Project Coordinator for a cross-border project Mali-Burkina

POSITION :

Project Coordinator (Coordinateur Projet) – Projet Transfrontalier pour l’Assainissement, l’Accès à l’Eau et l’Hygiène et le Renforcement de la Résilience Agropastorale » (« TAAEHRRA »)

DEPARTMENT:

Programmes

RELEVE DE:

Directrice de programme DCA Mali/Sahel

NIVEAU:

BG 7

LIEU D’AFFECTATION:

Bamako avec des déplacements fréquents à Ouagadougou ou inversement

DATE DE DEBUT DU CONTRAT:

Immédiat (janvier 2024 au plus tard)

DATE DE FIN DU CONTRAT:

9 mois (janvier à septembre 2024)

OBJECTIFS DU POSTE

DanChurchAid (DCA) lance un appel à candidatures pour un poste de Coordinateur.trice de Projet pour son Bureau Pays au Mali/Sahel. Le lieu de travail est Bamako/Mali (avec des voyages fréquents à Ouagadougou/ Burkina Faso (ou inversement) et des déplacements fréquents sur le terrain dans la mesure où la sécurité le permet. Le présent poste rentre dans le cadre de la mise en œuvre et finalisation du projet « Transfrontalier pour l’Assainissement, l’Accès à l’Eau et l’Hygiène et le Renforcement de la Résilience Agropastorale » (« TAAEHRRA »), mis en œuvre avec des partenaires nationaux au Mali et au Burkina Faso. De façon générale, le/la Coordinateur.trice sera responsable de l’atteinte des objectifs et résultats du projet, de la mise en œuvre et suivi des activités par les partenaires d’implémentation, et du respect des obligations contractuelles des partenaires vis-à-vis de DCA, et de DCA vis-à-vis du bailleur. Le/la Coordinateur.trice travaillera en étroite collaboration avec le Responsable de Base Sahel basé à Ouagadougou, ainsi que la/e Directrice.eur des Programmes Mali/Sahel.

Le rôle de Coordinateur.trice impliquera le suivi en tout point de la finalisation du projet. Cela inclura, de façon non-exhaustive : l’accompagnement technique et opérationnel des partenaires, l’appui à la gestion de leurs équipes, la réalisation de visites terrain au Mali comme au Burkina Faso, la préparation, la planification et les ajustements des activités selon les besoins d’adaptation, demandes du bailleur et/ou les recommandations des conseillers techniques nationaux et du siège de DCA, la communication fréquente avec le bailleur, la coordination des partenaires et avec les organisations humanitaires œuvrant dans les zones du projet, le rapportage narratif et financier rigoureux auprès du bailleur dans le strict respect des délais et des canevas, le suivi rapproché du budget du projet, de la logistique et d’aspects administratifs. Le/la Coordinateur.trice doit garantir la qualité de l’implémentation des activités, en conformité avec le contrat de financement du bailleur, les procédures du bailleur et de DCA, les directives techniques des conseillers sectoriels, et les besoins, attentes et recommandations formulés par les bénéficiaires du projet. En lien avec ces derniers, il doit veiller à la redevabilité du projet envers toutes ses parties prenantes, incluant notamment les bénéficiaires directs, indirects, les autorités traditionnelles, les autorités locales, les représentants étatiques, les autres acteurs humanitaires et le bailleur.

Pour veiller à l’atteinte des objectifs du projet dans sa phase finale, DCA cherche un.e candidat.e énergique.e et qualifié.e, avec de fortes compétences en matière de coordination, planification, gestion de projet, suivi budgétaire et de la mise en œuvre. Des compétences ou une expérience préalable dans des domaines tels que EHA et cohésion sociale sont un atout.

OBJECTIFS

Gérer des processus intégrés

Gestion de projet et planification :

• Assurer la planification globale des activités du projet avec les ONG partenaires et veiller au respect des délais et de la qualité dans la mise en œuvre.
• Assurer la bonne planification et le suivi de la mise en œuvre des activités conformément aux planning établis par le biais de rencontres périodiques avec les partenaires et/ou autres parties prenantes du projet.
• Coordonner et suivre l’implémentation des activités en lien avec d’autres collègues de DCA, tout en assurant la qualité technique des activités de mise en œuvre.
• En collaboration avec le Responsable de Base Sahel, veiller à l’efficacité des planifications par rapport aux réalisations et analyser les facteurs de blocage dans la mise en œuvre.
• En étroite collaboration avec l’équipe MEAL, faciliter MEAL les activités de suivi et d’évaluation du projet et de mise à jour des outils de suivi du projet.
• Anticiper les difficultés liées à la conduite des activités et faciliter la résolution des problèmes éventuels rencontrés entre les équipes terrain.
• Appuyer et accompagner les partenaires dans la planification mensuelle et le suivi de l’implémentation des activités sur le terrain ;

Communication et coordination :

• Coordonner la planification des activités des partenaires, conformément au plan de travail global du projet.
• Appuyer et accompagner les partenaires dans la supervision de leurs équipes sur le terrain.
• Assurer la liaison avec les parties prenantes (autorités locales, services techniques de l’Etat, ONG partenaires, etc.), les membres de l’équipe et les bénéficiaires du projet afin de garantir une communication et une coordination efficaces.
• Documenter les avancées du projet, l’impact des activités et assurer le partage d’informations clés avec les équipes de mise en œuvre et en lien avec l’équipe MEAL de DCA.
• Favoriser le partage d’informations à l’interne, ainsi que la coordination entre les partenaires de mise en œuvre.
• Contribuer à la coordination humanitaire des activités mises en œuvre sur le terrain par la remontée ponctuelle de données clés aux conseillers techniques sectoriels, à la Directrice des Programmes et au Directeur Pays ;

Gestion du budget :

• Etre responsable de tout aspect lié à la bonne gestion budgétaire, notamment la planification mensuelle, la mise à jour régulière des outils de suivi budgétaire, le tracking des taux de dépense, en lien avec l’équipe support (finance et logistique).
• Suivre le respect des délais du plan d’achat ainsi que sa mise à jour continue, et contribuer à sa mise en œuvre (préparation de la documentation requise, participation au processus de sélection des fournisseurs, coordination des activités de distribution, au besoin), conformément aux procédures internes de DCA et du bailleur.
• Veiller au respect des procédures bailleurs dans le cadre de la réalisation des activités.
• Suivre le plan des dépenses et les modifications éventuelles à y apporter en collaboration avec le département Finances.
• Faire la revue des termes de référence des processus d’approvisionnements des partenaires en collaboration avec le département Logistique ;
• Contribuer à la préparation des prévisionnels de dépenses et des rapports financiers internes et bailleur en lien avec le département Finances.
• Aider à la préparation de l’état des besoins financiers et les demandes de trésorerie pour le projet en lien avec le département Finances et en consultation avec les partenaires.
• Aider au contrôle des pièces justificatives financières et logistiques relatives aux activités du projet mises en œuvre par les partenaires en lien avec le département Finances.
• Réaliser des contrôles ponctuels de la qualité et de la conformité des livrables du projet (infrastructures, AGR etc.) et de la documentation et du respect des procédures programmatiques, financières et d’achats y afférent.
• Participer mensuellement aux réunions de suivi budgétaire (BFU), ainsi que des réunions de support organisées au niveau de la coordination de DCA à Bamako.
• En coordination avec les partenaires, veiller au suivi du Plan de Gestion Environnemental & Social du projet, coordonner l’application des mesures de mitigation qui y sont stipulées et le rapportage au bailleur.

ENGAGEMENT

Aligner

Gestion des risques :

• Identifier, analyser et gérer les risques à la réussite du projet en collaboration avec les équipes de mise en œuvre, mise en œuvre systématique de la matrice des risques.
• Remonter tous les risques identifiés à la Directrice programme et participer à la mise en place des mesures de mitigations.
• Veiller au respect des règles de sécurité par les équipes des partenaires avec l’appui du Responsable de la Sécurité et du Directeur Pays et coordonner la remontée d’informations sécuritaires.

Rapportage et suivi :

• Recevoir et consolider les rapports d’avancement du projet fournis par les partenaires locaux dans le respect des délais contractuels.
• Préparer des rapports mensuels détaillant le progrès du projet et le suivi de sa mise en œuvre (avancées, défis, leçons apprises, indicateurs, plan de travail, taux de dépense).
• Veiller à la qualité technique des rapports internes et externes, et contribuer à la rédaction des rapports annuels DCA.
• Réviser les rapports narratifs internes fournis par les partenaires, ainsi que les rapports MEAL, gérer la consolidation des rapports (incluant la rédaction des parties générales et des parties spécifiques de DCA).
• Coordonner et contribuer directement à la rédaction de tous les rapports narratifs intermédiaires à destination du bailleur dans le strict respect des échéances prévues et des canevas, effectuer toutes les corrections demandées par la Responsable de Programme et/ou les conseillers techniques sectoriels et gérer la consolidation des rapports avant soumission au bailleur.
• Assurer le partage et la diffusion d’informations internes et externes sur les impacts et progrès réalisés sur le projet.

LIVRABLE

Soutenir les activités et services

Gestion de l’information et capitalisation :

• Mettre à jour les documents clés du projet, y compris le plan de travail, les calendriers, les budgets et les rapports, ainsi que contribuer au suivi du cadre logique et des résultats du projet.
• Documenter les leçons apprises et les cas de succès en collaboration avec l’équipe MEAL.
• Assurer la bonne gestion, stockage et partage des documents clés du projet.
• Préparer et réaliser les réunions de capitalisation et clôture du projet avec les partenaires.
• Assurer la mise à jour périodique du protocole de communication interne et externe et son respect dans cadre des différentes communications.
• Coordonner et contribuer directement à la rédaction des rapports finaux à destination du bailleur en respect strict des échéances prévues et des canevas fournis.
• Faciliter la réalisation de l’évaluation indépendante du projet en lien avec le/la Consultant/e recruté/e.
• Centraliser et compiler les leçons apprises et les recommandations aux différentes étapes clés du projet.
• Garantir l’archivage documentaire et numérique des informations du projet par le biais des systèmes en place.

Contrôle de la qualité et redevabilité :

• Etre responsable de la qualité de toute activité de mise en œuvre, ainsi que des livrables prévues dans le cadre du projet ; garantir l’assurance qualité technique des produits et activités envisagés dans le cadre du projet.
• Réaliser des missions de suivi régulières permettant de veiller à la qualité des livrables du projet, et accompagner le processus de renforcement des capacités techniques des partenaires locaux.
• Partager avec les partenaires de mise en œuvre des recommandations issues des missions et assurer leurs suivis afin d’améliorer la qualité des interventions.
• Assurer le respect des principes humanitaires, y compris la redevabilité envers les bénéficiaires et l’efficacité des interventions, tout en veillant à la mise en œuvre des activités selon les bonnes pratiques de la programmation humanitaire et de développement.
• Réviser les outils MEAL du projet et faciliter l’organisation des missions terrain du Chargé MEAL pour le projet.
• Contribuer à l’élaboration, planification et facilitation des évaluations effectuées par le Chargé MEAL.
• Coordonner et contribuer à la production de supports de communication sur le projet.
• Suivre et garantir le respect des obligations contractuelles stipulées dans le contrat de financement avec le bailleur de fonds et les contrats de partenariat établis avec les organisations partenaires.
• Assurer la bonne gestion et suivi des activités du projet, à l’interne et à l’externe, en s’appuyant sur les outils de gestion de projet de DCA.
• Coordonner l’organisation et mener les réunions mensuelles de coordination des partenaires, ainsi que les réunions hebdomadaires, et assurer le partage et l’archivage des comptes rendus ;
• Contribuer au suivi des plans de développement organisationnels et techniques des organisations nationales partenaires.

Gestion des parties prenantes :

• Gérer les relations avec les parties prenantes du projet pour s’assurer que leurs attentes sont satisfaites et que les problèmes sont traités en temps utile.
• Participer aux réunions techniques et de coordination des acteurs de la réponse humanitaire notamment celles du cluster sécurité alimentaire.
• Faciliter la coordination et le partage d’informations et leçons apprises avec les autres acteurs humanitaires et de développement intervenant dans la zone, et contribuer à la création de synergies pour maximiser l’impact des activités du projet.

Des responsabilités supplémentaires comprennent :

• Participer activement aux réunions programme de façon régulière et contribuer aux différents processus de rapportage, assurance de la qualité, suivi, évaluation et apprentissage du programme de DCA au Mali.
• Contribuer à une culture d’excellence, d’amélioration continue et d’optimisation des performances sur tous les projets.
• Travailler conformément aux valeurs de DCA et aux principes humanitaires.
• Maintenir des relations de travail efficaces avec les autres membres du programme.
• Être un modèle de diversité et d’inclusion, ainsi qu’un modèle positif pour contribuer à l’esprit d’équipe.
• Réaliser toute autre tâche nécessaire pour le bon déroulé du projet et de la bonne collaboration avec les partenaires, ainsi que toutes autres tâches requises par DCA.

QUALIFICATIIONS

• Staff national (nationalité Malienne ou Burkinabé si basé.e au Burkina Faso)
• Une qualification académique pertinente de niveau Master en études de développement, en sciences du climat, sciences de l’environnement, ingénierie environnementale agroécologie ou tout autre sujet pertinent ou une expérience professionnelle équivalente ;
• Minimum de 3 ans d’expérience à un niveau senior (chef de projet, responsable de programme), de préférence dans des environnements humanitaires complexes.
• Expertise technique pertinente et/ou expérience de projet dans des projets complexes, en lien avec les domaines : EHA, moyens d’existence et changement climatique (systèmes alimentaires, adaptation, agroécologie…) et la prévention des conflits et consolidation de la paix.

Compétences et connaissances requises :

• Expérience dans un contexte instable et capacité à travailler sous pression ;
• Maîtrise de Microsoft Office (Excel, Word, Outlook, PowerPoint) ;
• Langues : excellente maîtrise du français à l’écrit et à l’oral nécessaire ; une bonne connaissance de l’anglais parlé et écrit un atout ;
• Solides compétences en matière de leadership, de constitution d’équipes et de communication ;
• Attitude de résolution de problèmes, approche organisée et structurée et capacité à planifier, coordonner et diriger des processus incluant de multiples parties prenantes et intérêts ;
• Engagement, flexibilité, orientation vers les résultats et fortes compétences interpersonnelles, y compris la capacité à gérer une journée de travail chargée avec des délais contradictoires dans un environnement multiculturel.

Les candidatures féminines sont encouragées

CONDITIONS ET COMMENT POSTULER

Salaire indicatif : Entre 1 050 000 XOF a 1 150 000 XOF selon le lieu de recrutement.

Si cette description correspond à vos compétences et à votre motivation, veuillez-vous rendre sur le site web de DCA, dans la section “Emplois” Project Coordinator for a cross-border project Mali-Burkina I DanchurchAid (emply.com) Seules les candidatures en ligne comprenant au minimum un CV et une lettre de motivation seront prises en considération et seuls les candidats présélectionnés seront contactés. Tou.te.s les candidat.e.s intéressé.e.s, sans distinction d’âge, de sexe, de race, de religion ou d’appartenance ethnique, sont encouragé.e.s à postuler pour le poste vacant. DCA effectue une vérification anti-terroriste dans le cadre du processus de recrutement. Il est indispensable que vous puissiez passer ce contrôle et conserver ce statut tout au long de votre emploi chez nous. Toute personne postulant à un emploi au sein de DCA doit être prête à respecter notre code de conduite, notre politique du personnel en matière de prévention de l’exploitation sexuelle, des abus et du harcèlement, ainsi que notre politique de protection de l’enfance. Seuls les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s.

Date limite d’envoi des candidatures : 1er décembre 2023

Work related travels are expected in this position.

All interested candidates irrespective of age, gender, race, religion, sexual orientation, abilities or ethnic affiliation are encouraged to apply for the vacancy. DCA conducts an anti-terror check as part of the recruitment process. It is a prerequisite that you can pass this check and maintain this status throughout your employment with us. Everyone applying for a job with DCA must be ready to comply with our Code of Conduct, Staff Policy on Prevention of Sexual Exploitation, Abuse and Harassment and our Child Safeguarding Policy.