Oficial Local de Monitoreo & Evaluación

(Asistente de Registro)

Coro, Edo. Falcón – Venezuela

Descripción de la Posición

Línea de Reporte

El/la Oficial Local de Monitoreo & Evaluación reporta a él/la oficial local de logística y operaciones.

El/la Oficial Local de Monitoreo & Evaluación trabaja en estrecha coordinación con el/la Oficial Local de Proyectos.

Ubicación Principal

La posición está basada en la Oficina de Proyecto de RET en el Estado Falcón con frecuentes misiones a terreno.

Responsabilidades principales:

Gestión, Seguimiento y Control:

• Orienta y ofrece apoyo técnico al equipo de seguimiento sobre los procesos de planificación para el levantamiento de encuestas.
• Garantiza el alcance de la meta establecida, la calidad de los datos, correspondiente al número de encuestas por levantar, de acuerdo con los lineamientos, normas técnicas y estándares de calidad de PMA.
• Asegura que la información sea correctamente cargada a la plataforma corporativa de PMA, siendo responsable de coordinar junto al equipo de PMA, espacios para realizar ajustes necesarios a la base de datos de forma oportuna.
• Maneja herramientas de información en el terreno con experticia técnica.
• Reporta oportunamente problemas técnicos-operativos que puedan presentarse durante el levantamiento de las encuestas y propone soluciones para gestionarlos, en coordinación con el coordinador estadal y el equipo de PMA.
• Se asegura de que el personal de registro y validación participe en los procesos de capacitación brindados por PMA y que cuenten con las habilidades blandas necesarias.
• Vela por el adecuado manejo de los equipos tecnológicos dispuestos por PMA para el levantamiento de las encuestas.
• Crea espacios de retroalimentación con el equipo para garantizar la calidad de la información recolectada.
• Supervisa las actividades del equipo en terreno, asegurándose de la práctica de los principios humanitarios y el trato digno a los participantes de los Programas de Asistencia Alimentaria
• Brinda orientación al equipo en cuenta a los procesos de recolección de data (registro, actas de distribución, libreta de asistencia, formularios de excedentes y otros que establezcan.
• Asegura que la información del registro sea correctamente cargada a las plataformas cooperativas del PMA.
• Es responsable de coordinar oportunamente espacios para realizar ajustes necesarios a la base de datos junto al equipo del PMA.
• Organiza el proceso de registro en función de las instrucciones socializadas por el equipo RAM del PMA, cumpliendo los criterios de elegibilidad y asegurando la calidad de los datos recolectados.
• Valida junto al Asistente de Implementación, las fechas para realizar el registro de beneficiarios según la agenda acordada con el equipo del PMA.
• Acompaña al líder de escuela en la solicitud y sistematización de la data sobre matricula y personal escolar manejada por los equipos directivos.
• Asegura el resguardo y la verificación exhaustiva de todas las tablets, tanto antes, como durante y después de cada actividad de registro.
• Valida, junta a la directora, todos los casos relacionados con la falta de cedula de identidad de los beneficiarios, así como de aquellos casos en los que se haya producido el fallecimiento de un beneficiario o el cambio de titular, requiriendo las autorizaciones correspondientes.
• Refuerza de manera constante con todo el equipo los procesos asociados al registro, promoviendo la capacitación y la resolución de dudas para garantizar su correcta ejecución y multiplicación en caso de ser necesario.

Lineamientos y estándares institucionales:

• Apoyar la elaboración y actualización los instrumentos institucionales de la Caja de Herramientas de Monitoreo & Evaluación en los tiempos establecidos.
• Apoyar el diseño de instrumentos para el seguimiento, monitoreo e implementación del proyecto, así como para la recopilación de información/datos.
• Mantener registros actualizados, claros y accesibles de todos los documentos oficiales (bases de datos del proyecto, propuestas, informes, minutas, medios de verificación, etc.).
• Asegurar que en las carpetas de carga digitales (nubes) se encuentre la información soporte necesaria a nivel local.
• Velar por la calidad, transparencia y precisión de la información que se recolecta y reporta desde cada oficina local.
• Apoyar las actividades que se consideren pertinentes y se requieran para garantizar la debida implementación de los proyectos, solicitadas por la Coordinación de M&E.
• Participar en las reuniones periódicas de seguimiento y planificación con la Coordinación de M&E, al igual que en otras que le sean convocadas.
• Entregar de manera oportuna a partir de los estándares de calidad los instrumentos, análisis, reportes, entre otros, según la planificación y los mecanismos establecidos.
• Realizar el seguimiento de estrategias y actividades locales orientadas a la rendición de cuentas con las comunidades.
• Apoyar la preparación de documentos, infografías, y/o presentaciones solicitadas.

Reportes y medios de verificación:

• Liderar la organización y actualización de los medios de verificación técnicos de acuerdo a los M&E Plan y los lineamientos institucionales.
• Enviar de manera oportuna los instrumentos de M&E, y medios de verificación, según los procedimientos y mecanismos periódicos de monitoreo establecidos.
• Apoyar al equipo nacional en la realización de las bases de datos y otros instrumentos de recolección de datos y/o medición de resultados, respondan con efectividad al marco de resultados del proyecto.
• Apoyar el diseño de los instrumentos para el monitoreo, seguimiento, así como para la recopilación de información/datos operativos y de contexto.
• Realizar los informes de monitoreo trimestrales sobre los criterios institucionales establecidos, y aquellos que le sean solicitados.
• Garantizar la calidad de los reportes mensuales y los informes periódicos para el donante.
• Liderar a nivel local el cierre y presentación de informe final con los respectivos medios de verificación bajo los más altos estándares de calidad.
• Brindar orientación y asistencia al personal técnico local para la correcta implementación de procedimientos, instrumentos de medición y medios de verificación.

Planificación y desarrollo:

• Apoyar el proceso de iniciación de los proyectos, la planificación y seguimiento en estricta línea con la formulación de los mismos.
• Realizar o apoyar el desarrollo metodológico y de gestión de información solicitado.
• Apoyar a la formulación de nuevas propuestas que le sean solicitadas
• Desarrollar una relación positiva de trabajo con los otros miembros del equipo de RET para contribuir al trabajo en equipo, a la buena comunicación y al logro de los objetivos.
• Asegurar que la imagen institucional del donante esté a conformidad con los lineamientos establecidos.
• Trabajar con integridad y acorde a los valores fundamentales y los principios de RET, asegurando cumplir con lo establecido en el Código de Conducta, el PSAE y el resto de los Manuales de Procedimientos y Políticas de RET y los donantes.

Calificaciones y requisitos:

• Título Universitario en áreas sociales, económicas, estadísticas o ciencias afines.
• Mínimo (2) años de experiencia comprobable en funciones similares trabajando con procesos de sistematización, análisis de información, monitoreo y evaluación de proyectos sociales y/o humanitarios. Además de trabajo con niñas, niños, adolescentes y jóvenes en situación de vulnerabilidad.
• Experiencia y conocimiento demostrado, desde la experiencia laboral, en:
• Gestión del ciclo de proyectos (proyectos sociales u humanitarios).
• Gestión y sistematización de información.
• Contextos de emergencia, valorando positivamente la participación en M&E en proyectos de esta índole.
• Análisis de datos, elaboración de informes programáticos, planificación estratégica, controles internos y gestión de riesgos.
• Proyectos con población en situación de vulnerabilidad en líneas de intervención propias de la Organización.
• Cooperación internacional, organizaciones no gubernamentales, agencias de la ONU y otras organizaciones internacionales, gobiernos locales y regionales.
• Excelente manejo de herramientas colaborativas basadas en Internet (Office365, Dropbox, KoBo Toolbox, Google Drive, We-Transfer, Google Calendar, Hitracks o similares) y Microsoft Office (Word, PowerPoint y especialmente Excel nivel avanzado).
• Nacionalidad venezolana o tener permiso para trabajar en Venezuela (indispensable).
• Fluidez oral y escrita en español (inglés será considerado una ventaja).
• Disponibilidad inmediata.
• Orientado a resultados, con un historial de cumplimiento de objetivos en un entorno complejo.
• Flexibilidad para gestionar diferentes tareas de forma eficaz y disposición para dedicar horas extra cuando sea necesario.
• Disponibilidad para viajar, según sea necesario.