UNDP Careers
Location: Abidjan, Côte d’Ivoire
Pour atteindre ces attentes et garder une position stratégique dans le domaine développement humain durable en Côte d’Ivoire, le PNUD doit doter son bureau d’un personnel compétent et plus agile pour contribuer à faire face aux nouveaux défis complexes, y compris la détérioration des indicateurs de fragilité, en particulier dans le Nord du pays. Le Bureau du PNUD doit augmenter de façon significative l’efficacité et l’efficience de ses opérations.
Le service financier du programme fournit des services de partenariat rentables et opportuns au bureau de pays du PNUD (CO) afin de maintenir une gestion financière saine et une allocation responsable des ressources pour son programme et ses projets de développement. Le service financier du programme apporte son soutien aux équipes chargées des projets de développement afin d’assurer une budgétisation appropriée et adéquate des projets, le suivi des budgets afin d’identifier les écarts par rapport aux allocations, et l’établissement de rapports financiers à l’intention de la direction du bureau de pays afin de promouvoir la transparence et une prise de décision éclairée.
Sous la direction et la supervision générale du spécialiste des opérations et/ou d’un autre superviseur direct, l’associé(e) financier(ère) du programme assure l’exécution efficace des services et processus financiers au sein du bureau de pays et l’utilisation transparente des ressources financières. Il favorise une approche axée sur le client, conformément aux règles et règlements du PNUD.
Il/elle peut être amené à superviser le personnel de soutien et de bureau de l’équipe chargée du financement du programme. Il/elle travaille en étroite collaboration avec le personnel chargé des programmes, des opérations et des projets au sein du bureau de pays, ainsi qu’avec le personnel du siège du PNUD, du centre régional et du GSSC, afin d’échanger des informations et produire des analyses qualitatives.
Le PNUD adopte une approche de portefeuille afin de répondre à l’évolution des besoins opérationnels et de tirer parti des liens entre les interventions pour atteindre ses objectifs stratégiques. Par conséquent, le personnel du PNUD est censé travailler au sein d’unités, de fonctions, d’équipes et de projets dans des équipes pluridisciplinaires afin d’améliorer et de permettre la collaboration horizontale.
Duties And Responsibilities
Assurer l’administration et la mise en œuvre des stratégies de gestion des programmes, des opérations et des finances, et adapter les processus et les procédures.
- Veiller au respect intégral des politiques et procédures du PNUD en matière de programmes et d’opérations (POPP) en ce qui concerne le système d’enregistrement et d’établissement de rapports financiers.
- Fournir des informations pour l’audit des projets. Mettre en œuvre et suivre les recommandations d’audit.
- Contribuer à la mise en œuvre de stratégies d’économie et de réduction des coûts en consultation avec la direction du bureau.
Apporter un soutien efficace à la gestion du programme CO, à l’administration des budgets et au fonctionnement du système optimal de recouvrement des coûts.
- Présenter des informations pour la formulation des plans de travail et des budgets des programmes nationaux, ainsi que des propositions sur les dispositions de mise en œuvre et les modalités d’exécution. Saisir les données relatives aux nouvelles subventions dans le système ERP sous la forme de plans de travail annuels (AWP) et suivre leur état d’avancement ;
- S’assurer que les budgets enregistrés dans QUANTUM sont conformes aux documents de projets et plans de travail annuels signés avec la contrepartie nationale
- Superviser l’appariement du PGI, mettre en œuvre des contrôles internes efficaces et assurer le bon fonctionnement d’un système de gestion des ressources financières axé sur le client. Mettre en œuvre un mécanisme de contrôle pour les projets de développement en surveillant la préparation et les modifications du budget, ainsi que l’état budgétaire par rapport à l’ASL. Assurer le suivi avec le siège de l’ASL pour les projets de développement.
- Préparer des rapports et vérifier l’exactitude des rapports de livraison combinés.
- Fournir des conseils aux agences d’exécution sur la mise en œuvre courante des projets et suivre l’utilisation des ressources financières.
- Aider à la préparation des factures de recouvrement des coûts dans le système ERP pour les services fournis ; élaborer et mettre en œuvre le système de suivi des recettes ; et assurer le suivi du recouvrement des coûts.
Soutenir la mise en œuvre de la stratégie de mobilisation des ressources.
- Gérer les comptes débiteurs pour les projets du PNUD et assurer le suivi des contributions avec les partenaires.
- Contrôler les contributions financières, préparer les éléments en suspens du rapport annuel et tenir à jour la documentation relative aux contributions et aux créances.
- Examiner les accords de financement et de fonds fiduciaires, obtenir les autorisations du siège si nécessaire et assurer le suivi des contributions dans le cadre des efforts de mobilisation des ressources du CO.
- Suivre les ressources mobilisées et en rendre compte en effectuant les tâches suivantes :
- Saisir les informations relatives à l’accord de financement dans le module Contrats et joindre une copie de l’accord signé dans le PGI.
- Soumettre les informations basées sur les accords de financement à GSSU, y compris les amendements.
Assurance la qualité de l’Oversigth et traiter les questions liées au cadre de contrôle interne :
- Soutenir l’assurance qualité périodique, à l’analyse au niveau des transactions, y compris l’échantillonnage et les examens au niveau du projet, de la mise en œuvre du programme et de la gestion des risques et faire des recommandations sur l’amélioration de la gestion du bureau.
- Appuyer la vérification ponctuelle de la mise en œuvre des projets par les partenaires d’exécution / parties responsables.
- Echantillonner des transactions de gestion de projet afin de valider la conformité aux politiques et aux procédures, en identifiant les écarts ;
- Recueillir des informations sur la situation de l’approche harmonisée des transferts de cash (HACT) du Bureau Pays, en mettant en évidence les domaines à améliorer ;
- Appuyer l’utilisation appropriée de la plateforme HACT, y compris le suivi des erreurs et des écarts potentiels.
- Recueillir des données, consolidation des informations permettant d’identifier les tendances de performance de la direction par rapport aux résultats, reconnaître les causes profondes et combler les lacunes identifiées par les tableaux de bord, les audits, les examens et la surveillance de l’assurance qualité, les outils de suivi du rendement en ligne, etc;
- Suivre les rapports de conformité trimestriels, certification.
Faciliter le développement et le partage des connaissances au sein du CO.
- Acquérir et partager systématiquement les connaissances et l’expérience liées à la gestion des programmes.
- Organiser des formations pour le personnel du bureau sur les questions liées au programme, aux finances et aux opérations.
- Contribuer, le cas échéant, à fournir une formation régulière et des orientations/conseils techniques sur les questions d’audit et de conformité, y compris la mise en œuvre du cadre de contrôle interne (CCI).
- Synthétiser les enseignements tirés et les meilleures pratiques en matière de financement des programmes.
- Apporter des contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.
Le titulaire exécute d’autres tâches relevant de son profil fonctionnel et jugées nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l’Organisation.
Competencies
Expected Demonstration of Competencies
Core: Full list of UNDP Core Competencies can be found here
Achieve Results
LEVEL 2: Scale up solutions and simplifies processes, balances speed and accuracy in doing work
Think Innovatively
LEVEL 2: Offer new ideas/open to new approaches, demonstrate systemic/integrated thinking
Learn Continuously
LEVEL 2: Go outside comfort zone, learn from others and support their learning
Adapt with Agility
LEVEL 2: Adapt processes/approaches to new situations, involve others in change process
Act with Determination LEVEL 2: Able to persevere and deal with multiple sources of pressure simultaneously
Engage and Partner
LEVEL 2: Is facilitator/integrator, bring people together, build/maintain coalitions/partnerships
Enable Diversity and Inclusion
LEVEL 2: Facilitate conversations to bridge differences, considers in decision making
People Management (Insert below standard sentence if the position has direct reports.)
UNDP People Management Competencies can be found in the dedicated site .
Cross-Functional & Technical competencies (insert up to 7 competencies)
Thematic Area Name Definition
Business Management
Customer Satisfaction/Client Management
- Ability to respond timely and appropriately with a sense of urgency, provide consistent solutions, and deliver timely and quality results and/or solutions to fulfil and understand the real customers’ needs. Provide inputs to the development of customer service strategy. Look for ways to add value beyond clients’ immediate requests. Ability to anticipate client’s upcoming needs and concerns
Business Development Knowledge Generation
- Ability to research and turn information into useful knowledge, relevant for context, or responsive to a stated need
Business Management Working with Evidence and Data
- Ability to inspect, cleanse, transform and model data with the goal of discovering useful information, informing conclusions and supporting decision-making
Finance Accounting (General)
- Knowledge of accounting concepts, principles, regulations, policies and ability to apply this to strategic and/or practical situations.
Finance
Budget Management
- Ability to support budgetary aspects of work planning process, drawing and management of team budgets
Finance
Financial Reporting and Analysis
- Ability to extract, evaluate financial data, derive relevant findings and present them in a meaningful and coherent manner to facilitate effective decision making and performance monitoring.
Finance
Audit
- Ability to examine and verify accounts and records
Keywords
- Project finance
- Budgeting
- Cost recovery
- Internal controls
- Financial and donor reporting
Education
Required Skills and Experience
- Diplôme d’études secondaires en comptabilité, finance et économie avec 6 ans d’expérience.
- Diplôme universitaire (Licence + 3) en administration des affaires (Business), ou en administration publique, en économie et en gestion serait souhaité + 3 ans d’expérience.
Experience
- Expérience professionnelle d’au moins 6 ans (Etudes secondaires) ou 3 ans (Licence) avec une pratique avérée en administration/finance ou comptabilité ou économie ou gestion au niveau national ou international avec des connaissances en gestion de programme et projets ;
- Expérience de travail avec les organisations internationales ou le système des Nations Unies
- Expérience dans la gestion/animation d’une équipe
- Une bonne connaissance avancée de l’utilisation de l’outil informatique (Quantum, Word, Excel, PowerPoint) et les logiciels de traitement de données
- Une connaissance des règles et procédures du PNUD en matière de finances et de gestion budgétaire constituerait un avantage.
- Une connaissance des normes IPSAS et/ou IFRS est requise.
Language
- La maîtrise du Français est requise.
- Une bonne connaissance de l’Anglais (écrit et parlé) serait un atout.
Please note that continuance of appointment beyond the initial 12 months is contingent upon the successful completion of a probationary period.
Disclaimer
Applicant Information About UNDP Rosters
Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement. We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.
Non-discrimination
UNDP has a zero-tolerance policy towards sexual exploitation and misconduct, sexual harassment, and abuse of authority. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks, and will be expected to adhere to these standards and principles.
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