Oficial Supply

Médicos del Mundo Asociación Civil (en adelante MdM) está implementando varias actividades para contribuir a fortalecer las instituciones y las organizaciones locales de salud que atienden a las poblaciones en condición de mayor vulnerabilidad en Venezuela.

El enfoque de nuestras actividades en Venezuela

MDM ha estado abordando las necesidades humanitarias en Venezuela desde 2019. La organización se centra en un enfoque integrado de salud, nutrición y protección de la salud mental y psicosocial (MHPSS). MDM coordina sus programas dentro del sistema de clústeres humanitarios y trabaja en colaboración con ONG nacionales e internacionales. Los proyectos se implementan en áreas urbanas vulnerables altamente pobladas, así como en comunidades rurales e indígenas de difícil acceso. La organización está creciendo y ampliando su base de donantes, sectores de intervención y áreas de implementación, con el objetivo de mejorar la calidad de su programación.

Responsable de Logística y Abastecimiento

Ubicación

Caracas, Venezuela.

Requieren viajes:

Viajes a otras bases

Tipo de contrato:

Por obra determinada.

Duración de contrato

Por el tiempo del proyecto.

Misión General

Objetivo General

El/la Supply será el/la encargado/a de gestionar el abastecimiento de materiales, medicamento e insumos médicos de la misión. Esto incluye la planificación, coordinación y ejecución de las actividades de aprovisionamiento en coordinación con las unidades técnicas.

Será responsable de gestionar las relaciones con los proveedores Esto incluye la construcción de relaciones sólidas, la resolución de problemas, y la negociación de mejoras.

Tareas y responsabilidades:

Bajo la supervisión de la Coordinación Logística, el/la responsable Supply tiene dentro de sus funciones:

• Es responsable de apoyar a las bases en la gestión de los procesos de compra, aplicando correctamente los procedimientos, procesos logísticos de abastecimiento y suministro, contribuyendo a optimizar la gestión de recursos y asegurar el cumplimiento de los plazos establecidos.
• Participar de reuniones de coordinación con los equipos de las bases.
• Garantizar la comunicación con los equipos en las bases para asegurar la disponibilidad de espacios de almacenamiento para la recepción de mercaderías.

Bajo la supervisión de la Coordinación Logística realizará las siguientes funciones:

• Responsable de gestionar y ejecutar el proceso de compras de la organización de acuerdo a los procesos internos, garantizando la adquisición oportuna y eficiente de bienes y servicios necesarios para el funcionamiento de la organización. Esto incluye:
  • Elaboración de MR gestionadas por CCS.
  • Preparar y emitir solicitudes de cotización o propuestas de proveedores.
  • Elaborará la tabla de evaluación de las cotizaciones recibidas considerando calidad, coste, tiempo de entrega y validaciones.
  • Coordinar y gestionar la emisión de órdenes de compra y seguimiento de los envíos de los productos o servicios solicitados.
  • Velar por la calidad de los productos adquiridos, asegurando la funcionalidad de los mismo para la ejecución de las actividades.
  • Gestionar devoluciones y reintegros de mercaderías en los casos que aplique.
  • Garantizar la documentación fiscal generado por el proceso de compra.
  • Asegurar el mantenimiento adecuado de la documentación (física y electrónica) de todos los procesos bajo su responsabilidad
• Consolidación, actualización y seguimiento del plan de compra de la misión.
• Garantiza la validación de las especificaciones técnicas solicitadas por el personal técnico.
• Gestiona el abastecimiento de bienes y servicios para la organización, asegurando la selección de proveedores adecuados, la gestión de los plazos de entrega, y la optimización de la cadena de suministro.
• Elaborar documentos de seguimiento administrativo de pagos y suministrar la información de costos discriminadas por base (de las compras centralizadas)
• Velar la correcta elaboración de los documentos por parte de proveedores (Ej, facturas, notas de entrega, cotizaciones, etc.)
• Gestión de la información: Asegurar la adecuada gestión de la documentación (física y electrónica) de todos los procesos bajo su responsabilidad.
• Elaborar reportes e informes solicitados por la coordinación logística, vinculados al ciclo de aprovisionamiento.

Las tareas y responsabilidades definidas en esta descripción del trabajo no son exhaustivas y pueden evolucionar dependiendo de las necesidades del proyecto.

Perfil requerido

Aptitudes y conocimientos necesarios

Formación

Profesional en el área de Logística (Gestión de la Cadena de Suministro en particular).

Profesional en el área de Ingeniería, Administración o similar.

• Logística (Gestión de activos locales).
• Administración de IT.
• Gestión de compra.

Experiencia Profesional

• Humanitaria/Técnica
• Mínimo 1 año de experiencia previa relevante y relacionada con el cargo en una ONG.
• Mínimo 1 año en cadena de suministros.
• Conocimientos de procedimientos logísticos.
• Conocimiento del procedimiento de los donantes institucionales (ECHO).

Software

Buen conocimiento del software de MS office – Incluyendo Word, Excel y Outlook.

• One Drive
• Sharepoint

Características y competencias personales requeridas (adaptación al equipo, idoneidad para el trabajo y asignación)

• Habilidades de liderazgo y capacidad de tomar decisiones, comunicación y negociación.
• Orientado a los resultados, capaz de trabajar de forma independiente a la vez que toma iniciativas y muestra sentido de responsabilidad.
• Adaptabilidad.
• Comprometido/a, proactivo/a, flexible a las necesidades del equipo y la organización.
• Organización, Manejo de prioridades, rigor y respeto a las fechas de vencimiento.
• Gran capacidad para escuchar y negociar.
• Gestión de compra.
• Planificación y gestión de prioridades.
• Resolución de problemas.
• Trabajo en equipo.
• Sentido de diplomacia y apertura de espíritu.
• Capacidad general para resistir el estrés y en circunstancias inestables particularmente (viaja entre bases)
• Firme compromiso con los valores humanitarios.

Esta descripción de cargo puede estar sujeta a modificaciones en el futuro, dependiendo de la evolución de las actividades.