Save the Children
PROPOSITO DEL ROL:
El/La Oficial Logístico y Seguridad es responsable de garantizar el uso más eficiente de los fondos y un excelente desempeño operativo, con un riesgo mínimo sobre el suministro, administración y distribución de los bienes y servicios de la oficina de terreno de Save the Children, de acuerdo con los procedimientos de las políticas y manuales de la organización, en el marco de la implementación de los proyectos en territorio; además de prestar apoyo en el manejo de la seguridad, tanto de las personas (empleados y beneficiarios) como de los bienes de la organización.
AREAS CLAVES DE RESPONSABILIDAD:
En procesos de compras de bienes y/o servicios en general en el territorio (Cúcuta**)**
Focalizados:
- Organizar y ejecutar todos los procesos de Cadena de Suministro de los proyectos a cargo, relacionados con la adquisición de bienes y servicios, gestión de inventarios y activos, aprovisionamiento, transporte y despacho mantenimiento y almacenamiento, gestión de flotas, así como los procedimientos administrativos relacionados con sus responsabilidades, de acuerdo con las Políticas y Manuales de procedimientos de la organización, bajo la premisa de “**Garantizar el uso más eficiente de los fondos y un excelente desempeño operativo, con un riesgo mínimo**”.
- Realizar y/o mantener actualizados todos los instrumentos de planificación y seguimiento de Cadena de suministros, para el excelente desempeño del área:
- SC-PR-03 Plan de Adquisiciones
- SC-PR-04 Rastreador de Adquisiciones
- SC-PR-17 Registro de Proveedores
- Fleet Tracker
- Utilizar el sistema de la organización para gestionar los procesos de suministro, compras, gestión de proveedores y de contratos;
- Supervisar y apoyar a los miembros del equipo de logística en el desempeño de sus funciones y trabajar conjuntamente con el equipo de respuesta general.
- Trabajar en colaboración con otros departamentos de SC (Finanzas, Premios, Programa), cumpliendo los requerimientos técnicos y de tiempo
- Informar mensualmente sobre todas las actividades logísticas al Gerente Nacional de Cadena de Suministros e interactuar diariamente para las actividades de respuesta.
- Desempeñar cualquier otra función que solicite el Gerente Nacional de Cadena de Suministro
Infraestructura:
- Asegurar el éxito de la instalación y gestión de las instalaciones (apertura y adecuaciones de la oficina de terreno), siguiendo las instrucciones del Gerente Nacional de Cadena de Suministro.
- Supervisar la instalación, el mantenimiento y la conservación de los espacios de oficina y almacenamiento asignados.
- Supervisar e implementar sistemas de control para el uso y mantenimiento de todos los materiales y suministros de las oficinas.
Administración de inventarios y stock:
- Supervisar la configuración y gestión del almacén
- Supervisar los almacenes y la gestión de las existencias de los almacenes;
- Mantener el registro actualizado de inventario en el sistema TIM
- Mantener el registro actualizado de inventario de mobiliario, equipos e insumos de oficina y materiales y otros sistemas relacionados
- Apoyar los procesos de logística inversa, cuando proceda, durante el despliegue en colaboración con otros especialistas en logística
Transporte y comunicaciones:
- Regular y gestionar el uso de vehículos y equipos de comunicaciones.
- Supervisar y planificar la asignación de vehículos con el fin de satisfacer de forma óptima las necesidades de los programas a cargo.
- Supervisar el mantenimiento de los vehículos propiedad de SC y de los vehículos alquilados y supervisar las competencias de los conductores.
- Asegúrese de que los conductores sigan las regulaciones locales y las políticas y el Código de Conducta de SC en todo momento cuando trabajen con SC.
- Conocer y asegurar el uso eficiente y la gestión de contratos de todos los vehículos de alquiler junto con el equipo de la oficina.
- Monitorear los movimientos y la seguridad de todos los equipos de campo comunicándose por teléfono y por cualquier otro medio disponible de acuerdo con las directrices de seguridad y el estado actual de la seguridad.
Adquisiciones locales:
- Asegúrese de que los procesos de adquisición cumplan con las políticas y procedimientos de SC, y de que todos los documentos de compra estén completos y archivados.
- Cuando corresponda, supervisar al asistente de logística para recolectar cotizaciones y/o hacer compras en efectivo de acuerdo a la política.
- Revisar y aprobar los análisis de ofertas o presentarlos al Gerente de Nacional de Cadena de Suminsitro dependiendo de los umbrales de Adquisiciones.
- Asegurarse de que todos los pedidos de compra realizados con los proveedores se entreguen, se paguen a los proveedores a tiempo y se mantenga una relación profesional positiva con los proveedores.
- Mantener una base de proveedores actualizada.
- Asegurar que todos los procesos desarrollados en las zonas de influencia del proyecto cumplen con los esquemas de delegación de la Organización.
Administración y elaboración de informes:
- Asegurarse de que se siguen los procedimientos administrativos y las normas adecuadas para el seguimiento de los pedidos, los pedidos, el mantenimiento de existencias y el envío, de conformidad con las normas y procedimientos de SC.
- Mantener un sistema de archivo completo de todos los documentos logísticos y referencias de apoyo de acuerdo con las normas y políticas de SC.
- Garantizar la presentación oportuna de informes sobre las actividades logísticas (seguimiento de las adquisiciones, informe de existencias, informe sobre el rendimiento de los vehículos, registro de activos)
- Entregar oportunamente a finanzas los procesos de compra para autorización y pago.
- Apoyar aspectos de RRHH de la Oficina de con la Oficina de Bogotá de manera permanente
Correspondencia y archivo
- Recibir y entregar la correspondencia de la oficina.
- Organizar los envíos de correspondencia semanal de la oficina de Cúcuta a Bogotá.
- Asegurar el archivo adecuado de toda la información de la oficina de Save the Children en Cúcuta.
Servicios para la oficina:
- Es responsable de la administración y funcionamiento adecuado de las oficinas de SAVE:
- Asegurar el seguimiento al vencimiento de servicios públicos y otros que se requieran para el normal funcionamiento, y coordinar el pago con la Oficina en Bogotá o desde terreno según sea el caso.
- Asegurar la adecuada presentación de la oficina y permanente disposición de útiles, elementos de cafetería y recursos en general para la operación de la oficina de terreno
- Asegurar el uso razonable de inventarios de aseo y útiles de oficina.
En relación con tramites de Viaje:
- Realizar todas las actividades que correspondan para la compra de tiquetes aéreos y transportes terrestres, a partir de solicitudes específicas de los miembros de trabajo de la Oficina de territorio con sus respectivas aprobaciones, asegurando la política de viajes
- Enviar las rendiciones oportunamente a la oficina en Bogotá para registro contable.
- Asegurar el cumplimiento de los requisitos legales de las facturas relacionadas con los gastos del proyecto
Caja Menor
- Mantener los recursos de caja menor salvaguardados de terceros y soportes de gastos pagados organizados.
- Hacer los pagos de oficina autorizados, tomando en cuenta la normatividad sobre facturación y tributaria colombiana.
- Verificar codificació