Oficial de Logística y Seguridad – Cucuta

PROPOSITO DEL ROL:

El/La Oficial Logístico y Seguridad es responsable de garantizar el uso más eficiente de los fondos y un excelente desempeño operativo, con un riesgo mínimo sobre el suministro, administración y distribución de los bienes y servicios de la oficina de terreno de Save the Children, de acuerdo con los procedimientos de las políticas y manuales de la organización, en el marco de la implementación de los proyectos en territorio; además de prestar apoyo en el manejo de la seguridad, tanto de las personas (empleados y beneficiarios) como de los bienes de la organización.

AREAS CLAVES DE RESPONSABILIDAD:

En procesos de compras de bienes y/o servicios en general en el territorio (Cúcuta**)**

Focalizados:

• Organizar y ejecutar todos los procesos de Cadena de Suministro de los proyectos a cargo, relacionados con la adquisición de bienes y servicios, gestión de inventarios y activos, aprovisionamiento, transporte y despacho mantenimiento y almacenamiento, gestión de flotas, así como los procedimientos administrativos relacionados con sus responsabilidades, de acuerdo con las Políticas y Manuales de procedimientos de la organización, bajo la premisa de “**Garantizar el uso más eficiente de los fondos y un excelente desempeño operativo, con un riesgo mínimo**”.
• Realizar y/o mantener actualizados todos los instrumentos de planificación y seguimiento de Cadena de suministros, para el excelente desempeño del área:
  • SC-PR-03 Plan de Adquisiciones
  • SC-PR-04 Rastreador de Adquisiciones
  • SC-PR-17 Registro de Proveedores
  • Fleet Tracker
• Utilizar el sistema de la organización para gestionar los procesos de suministro, compras, gestión de proveedores y de contratos;
• Supervisar y apoyar a los miembros del equipo de logística en el desempeño de sus funciones y trabajar conjuntamente con el equipo de respuesta general.
• Trabajar en colaboración con otros departamentos de SC (Finanzas, Premios, Programa), cumpliendo los requerimientos técnicos y de tiempo
• Informar mensualmente sobre todas las actividades logísticas al Gerente Nacional de Cadena de Suministros e interactuar diariamente para las actividades de respuesta.
• Desempeñar cualquier otra función que solicite el Gerente Nacional de Cadena de Suministro

Infraestructura:

• Asegurar el éxito de la instalación y gestión de las instalaciones (apertura y adecuaciones de la oficina de terreno), siguiendo las instrucciones del Gerente Nacional de Cadena de Suministro.
• Supervisar la instalación, el mantenimiento y la conservación de los espacios de oficina y almacenamiento asignados.
• Supervisar e implementar sistemas de control para el uso y mantenimiento de todos los materiales y suministros de las oficinas.

Administración de inventarios y stock:

• Supervisar la configuración y gestión del almacén
• Supervisar los almacenes y la gestión de las existencias de los almacenes;
• Mantener el registro actualizado de inventario en el sistema TIM
• Mantener el registro actualizado de inventario de mobiliario, equipos e insumos de oficina y materiales y otros sistemas relacionados
• Apoyar los procesos de logística inversa, cuando proceda, durante el despliegue en colaboración con otros especialistas en logística

Transporte y comunicaciones:

• Regular y gestionar el uso de vehículos y equipos de comunicaciones.
• Supervisar y planificar la asignación de vehículos con el fin de satisfacer de forma óptima las necesidades de los programas a cargo.
• Supervisar el mantenimiento de los vehículos propiedad de SC y de los vehículos alquilados y supervisar las competencias de los conductores.
• Asegúrese de que los conductores sigan las regulaciones locales y las políticas y el Código de Conducta de SC en todo momento cuando trabajen con SC.
• Conocer y asegurar el uso eficiente y la gestión de contratos de todos los vehículos de alquiler junto con el equipo de la oficina.
• Monitorear los movimientos y la seguridad de todos los equipos de campo comunicándose por teléfono y por cualquier otro medio disponible de acuerdo con las directrices de seguridad y el estado actual de la seguridad.

Adquisiciones locales:

• Asegúrese de que los procesos de adquisición cumplan con las políticas y procedimientos de SC, y de que todos los documentos de compra estén completos y archivados.
• Cuando corresponda, supervisar al asistente de logística para recolectar cotizaciones y/o hacer compras en efectivo de acuerdo a la política.
• Revisar y aprobar los análisis de ofertas o presentarlos al Gerente de Nacional de Cadena de Suminsitro dependiendo de los umbrales de Adquisiciones.
• Asegurarse de que todos los pedidos de compra realizados con los proveedores se entreguen, se paguen a los proveedores a tiempo y se mantenga una relación profesional positiva con los proveedores.
• Mantener una base de proveedores actualizada.
• Asegurar que todos los procesos desarrollados en las zonas de influencia del proyecto cumplen con los esquemas de delegación de la Organización.

Administración y elaboración de informes:

• Asegurarse de que se siguen los procedimientos administrativos y las normas adecuadas para el seguimiento de los pedidos, los pedidos, el mantenimiento de existencias y el envío, de conformidad con las normas y procedimientos de SC.
• Mantener un sistema de archivo completo de todos los documentos logísticos y referencias de apoyo de acuerdo con las normas y políticas de SC.
• Garantizar la presentación oportuna de informes sobre las actividades logísticas (seguimiento de las adquisiciones, informe de existencias, informe sobre el rendimiento de los vehículos, registro de activos)
• Entregar oportunamente a finanzas los procesos de compra para autorización y pago.
• Apoyar aspectos de RRHH de la Oficina de con la Oficina de Bogotá de manera permanente

Correspondencia y archivo

• Recibir y entregar la correspondencia de la oficina.
• Organizar los envíos de correspondencia semanal de la oficina de Cúcuta a Bogotá.
• Asegurar el archivo adecuado de toda la información de la oficina de Save the Children en Cúcuta.

Servicios para la oficina:

• Es responsable de la administración y funcionamiento adecuado de las oficinas de SAVE:
• Asegurar el seguimiento al vencimiento de servicios públicos y otros que se requieran para el normal funcionamiento, y coordinar el pago con la Oficina en Bogotá o desde terreno según sea el caso.
• Asegurar la adecuada presentación de la oficina y permanente disposición de útiles, elementos de cafetería y recursos en general para la operación de la oficina de terreno
• Asegurar el uso razonable de inventarios de aseo y útiles de oficina.

En relación con tramites de Viaje:

• Realizar todas las actividades que correspondan para la compra de tiquetes aéreos y transportes terrestres, a partir de solicitudes específicas de los miembros de trabajo de la Oficina de territorio con sus respectivas aprobaciones, asegurando la política de viajes
• Enviar las rendiciones oportunamente a la oficina en Bogotá para registro contable.
• Asegurar el cumplimiento de los requisitos legales de las facturas relacionadas con los gastos del proyecto

Caja Menor

• Mantener los recursos de caja menor salvaguardados de terceros y soportes de gastos pagados organizados.
• Hacer los pagos de oficina autorizados, tomando en cuenta la normatividad sobre facturación y tributaria colombiana.
• Verificar codificación del gasto y registrar en el comprobante de caja menor
• Solicitar reembolso de caja menor, según los procedimientos acordados.
• Asegurar que la caja menor es usada solo para los propósitos establecidos.

Recursos humanos:

• Apoyar aspectos de personal de la Oficina de terreno y enviarlos Bogotá para su trámite correspondiente en RRHH. (notificación incapacidades, ausentismos, emergencias)
• Realizar reporte de casos de fraude e incidentes de protección a los puntos focales y según las políticas

Seguridad:

• Apoyar la realización de evaluaciones y análisis de riesgos (ARA) (RMP) de los proyectos en curso y nuevos proyectos, así como el seguimiento a la implementación de las estrategias para prevenirlos, mitigarlos o evitarlos.
• Realizar las sesiones informativas (briefings) de seguridad a nuevos empleados de SCI y a visitantes de la Organización (inglés y español).
• Organizar y brindar capacitaciones sobre seguridad personal, protocolos de seguridad y medidas de mitigación a empleados y equipos en terreno.
• Apoyar el seguimiento de la base de datos de las capacitaciones del staff, especialmente el curso obligatorio PSS (curso de seguridad).
• Recolectar y reportar incidentes de seguridad, y hacer el debido seguimiento a las medidas de mitigación.
• Revisar y actualizar documentos claves: SSMP, reportes de terreno, recolectar y mantener sistematizada la información relevante de seguridad en las áreas de operación haciendo seguimiento a condiciones de terreno, noticias, condiciones de carreteras, etc.
• Mantener una buena y fuerte relación con organizaciones ONG’S – ONU y mantener la coordinación en temas de apoyo en seguridad en el marco del convenio para este fin.
• Participar en las reuniones de coordinación de seguridad y otros foros de seguridad en el territorio.
• Apoyar la organización de la logística de seguridad de las visitas de donantes y otros visitantes de alto perfil al territorio.
• Hacer monitoreo constante de la situación de seguridad en Colombia y en dónde se implementa el proyecto y aprobar (o no) las misiones a terreno y dar la recomendación de seguridad con la orientación del coordinador nacional de seguridad.
• Organizar simulacros (incendios, sismos, etc.) y realizar las correspondientes evaluaciones de instalaciones.
• Apoyar la formulación y el establecimiento de planes de seguridad, contingencia, evacuación, crisis, entre otros para la oficina territorial.
• Preparar reportes de seguridad internos.
• Asegurar el adecuado archivo de todos los documentos de apoyo de las labores relacionadas con el cargo.

• Desarrollar comunicados con recomendaciones de seguridad para alertar en situaciones específicas, para personal, contratistas y visitantes.

  Política y Manual de Adquisiciones, almacenamiento, flota, finanzas, gastos de viajes, caja menor, entre otros.

REQUISITOS:
* Profesional en áreas administrativas, logística y distribuciones, negocios internacionales o áreas relacionadas.
* Certificarse como compradores de acuerdo a la política y manual de abastecimientos de la organización.

EXPERIENCIA Y CUALIDADES:
* Mínimo tres años de experiencia en cargos similares, de preferencia en Organizaciones No Gubernamentales o Entidades de Cooperación Internacional.
* Capacidad para analizar y resolver problemas, tomar decisiones.
* Capacidad para trabajar de forma independiente bajo una supervisión mínima.
* Gran capacidad para crear y apoyar un equipo y delegar tareas según sea necesario.
* Capacidad de leer e interpretar documentos tales como reglas de seguridad, instrucciones de operación y mantenimiento, y manuales de procedimientos, y aplicarlos prácticamente.
* Comprensión y compromiso con los objetivos, valores y principios de Save the Children.
* Habilidades numéricas competentes: capacidad para realizar cálculos tales como estimaciones de flete, peso dimensional y porcentajes.
* Excelente mantenedor de registros que mantiene la información actualizada; comprensión de los principios de la gestión de datos.
* Buenas habilidades de comunicación.
* Manejo de procedimientos, leyes y normas colombianas relacionadas con el área.
* Alta competencia en Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).

Salario: 3.792.000 + prestaciones sociales (prima-censatias-vacaciones).
Horario: Lunes a Viernes de 8:00a.m a 5:00p.m y Sábados medio día cuando se requiera.

Se recibirán hojas de vida desde el día 16 hasta el 23 de febrero de 2022.

En caso de no residir en la zona de contratación, el aspirante deberá asumir los costos de traslado y manutención durante la duración del contrato.

Esta oferta de empleo se encuentra abierta para ciudadanos colombianos o extranjeros legalmente autorizados para trabajar en Colombia y que cumplan con los requisitos.