OFICIAL NACIONAL DE APROVISIONAMIENTO

Misión general

Responsable de los procesos de compra derivados de la base nacional, así como el mantenimiento de los procesos gestionados desde la base nacional que soporten la estructura de abastecimiento a nivel Colombia

Lugar de trabajo:

Bogotá

Principales interlocutores:

• Equipo soporte, contabilidad, RRHH y finanzas.
• Jefes de proyecto y equipo de operaciones

Misiones Específicas & Responsabilidades

1. Responsable directo de los procesos de compra derivados de los diferentes programas de la organización desde la base de Bogotá oficina nacional.

   • • Realizar seguimiento y apoyo al oficial Junior de abastecimiento en el correcto desarrollo de los procesos de compra asignados a la base nacional.
       – Asegurar el correcto cierre de los expedientes de compras derivados de las compras ejecutadas en la base nacional
       – Responsable de la generación de los informes de compras de la base nacional (TSA, TSC e INFORME MENSUAL)

2. Responsable directo de la correcta elaboración y seguimiento de los contratos de prestación de servicios, asesorías y consultorías

   • • Revisión de los contratos de aprovisionamiento a nivel nacional
       – Seguimiento a los contratos, vigencias, mantenimiento de precios, regulaciones o incumplimientos.

3. Generación y mantenimiento de acuerdos marcos de carácter nacional

   • • Desarrollo de los procesos de compra que deriven en la asignación de acuerdos marco nacionales
       – Seguimiento a las fechas de caducidad de los acuerdos marco nacionales
       – Seguimiento al cumplimiento de las condiciones negociadas en los acuerdos marco nacionales, tanto con los proveedores, como con los ejecutores de los acuerdos en la organización (tiempos de entrega, condiciones de pago, lugares de entrega, precios, garantías, servicios postventa consumos de los valores máximos de ejecución, etc)
       – Cierre de los expedientes de compra generados para la asignación del acuerdo marco
       – Custodia de los expedientes y archivo físico y digital de los acuerdos marco nacionales

4. Responsable del archivo físico y digital de aprovisionamiento de la base nacional

   • • Llevar de manera actualizada el archivo físico de los contratos de compras (acuerdos marco nacionales, Consultorías, contratos de prestación de servicios)
       – Llevar de manera actualizada el archivo físico o digital (según corresponda) de los procesos de compra a su cargo, realizando el respectivo check list de la documentación que debe contener cada proceso.

5. Punto focal de LINK para la base nacional y en general a nivel Colombia

   • • Sera el encargado de realizar los entrenamientos y capacitación de la plataforma LINK para la base nacional
       – Sera el encargado de atender las inquietudes e inconvenientes de la plataforma LINK para los usuarios de la plataforma en la base nacional
       – Sera el encargado de atender las inquietudes e inconvenientes a nivel nacional por parte de los oficiales de aprovisionamiento como puntos focales de LINK a nivel local
       – Sera el encargado de hacer seguimiento a las cuentas de los usuarios de LINK, así como la creación de nuevas.

6. Punto focal de plan de compras para la base nacional

   • • Apoyo en la creación y resolución de dudas en la creación del plan de compras de la base nacional
       – Seguimiento al desarrollo y ejecución del plan de compras de la base nacional
       – Seguimiento a las actualizaciones de los planes de compras de la base nacional

7. Punto focal para la atención a auditorias a nivel nacional y directo responsable de las auditorias de procesos de compra derivados de la base nacional

8. Soporte a nivel nacional para temas relacionados con abastecimiento

   • • Revisión de contratos de prestación de servicios, consultorías, acuerdos marcos, ETC.
       – revisión del proceso de compras que deriven en contratos
       – revisión de correcto diligenciamiento del TSC

9. Apoyo en proceso de licitación gestionados a nivel nacional

   • • Apoyo en preparación documental
       – Apoyo en revisión de ofertas y seguimiento del comité de compras
       – Apoyo en notificaciones a ofertantes

10. Reporte y comunicación

    • • Comunicar regularmente al supervisor directo mecanismos de mejora continua para asegurar una buena comprensión de las actividades y prioridades de cada uno.
        – Participación en reuniones de grupos logísticos e intercambio de información.
        – Informar inmediatamente a su supervisor sobre cualquier información que tenga o pueda tener un impacto en la gestión de la cadena de suministro.

Contexto

Los clientes a los que se orienta el cargo son internos. Los proveedores del cargo son prestadores de servicios, comercializadores y/o fabricantes de bienes, consultores, contratistas independientes, entre otros.

El área de la organización con la que trabajará estrechamente además de la Logistica será la financiera, sin embargo, tendrá comunicación directa con todas las áreas, ya que todas serán solicitantes o clientes internos dentro de su proceso.

Se encarga de llevar a cabo los procesos derivados de su cargo siempre enmarcado en el cumplimiento de los procedimientos y lineamientos de las compras, en aras de poder responder de forma óptima, por el uso de los recursos ante las auditorias de nuestros donantes.

Se encargará de recibir directamente de los solicitantes las solicitudes de compra (PL) por medio de la plataforma Logistica y si es el caso deberá solicitar su modificación o corrección para poder proceder con la gestión de las compras.

Tendrá contacto directo con los proveedores, con quienes deberá cotizar y negociar las mejores condiciones para la organización con base en las solicitud hecha y aprobada en LINK, teniendo en cuenta factores, como precio, calidad, aspectos técnicos, tiempos y lugares de entrega, garantías, servicios postventa, entre otros.

Deberá responder de forma oportuna las solicitudes de compra, velando por cumplir con los requerimientos del solicitante y los intereses de la organización, sin sobrepasar las condiciones aprobadas en la solicitud, ni saltarse los procedimientos de compras.

Deberá ser el punto focal a nivel de su base de gestión en todo lo relacionado a procesos de compras, plan de compras, Link y auditorias

Deberá realizar a acompañamiento a los jefes de proyecto de su base de gestión en la explicación y desarrollo del plan de compras, así como será responsable del seguimiento de la ejecución de este.

Deberá atender oportuna y correctamente con los requerimientos derivados de auditorias a procesos de compra llevados a cabo en su base de gestión

Deberá hacer seguimiento oportuno al pago de las facturas de acuerdo con los tiempos de cierre de los proyectos, con el objetivo de evitar gastos con fuera de tiempo que representen perdidas para la organización.

Deberá mantener actualizados y correctamente diligenciados los informes de compras.

Deberá mantener al día y de forma organizada tanto el archivo físico como digital de los expedientes de compra y contratos

Los principales desafíos que puede presentar el cargo son la molestia del cliente interno al momento de solicitarle el cumplimiento de tiempos y procesos para poder gestionar sus compras, otro posible desafío podría ser el manejo de las compras en mercados de difícil acceso y poca formalidad. Así mismo el cargo representa un alto nivel de trabajo bajo presión, por lo cual demanda mucha agilidad, organización, manejo del tiempo, capacidad de toma de decisiones, antelación, comunicación asertiva, y orientación a la resolución de problemas.

El cargo es 100% presencial en la base administrativa asignada por el proyecto su horario será de lunes a viernes de 8 am a 5 pm, sin embargo, se requiere disponibilidad de la persona fuera de este horario para atender contingencias derivadas de sus actividades (casos excepcionales)

El 90% de la actividad diaria será en oficina en trabajo de escritorio para lo cual se dispondrá de los elementos requeridos para el desarrollo de sus actividades.

Para el 10% restante de su actividad se requerirá que la persona haga desplazamientos por fuera de la oficina a instalaciones de proveedores u otras sedes de la organización.

Las fechas criticas para el puesto son la apertura de campamentos, inicio de actividades de los proyectos, finalización de los proyectos, entre otras.

Note que este perfil de puesto debe permanecer alterable, responder a tareas adicionales o cambios como identificado por el jefe jerárquico.

Perfil del cargo

PERFIL Y CONOCIMIENTOS

– Diploma de universitario en áreas afines a la logística o la administración- preferencia Postgrado en Logistica, supply chain o abastecimiento

– Mínimo 5 año en áreas de compra

– Manejo intermedio del paquete de office, primordialmente Excel

-Dominio básico- intermedio del idioma ingles

Competencias transversales requeridas:

• Sensibilidad hacia el trabajo humanitario
• Compromiso y comportamiento ético
• Cooperación y comunicación
• Adaptación al cambio y resiliencia
• Agilidad e innovación

Competencias personales:

• Trabajo en colaboración con otros departamentos
• Orden
• Manejo del tiempo y agilidad
• Anticipación
• Concentración y atención al detalle
• Orientación a resolución de problemas
• Comunicación
• Capacidad de trabajo bajo presión
• Negociación y manejo de proveedores
• Orientación a la mejora
• Seguimiento de instrucciones