Oficial de Gestion de Donaciones y AMS

TITULO DEL PUESTO:

UBICACION: Bogotá, Colombia

POLITICA DE MARCO DE SALVAGUARDA DE LA NIÑEZ:

Nivel 2: Este cargo tendrá acceso a información sensible relacionada con niños, niñas y adolescentes como parte de su trabajo, tendrá acceso a trabajar con niños y niñas frecuentemente durante visitas a los proyectos en el país, por lo que se verificarán antecedentes en el trabajo con infancia.

Nosotros necesitamos mantener procesos seguros de selección, por lo cual se incluyen verificaciones rigurosas de antecedentes, Refleja nuestro compromiso con la protección de los niños contra el abuso.

El Marco de Salvaguarda se compone por tres políticas y un Código de Conducta: Política de Salvaguarda de la niñez, Política para la Protección contra el Abuso, el Acoso y la Explotación Sexual (PSEAH) o Salvaguarda de la adultez y Política Antiacoso, Antidiscriminación y/o antibullyg.

PROPOSITO DEL ROL:

Apoyar el desarrollo de actividades relacionadas con la administración, seguimiento y monitoreo de donaciones nacionales e internacionales a través del sistema AMS. Esta posición envuelve la custodia y gestión adecuada de la documentación física y electrónica de la información relacionada con los diferentes proyectos en elección.

AREAS CLAVES DE RESPONSABILIDAD:

• Ingreso de la información al sistema de administración de subvenciones (AMS), (presupuestos, condiciones de donantes, fechas de informes, gestión de ajustes /modificaciones de acuerdos firmados).
• Apoyar permanente con los equipos de PQI en el desarrollo de propuestas de acuerdo con los requerimientos que se establezcan, compartiendo la información que se requiera.
• Envío y control del calendario de informes a donantes.
• Coordinar y gestionar la entrega de informes a donantes y gestionarlos con las áreas encargadas con el fin de cumplir dentro de los tiempos estimados.
• Gestión de cartas de exención del IVA a los sub-beneficiarios que requieren, de acuerdo a los procedimientos internos establecidos
• Gestión de procesos para la inscripción de los proyectos en la APC, de acuerdo a los procedimientos establecidos para ello.
• Informar a las gerencias y coordinacione las condiciones de las donaciones y gestionar los cambios cuando así se requieran.
• Asegurar el proceso de vetting a los socios a través de AMS
• Mantenimiento constante y actualización de datos en AMS de los proyectos en curso. (Iniciación flujos, documentación cierres)
• Mantenimiento del archivo físico y electrónico de proyectos.
• Realizar seguimiento de los ingresos percibidos por parte de donantes a nivel local
• Diseñar e implementar planes de cierre de los proyectos.
• Fortalecer elaboración y seguimiento de cronogramas de reporte.
• Fortalecer elaboración y seguimiento a PART y PAT.
• Asegurar que todos los proyectos cuentan con SOF o PAL en tiempo.
• Organizar y programar la realización de kick-off meeting (Normativa, Cronogramas de reportes, presupuesto) y en el close- out de los proyectos (Cierre correcto, en tiempo) asegurando que estas reuniones se llevan a cabo al inicio y cierre de cada proyecto, de acuerdo a los lineamientos establecidos
• Asegurar que la información relevante sobre la gestión de donaciones es compartida efectivamente con las personas interesadas en el staff, los socios o grupos de interés.
• Asegurar el cumplimiento de los formatos y pasos de la gestión de donaciones.
• Coordinar la realización de las auditorias solicitadas por los donantes, realizando acompañamiento al área financiera.
• Realizar las alertas con las áreas que correspondan con el fin de cumplir con los requerimientos de los donantes. (formatos, fechas, indicadores, información)
• Proporcionar la información actualizada y el análisis de la misma respecto de todo el proceso de gestión de donaciones de acuerdo a las herramientas que proporciona AMS
• Crear mecanismos de control para que los KPIs relacionados a Award Management tengan buena (verde) calificación

• Otras requeridas en el marco de sus competencias y de acuerdo a las necesidades de área.

  REQUISITOS:

Profesional en finanzas, administración de empresas, relaciones internacionales, cooperación o áreas afines.

EXPERIENCIA Y HABILIDADES:

• Minimo 3 años de experiencia en cargos similares.

  Experiencia de trabajo en organizaciones de cooperación internacional y/u organizaciones de desarrollo (preferible)

  Buen manejo de herramientas ofimáticas

  Excelentes competencias de escritura y conversación en inglés.

  Habilidad en trabajo en equipo.

  Excelentes habilidades de comunicación y relacionamiento interpersonal.

  Capacidad para trabajar en un equipo multi-cultural, multi-disciplinario e interinstitucional.

  Iniciativa para proponer nuevas ideas, pensamiento creativo y análisis.

  Buen criterio y capacidad para priorizar eficazmente múltiples tareas en un entorno de cambio constante;

  Alto nivel de compromiso con valores de Save the Children.

NOTA 1: Con la presentación para participar en la presente convocatoria se autoriza a Save the Children a comprobar la información personal suministrada, así como a hacer uso de los datos personales para efecto de comprobación en bases de datos públicas y privadas relacionadas con nuestras políticas antifraude, lavado de activos y financiación del terrorismo. Los datos utilizados serán los indicados en la cedula de ciudadanía entregada.

NOTA 2: En todo caso, la solución a la prueba técnica será un criterio de evaluación y selección del personal, por lo que solo se usará el contenido para los efectos del proceso de selección y se respetará la propiedad intelectual del mismo, no genera en ningún caso remuneración alguna.

Se recibirán hojas de vida desde el 07 hasta el 14 de febrero de 2022.

Salario: $3.030.000 con prestaciones sociales

Horario: Lunes a viernes 8:00am a 5:30pm.

Las propuestas presentadas una vez cumplida y pasada la hora fijada para el efecto, o radicadas en dependencia distinta a la enunciada en este documento, NO SERÁN RECIBIDAS ni tenidas en cuenta por el comité de selección.

Esta oferta de empleo se encuentra abierta para ciudadanos colombianos o extranjeros legalmente autorizados para trabajar en Colombia y que cumplan con los requisitos establecidos en la convocatoria.