OFICIAL DE FINANZAS Y RRHH

Presentación del Proyecto

HI inició sus actividades en Bolivia en el año 2011 y durante este periodo, ejecutó un primer proyecto de Desarrollo Local Inclusivo, en el Departamento de Potosí. A partir de 2014, se continuó el apoyo a autoridades locales y nacionales con dos nuevos proyectos: Apoyo a la creación de 7 Centros de Rehabilitación en los Departamentos de Potosí y Oruro e Inserción socio-económica de personas con discapacidad en el Municipio de El Alto (Fase 1 2014-2016 y Fase 2: 2017-2021). De ahí en adelante ha fortalecido su presencia desarrollando nuevos proyectos en Gestión inclusiva de riesgo de desastres (GIRD), Salud Sexual y reproductiva y prevención de la Violencia Basada en Género durante los años 2018 -2022. Continuando su estrategia en el país, para el periodo 2022-2024, HI está implementando en los departamentos de la Paz y de Santa Cruz, el proyecto: Hacia una mejor rehabilitación y salud de niños, niñas y adolescentes en Bolivia. La misión de Bolivia tiene su oficina central en La Paz, pero ha mantenido intervenciones en los departamentos de Oruro, La Paz, Potosí, Cochabamba, Pando, Beni y Santa Cruz.

Misiones / Responsabilidades

Objetivo general de la función: Bajo la responsabilidad del Gerente Regional de Finanzas, el Oficial de Finanzas y RRHH para Bolivia tiene la misión de asegurar la gestión de Finanzas, Administración y Recursos Humanos en el país. Vela por el cumplimiento del marco legal y de las normas internas de la organización, teniendo en cuenta las especificidades del programa. Coordina y dinamiza, colaborando con la Country Manager, toda el área contable/financiera y de recursos humanos de la organización en Bolivia para que los recursos se optimicen en beneficio de nuestras acciones de cooperación, y que fluyan, asegurando el respeto a las obligaciones legales, las normas de los donantes y las normas internas de la organización.

Principales interlocutores

– Representante País

– Gerente Regional Contable

– Jefes de Proyecto PAIS

– Socios del proyecto PAIS

– Gerente Regional de Finanzas

– Oficiales de proyecto

– Oficiales regionales de Logística y Aprovisionamiento

Responsabilidades:

Misión 1: Estrategia y Dirección

• Supervisa e informa a su superior jerárquico y a su responsable funcional sobre los riesgos contables relacionados con el efectivo de los que es consciente y contribuye a su mitigación.

• Ayuda a identificar los riesgos contables y legales para HI dentro de su área de responsabilidad.

• Participa en el fortalecimiento de las habilidades de los socios en el área financiera y de manejo de caja.

Misión 2: Normas y Conocimientos Especializados

• Despliega todas las políticas, procesos y herramientas financieras de HI dentro de su área de responsabilidad.

• Asegura que se cumplan las obligaciones legales de HI y produce los documentos financieros requeridos.

• Informa de cualquier cambio en las normas, la jurisprudencia o en las prácticas de otras partes interesadas en el ámbito financiero de las que tenga conocimiento.

• Cumple con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

• Implementa y cumple con el procedimiento para archivar documentos financieros y publica y actualiza documentos financieros en los espacios de trabajo dedicados.

• Contribuye al control interno dentro de su área de responsabilidad y aplica las acciones correctivas identificadas.

Misión3: Ejecución Operativa

Responsabilidad 1: Mantenimiento regular de la Contabilidad

• Realiza diariamente asientos en el Sistema de Información Contable (SI) (y en el país SI es necesario), asegurando que las descripciones de los asientos sean precisas y coherentes con las asignaciones contables y que todos los campos requeridos se completen, de acuerdo con el plan de cuentas de HI (y el plan contable del país, si es necesario).

• Recibe los documentos justificativos y traduce los elementos esenciales a uno de los idiomas de trabajo de HI (francés o inglés).

• Formaliza las solicitudes para crear o cerrar diarios de cuentas en el SI contable.

• Prepara todos los documentos para el cierre mensual y anual de cuentas.

• Crea hojas de Immo (activos fijos) en el SI contable y envía el número de identificación de los activos fijos a Logística para su registro en el Cuadro de Monitoreo de Equipos.

• Solicita la exención del Impuesto al Valor Agregado (IVA) y prepara las declaraciones (si aplica).

• Prepara cualquier documento de respaldo solicitado por auditores internos o externos.

• Puede ser necesario reemplazar temporalmente a un miembro del equipo de contabilidad / finanzas.

• Lleva la contabilidad local al día y presenta la información a entes de control.

Responsabilidad 2: Archivar Documentos contables

• Produce el comprobante de los documentos contables.

• Asegura la legibilidad y el escaneo regular de los documentos de respaldo.

• Mensualmente archiva los documentos escaneados en un servidor y los documentos en papel en un lugar que garantice su integridad física.

• Envío de los documentos de respaldo en digital y físico a la oficina central (Bolivia) de forma regular, los 15 días siguientes al cierre de mes

Responsabilidad 3: Realiza Pagos y Paga anticipos

• Produce el comprobante de los documentos contables.

• Ingresa y desembolsa dinero de las cajas de las que es responsable y registra los movimientos en un libro de caja.

• Paga anticipos, los registra en un libro de anticipos y los compensa.

• Verifica periódicamente los saldos de caja contra el libro de caja y el libro de anticipos.

• Supervisa la disponibilidad de efectivo en las cajas y alerta a Tesorero si existe riesgo de no cubrir los gastos durante determinado periodo. Elabora una proyección de gastos verificada y aprobada por el/los jefes de Proyecto.

• Prepara cheques y órdenes de transferencias bancarias, los presenta a los signatarios del banco y guarda una copia.

• Supervisa la cantidad de chequeras disponibles y ordena nuevas según sea necesario.

• Se adhiere a los procedimientos de seguridad, custodia y alerta a su supervisor en caso de un incidente.

Responsabilidad 4: Garantiza la Calidad y Disponibilidad de los Documentos de respaldo.

• Verifica la admisibilidad de los documentos de respaldo con respecto a HI y las normas del país, los registra en el Sistema de información contable (SI) y archiva.

• Supervisa los anticipos y sus soportes.

• Prepara los documentos de respaldo solicitados por los auditores internos o externos.

Responsabilidad 5: Gestión Contable y Financiera de Socios

• Revisar la documentación enviada por los socios como la justificación de gastos y hacer las correcciones.

• Retroalimentar al Gerente Administrativo y financiero sobre las inconformidades encontradas y los aspectos para mejorar por parte del socio.

• Produce un análisis de las capacidades de los socios en el campo financiero (por ejemplo, herramientas de seguimiento presupuestario) y, sobre la base de este análisis, elabora un plan de desarrollo de capacidades para estos socios.

• Produce un análisis de las capacidades de los socios en el campo financiero (por ejemplo, herramientas de seguimiento presupuestario) y, sobre la base de este análisis, elabora un plan de desarrollo de capacidades para estos socios.

• Apoyar al Gerente de Proyecto en el seguimiento periódico del presupuesto del socio(s) y en las acciones a tomar en caso de desvío.

• Ingresa cualquier cambio en la contabilidad de costos y modificaciones presupuestarias relacionadas con las asociaciones en el Sistema de Información Financiera (FIS).

• Ayuda a los socios a organizarse para cumplir con los plazos del calendario financiero.

Responsabilidad 6: Contribuye a la gestión financiera y presupuestaria.

• Participa en la construcción y ajuste de presupuestos con los responsables del presupuesto.

• Proporciona a los responsables del presupuesto informes periódicos de seguimiento del presupuesto y les ayuda en el uso de herramientas.

• Elabora y actualiza tablas de asignación de recursos (humanos, logísticos, etc.) y las comunica a los departamentos interesados.

• Integra los ajustes presupuestarios a las herramientas de seguimiento presupuestario e ingresa las modificaciones de la contabilidad de costos al Sistema de Información Financiera (FIS).

• Contribuye a optimizar el uso de los fondos propios de HI.

• Cumple los plazos del calendario financiero de HI.

• Consolidar las necesidades de flujo de caja dentro de su área de responsabilidad.

• Prepara respuestas a preguntas de los auditores internos y estatutarios.

• Contribuir a la gestión financiera de la financiación institucional de conformidad con las directrices de los “donantes” y las obligaciones contractuales.

• Ayuda con la redacción de propuestas de financiación para donantes institucionales; compila propuestas de múltiples programas cuando el programa es líder.

• Optimiza los cronogramas de financiamiento (cobertura de gastos de oficina y soporte) en la redacción o revisión de propuestas de financiamiento institucional.

• Garantiza que las obligaciones de los donantes sean realistas y compatibles con los procedimientos de HI (fechas y métodos de pago e informes financieros, métodos de justificación de gastos, tipos de cambio, auditorías, etc.)

• Informa a los responsables del presupuesto sobre las normas financieras de los donantes institucionales y verifica su aplicación.

• Verifica el seguimiento de los gastos de financiación y proporciona a los responsables del presupuesto informes de seguimiento del presupuesto de los donantes. Supervisa los índices de consumo, emite alertas en caso de riesgo de incumplimiento de las normas de flexibilidad y anticipa los desvíos preparando modificaciones contractuales con sus interlocutores.

• Produce informes financieros para donantes institucionales de conformidad con las directrices para donantes.

• Prepara solicitudes de pago para los donantes e informa a su superior directo en caso de un (posible) retraso en los pagos.

• Ingresa información relativa a los contratos de los donantes en el FIS: presupuestos de los donantes, contabilidad de costos y modificaciones presupuestarias, cronogramas, informes, etc.

• Prepara respuestas a preguntas de auditores internos y de donantes.

• Archiva los presupuestos y los informes financieros compartidos con los donantes institucionales (con una versión interna y externa) en los espacios de almacenamiento dedicados.

Responsabilidad 7: Implementación operativa de los RRHH.

• Apoyo en el reclutamiento y selección de personal: Publicación de vacantes, recepción de currículums, coordinación de entrevistas, verificación de referencias, entre otras tareas relacionadas con el proceso de contratación.

• Administración de personal: Mantenimiento de registros de empleados, seguimiento de licencias, vacaciones y ausencias, así como la preparación de contratos de trabajo y otros documentos relacionados con la gestión del personal.

• Gestión de beneficios: Ayudar en la administración de beneficios como seguro médico, seguro de vida, planes de pensiones, entre otros, así como brindar información y apoyo a los empleados en relación con sus beneficios.

• Capacitación y desarrollo: Coordinación de actividades de capacitación y desarrollo para el personal, incluyendo la organización de cursos, talleres y eventos de formación.

• Gestión de la nómina: Colaboración en el proceso de cálculo y pago de salarios y beneficios, así como la preparación y presentación de informes relacionados con la nómina y los impuestos correspondientes.

• Cumplimiento legal: Asegurarse de que la empresa cumpla con todas las leyes y regulaciones laborales vigentes en Bolivia, así como mantener los registros actualizados y cumplir con los requisitos de reporte.

• Apoyo en la resolución de conflictos: Brindar apoyo en la gestión de conflictos laborales, investigando quejas de empleados y ayudando a encontrar soluciones efectivas y justas. Prepara la nómina

• Archiva los presupuestos y los informes financieros compartidos con los donantes institucionales

• Contribuye al dimensionamiento y a la calidad de los recursos del Programa.

• Contribuye al proceso presupuestario en su zona geográfica y controla la masa salarial del personal.

• Contribuye al cumplimiento de la calidad del proceso de contratación.

• Participa en el calendario de informes de RRHH del Programa y ayuda a cumplir los plazos globales de RRHH de HI.

• Participa en las reuniones locales entre ONG sobre cuestiones de RRHH.

• Garantiza la aplicación del ciclo de RRHH en su zona geográfica.

• Ayuda a identificar las necesidades de formación y a elaborar y supervisar el plan de formación en su zona geográfica.

• Garantiza la calidad de la administración del personal de HI presente en su zona geográfica.

• Es responsable del seguimiento administrativo del personal internacional en el país (vacaciones, R&R, perdiem, visados, etc.)

• Es responsable de la aplicación de la política de seguridad social de HI de forma equitativa y conforme a la legislación local.

• Contribuye a la gestión de los conflictos en curso con terceros o empleados en Bolivia, junto con su responsable de RRHH (Región).

• Contribuye a la identificación de los riesgos legales y fiscales de HI en Bolivia.

• Desarrolla la estrategia de RRHH de Bolivia.

• Recopila los datos e indicadores de RRHH de Bolivia que son útiles para gestionar la parte de RRHH de la STRATOP del Programa y ayuda a mapear y mitigar los riesgos de RRHH. Implementa y supervisa el plan de acción de RRHH para el país.

• Implementa las normas, contribuye a la rendición de cuentas de HI en su ámbito de responsabilidad.

• Es responsable de aplicar las políticas y los marcos de HI en su país. Ayuda a adaptar los marcos de RRHH de acuerdo con el contexto local específico.

• Garantiza el cumplimiento de las obligaciones legales de RRHH de HI en Bolivia y gestiona la renovación de los documentos legales cuando sea necesario.

• Se encarga de los procedimientos de auditoría y archivo.

• Ayuda a garantizar el cumplimiento de las normas aplicables a los donantes en su ámbito de responsabilidad para todos los proyectos.

• Actualización y creación de los procedimientos y políticas administrativas, financieras y contables.

Demás funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato que no sean incompatibles con su cargo y que no vayan en detrimento de sus demás funciones y condiciones de trabajo

PERFIL SOLICITADO

• Licenciado en Contaduría Pública (CPA)

• Un mínimo de 2 años de experiencia en el seguimiento financiero de proyectos humanitarios.

• Experiencia en administración y RRHH es un plus.

• Experiencia en el uso de computadores y paquetes de software de oficina (MS Word, Excel, etc.).

. Excel avanzado (manejo de tablas dinámicas).

• Experiencia en el manejo de software contables.

• Experiencia de trabajo con ONG INTERNACIONAL un plus.

COMPETENCIAS TRANSVERSALES

• Sensibilidad hacia el trabajo humanitario

• Compromiso y comportamiento ético

• Cooperación y comunicación

• Alta capacidad de análisis numérico

• Capacidad de síntesis

• Alta capacidad de planificación,

• coordinación y negociación (internas y externas)

• Sensibilidad hacia el trabajo humanitario

• Cooperación y comunicación

• Adaptación al cambio y Resiliencia

• Agilidad e innovación

COMPETENCIAS PERSONALES

• Valores éticos y crítica constructiva

• Espíritu de cooperación/colaboración (busca la retroalimentación/escucha)

• Sentido de la responsabilidad (interna / externa)

• Diplomacia

• Audacia (muestra iniciativa / temperamento empresarial)

• Resiliencia ante el estrés y la incertidumbre

• Autocrítica (escucha y busca mejorar)

• Pragmatismo, capacidad de adaptarse fácilmente

• Autonomía y sentido de responsabilidad (centrado en resultados y capacidad de priorización).

• Sensibilidad cultural, sobre diversidad, de género, religión, raza, nacionalidad y edad

• Compromiso con la misión, la visión y los valores de HI.

How to apply

CONDICIONES

Tipo de contrato: laboral – plazo fijo

Duración: al 31/12/2024

N° de vacantes: 1 Ubicación: La Paz – con posibles viajes en el interior.

Fecha de Inicio de labores: 22 de abril de 2024

Salario: Confidencial de acuerdo con los rangos salariales establecidos para dicha posición.

Como postular: Las personas interesadas en postularse para este cargo deberán enviar su Hoja de Vida al correo [email protected] Indicando en el Asunto : OFICIAL DE FINANZAS Y RRHH BOLIVIA.

Fecha máxima de postulación : 14 de abril de 2024.

Nota Importante : “Todas las aplicaciones laborales serán tratadas con la más estricta confidencialidad y deberán cumplir las políticas de (Discapacidad, género y edad; PEASS, lucha contra el fraude y corrupción, protección de la infancia y código de conducta). HI al ser una organización que promueve la inclusión laboral de las personas con discapacidad, alienta a este grupo de personas a aplicar para esta posición. Si desea solicitar ajustes razonables durante el proceso de solicitud, envíe un correo electrónico al correo [email protected] indicando en el cuerpo del correo a nuestro equipo de selección para proporcionar ajustes razonables a la candidatura.

Solo las personas seleccionadas para entrevista serán contactadas”. Solo las personas seleccionadas para entrevista serán contactadas