Oficial de Controlo Financeiro e Relatório

Resumo da Posição

O(a) Oficial de Controlo Financeiro e Relatórios (OFCR) é responsável por auxiliar na elaboração e análise dos orçamentos e relatórios financeiros, quer os que dizem respeito à AKF(Moz) quer os que se destinam aos parceiros doadores. Com vista a otimizar os processos e a qualidade das informações financeiras, o(a) OFCR irá assegurar que as regras e submissões aos doadores são efectuadas dentro do que se encontra definido pelos doadores e pela AKF(Moz).

Principais Actividades e Responsabilidades

O(a) Oficial de Reporting e Controlo Financeiro é responsável pela preparação e controlo com regularidade de todos os relatórios dos doadores e casa-mãe da Fundação, bem como assegurar que as regras e submissões aos doadores são efectuadas dentro do que se encontra definido por os doadores e Fundação.

As responsabilidades específicas do(a) Oficial incluem:

• Coordenar todas as alterações necessárias aos acordos, incluindo sugestões relativas a compromissos programáticos (alteração da descrição técnica e de outros documentos necessários) e os compromissos financeiros (revisões/realinhamentos orçamentais, pedidos de aprovação acima dos limiares, etc.);
• Contribuir no desenvolvimento da estratégia e gerir as subvenções e os processos em linha, incluindo os rastreadores em linha e o sistema de arquivo digital;
• Em coordenação com o pessoal-chave, assegurar que os processos de gestão do ciclo do projeto/subvenção, tais como reuniões iniciais, reuniões de abertura de subvenções e reuniões de revisão de subvenções, são realizados regularmente de acordo com as orientações da AKF;
• Apoiar as equipas programáticas na gestão financeira de cada financiamento, preparando relatórios mensais, trimestrais e anuais internos de controlo orçamental por financiador e por projecto activo dentro de cada financiador, auxiliando na obtenção das principais razões para variações verificadas entre o realizado vs projectado e ao mesmo tempo garantido projeções realísticas;
• Apoiar as equipas programáticas no cumprimento das regras de elegibilidade e compliance de cada financiamento, tendo que assegurar uma estreita ligação e coordenação com o departamento de parcerias;
• Manter contacto estreito com as entidades financiadoras e assegurar o cumprimento atempado dos relatórios financeiros exigidos por estas entidades, bem como todos os outros documentos financeiros exigidos, em colaboração com as equipas programáticas e departamento de parcerias;
• Apoiar na validação da informação financeira mensal, trimestral e anual alocada a cada financiamento e conseguir identificar áreas de melhorias;
• Apoiar no preenchimento e manutenção dos dados dos financiamentos e financiadores na plataforma AIMS – Award Information Management System;
• Apoiar os parceiros de implementação e validação dos relatórios aos financiadores, sempre que necessário, usando uma abordagem de capacitação, com vista a melhorar e obter maior eficiência na gestão financeira dos financiamentos;
• Trabalhar com o programa e as parcerias para desenvolver um instrumento de controlo da gestão das subvenções para todas as subvenções em Moçambique;
• Apoiar o/a director/a financeira a ter a informação financeira actualizada por cada financiamento, bem como as projecções, por forma a fornecedor a informação mais realística para efeitos de reporting interno à sede da organização;
• Preparar informação necessária para a submissão de relatórios mensais, trimestrais, anuais e todos outros que se mostrem necessários, para submissão interna à sede e outras entidades;
• Manter um registo actualizado dos fundos recebidos por financiamento e dos valores a receber, por forma a apoiar a gestão de tesouraria e assegurar que nos relatórios financeiros por financiamento sejam apresentados fluxos de caixa para evidenciar a posição em termos de fundos reais existentes;
• Garantir a obtenção de mapas de imobilizado atualizados por financiamentos, tendo em conta as regras de cada doador e no final de cada ano e de cada projecto obter um relatório final com todos os itens existentes e o seu estado actual;
• Apoiar na organização dos sistemas e procedimentos, de modo que estes permitam acesso a informação financeira de uma forma eficiente e rápida;
• Contribuir para assegurar o cumprimento das regras de procurement e regras financeiras, garantindo uma gestão eficiente, imparcial e transparente dos fornecedores;
• Apoiar no desenvolvimento de instrumentos e metodologias de trabalho que contribuam para a eficiência do departamento financeiro;
• Acompanhar as auditorias internas e externas, sempre que necessário;
• Apoiar a preparação e submissão de novas candidaturas a financiamentos, sempre que necessário;
• Realizar todas as outras tarefas que lhe forem incumbidas pela organização.

Requisitos:

Académicos

• Ter o nível superior na área de Contabilidade, Auditoria e Finanças.

Experiência Profissional

• Ter pelo menos 5 anos de experiência em preparação e acompanhamento de relatórios financeiros, bem como preparação de projeções anuais, trimestrais e semestrais;
• Ter experiência em gestão de pessoas e finanças;
• Ter experiência de trabalho em equipa;
• Ter experiência de comunicar com diferentes parceiros.

Qualificações Pessoais

• Ter capacidade de trabalho em equipa e manter alta motivação do pessoal;
• Ser capaz de organizar as ações de modo a que produzam os resultados definidos;
• Ter experiência como formador / facilitador;
• Ser sociável e dinâmico;
• Estar disponível para viajar dentro e fora do país;
• Estar disposto para trabalhar sob grande pressão.

Habilidade Linguística

• Fluente em Português;
• Ter conhecimentos profundos de inglês.