OFICIAL SENIOR DE FINANZAS Y RECURSOS HUMANOS

Objetivo general de la función: Bajo la responsabilidad del Gerente Regional de Finanzas, el Oficial Senior de Finanzas y RRHH para Venezuela tiene la misión de asegurar la gestión de Finanzas, Administración y Recursos Humanos para el país. Vela por el cumplimiento del marco legal y de las normas internas de la organización, teniendo en cuenta las especificidades del programa.

Coordina y dinamiza, colaborando con el Country Manager, toda el área financiera y de recursos humanos de la organización en Venezuela para que los recursos se optimicen en beneficio de nuestras acciones de cooperación, y que fluyan, asegurando el respeto a las obligaciones legales, las normas de los donantes y las normas internas de la organización.

Lugar de trabajo y – (viajes de trabajo):

Caracas- Venezuela con desplazamientos a nivel nacional.

Misiones Específicas

1. Apoyo en el desarrollo de propuestas para HI Venezuela

• Desarrolla, en relación con el responsable de la escritura de la propuesta, el presupuesto y los anexos financieros que presentar con las propuestas narrativas durante la presentación de una oportunidad financiera o una reformulación contractual.
• Convoca reunión con los involucrados para rellenar el PD Tool para desarrollar al nivel interno las propuestas que presentar.
• Asegurar la cobertura de los gastos de estructura y fijos de HI Venezuela en cada propuesta e incluye gastos regionales.

2. Responsable de la gestión presupuestaria de los contratos HI Venezuela

• Encargado/a de la actualización mensual, con base a la información recogida por los jefes de proyectos, responsables RRHH y Logística, de las herramientas financieras (SB, y BFUs) usadas por HI Venezuela.
• Asegura que los seguimientos presupuestales internos mensuales (SB), sean mandados a tiempo a los jefes de presupuesto, con lo ejecutado del mes anterior.
• Forma y apoya a los Budget Holders en la gestión financiera de sus proyectos, organizando reuniones mensuales de seguimiento y de reajustes de proyecciones.
• Analiza los seguimientos presupuestarios de HI Venezuela, identifica los problemas y propone las modificaciones presupuestarias al Regional Finance Manager, Jefe de Proyecto y Head of Mission.
• Consolida y envía los informes requeridos a nivel regional para Venezuela.

3. Colabora de cerca con el equipo financiero regional y el equipo venezolano para cumplir con los compromisos financieros de HI Venezuela.

• Colabora con el Regional Finance Manager y el Regional Compliance & Partnership Officer para preparar la información correspondiente durante las auditorias financieras internas y externas.
• Actualiza las fechas importantes a nivel HI Venezuela: auditorías, agenda de preparación de informes y propuestas, preparaciones de R, cierres semestrales y anuales.
• Encargado/a de la preparación del presupuesto anual del Programa Venezuela. Y de la preparación de las revisiones trimestrales R.
• Asegura el respeto de las reglas de los donantes con verificaciones regulares.
• Controla el seguimiento presupuestal de los convenios con los socios.
• Verifica las asignaciones contables en NAVISION para asegurar la justez del seguimiento de los contratos financieros.
• Prepara los informes que entregar al nivel interno (para HI) o externo (para los donantes) para la revisión del Regional Finance Manager o Finance Controller de Sede.
• Actualiza la Tabla de asignaciones financieras (Allocation Table) (para puestos regionales cubiertos por presupuestos Venezolanos, puestos nacionales en Venezuela, gastos fijos), según las propuestas y cambios identificados.

4. Gestión de Tesorería

• Garantizar que el programa cuente con el flujo de efectivo mensual necesario para garantizar la realización de las actividades a través de la preparación mensual de solicitud de tesorería.
• Aprobación de pagos en el portal bancario.
• Supervisión de la caja chica.

5. Gestión de Socios

• Apoya en la elaboración de los convenios de los socios, entregando la información presupuestales y condiciones de reporte financiero.
• Forma a los socios en las reglas de donantes y en los procedimientos de HI.
• Da seguimiento y apoyo en aspectos, financieros, contables y administrativo a los socios.

6. Gestión Contable

• Supervisa a la Contadora del Programa con el fin de garantizar la calidad de la información contable y la entrega de la información con base al calendario enviado por la Sede.
• Supervisa la correcta gestión del archivo contable, garantizando los estándares de archivo de HI y el envío de los documentos físicos a la Sede

RECURSOS HUMANOS:

1. Estrategia y supervisión:

• Desarrolla la estrategia de RRHH de Venezuela
• Recopila los datos e indicadores de RRHH de Venezuela que son útiles para gestionar la parte de RRHH del STRATOP del Programa y ayuda a mapear y mitigar los riesgos de RRHH.
• Implementa y supervisa el plan de acción de RRHH para el país
• Implementa las normas, contribuye a la rendición de cuentas de HI en su ámbito de responsabilidad:
• Es responsable de aplicar las políticas y los marcos de HI en su país. Ayuda a adaptar los marcos de RRHH de acuerdo con el contexto local específico.
• Garantiza el cumplimiento de las obligaciones legales de RRHH de HI en Venezuela y supervisa la necesidad de renovar los documentos legales cuando sea necesario
• Se encarga de los procedimientos de auditoría y archivo.
• Ayuda a garantizar el cumplimiento de las normas aplicables a los donantes en su ámbito de responsabilidad para todos los proyectos
• Actualización y creación de los procedimientos y políticas administrativas, financieras y contables.

2. Implementación operativa de los RRHH

• Contribuye al dimensionamiento y a la calidad de los recursos del Programa:
• Contribuye al proceso presupuestario en su zona geográfica y controla la masa salarial del personal
• Contribuye al cumplimiento de la calidad del proceso de contratación
• Participa en el calendario de informes de RRHH del Programa y ayuda a cumplir los plazos globales de RRHH de HI.
• Participa en las reuniones locales entre ONG sobre cuestiones de RRHH.
• Garantiza la aplicación del ciclo de RRHH en su zona geográfica.
• Ayuda a identificar las necesidades de formación y a elaborar y supervisar el plan de formación en su zona geográfica.
• Garantiza la calidad de la administración del personal de HI presente en su zona geográfica.
• Es responsable del seguimiento administrativo del personal internacional en su zona geográfica (vacaciones, R&R, perdiem, visados, etc.)
• Es responsable de la aplicación de la política de seguridad social de HI de forma equitativa y conforme a la legislación local
• Contribuye a la gestión de los conflictos en curso con terceros o empleados en Venezuela, en junto con su responsable de RRHH (Región).
• Contribuye a la identificación de los riesgos legales y fiscales de HI en su zona geográfica

PERFIL Y CONOCIMIENTOS

Saber hacer (prácticas)

Habilidades interpersonales (actitudes)

– Profesional en finanzas, contaduría o administración de empresas

– De mínimo dos (2) años de experiencia probada en cargos similares, particularmente en el sector humanitario

– Experiencia en el uso de computadores y paquetes de software de oficina (MS Word, Excel, etc.). Excel avanzado (manejo de tablas dinámicas).

– Experiencia en el manejo de software contable preferible

– Nivel Intermedio de inglés o francés

– Sensibilidad hacia el trabajo humanitario

– Compromiso y comportamiento ético

– Cooperación y comunicación

– Adaptación al cambio y resiliencia

– Agilidad e innovación

Trabajo en colaboración con otros departamentos

– Rigor y puntualidad

– Dinamismo

Condiciones

– Tipo de contrato: Consultor

– Seguro médico

– Plaza abierta para personal nacional