OFICIAL LOGISTICO – ACTED. BASE YARACUY – SAN FELIPE

OBJETIVO DEL TRABAJO El Oficial de Logístico está a cargo de la gestión logística de ACTED a nivel nacional, asume los roles y funciones actuando dentro de los límites de la autoridad delegada y de conformidad con los procedimientos y directrices del departamento de logística, bajo la supervisión del líder de Logística, y/o persona encargada. CADENA DE MANDO Bajo la autoridad de: – Director País / Regional – Coordinador de Área. – Dto de Logística. – Gerente. Gestión de líneas: – N/A RELACIONES LABORALES Internos: – Gerente de Finanzas – Departamento Finanzas – Departamento RH Administrativo – Equipo FLATS – Gerentes de proyectos – Cualquier otro Departamento Externos: – Autoridades locales – Socios – Proveedores – Otras ONG OBJETIVOS • El Oficial de Logística asiste al departamento de Logística del país en la gestión de la cadena de adquisiciones para la ejecución de las actividades del programa en el país. • Mantener al tanto de manera permanente al departamento logística , apoderado, gerente de finanzas de todas las solicitudes, adquisiciones, procesos logísticos y/o cualquier otra eventualidad que se pueda presentar en la logística. • El oficial de logística estará articulando las actividades del departamento de logística con el apoyo del equipo FLAt, manteniéndose comunicados y sincronizados de manera permanente en todas las actividades y procedimientos logísticos. • Garantizará la gestión de la flota, el combustible, los locales, las compras de bienes y servicios, la gestión de las comunicaciones, la gestión del stock y de los Assets y todos otros los aspectos relacionados con el Plan de Adquisiciones • Garantizará el cumplimiento de los procedimientos logísticos de ACTED y de los donantes en todas las operaciones logísticas. • Cumplir con los aspectos relacionados con los informes mensuales de Logística. • Realizar cualquier otra actividad relacionada con el objetivo del contrato relacionada con el departamento logístico, administrativo y de gestión documental, así como todas aquellas demás funciones que por las características inherentes a su cargo y condiciones le sean asignadas. DEBERES Y RESPONSABILIDADES Compras – Realizar y controlar todos los procesos de compras: Order form Cotizaciones, PM, PO, Memos, contratos – Cumplimiento de los procedimientos de contratación con terceros. – Punto focal con proveedores; – Elaboración y seguimiento de procedimiento ( PRO 03 Supplier Database); – Elaboración y seguimiento de procedimiento (PRO 10 OFFU); – Garantizar que la documentación sobre adquisiciones se realice y se archiva de acuerdo con los procedimientos de ACTED. – Asegurarse de que las compras y registros pasan entre Logística, Finanzas y Coordinación. – Asegurar las compras por otras cuidades y departamentos del País, cuando Of están transmitidos desde el departamento de terreno y/o operaciones. . Gestión recepción/expedición y Gestión del Stock – Gestión y mantenimiento de los stocks; – Gestión de los procesos de IN & OUT en los recursos de almacenamiento (STO-05, STO-01, STO-03); – Controlar los procedimientos de recepción y envío de bienes (DEL-01, DEL-02); – Usar y mantener el formato inventario (STO-02) y realizar un inventario físico mensual. – Asegurar la expedición por el terreno – Asegurar las expediciones y envió por el internacional – Persona encargada de almacenamiento. Gestión de los Assets – Elaboración y control de la lista de activos (AST-05); – Elaboración y seguimiento de las comunicaciones (COM-02); – Compruebe que cada uno de los activos está etiquetado y registrado en la AST-05; – Compruebe si la documentación de los activos se encuentra en las carpetas correspondientes y de acuerdo con los procedimientos de ACTED; – Realizar y controlar los procedimientos de ACTED en el tema de ASSETS; – Gestión de los procesos de IN & OUT (STO-03 + AST 04). – Asegurarse de tener equipamiento disponible y en buen estado a cada nueva llegada y asegurar la entrega de ellos Reporting – Mantener un buen flujo de comunicación entre la capital y la base; – Enviar los informes mensuales y semanales; OFFU : cada viernes (logística y Finanzas se juntan para repasar cada estado de las compras en curso) – TITANICS : 05 de cada mes (AST 05, AST 06, STO 02, IT 06, IT 07, ACTED GHG_AssessmentTool, PRO-03 BASE DE DATOS DE PROVEEDORES, COM-02 MONTHLY COMMUNICATION REPORT) Transportes – Asegurar y compras los billetes para los vuelos Nacionales – Encargarse de los pickups a la primera llegada de un expatriado en la misión y otras necesidades – Apoyar la logística en el seguimiento y la gestión de los vehículos. – Realizar cualquier otra actividad relacionada con el objetivo del contrato relacionada con el departamento de logística, así como todas aquellas demás funciones que por las características inherentes a su cargo y condiciones le sean asignadas. Enlace entre el programa y la logística – Garantizar una dinámica común entre los departamentos de apoyo y del programa para lograr la mejor ejecución posible de las actividades – Sensibilizar y recordar periódicamente los procedimientos – sensibilizar sobre la planificación y la anticipación de las solicitudes – sensibilizar sobre la importancia de expresar la necesidad (especificaciones técnicas) – Garantizar una función de control sobre ejecución de actividades : elección de un emplazamiento para una distribución, un edificio para una actividad de sensibilización, etc. Cualidades humanas – Amabilidad, aceptación y solidaridad • Empatía • Respeto Competencias: – Dinamismo • Trabajo en equipo • Responsabilidad • Compromiso – Comunicación • Orientada a los resultados • Gestión de conocimientos – Transparencia. – COMPROMISO: – Atender los procedimientos de ACTED, incluidos sus manuales, políticas, reglamento interno, código de conduta. CUALIFICACIONES, CUALIDADES HUMANAS, CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES TÉCNICAS REQUERIDAS • Tecnólogo, pregrado como administrador logístico, administrador de empresas, ingeniero industrial. • Experiencia en procesos logísticos, administrativos, compras, viajes, tiquetes, vehículos, adquisiciones, inventarios etc. preferiblemente en organizaciones de cooperación internacional. • Dominio de Excel, Word y Outlook y plataformas informáticas. CONDICIONES CONTRACTUALES: – Contrato por prestación de servicios por 3 meses, con posibilidad de prórroga. – Honorarios a partir de $650USD dependiente la experiencia – Afiliación y pago de seguridad social como independiente. – Trabajo presencial y viajes a municipios dentro del estado. – Yaracuy – San Felipe VNZ