OFICIAL DE LOGÍSTICA

OBJETIVO DEL TRABAJO
El Oficial de Logístico está a cargo de la gestión logística de Acted a nivel de la base Puerto Ayacucho, estado Amazonas, asume los roles y funciones actuando dentro de los límites de la autoridad delegada y de conformidad con los procedimientos y directrices del departamento de logística, bajo la supervisión del líder de Logística, y/o persona encargada.

OBJETIVOS
 El oficial de logística asiste al departamento de logística del país en la gestión de la cadena de adquisiciones parala ejecución de las actividades del programa en el país.
 Mantener al tanto de manera permanente al departamento logística, apoderado, gerente de finanzas de todas las solicitudes, adquisiciones, procesos logísticos y/o cualquier otra eventualidad que se pueda presentar en la logística.
 El oficial de logística estará articulando las actividades del departamento de logística con el apoyo del equipo FLAT, manteniéndose comunicados y sincronizados de manera permanente en todas las actividades y procedimientos logísticos.
 Garantizará la gestión de la flota, el combustible, los locales, las compras de bienes y servicios, la gestión de las comunicaciones, la gestión del stock y de los activos y todos otros los aspectos relacionados con el plan de adquisiciones
 Garantizará el cumplimiento de los procedimientos logísticos de Acted y de los donantes en todas las operaciones logísticas.
 Cumplir con los aspectos relacionados con los informes mensuales de logística.
 Realizar cualquier otra actividad relacionada con el objetivo del contrato relacionada con el departamento logístico, administrativo y de gestión documental, así como todas aquellas demás funciones que por las características inherentes a su cargo y condiciones le sean asignadas.

DEBERES Y RESPONSABILIDADE

Compras

 Realizar y controlar todos los procesos de compras: formulario de solicitud, cotizaciones, memo de
compra, orden de compra, Memos, contratos.
 Cumplimiento de los procedimientos de contratación con terceros.
 Punto focal con proveedores.
 Elaboración y seguimiento de procedimiento (PRO-03 Supplier Database).
 Elaboración y seguimiento de procedimiento (PRO-10 OFFU).
 Garantizar que la documentación sobre adquisiciones se realice y se archiva de acuerdo con los
procedimientos de Acted.
 Asegurarse de que las compras y registros pasan entre logística, finanzas y coordinación.
 Asegurar las compras por otras cuidades y departamentos del País, cuando la (orden form) OF están
transmitidos desde el departamento de terreno y/o operaciones.

Gestión recepción/expedición y Gestión del Stock
 Gestión y mantenimiento de los stocks.
 Gestión de los procesos de IN & OUT en los recursos de almacenamiento (STO-05, STO-01, STO-03). Controlar los procedimientos de recepción y envío de bienes (DEL-01, DEL-02).
 Usar y mantener el formato inventario (STO-02) y realizar un inventario físico mensual.
 Asegurar la expedición por el terreno.
 Asegurar las expediciones y envió por el internacional.
 Persona encargada de almacenamiento.

Gestión de los Assets
 Elaboración y control de la lista de activos (AST-05).
 Elaboración y seguimiento de las comunicaciones (COM-02).
 Compruebe que cada uno de los activos está etiquetado y registrado en la AST-05.
 Compruebe si la documentación de los activos se encuentra en las carpetas correspondientes y de
acuerdo con los procedimientos de Acted.
 Realizar y controlar los procedimientos de ACTED en el tema de ASSETS.
 Gestión de los procesos de IN & OUT (STO-03 + AST 04).
 Asegurarse de tener equipamiento disponible y en buen estado a cada nueva llegada y asegurar la
entrega de ellos.
 Asegurarse que todo el personal haya devuelto sus bienes cuando finalizan la misión.

Reporting
 Mantener un buen flujo de comunicación entre la capital y la base.
 Enviar los informes mensuales y semanales.
 OFU: cada viernes (logística y finanzas se juntan para repasar cada estado de las compras en curso).
 TITANICS (reporte mensual de logistica) : 05 de cada mes (ast 05, ast 06, sto 02, it 06, it 07, acted
ghg_assessmenttool, pro-03 base de datos de proveedores, com-02 monthly communication report)

Transportes
 Gestionar la flota de vehículos de la base, enviar el TRA-06 cada mes y logbooks.

 Encargarse de los pickups a la primera llegada de un expatriado en la misión y otras necesidades
 Apoyar la logística en el seguimiento y la gestión de los vehículos.
 Realizar cualquier otra actividad relacionada con el objetivo del contrato relacionada con el
departamento de logística, así como todas aquellas demás funciones que por las características
inherentes a su cargo y condiciones le sean asignadas.

Enlace entre el programa y la logística
 Garantizar una dinámica común entre los departamentos de apoyo y del programa para lograr la
mejor ejecución posible de las actividades.
 Sensibilizar y recordar periódicamente los procedimientos.
 Sensibilizar y recordar el cumplimiento con el código de conducta Acted a los proveedores.
 Sensibilizar sobre la planificación y la anticipación de las solicitudes.
 Sensibilizar sobre la importancia de expresar la necesidad (especificaciones técnicas).
 Garantizar una función de control sobre ejecución de actividades: elección de un emplazamiento para
una distribución, un edificio para una actividad de sensibilización, etc.

Cualidades humanas y competencias.
 Amabilidad, aceptación y solidaridad.
 Empatía.
 Respeto
 Dinamismo.
 Trabajo en equipo.
 Responsabilidad.
 Compromiso.
 Comunicación asertiva.
 Orientación a los resultados.
 Gestión de conocimientos.
 Transparencia.
 Rigor y capacidades de organización y priorización
 Conocimiento de Excel
 Dominio de herramientas Microsoft Office.

COMPROMISO:
 Atender los procedimientos de Acted, incluidos sus manuales, políticas, reglamento interno, código de
conduta.

CUALIFICACIONES, CUALIDADES HUMANAS, CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES TÉCNICAS REQUERIDAS
 Profesional graduado en: Administración, Ingeniería Industrial, carrera afín.
 Mínimo 3 años de Experiencia en procesos logísticos, administrativos, compras, viajes, vehículos, adquisiciones, inventarios, entre otros.
 Preferiblemente experiencia en organizaciones de cooperación internacional.

Condiciones contractuales:
 Contrato por prestación de servicios durante 5 meses, con posibilidad de prórroga.
 Honorarios según escala interna de la organización.
 Lugar de prestación de servicios: Oficina Acted Puerto Ayacucho – Estado Amazonas
 Modalidad de prestación de servicios: Presencial con posibilidad de viajes a municipios dentro del estado.
 Fecha límite de aplicación: 24 de junio del 2024