Operations coordinator (HQ) / Coordonnateur.ice des opérations (Siège)

Sous la responsabilité directe de la direction des opérations et du développement, la coordination des opérations a pour principal mandat d’assurer la coordination du lancement, de la mise en œuvre et de la clôture des projets de son portefeuille (2 à 3 projets, selon une répartition géographique entre les différentes coordinations), en veillant au respect des délais, des budgets, de la stratégie programmatique, des approches, des procédures et des politiques du Bureau, ainsi que des exigences des bailleurs de fonds. La coordination des opérations assure aussi la gestion des chef.fe.s de bureau-projet ou des chargé.e.s de projet, la coordination du rapportage de ses projets et la représentation auprès des bailleurs de fonds. Enfin, la coordination des opérations contribue à définir la vision opérationnelle de l’organisation et à identifier les opportunités et les menaces pour le développement de l’organisation au sein de sa zone géographique. La coordination des opérations sera appelée à se déplacer trois à quatre fois par an dans les pays où sont implantés ses projets.

Volet coordination des opérations dans le cadre des projets du Bureau

• Sous la supervision de la direction des opérations et du développement, échanger régulièrement et partager les expériences et leçons apprises de la mise en œuvre des projets avec l’ensemble de l’équipe du département des opérations et du développement, pour s’assurer d’une vision transversale de l’ensemble des projets mis en œuvre par le Bureau et contribuer à la définition de la stratégie opérationnelle du Bureau
• Appliquer et contribuer à mettre à jour les procédures et outils harmonisés du Bureau en matière de coordination des opérations et assurer la formation et la mise à niveau des chef.fe.s de bureau-projet ou des chargé.e.s de projet sur cette culture opérationnelle du Bureau
• Sous la supervision de la direction des opérations et du développement, assurer des échanges réguliers et la communication officielle avec les bailleurs de fonds des projets
• Sous la supervision de la direction des opérations et du développement, assurer la construction et la finalisation des plans de mise en œuvre des projets (PMO), dans les délais, en conformité avec les Accords de contribution, en coordonnant les contributions des autres départements et, si enjeu, informer la direction des opérations et du développement
• Assurer la mise en œuvre de la phase d’ouverture et de lancement des projets, dans les délais octroyés par les bailleurs de fonds, dans le respect des procédures internes du Bureau, en coordonnant les contributions des autres départements et, si enjeu, informer la direction des opérations et du développement
• Valider les plans de travail annuels des projets (PTA), dans les délais, en coordonnant et appuyant le travail des chef.fe.s de bureau-projet ou des chargé.e.s de projet, en veillant au respect des budgets, des échéanciers, des politiques et procédures des bailleurs de fonds, des approches programmatiques, des politiques et procédures administratives, RH, sécuritaires et financières du Bureau
• Encadrer et appuyer le travail des chef.fe.s de bureau-projet ou des chargé.e.s de projet, responsables de la mise en œuvre (livraison) des plans de travail annuels des projets
• S’assurer que les réunions transversales de suivi budgétaire des projets (une fois par mois) et que les réunions de coordination multi-départementale (une fois par trimestre) sont tenues et y participer.
• Initier d’autres réunions de coordination multi-départementale dès que nécessaire (programmes, sécurité, admin, RH, …)
• S’assurer que la documentation quantitative des avancées faites au niveau des activités (nombres, durées, périodes, personnes participantes, programmes, …), des extrants et de la portée des projets (bénéficiaires directs et indirects) est archivée et appuyer si nécessaire les chef.fe.s de bureau-projet ou les chargé.e.s de projet
• Sous la supervision de la direction des opérations et du développement, assurer la construction et la finalisation d’un rapportage de qualité, semestriel et annuel, des opérations et des résultats atteints par les projets, conformément aux attentes et aux échéances des bailleurs de fonds, et en coordonnant les contributions des autres départements
• Remonter à la direction des opérations et du développement tout enjeu interne, toute opportunité ou toute anomalie lié au respect des PMO, des PTA et à la mise en œuvre des projets, proposer des pistes d’action et, si besoin, diffuser et veiller à la bonne application des décisions et arbitrages pris par la direction
• Approuver les budgets prévisionnels, les demandes de trésorerie et les demandes d’achat dans le cadre des projets, en veillant au respect strict des procédures administratives et financières du Bureau
• Effectuer des visites de suivi des projets (deux fois par an par projet) et coordonner le calendrier des missions des collègues du siège et/ou des bailleurs de fonds
• Encadrer et appuyer le travail des chef.fe.s de bureau-projet ou des chargé.e.s de projet, pour la préparation des réunions des organes de gouvernance des projets et y représenter officiellement le Bureau
• Assurer la coordination de la mise en œuvre de la phase de désengagement et de clôture des projets, dans les délais octroyés par les bailleurs de fonds, dans le respect des procédures internes du Bureau, en coordonnant les contributions des autres départements et, si enjeu, informer la direction des opérations et du développement

Volet gestion d’équipe

• Assurer l’embauche, la supervision et l’évaluation des chef.fe.s de bureau-projet ou des chargé.e.s de projet sous sa responsabilité, dans le respect des politiques RH du Bureau
• Contribuer à l’embauche et à la supervision des consultant.e.s internationaux affectés aux projets, et valider les livrables attendus
• S’assurer que les chef.fe.s de bureau-projet ou les chargé.e.s de projet maîtrisent les procédures des bailleurs de fonds, la vision opérationnelle, les positionnements programmatiques, les politiques et procédures administratives, RH, sécuritaires et financières du Bureau, et ont la capacité d’assurer leur respect et leur mise en œuvre par les équipes de projet
• Encadrer et appuyer le travail des chef.fe.s de bureau-projet ou des chargé.e.s de projet, dans le travail de recrutement, de supervision et de gestion de leur équipe de projet
• Assurer et animer des réunions d’équipe régulières afin de veiller à la mise en œuvre optimale des projets
• Assurer une collaboration efficiente entre les équipes des projets et les équipes au siège et, si enjeu, informer la direction des opérations et du développement

Volet réseautage et développement du portefeuille de projets du Bureau

• En collaboration avec le conseiller sénior aux opérations, développement et partenariats, contribuer à identifier, pour la région géographique de son portefeuille de projets, les opportunités et les menaces pour le développement de l’organisation
• En collaboration avec le conseiller sénior aux opérations, développement et partenariats, contribuer à développer, pour la région géographique de son portefeuille de projets, un réseau d’acteurs et actrices du secteur du développement, notamment des bailleurs de fonds, des partenaires, des représentants du gouvernement ou d’autres organismes pertinents dans la région
• En collaboration avec le conseiller sénior aux opérations, développement et partenariats, contribuer à construire des notes conceptuelles et des propositions de projets, pour la région géographique de son portefeuille de projets

Volet communication et représentation du Bureau

• Contribuer, lorsque sollicité par la direction des opérations et du développement, à l’élaboration et la mise à jour du plan stratégique, des politiques, stratégies, procédures et outils de l’organisation
• Contribuer à la rédaction du rapport annuel officiel du Bureau, lorsque sollicité par la des opérations et du développement, notamment en rédigeant les résultats opérationnels atteints par les projets
• Représenter le Bureau auprès d’interlocuteurs externes, lorsque sollicité par la des opérations et du développement, notamment auprès des bailleurs de fonds des projets
• Participer activement et positivement aux réunions du Bureau, notamment les réunions d’équipe de la direction des opérations et du développement
• Participer activement et positivement aux événements du Bureau, notamment les retraites d’équipe et les évènements externes

Exigences

• Diplôme d’études universitaires de deuxième cycle en développement international, gestion, sciences sociales ou dans un domaine connexe.
• 5 ans d’expérience de travail significatif, notamment sur le terrain, dont au moins 3 ans en gestion de projets
• Maîtrise du français et de l’anglais parlé et écrit.
• Excellente connaissance des étapes du cycle de gestion de projet
• Connaissance de la gestion axée sur les résultats (GAR)
• Bonne connaissance du milieu des ONG et de la coopération internationale.
• Connaissance des bailleurs de fonds, entre autres Affaires mondiales Canada, UNICEF et autres
• Maîtrise de la suite Microsoft Office 2010
• Disponibilité à voyager au Canada et à l’étranger (25% de son temps de travail).

Atouts

• Maîtrise de l’espagnol parlé et écrit.
• Connaissance du secteur des droits humains
• Expérience de gestion de projets ou de programmes de renforcement des capacités
• Expérience de travail en contexte interculturel ou dans des pays en développement
• Bon jugement et grande autonomie
• Bonnes habiletés de communication verbale et écrite
• Bonnes habiletés de gestion de personnel et capacité à travailler en équipe
• Habiletés de coordination reconnues, leadership et capacité d’innovation (créativité)
• Bonne capacité d’identification des priorités et de gestion du changement
• Bonne capacité d’organisation, d’analyse et de synthèse
• Dynamisme, entregent et proactivité
• Capacité à travailler sous pression
• Capacité à adopter au besoin un horaire flexible
• Disponibilité à travailler occasionnellement le soir et la fin de semaine.