OFICIAL DE INFORMES

Objetivo del cargo

El/La Oficial de Informes (OdI) apoya la Gerencia de Operaciones en la gestión y cumplimento de los contratos de subvención donante. El/la OdI apoya especialmente la redacción y presentación de informes, teniendo en cuenta los objetivos establecidos interna y externamente.

Lugar de trabajo

Bogotá D.C., con posibles desplazamientos a las locaciones de operaciones en Colombia.

Responsabilidades y Tareas

1. Elaborar los informes requeridos por los contratos de subvención de donantes con alta calidad, dentro de los tiempos y criterios internos y externos establecidos, en base a los informes e informaciones internas.

• Conocer y aplicar los tiempos, formatos y reglas establecidas por el contrato de subvención y otras instrucciones del donante o sede, así como los procesos e instrucciones internas, para la elaboración de informes.
• Contribuir a la elaboración y actualización de las fichas “donante” según los modelos HI.
• Apoyar el seguimiento y cumplimiento de las fechas de envío de informes a donantes requeridos en base a los contratos de subvención.
• Implementar la herramienta de planificación para la elaboración y presentación de informes, según el modelo institucional.
• Coordinar con los jefes de proyecto y otras personas internas para obtener las informaciones necesarias para la elaboración de los informes; trabajar internamente para la mejora de la producción de la información necesaria.
• Elaborar formatos de envío de datos e insumos, según necesidad.
• Recolectar insumos (datos, anexos, entregables) para la redacción de informes.
• Escritura de informes de alta calidad (información correcta, pertinente, sintetizada, coherente con informes anteriores, etc.) en el idioma (español, francés o inglés) y formato requerido dentro de los plazos acordados internamente.
• En coordinación con la gerente de operaciones adjunta, planificar los cronogramas de envío y presentación de informes.
• Comunicar con los diferentes colaboradores en la redacción de los informes (referentes sede, jefes de proyecto, miembros de la unidad técnica, consultores).
• Revisar los informes en base a las observaciones de la Gerente de Operaciones Adjunta y/o sede.
• Apoyar la preparación de las respuestas a las preguntas del donante sobre los informes enviados, si procede.

1. Contribuir a archivado digital y físico de documentos pertinentes de subvenciones/proyectos de forma clara, completa, coherente, accesible y diligente.

• • Centralizar el conjunto de informes de los proyectos en el archivo digital de forma diligente y completa.
    – En caso de auditoria por equipos externos (p.e. donante) o internos, facilitar el acceso a los documentos físicos y/o digitales relativos a informes según necesidad.

1. Promover el conocimiento y cumplimento de las reglas de los donantes en el programa.

   • Conocer las reglas de los donantes, por medio de estudio de los contratos de subvención.

2. Apoyo al desarrollo de las operaciones y estrategia

• • Participar en reuniones de coordinación del equipo de operaciones, lideradas por el gerente de operaciones.
    – Participar en talleres estratégicos y de planificación de HI Colombia.
    – Apoyar la mejora continúa de las herramientas de colecta de datos del programa.
    – Contribuir al cumplimiento de la Política de Seguimiento y Evaluación de Proyectos.
    – Apoyar a la gerente de operaciones adjunta en el envío de informaciones a los espacios de coordinación humanitaria en Colombia, especialmente para el reporte de actividades y beneficiarios.
    – Apoyar según necesidad la colecta anual de reporte de beneficiarios, actores claves y socios de la sede.

Nota: Las tareas listadas aquí no son una lista exhaustiva; el perfil de puesto debe permanecer alterable, responder a tareas adicionales o cambios como identificado por el jefe jerárquico.

Perfil Solicitado

Competencias Transversales

Competencias Personales

• Profesional de en ciencias políticas, relaciones internacionales, ciencias sociales, y afines.
• Un mínimo de 3 años de experiencia en gestión de proyectos, especialmente en monitoreo, evaluación y seguimiento.
• Conocimiento técnico mínimo de 2 años en redacción de informes donante.
• Conocimiento del inglés (oral y escrito).
• Trabajo con distintos cooperantes internacionales.

– Sensibilidad hacia el trabajo humanitario

– Compromiso y comportamiento ético

– Cooperación y comunicación

– Adaptación al cambio y resiliencia

– Agilidad e innovación

Habilidades y valores

– Excelentes habilidades de comunicación y escritura.

-Habilidad en uso del paquete Office (Word y Excel en particular).

– Autonomía y sentido de responsabilidad (centrado en resultados y capacidad de priorización).

– Espíritu de equipo, solidaridad y enfoque de colaboración en su ámbito de responsabilidades.

• Sensibilidad cultural, sobre diversidad, de género, religión, raza, nacionalidad y edad, así como capacidad de adaptación.
• Compromiso con la misión, la visión y los valores de HI.

Condiciones:

Base de afectación: Bogotá.

Remuneración: Entre $ 3.680.000 y $4.700.000 (pesos colombianos), según experiencia.