OFICIAL TECNICO LOGISTICA – BOGOTA

Misión general

Reportando al Gerente Técnico Logístico para Colombia, el Oficial Técnico Logístico para Bogotá tiene como misión Gestionar y velar por el correcto funcionamiento de la flota vehicular, estado de las estructuras físicas, equipamiento, equipos de telecomunicaciones y equipos de TI de la respectiva base, siguiendo los procedimientos y políticas de la organización.

Misiones Específicas & Responsabilidades

Misión 1: Implementación operacional – asegurar el alcance medible de los objetivos establecidos para los proyectos bajo responsabilidad dentro del marco de los requisitos internos y externos

Responsabilidad 1: Gestionar y velar por el correcto funcionamiento de la flota de vehículos puestos a disposición del sitio y el procedimiento de viaje de la base.

Tareas principales:

• Asegurar el mantenimiento, reparación y la seguridad de los vehículos de la misión.
• Realización de las PSR de Gastos de Mantenimiento, Reparación, Gasolina, Impuestos y Pólizas de Seguro (Obligatorio y Todo Riesgo) con la flota vehicular
• Asegurar la limpieza de los vehículos de la misión.
• Gestión de la tabla de seguimiento vehicular (TSV).
• Mantener actualizada la tabla de Control de Vehículos de la base
• Mantener actualizados los documentos a bordo relacionados con el uso de vehículos.
• Mantener actualizados los documentos de cada conductor de la base para cumplir con la legislación del país (Hoja de Vida del Conductor).
• Mantener actualizados los documentos oficiales del vehículo para cumplir con la legislación del país (Hoja de Vida del Vehículo).
• Velar por el cumplimiento de la Política del Uso de los Vehículos de la organización.
• Responsable de cumplir las tareas que se generan del Plan Estratégico de Seguridad Vial (PESV de la misión).
• Monitorear y mantener actualizadas las plataformas de Rastreo Vehicular y Consumo de Gasolina

Responsabilidad 2: Gestionar y velar por el correcto estado de las estructuras físicas (Edificios/Campamentos) de la base

Tareas principales:

• Evaluar, Analizar, Planear e Implementar las necesidades logísticas para el correcto funcionamiento de la Base
• Gestión de la tabla de seguimiento de estructuras (BMC).
• Búsqueda de Inmuebles o terrenos para la implementación de estructuras físicas
• Elaboración y Gestión del Contrato de Arrendamiento
• Implementación de estructuras base/campamentarias según las normas mínimas de HI
• Gestionar las reparaciones y el mantenimiento de la estructura física (Edificaciones/Campamentos)
• Gestión de Pagos de servicios básicos de la estructura física
• Gestión de Compras de Elementos de Papelería y Cafetería
• Participar en la selección de proveedores de servicios de acuerdo con los requisitos de HI
• Asegurar la aplicación de procedimientos de seguridad en la estructura física (cierre, resguardo, extintor, plan de evacuación, alarmas, caja de farmacia, etc.)

Responsabilidad 3:Gestionar y velar por el correcto estado del equipamiento/inventarios de la base

Tareas principales:

• Asegurar la entrega / instalación de equipos.
• Monitorear la devolución de equipos al final de contratos y proyectos.
• Asegurar la planificación y mantenimiento de equipos.
• Coordinación y Envío de documentación y equipamiento
• Asegurar el correcto seguimiento y compilación de los informes de seguimiento de equipamiento (TSE)
• Supervisar inventarios físicos anuales

Responsabilidad 4:Gestionar y velar por el correcto funcionamiento de equipos de telecomunicaciones, TI y todo equipo electrónico de la base

Tareas principales:

• Velar por el cumplimiento de la Política del Uso de los Ordenadores y Teléfonos Móviles de la organización
• Asegura la operatividad de los equipos de telecomunicaciones y TI (Radios VHF, telefonía celular/satelitales, rastreadores satelitales)
• Hacer seguimiento de la reparación y mantenimiento de los equipos de telecomunicaciones y TI
• Elaboración, Gestión y Pago de los contratos de Comunicaciones de la base (internet, comunicaciones de radio, etc)
• Actualización de listado de líneas móviles y satelitales

Responsabilidad 5:Asegurar la gestión logística de los proyectos, según los procedimientos internos y los requisitos externos

Tareas principales:

• Elaborar pedidos de compras en base al plan de aprovisionamiento.
• Asegurar la solicitud de adquisición de los equipamientos y herramientas requeridas, respetando los procedimientos logísticos y administrativos.
• Con apoyo del equipo logístico, asegurar el buen uso y almacenamiento adecuado de las herramientas y equipamientos de sus equipos.
• Asegurar la visibilidad de HI y de los donantes pertinentes en todos los equipamientos, dotaciones, bienes, vehículos y lugares de trabajo (oficinas y campamentos) del proyecto según las indicaciones de HI y del donante.

Responsabilidad 6: Supervisión de actividades y personal a su cargo

Tareas principales:

• Desarrollar una descripción de trabajo para cada miembro del equipo de servicios generales en relación con la logística del sitio (TDR).
• Definir objetivos anuales (PAI) y evaluar a cada miembro del equipo al final del año
• Monitorear el desempeño de cada miembro del equipo
• Atender las recomendaciones derivadas de las auditorias
• Apoyo en la construcción del Plan de Recursos del Proyecto a su cargo

Responsabilidad 7: Reportar y comunicar las actividades al Gerencia Nacional

Tareas principales:

• Comunicar regularmente con el Gerente Nacional para asegurar una buena comprensión de las actividades y prioridades de cada uno.
• Preparar el informe mensual. Asistir a los equipos de los proyectos en la preparación del informe mensuales de servicios generales y dar la correspondiente retroalimentación.
• Informar inmediatamente al Gerente Nacional sobre cualquier información que tenga o pueda tener un impacto en la gestión de la cadena de suministro.

Misión 2: Liderazgo & gestión de personal – asegurar que el personal bajo su responsabilidad logre su mayor rendimiento y bienestar en el trabajo

Responsabilidades:

• Ser un líder como un modelo a seguir: encarnar los valores de HI a diario, en particular de acuerdo con las 11 competencias del Manager 2.0 definidas por la organización
• Ser un líder como un coach: entender la estrategia, hacerla explícita, traducirla en objetivos operativos para su equipo, liderar los cambios necesarios. Dar sentido a cada acción de gestión. Fomentar los intercambios de prácticas inter e intradepartamentales. Fomentar la innovación y la toma de riesgos.
• Ser un líder operacional: organiza la gestión operativa de su equipo, estructura el trabajo en torno a los procesos identificados, orienta el rendimiento y facilita la resolución de problemas.
• Ser un primer punto focal administrativo/RRHH para su equipo: contribuir al desarrollo de su personal, creando las condiciones para su compromiso, profesionalidad y apego a HI. Asegurar el cumplimiento del código de conducta y las políticas institucionales, la mentalidad y el comportamiento individual y colectivo esperado.

Tareas principales:

• • Aplicar e identificar el alcance de los 4 objetivos y 11 comportamientos de un manager dentro de HI, según el enfoque “manager 2.0”.
    – Implicarse en las contrataciones para los miembros de sus equipos.
    – Establecer los objetivos anuales del personal bajo su cargo y asegurar que los equipos bajo su cargo las establezcan.
    – Llevar a cabo evaluaciones anuales del personal bajo su cargo y asegurar que los equipos bajo su cargo las realicen.
    – Atender a las necesidades de los equipos bajo su gestión.
    – Asegurarse de que los equipos, socios y consultores conocen, entienden, aplican y respetan las políticas institucionales de HI.
    – Reportar faltas/infracciones del personal a la dirección de HI y participar a procesos disciplinares.

Misión 3: Contribución estratégica

Responsabilidades:

• Contribuir a la implementación de la estrategia del programa/Colombia definida
• Contribuir a la definición y gestión de temas comunes a la Logistica en Colombia.
• Contribuir a desarrollo de propuestas para el Plan de Seguridad Vial

Tareas principales:

• • Participar en talleres estratégicos, temáticos y de planificación de HI Colombia.
    – Dar aportes para el desarrollo de propuestas de proyecto, en particular de desminado.
    – Dar aportes para la definición, gestión y solución de temas comunes al desminado en Colombia

Misión 4: Preparación y respuesta ante emergencias

Responsabilidades:

• Apoyar las acciones de preparación para emergencias
• En caso de emergencia, reorganizar las prioridades de su equipo de acuerdo con la prioridad humanitaria, con el fin de garantizar una respuesta rápida y eficiente por parte de HI.

Tareas principales:

– De acuerdo con el Plan de Respuesta de Emergencia definido para Colombia, implementar las acciones necesarias en caso de emergencia.

– Apoyar la implementación de la Medidas Mínimas de Preparación ante Emergencias así como otra acciones relacionadas.

– Contribuir a la actualización y mejora del Plan de Respuesta de Emergencia.

COMPETENCIAS Y PERFIL

• Profesional universitario en áreas afines a la logística, ingeniería
• Un mínimo de 3 años de experiencia en áreas de Gestión Vehículos, Activos, Comunicaciones y Estructuras Campamentarias
• Experiencia de trabajo de terreno con una ONG
• Deseable: conocimiento del inglés B1
• Deseable: Posgrado en el Área Logistica
• Comunicación Asertiva
• Gestión del Tiempo
• Trabajo en equipo
• Paquete de Office, en especial Excel
• Buenas habilidades de comunicación y escritura en español.
• Saber simplificar y priorizar.
• Cumplimiento de Procesos y Procedimientos
• Habilidades metodológicas para el manejo de áreas técnicas.
• Habilidades metodológicas para el manejo de áreas técnicas.
• Autonomía y sentido de responsabilidad (centrado en resultados y capacidad de priorización).
• Capacidad de liderazgo y de resolución de problemas, con empatía, diplomacia y paciencia.
• Ser capaz de ayudar a los miembros del equipo a progresar: desarrollar la capacidad de su personal para trabajar de forma autónoma.
• Saber posicionarse para que las cosas puedan avanzar.
• Capacidad de adaptación y de trabajo bajo condiciones de presión y riesgos.
• Predisposición para trabajar por ciertos periodos en contextos rurales con servicios limitados.
• Espíritu de equipo, solidaridad y enfoque de colaboración en su ámbito de responsabilidades.
• Sensibilidad cultural, sobre diversidad, de género, religión, raza, nacionalidad y edad así como capacidad de adaptación.
• Compromiso con la misión, la visión y los valores de HI.