PIROI – Assistant(e) logistique – moyens généraux et achats

Contexte

La Croix-Rouge française (CRf) met en œuvre depuis 2000 un programme régional de Gestion des Risques de Catastrophes (GRC) à partir de la « Plateforme d’Intervention Régionale de l’Océan Indien » (PIROI) basée à l’île de La Réunion. En étroite coordination avec les composantes internationales de la Croix-Rouge et les Sociétés Nationales membres de la PIROI (Comores, Madagascar, Seychelles, Maurice, France – Réunion/Mayotte, Mozambique, Tanzanie), elle vise à réduire l’impact des catastrophes liées aux aléas naturels et sanitaires et les effets du changement climatique sur les populations de la zone sud-ouest de l’océan indien.

Le cadre stratégique 2021 – 2025 de la PIROI inclut les quatre axes stratégiques suivant :

• Axe 1 : Les connaissances et compétences des acteurs de la gestion des catastrophes sont améliorées concernant les risques liés aux aléas naturels, les crises sanitaires et aux changements climatiques.
• Axe 2 : Les capacités des acteurs de la gestion de catastrophes sont renforcées en matière de gestion des risques liés aux aléas naturels, des crises sanitaires et des changements climatiques.
• Axe 3 : Les populations du sud-ouest de l’océan Indien sont mieux informées et préparées face aux risques liés aux aléas naturels, aux crises sanitaires et aux changements climatiques.
• Axe 4 : Les populations affectées par une catastrophe liée aux aléas naturels reçoivent une aide d’urgence répondant à leurs besoins prioritaires et qui contribue à leur relèvement.

Ces quatre axes stratégiques sont complétés par une action facilitatrice (la construction du PIROI Center) et cinq engagements (assurer le Nexus prévention, préparation, réponse ; approche intégrée de la résilience ; engagement communautaire et prise en compte des spécificités individuelles ; devenir climato-intelligent ; s’appuyer sur des relations partenariales durables et équilibrées).

Descriptif général du poste

Le/ la titulaire du poste a pour objectifs :

• Objectif 1 : Assurer le bon fonctionnement des moyens généraux du PIROI Center dans une démarche constante d’optimisation
• Objectif 2 : Appuyer à la gestion des achats dans le respect des procédures internes et externes
• Objectif 3 : Apporter un appui logistique à l’ensemble des programmes de la CRf

Le/ la titulaire du poste sera amené.e à effectuer des déplacements ponctuels au niveau de la région.

Description des tâches / Responsabilités

Objectif 1 : Assurer le bon fonctionnement des moyens généraux du PIROI Center dans une démarche constante d’optimisation

• Identifier les besoins, les problèmes et les solutions techniques en équipements et matériels ;
• Proposer des points d’amélioration ou d’optimisation techniques ;
• Assurer le suivi du site (bureau, espaces communs, salle de formation, espace restauration, salle de réunion, entrepôt, parking etc…), des contrôles et des certifications réglementaires, et le suivi technique et contractuel avec les prestataires ;
• Appuyer à l’organisation de l’espace, emménagement/déménagement ;
• Assurer la réservation et préparation des salles de réunion, formation et espace restauration ;
• Assurer le bon fonctionnement, la maintenance et la mise à disposition des équipements de travail (entretien/renouvellement des équipements, mise à disposition auprès du personnel, donations…) ;
• Suivre et mettre à jour le plan de maintenance annuel du bâtiment et des équipements ainsi que son budget ;
• Réaliser des opérations de maintenances et travaux de premier niveau selon les besoins dans divers corps de métiers (maintenance préventive et curative, réglage, remplacement, montage de pièces simples) ;
• Assurer la bonne mise en application des règles et normes de sécurité (Mise à jour du registre de sécurité, veiller à la sécurité des personnes dans l’entrepôt, conformité des extincteurs, équipements roulants et circuits électriques, portes…) ;
• Réaliser les inventaires d’équipements/mobiliers ;
• Appuyer la mise à disposition de postes de travail fonctionnels pour l’équipe de la PIROI ;
• Assurer la maintenance préventive et curative des véhicules et garantir leur conformité avec la législation (assurance, contrôle technique, carte grise…) et planifier la mise à disposition des véhicules ;
• Assurer le classement et l’archivage des documents relatifs à la gestion des moyens généraux

Objectif 2 : Appuyer à la gestion des achats dans le respect des procédures internes et externes

• Appliquer les procédures CRf (MOPI – Manuel des Opérations Internationales) et autres procédures (bailleurs, légales etc.…) en vigueur dans son domaine d’activité ;
• Participer à la mise à jour des outils de planification et de suivi des achats ;
• Appuyer à la rédaction de cahiers des charges avec les spécifications techniques liés à ses fonctions ;
• Participer à l’enregistrement des demandes d’achats et assurer le suivi des différentes étapes avec les départements demandeurs ;
• Procéder aux passations de marché et maintenir de bonnes relations avec les fournisseurs ;
• Réceptionner les biens/services/travaux et vérifier les éléments de facturation puis assurer l’archivage des dossiers d’achats (physique et numérique).

Objectif 3 : Apporter un appui logistique à l’ensemble des programmes du PIROI Center

• Contribuer à la mobilisation des moyens logistiques lors des opérations (urgences ou développements) ;
• En lien avec les autres départements de la PIROI, appuyer à l’organisation logistique des évènements, ateliers, formations, exercices et/ou réunions : déplacements des participants et du matériel, hébergement et repas des participants, préparation des sites ou des salles de formation, mise à disposition d’équipements et de matériel nécessaires (chargement, déchargement, branchement) ;
• Garantir la maintenance des équipements de la salle opérationnelle (CCO) et procéder à son activation/désactivation durant la saison cyclonique, conformément au DROP (Dispositif de Réponse Opérationnelle PIROI) ;
• Appui ponctuel aux services supports pour des travaux administratifs divers (impression, classement, accueil, standard).

Liens hiérarchiques

• Travaille sous la hiérarchie du chargé logistique achats et moyens généraux (N+1)

Liens fonctionnels

• Travaille avec les différents services supports et opérationnels de la PIROI

Compétences et connaissances requises

• Autonomie, rigueur et faculté d’adaptation ;
• Très bonnes capacités relationnelles (travail en équipe, négociation), y compris interculturelles ;
• Connaissances appréciées en mécanique, électricité, bâtiment, informatique ;
• Capacité d’encadrement de techniciens, d’ouvriers et d’artisans ;
• Aptitude à gérer un volume de travail important y compris dans un contexte d’urgence ;
• Maîtrise de l’informatique (Google Workspace, Excel, ERP etc.).

Formations et Expériences

• Formation type Bac+1 en logistique ou administration avec une expérience professionnelle avérée de plus de trois ans à un poste similaire ;
• Expérience en gestion administrative, moyens généraux et véhicules ;
• Expérience souhaitée dans un contexte associatif ;
• Permis de conduire indispensable (B) ;
• Habilitation électrique appréciée.

Langue :

• Français : courant, lu parlé et écrit

Conditions et rémunération

• Contrat à durée déterminée de 12 mois
• Prise de poste attendue pour le 15 janvier 2024
• 39h hebdomadaires (travail soirs et week-end récupérés)
• 23 RTT et 5 semaines de congés payés par an
• Rémunération mensuelle brute : selon convention collective,

+ Prime de fin d’année de 1/12ème de la rémunération brute de base

+ Mutuelle prise en charge à hauteur de 50% par l’employeur