Consultor(a) seleccionado
Según contrato
5
Plan de Trabajo
Consultor(a) seleccionado
Según contrato
6
Retroalimentación de Plan de Trabajo
CLAC
Según contrato
7
Realización de talleres de consulta/ recolección de datos
Consultor(a) seleccionado
Según contrato
8
Propuesta borrador
Consultor(a) seleccionado
Según contrato
10
Retroalimentación de propuesta borrador
CLAC
Según contrato
11
Propuesta Final e Informes de Talleres
Consultor(a) seleccionado
Según contrato
12
Productos de Aprendizaje
Consultor(a) seleccionado
Según contrato
En la primera reunión de coordinación se validará el cronograma de trabajo detallado
§ CONDICIONES DE LA CONTRATACIÓN
Esta consultoría está prevista para una duración de 5 meses contados a partir de la firma del contrato.
El pago se realizará de la siguiente manera:
Producto
Porcentaje
Firma del contrato y Plan de Trabajo aprobado
20%
Diseño de talleres/consultas e instrumentos para recolección de información aprobados
30%
Propuesta Borrador
Entrega y presentación a distintos actores de la propuesta para aprobación**
40%
Propuesta final y otros productos aprobados**
10%
§ RECEPCIÓN DE LAS APLICACIONES
a) Con base en la revisión exhaustiva de los términos de referencia podrán enviar su propuesta técnica[1] y financiera[2] a la dirección electrónica: [email protected] con el asunto: “*Propuesta* análisis de los mecanismos de consulta de CLAC” a más tardar el 22 de marzo de 2022
b) Los oferentes son responsables de asegurar que sus propuestas cumplan con los requerimientos técnicos especificados en este documento.
c) CLAC se reserva el derecho de terminar estos Términos de Referencia o modificar los requisitos de notificación a los oferentes.
[1] Se requiere como anexo máximo dos páginas de Hoja de Vida resumen por cada integrante del equipo consultor; así también un producto similar de otra consultoría como muestra del tipo de producto similar deseado en esta consultoría
[2] No hay formato establecido para las propuestas.
TERMINOS DE REFERENCIA
Título de la Consultoría
Realización de un análisis de los mecanismos de consulta de CLAC con su membresía
Unidad de dependencia
Dirección de Operaciones
Alcance
Latinoamérica y el Caribe
Relaciones internas
Dirección Ejecutiva
Dirección de Operaciones
Direcciones Regionales
Coordinaciones de Unidad
Relaciones externas
Consejo de Directores(as)
Junta Administrativa
Junta de Vigilancia
Coordinadoras Nacionales
Redes de Producto
Red de Trabajadores(as)
Organizaciones de productores(as)
Organizaciones de trabajadores(as)
Reporta a
Dirección de Operaciones
§ ANTECEDENTES
La Coordinadora Latinoamericana y del Caribe de Pequeños(as) Productores(as) y Trabajadores(as) de Comercio Justo (CLAC) es una asociación constituida con personería jurídica en El Salvador, que agrupa a las Organizaciones de Pequeños(as) Productores(as) (OPPs) y Organizaciones de Trabajadores(as) dentro del Comercio Justo. CLAC está organizada en “Coordinadoras Nacionales” y “Redes”; las primeras agrupan a las organizaciones miembros de CLAC por país, mientras que las Redes de Producto agrupan a las organizaciones por producto independientemente del país en el que se encuentren y la Red de Trabajadores(as) agrupa a las organizaciones de trabajadores(as) de los diferentes países.
El Comercio Justo es un enfoque alternativo al comercio convencional y se basa en una alianza entre productores(as) y consumidores(as). Cuando los agricultores pueden vender en términos de Comercio Justo, les proporciona un mejor trato y mejores términos de intercambio.
Para lograr sus objetivos y catalizar cambios, Fairtrade tiene varios tipos de intervenciones:
a) Normas y herramientas que conforman las “reglas” para las prácticas comerciales justas y el compromiso de Comercio Justo, incluidas, entre otras, el compromiso con un Precio Mínimo y el pago de Prima de Comercio Justo para productores(as).
b) Conjunto de estrategias y políticas que permiten el compromiso con Fairtrade.
c) Colaboración y soporte directo con los(as) productores(as) para su fortalecimiento y desarrollo.
El propósito inspirador de CLAC lo describimos así: En CLAC somos la red de organizaciones de productores/as y trabajadores/as que lidera la promoción de los principios y valores del Comercio Justo en América Latina y el Caribe, y actuamos como agentes de cambio de nuestra propia realidad, contribuyendo a la construcción de un mundo más justo, equitativo y sostenible.
La Visión de CLAC es ser la red líder en representación, acompañamiento y fortalecimiento de organizaciones de pequeños(as) productores(as) y trabajadores(as) de Comercio Justo en América Latina y El Caribe, impulsando el desarrollo sostenible y promoviendo el empoderamiento, la autogestión y los derechos humanos para alcanzar medios de vida dignos de productores(as), trabajadores(as) y sus comunidades. Y en este contexto, nuestras metas organizacionales son 1) incrementar el acceso a mercados nuevos y existentes, 2) Fortalecimiento y desarrollo de la membresía, 3) Promover el Comercio Justo, los principios y valores, 4) Incidir por una producción, comercio, y consumo responsable para impulsar un desarrollo sostenible, 5) Sostenibilidad organizacional de CLAC, 6) Contribuir a los ODS a través de la inclusión de buenas prácticas sociales y ambientales.
El soporte directo con los(as) productores(as) para su fortalecimiento y desarrollo se conduce bajo la Planeación Estratégica de CLAC que es vigente desde 2022 hasta finales de 2024. Los objetivos estratégicos son: 1) Optimizar el acceso a mercados a través del impulso del Comercio Justo en el Norte y el Sur, 2) Incrementar los niveles de empoderamiento y desarrollo de la membresía, mediante la implementación de una oferta integral de servicios, que responda a sus necesidades, prioridades y expectativas, 3) Implementar una estrategia integral de posicionamiento e incidencia de CLAC frente a los valores del comercio justo, para promover la producción y el consumo responsable en AL y Caribe, 4) Incrementar las capacidades organizacionales de las estructuras y el equipo operativo de CLAC para garantizar mejores resultados.
A principios de 2022, CLAC cuenta con un total de 998 organizaciones miembro, distribuidos en toda América Latina y el Caribe. La interacción con la membresía tiene lugar vía las estructuras mencionadas, las Coordinadoras Nacionales, las redes de Producto y la red de trabajadores(as), pero también vía la creación de comisiones de trabajo desde el Consejo de directores en temáticos específicos, como el Cambio Climático, Incidencia, Estándares de Comercio Justo, Género e Inclusión de Jóvenes, etc. Diferentes unidades operativas en CLAC han desarrollado sus propios mecanismos de consulta con la membresía, vía comités gerenciales de proyectos, por ejemplo, o vía procesos de consulta sobre el desarrollo de nuevos estándares de Comercio Justo.
Para continuar con la consecución de su visión, CLAC requiere analizar los mecanismos de consulta de CLAC con su membresía y buscar oportunidades de mejora en ello, desde la perspectiva de eficiencia y eficacia.
Acerca del Proyecto Unión Europea
La actual consultoría se gestiona en el marco del proyecto “Liberando el Poder de Productores y Trabajadores para Impulsar un Comercio y Desarrollo Inclusivos a través del Comercio Justo”, financiado por la Comisión Europea. Este proyecto es implementado por Fairtrade International y las 3 redes de productores miembro en Asia, África y América Latina; CLAC se encarga de implementar el proyecto en América Latina.**
§ OBJETIVO DE LA CONSULTORÍA
El objetivo principal de esta consultoría es realizar un diagnóstico y emitir recomendaciones de mejora de nuestras actuales formas de consulta con la membresía y cómo esos insumos se traducen posteriormente en los servicios de acompañamiento que CLAC brinda a la membresía vía su equipo operativo, estructuras y alianzas.
La consultoría deberá considerar:
1. Realizar un análisis sistémico de los mecanismos y metodologías de consulta que CLAC aplica hacia su membresía y estructuras y cómo posteriormente las intervenciones de CLAC responden a los insumos obtenidos en las consultas.
2. Identificar las principales amenazas, riesgos y factores condicionales que determinarían el alcance de resultados deseados de los mecanismos y metodologías de consulta que se aplican en CLAC, así como una propuesta para la gestión de estos.
3. Diseñar del sistema de medición del desempeño de los mecanismos de consulta con la membresía y brindar recomendaciones para su mejora en base a parámetros como la eficiencia, eficacia, innovación, empoderamiento e inclusión.
4. Realizar recomendaciones para la difusión, gestión, implementación, monitoreo y evaluación de los resultados del diagnóstico, como de las recomendaciones de mejora, así
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