Oficial de Recursos Humanos

Objetivo del ROL

El Oficial de Recursos Humanos es responsable de gestionar y apoyar directamente las funciones del departamento de Recursos Humanos, se encarga de algunas tareas en el proceso de administración de los recursos humanos dentro de la organización, especialmente Vinculación, desvinculación, gestión de actividades personales con el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo e Inducción. Así como garantizar la adecuada implementación de las políticas, regulaciones, y estándares de Medical Teams International en Colombia y de los requisitos de nuestros donantes, acorde con la legislación laboral colombiana vigente.

Esta posición brinda apoyo directo al Coordinador de Recursos Humanos y Administración, y al área de recursos Humanos a nivel nacional, incluso en procesos de reclutamiento, actividades de desempeño de personal, actividades de bienestar de personal, alineación con la ley laboral de colombia, y otra procesos administrativos.

Principales Responsabilidades

Reclutamiento y selección:

• Responsable de la Publicación de las vacantes de Medical Teams Internacional en las plataformas de empleo contratadas por la organización y las de empleo humanitario , así como apoyar en la administración de contratos con dichas plataformas.
• Responsable de realizar los filtros de los candidatos en los procesos de selección, validación de hojas de vida y coordinación de los procesos de entrevistas.
• Apoyar en la validación de referencias laborales de los candidatos, y la verificación de certificados de antecedentes penales o de policía.
• Garantizar que los aplicantes seleccionados reúnan toda la documentación necesaria para el proceso de vinculación.
• Responsable de la elaboración de informes de reclutamiento y selección (Short List, HR trackers para candidatos entre otros), verificación de referencias de los aplicantes y en general facilitar la gestión documental del área de Recursos Humanos

Contratación e inducción al cargo:

• Responsable del proceso de inducción y agendamiento de tiempos y espacios con los demás miembros del equipo, así como registrar cada proceso.
• Realizar el cronograma de reinducción anual para la organización y velar por su cumplimiento.
• Preparar la gestión documental que sobrevenga del proceso de contratación asegurando que los nuevos miembros del staff cuenten con toda la documentación requerida y que han recibido el entrenamiento y se han adherido a sus principios, código de conducta, conflicto de interés, y reglamento interno de trabajo entre otros.
• Apoyar a la coordinadora de Recursos Humanos y Administración para programar e impartir capacitaciones sobre las políticas internas de PSEA y registros de seguimiento asegurando que estos estén debidamente firmados.
• Trabajar en conjunto con el equipo de RRHH en la elaboración y seguimiento de los contratos de trabajo, y todos los formatos contractuales relacionados.
• Presenta y explica las condiciones contractuales y el contenido del reglamento interno (derechos y deberes) al nuevo personal Contratado.
• Responsable de informar de manera oportuna, ante la respectiva dependencia, en coordinación con su supervisor inmediato los incidentes de seguridad y salud en el trabajo que ocurran.
• Apoya otras tareas en el proceso de la gestión de Recursos Humanos tales como elaboración de certificaciones laborales, solicitud de cesantías, ante fondos de pensiones u otras que surjan de dicho proceso.
• Facilitar el cumplimiento y adhesión del personal a las instrucciones en el proceso de seguridad y salud en el trabajo acorde con la ley 1072 de 2015

Otras tareas que puedan ser asignadas posteriormente

• Garantizar el desarrollo y seguimiento de eventos sociales para el personal, Dia del llamado, celebración de cumpleaños, reuniones de bienestar, Team Building etc.
• Facilitar la organización de las reuniones del personal y adecuada comunicación entre el Staff
• Responsable de la reserva de tiquetes aéreos y gestión de informes con el proveedor de Tiquetes.
• Asegurar que el nuevo staff tenga todas las herramientas necesarias para el desempeño de su rol: laptop, visibilidad, carné, cuenta de correo, puesto de trabajo etc. Esto en perfecta comunicación con el equipo logístico.
• Realizar mensualmente el listado de voluntarios y staff activos y pasarlo al departamento financiero.
• Garantizar que todos los voluntarios cuenten con el carné de Medical Teams International en coordinación con el oficial de logística y administración de Bogotá.
• Apoyar en la actualización de los JD cuando sea requerido por la Coordinadora de Recursos Humanos y administración.
• Apoya en la recepción de evaluaciones de desempeño de los diferentes ciclos anuales, asegurándose de colocarlos en el canal de Teams y mantener el tracker actualizado.
• Planificar, coordinar y supervisar los planes de trabajo del personal y las actividades de capacitación/ desarrollo del personal.

Seguridad y Salud en el Trabajo –

• Promover la participación de todos los miembros de la organización en la implementación del SGSST.
• Responsable de realizar el agendamiento de todos los entrenamientos necesarios del Sistema de SG-SST con los proveedores externos.
• Realizar el acompañamiento a la consultora de Seguridad y Salud en el trabajo, para continuar con la implementación del SGSST.
• Garantiza la preparación, firma y archivo de las actas y registros de participación correspondientes al sistema de seguridad y Salud en el trabajo en las plataformas de Temas SG-SST,
• Responsable de Cargar Videos, actas y documentos en la plataforma de Teams, garantizando la actualización de toda la información de SG-SST.
• Seguimiento a las piezas de comunicación del programa de promoción y prevención para envió mensual.
• El empleado también tiene como obligación la ejecución de las funciones inherentes al cargo de Oficial de Recursos Humanos, así como la ejecución de las tareas ordinarias y anexas al cargo mencionado, y cualquier otra actividad no mencionada en esta descripción de cargo de acuerdo con las instrucciones impartidas en particular por el superior jerárquico o por cualquier representante designado por el empleador, siempre que dicha situación corresponda con una situación objetiva.
• Facilitar el cumplimiento de los protocolos de seguridad en la oficina, incluida la bioseguridad en relación con Covid -19.
• Trabajar junto con el equipo de RRHH para garantizar que los incidentes de seguridad o abuso de las políticas anteriores se informen a través de los sistemas establecidos.
• Apoyar la protección de los participantes y empleados del programa mediante la promoción de un ambiente de conciencia y la defensa de las disposiciones del código de conducta de Protección de Medical Teams contra la Explotación y el Abuso Sexual, la protección de Niños y Adultos Vulnerables y las políticas de lugar de trabajo libres de acoso. Los titulares permanecerán alertas y receptivos a cualquier riesgo de protección de niños y adultos, adquirirán conocimientos y habilidades relevantes que le permitirán promover prácticas de protección sólidas, comprender la política y los procedimientos de protección de niños y adultos, y comportarse de manera consistente con la Protección.Educación, Certificación

Educación , Certificaciones y Estudios

• Profesional o técnico en Administración de Empresas con amplios conocimientos en los procesos de Recursos Humanos y SGSST

Experiencia

• Se requiere un mínimo 4 años de experiencia en áreas de soporte y coordinación en recursos humanos.
• Experiencia de trabajo con ONG internacionales es preferible.
• Experiencia en ambientes en trabajos bilingüe es una ventaja.
• Experiencia en trabajo con voluntarios.

Conocimientos, Competencias y Habilidades

Conocimiento

• Conocimiento de todos los subprocesos de recursos humanos, incluidos los salarios y beneficios, la contratación, la incorporación y la baja, y el desarrollo del personal.
• Conocimientos Intermedios de la legislación laboral colombiana.

Habilidades

• Dominio de paquete office (Microsoft Word, Excel, Outlook y teams)
• Manejo de sistemas ERP y base de datos de recursos humanos para administración de registros de personal
• Habilidades intermedias de inglés ( escrito y hablado)
• Excelentes habilidades interpersonales y de comunicación

Competencias

• Adaptación al cambio
• Orientación al detalle
• Comunicación asertiva
• Confidencialidad de la información altamente sensible.
• Capacidad para apoyar a Medical Teams International y adherirse al Código de Conducta y políticas locales
• Priorización de tareas