Operations and Finance Director | Conakry, Guinea | 2024

1. Program Overview

As USAID’s flagship private sector health project, FHM Engage envisions a world in which health markets are responsive, equitable, resilient, and driven by consumer needs. To meet this vision, FHM Engage catalyzes the adoption of fresh, contextually relevant pathways in health market development by building on existing structures and offering strong behavioral, technical, and managerial approaches. While supporting local market actors to build upon current government and donor investments, we also use systems thinking to understand the market system, identify root causes of market under performance (focusing on Stewardship; Financing; Rules, Regulations, and Norms; and Market Information), and develop context-specific and locally informed strategies and solutions to systematically change market environments and health markets.

1. Principal Duties and Responsibilities

The Operations and Finance Director is responsible for overseeing all aspects of office administration, human resources, procurement, and logistics for the FHM Engage Guinea project in compliance with U.S. government regulations, Chemonics’ corporate and field office policies, and local law. The Operations and Finance Director will be responsible for establishing and managing all project finance and accounting procedures in line with USAID rules and regulations and providing the technical staff with operational support. They will liaise frequently with Chemonics’ Home Office project management unit (PMU) in Washington, D.C. to ensure smooth operations of the project.

Finance and Accounting

• Ensure the program’s practices abide by US government accepted accounting procedures, USAID procedures, Chemonics policy, and Guinean law.
• Prepare proper financial documentation using ABACUS software program, and accurately process expenditures for monthly invoicing to USAID.
• Review and prepare project payments for Chief of Party’s final approval and make accurate recording in financial management software of per diem expense reports, requests for payments, vendor invoices, wire transfer requests, petty cash, and similar financial tasks.
• Liaise with the local bank, reconcile monthly bank statements for both USD and local currency accounts, and verify all deposits and withdrawals.
• Manage the processing of local taxes for the program.
• Submit the monthly wire transfer payment request on time and with the required documents included to the PMU as backup.
• Perform other finance and accounting duties as required.

Operational Support

• Liaise with local entities such as project bank, tax registration and local business authorities, and ensure registrations and certifications are up to date and compliant.
• Manage office procurements, including issuing RFQs and RFPs, obtaining and reviewing price quotes from suppliers, writing selection memos, negotiating with suppliers as necessary, overseeing the delivery and inspection of goods, and collecting and filing all relevant procurement documents in accordance with Chemonics processes and procedures for field office procurement.
• Maintain tracking systems for inventory, procurement, and personnel.
• Oversee the recruitment processes in compliance with Chemonics established procedures including but not limited to supporting development of job descriptions and interview questions, shortlisting and pre-screening candidates, scheduling interviews, and conducting reference checks, negotiating offers of employment, and collecting required documentation from candidates and filing paperwork appropriately.
• Manage all onboarding processes to ensure new hires are provided with adequate training and orientation regarding the project and relevant Chemonics policies in order to perform the job to the best of their ability.
• Supervise staff as assigned and provide routine performance feedback.
• Ensure strict compliance with USAID regulations, Chemonics’ standard policies and procedures and local law, at all times.
• Assist with updating project procedure and policy manuals as necessary and in coordination with the Chemonics home office.
• Support the timely completion of any other administrative, operations, or contractual tasks as assigned by the regional country director or his/her designee.
• Other tasks as required.

1. Expected Start-date of Assignment

The start date for the position is expected for May 2024, pending approval from the USAID Mission in Guinea.

1. Location of Assignment

The location of assignment is Conakry, Guinea.

1. Supervision and Reporting

The Operations and Finance Director will report to and be supervised by the FHM Engage Guinea Chief of Party

1. Job Qualifications

• Bachelor’s degree in accounting, finance, business administration or a related discipline. Master’s degree preferred.
• Minimum of eight (8) years of experience managing a complex projects’ human resources, finances, operations, and strategies.
• Knowledge of USAID regulations and procedures, especially procurement and cost accounting principles.
• Knowledge of Guinea operating environment, including registration, taxes, and labor law.
• Proven track record of managing complex budgets successfully.
• Excellent administrative, organizational, and written and verbal communication skills.
• Must be authorized to work in Guinea.
• Demonstrated leadership, versatility, and integrity.
• Written and spoken fluency in English and French.

1. Aperçu du programme

En tant que projet phare du secteur privé de la santé de l’USAID, FHM Engage envisage un monde dans lequel les marchés de la santé sont réactifs, équitables, résilients et guidés par les besoins des consommateurs. Pour répondre à cette vision, FHM Engage catalyse l’adoption de nouvelles voies contextuelles dans le développement du marché de la santé en s’appuyant sur les structures existantes et en offrant des approches comportementales, techniques et managériales fortes. Le réseau fort de partenaires de FHM Engage comprend 16 organisations partenaires locales, régionales et internationales. Tout en aidant les acteurs du marché local à tirer parti des investissements actuels du gouvernement et des donateurs, nous utilisons également la pensée systémique pour comprendre le système de marché, identifier les causes profondes de la sous-performance du marché (en nous concentrant sur la gouvernance ; le financement ; les règles, réglementations et normes ; et les connaissance du marché) , et développer des stratégies et des solutions adaptées au contexte et informées localement pour changer systématiquement les environnements du marché et les marchés de la santé. FHM Engage travaille dans 7 domaines de résultats intermédiaires ; à savoir, l’intendance, le financement de la santé, les règles et réglementations, l’intelligence du marché, l’offre (services), l’offre (produits) et la demande.

1. Principales tâches et responsabilités

Le/la Directeur/Directrice des opérations et des finances est chargé/e de superviser tous les aspects en lien avec l’administration du bureau, les ressources humaines, les achats et la logistique du projet FHM Engage Guinée, conformément aux réglementations du gouvernement américain, aux politiques de l’entreprise et des bureaux extérieurs de Chemonics et à la loi locale. Le/La Directeur/Directrice sera chargé(e) d’établir et de gérer toutes les procédures financières et comptables du projet conformément aux règles et réglementations de l’USAID et de fournir au personnel technique un soutien opérationnel. Il/elle sera en liaison permanente avec l’unité de gestion de projet (UGP) du siège social de Chemonics à Washington, D.C. afin d’assurer un bon fonctionnement du projet.

Finances et Comptabilité

• S’assurer que les pratiques du programme respectent les procédures comptables acceptées par le gouvernement américain, les procédures de l’USAID, la politique de Chemonics et la loi guinéenne.
• Préparer la documentation financière appropriée à l’aide du logiciel ABACUS et traiter avec précision les dépenses pour la facturation mensuelle à l’USAID.
• Examiner et préparer les paiements du projet pour l’approbation finale du chef du parti et enregistrer avec précision dans le logiciel de gestion financière les rapports de dépenses des indemnités journalières, les demandes de paiement, les factures des fournisseurs, les demandes de virement bancaire, la petite caisse et les tâches financières similaires.
• Assurer la liaison avec la banque locale, concilier les relevés bancaires mensuels pour les comptes en USD et en devise locale, et vérifier tous les dépôts et retraits.
• Gérer le traitement des taxes locales pour le programme.
• Soumettre la demande mensuelle de paiement par virement bancaire à temps à l’UGP avec les documents requis inclus comme sauvegarde.
• Effectuer d’autres tâches financières et comptables au besoin.

Support opérationnel

• Assurer la liaison avec les entités locales telles que la banque du projet, l’enregistrement fiscal et les autorités commerciales locales, et s’assurer que les enregistrements et les certifications sont à jour et conformes.
• Gérer les achats de bureau, y compris l’émission de demandes de prix et de demandes de propositions, l’obtention et l’examen des devis des fournisseurs, la rédaction de notes de sélection, la négociation avec les fournisseurs si nécessaire, la supervision de la livraison et de l’inspection des marchandises, la collecte et le classement de tous les documents d’approvisionnement pertinents conformément aux processus de Chemonics et les procédures d’achat des bureaux hors Siège.
• Maintenir des systèmes de suivi des stocks, des achats et du personnel.
• Superviser les processus de recrutement conformément aux procédures établies par Chemonics, y compris, le soutien à l’élaboration des descriptions de postes et des questions d’entrevue, la présélection des candidats, la planification des entretiens et la vérification des références, la négociation des offres d’emploi et la collecte des documents requis auprès de candidats et remplir les documents de manière appropriée.
• Gérer toutes processus d’intégration pour s’assurer que les nouveaux employés reçoivent une formation et une orientation adéquates concernant le projet et les politiques pertinentes de Chemonics afin d’effectuer le travail au mieux de leurs capacités.
• Superviser le personnel assigné et fournir des commentaires de routine sur le rendement.
• Assurer le strict respect des réglementations de l’USAID et des politiques et des procédures standard de Chemonics et la loi locale à tout moment.
• Aider à mettre à jour les manuels de procédures et de politiques du projet, au besoin et en coordination avec le siège social de Chemonics.
• Soutenir l’exécution en temps opportun de toute autre tâche administrative, opérationnelle ou contractuelle assignée par le directeur de pays ou son délégué.
• Effectuer toutes autres tâches selon les besoins.

1. La date prévue de début de l’affectation

La date de début du poste est prévue pour mai 2024, sous réserve de l’approbation de la mission de l’USAID en Guinée.

1. Lieu d’affectation

Le lieu d’affectation est Conakry, Guinée.

1. Surveillance et rapports

Le/la Directeur/Directrice des opérations et des finances relèvera et sera supervisé/e par le chef du parti de FHM Engage Guinée. Diplôme de master de préférence.

1. Qualifications professionnelles

• Diplôme supérieur en comptabilité, finance, administration des affaires ou dans une discipline connexe.
• Avoir un minimum de huit (8) ans d’expérience dans la gestion des ressources humaines, des finances, des opérations et des stratégies de projets complexes.
• Avoir une bonne connaissance des réglementations et procédures de l’USAID, en particulier les principes de passation des marchés et de comptabilité analytique.
• Posséder une connaissance de l’environnement opérationnel de Guinée, y compris les procédures d’enregistrement, les taxes et le droit du travail.
• Disposer d’une expérience avérée dans la gestion réussie des budgets complexes.
• Avoir une excellente compétence administrative, organisationnelle et de communication écrite et verbale.
• Être autorisé/e à travailler à Guinée.
• Faire preuve de leadership, d’adaptabilité, et d’une intégrité démontrée.
• Maîtrise écrite et parlée de l’anglais et du français.