Oficial Logístico (a)

TITULO DEL PUESTO: Oficial de Logística

EQUIPO/PROGRAMA:Implementación de programas.

UBICACION: Tumaco – Nariño

PROPOSITO DEL ROL:

El/La Oficial Logístico es responsable de garantizar el uso más eficiente de los fondos y un excelente desempeño operativo, con un riesgo mínimo sobre el suministro, administración y distribución de los bienes y servicios de la oficina de terreno de Save the Children en el municipio de Tumaco y de acuerdo con los procedimientos de las políticas y manuales de la organización, en el marco de la implementación de los proyectos en territorio; además de prestar apoyo en el manejo de la seguridad, tanto de las personas (empleados y beneficiarios) como de los bienes de la organización.

AREAS CLAVES DE RESPONSABILIDAD:

En procesos de compras de bienes y/o servicios en general en el territorio Focalizados:

• Organizar y ejecutar todos los procesos de Cadena de Suministro de los proyectos a cargo,

relacionados con la adquisición de bienes y servicios, gestión de inventarios y activos, aprovisionamiento, transporte y despacho mantenimiento y almacenamiento, gestión de flotas, así como los procedimientos administrativos relacionados con sus responsabilidades, de acuerdo con las Políticas y Manuales de procedimientos de la organización1, bajo la premisa de “Garantizar el uso más eficiente de los fondos y un excelente desempeño operativo, con un riesgo mínimo”.

• Realizar y/o mantener actualizados todos los instrumentos de planificación y seguimiento de Cadena de suministros, para el excelente desempeño del área:
  • SC-PR-03 Plan de Adquisiciones
  • SC-PR-04 Rastreador de Adquisiciones
  • SC-PR-17 Registro de Proveedores
• Utilizar el sistema de la organización para gestionar los procesos de suministro, compras, gestión de proveedores y de contratos;
• Supervisar y apoyar a los miembros del equipo de logística en el desempeño de sus funciones y trabajar conjuntamente con el equipo de respuesta general.
• Trabajar en colaboración con otros departamentos de SC (Finanzas y Programas), cumpliendo los requerimientos técnicos y de tiempo
• Informar mensualmente sobre todas las actividades logísticas al Gerente Asociado de Cadena de Suministros e interactuar diariamente para las actividades de respuesta.
• Desempeñar cualquier otra función que solicite el Gerente Asociado de Cadena de Suministros

Infraestructura:

• Asegurar el éxito de la instalación y gestión de las instalaciones (apertura y adecuaciones de la oficina de terreno), siguiendo las instrucciones del gerente de Oficina Territorial y del Gerente Asociado de Cadena de Suministros.
• Supervisar la instalación, el mantenimiento y la conservación de los espacios de oficina y almacenamiento asignados.
• Supervisar e implementar sistemas de control para el uso y mantenimiento de todos los materiales y suministros de las oficinas.

Administración de inventarios y stock:

• Supervisar la configuración y gestión del almacén

• Supervisar los almacenes y la gestión de las existencias de los almacenes;

• Mantener el registro actualizado de inventario en el sistema TIM

• Mantener el registro actualizado de inventario de mobiliario, equipos e insumos de oficina y materiales y otros sistemas relacionados

• Apoyar los procesos de logística inversa, cuando proceda, durante el despliegue en colaboración con otros especialistas en logística

Transporte y comunicaciones:

• Regular y gestionar el uso de vehículos (propios y alquilados) y equipos de comunicaciones.
• Supervisar y planificar la asignación de vehículos con el fin de satisfacer de forma óptima las necesidades de los programas a cargo.
• Supervisar el mantenimiento de los vehículos propiedad de SC y de los vehículos alquilados y supervisar las competencias de los conductores.
• Asegúrar de que los conductores sigan las regulaciones locales y las políticas y el Código de Conducta de SC en todo momento cuando trabajen con SC.
• Conocer y asegurar el uso eficiente y la gestión de contratos de todos los vehículos de alquiler junto con el equipo de la oficina.

Adquisiciones locales:

• Asegúrese de que los procesos de adquisición cumplan con las políticas y procedimientos de SC, y de que todos los documentos de compra estén completos y archivados.
• Cuando corresponda, supervisar a l(os) asistente(s) de logística para recolectar cotizaciones y/o hacer compras en efectivo de acuerdo con la política.
• Revisar y aprobar los análisis de ofertas o presentarlos al Gerente de Nacional de Cadena de Suministro dependiendo de los umbrales de Adquisiciones.
• Asegurarse de que todos los pedidos de compra realizados con los proveedores se entreguen, se gestionen los pagos y se mantenga una relación profesional positiva con los proveedores.
• Mantener una base de proveedores actualizada.
• Asegurar que todos los procesos desarrollados en las zonas de influencia del proyecto cumplen con los esquemas de delegación de la Organización.

Administración y elaboración de informes:

• Asegurarse de que se siguen los procedimientos administrativos y las normas adecuadas para el seguimiento de los pedidos, el mantenimiento de existencias y el envío, de conformidad con las normas y procedimientos de SC.
• Mantener un sistema de archivo completo de todos los documentos logísticos y referencias de apoyo de acuerdo con las normas y políticas de SC.
• Garantizar la presentación oportuna de informes sobre las actividades logísticas (seguimiento de las adquisiciones, informe de existencias, informe sobre el rendimiento de los vehículos, registro de activos)
• Entregar oportunamente a finanzas los procesos de compra para autorización y pago.
• Apoyar aspectos de RRHH de la Oficina de con la Oficina de Bogotá de manera permanente

Correspondencia y archivo

• Coordinar el recibo y entrega de correspondencia de la oficina.
• Organizar los envíos de correspondencia semanal de la oficina de Tumaco y El Charco a Bogotá.
• Asegurar el archivo adecuado de toda la información de la oficina de Save the Children en Tumaco.

Servicios para la oficina:

• Es responsable de la administración y funcionamiento adecuado de las oficinas de SAVE en el municipio de Tumaco y El Charco
• Asegurar el seguimiento y pago oportuno de servicios públicos y otros que se requieran para el normal funcionamiento, y coordinar el pago con la Oficina en Bogotá o desde terreno según sea el caso.
• Asegurar la adecuada presentación de la oficina y permanente disposición de útiles, elementos de cafetería y recursos en general para la operación de la oficina de terreno
• Asegurar el uso razonable de inventarios de aseo y útiles de oficina.

En relación con tramites de Viaje:

• Realizar todas las actividades que correspondan para la compra de tiquetes aéreos y transportes terrestres, a partir de solicitudes específicas de los miembros de trabajo de la Oficina de territorio con sus respectivas aprobaciones, asegurando la política de viajes
• Enviar las rendiciones oportunamente a la oficina en Bogotá para registro contable.
• Asegurar el cumplimiento de los requisitos legales de las facturas relacionadas con los gastos del proyecto

Caja Menor

• Mantener los recursos de caja menor salvaguardados de terceros y soportes de gastos pagados organizados.
• Hacer los pagos de oficina autorizados, tomando en cuenta la normatividad sobre facturación y tributaria colombiana.
• Verificar codificación del gasto y registrar en el comprobante de caja menor
• Solicitar reembolso de caja menor, según los procedimientos acordados.
• Asegurar que la caja menor es usada solo para los propósitos establecidos.

Recursos humanos:

• Apoyar aspectos de personal de la Oficina de terreno y enviarlos Bogotá para su trámite correspondiente en RRHH. (notificación incapacidades, ausentismos, emergencias)
• Realizar reporte de casos de fraude e incidentes de protección a los puntos focales y según las políticas

REQUISITOS:

• • Profesional en áreas administrativas, ingeniería Industrial, logística, negocios internacionales o áreas relacionadas.
    • Certificarse como compradores de acuerdo con la política y manual de abastecimientos de la organización.
    • Deseable manejo de idioma inglés.

EXPERIENCIA Y CUALIDADES:

• • Mínimo 3 años de experiencia en cargos similares, de preferencia en Organizaciones No Gubernamentales o Entidades de Cooperación Internacional.
    • Capacidad para analizar y resolver problemas, tomar decisiones.
    • Capacidad para trabajar de forma independiente bajo una supervisión mínima.
    • Gran capacidad para crear y apoyar un equipo y delegar tareas según sea necesario.
    • Capacidad de leer e interpretar documentos tales como reglas de seguridad, instrucciones de operación y mantenimiento, y manuales de procedimientos, y aplicarlos prácticamente.
    • Comprensión y compromiso con los objetivos, valores y principios de Save the Children.
    • Habilidades numéricas competentes: capacidad para realizar cálculos tales como estimaciones de flete, peso dimensional y porcentajes.
    • Excelente mantenedor de registros que mantiene la información actualizada; comprensión de los principios de la gestión de datos.
    • Buenas habilidades de comunicación.
    • Manejo de procedimientos, leyes y normas colombianas relacionadas con el área.
    • Alta competencia en Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
    • Capacidad para trabajar bajo presión y facilidad para establecer prioridades y cumplir con plazos establecidos.
    • Iniciativa para proponer nuevas ideas, pensamiento creativo y análisis.
    • Buen criterio y capacidad para priorizar eficazmente múltiples tareas en un entorno de cambio

NOTA 1: Con la presentación para participar en la presente convocatoria se autoriza a Save the Children a comprobar la información personal suministrada, así como a hacer uso de los datos personales para efecto de comprobación en bases de datos públicas y privadas relacionadas con nuestras políticas anti fraude, lavado de activos y financiación del terrorismo.

Los Datos Utilizados serán los indicados en la cedula de ciudadanía entregada.

NOTA 2: En todo caso, la Con la presentación para participar en la presente convocatoria se autoriza a Save the Children a comprobar la información personal suministrada, así como a hacer uso de los datos personales para efecto de comprobación en bases de datos públicas y privadas relacionadas con nuestras políticas anti fraude, lavado de activos y financiación del terrorismo. Los datos utilizados serán los indicados en la cedula de ciudadanía entregada. solución a la prueba técnica

será un criterio de evaluación y selección del personal, por lo que solo se usará el contenido para los efectos del proceso de selección y se respetará la propiedad intelectual del mismo, no genera en ningún caso remuneración alguna.

Esta oferta de empleo se encuentra abierta para ciudadanos colombianos o extranjeros legalmente autorizados para trabajar en Colombia y que cumplan con los requisitos establecidos en la convocatoria.

Se recibirán aplicaciones desde el día 05 al 11 de Septiembre de 2022

Las propuestas presentadas una vez cumplida y pasada la hora fijada para el efecto, o radicadas en dependencia distinta a la enunciada en este documento, NO SERÁN RECIBIDAS ni tenidas en cuenta por el comité de selección, de lo cual se dejará constancia en la respectiva acta.