OFICIAL DE APROVISIONAMIENTO ANTIOQUIA

Misión general

Gestionar las actividades de aprovisionamiento derivadas del desarrollo del proyecto a su cargo, siguiendo los procedimientos de compras de la organización y velando por la optimización de los recursos de la organización

Lugar de trabajo:

Antioquia (Yali- Vegachi)

Principales interlocutores:

• Equipo soporte, contabilidad, RRHH y finanzas.
• Jefes de proyecto y equipo de operaciones
• Equipo nacional de abastecimiento

Misiones Específicas & Responsabilidades

1. Llevar a cabo todas las compras requeridas por la base de gestión, siempre bajo el marco de los procedimientos y lineamientos de compra establecidos por HI

• Conocer y entender los procedimientos, lineamientos, directrices, informes y documentación de compras.
• Recepción, revisión y aceptación de las solicitudes de compra PL por parte de los solicitantes de la organización.
  • • Recolección de la documentación necesaria para la creación de los diferentes proveedores en el sistema de HI y validación de Bridger siempre que aplique (Cámara y comercio, RUT, certificación bancaria y demás documentos)
      – Gestión de solicitud de precios
      – Revisión final de los TDR suministrados por los solicitantes y ajuste final para su posterior publicación
      – Solicitud de cotizaciones o propuestas económicas de acuerdo con los requerimientos relacionados en la PL
      – Análisis las ofertas recibidas y apoyo en la selección del proveedor, junto con el solicitante.
      – Generación de PO y Contratos, así como su debido seguimiento de entrega de bienes y prestación de los servicios contratados.
      – Solicitud y seguimiento de pagos derivados de los procesos de compra llevados a cabo.
      – Cierre del archivo de la compra, realizando el respectivo check list de la documentación que debe contener cada proceso.
      – En el caso en el que aplique, realizar la gestión de transporte de bienes comprados al lugar de destino de la compra.
      – Actualización de los procesos de compra en LINK
      – Generación de acuerdos marcos locales.

2. Responsable de la generación, seguimiento, gestión de pagos y cierre de contratos de prestación de servicios

• Elaboración de contratos con terceros prestadores de servicios, asesorías y consultorías de acuerdo con las necesidades de la misión.
  • • Seguimiento a los contratos, vigencias, mantenimiento de precios, regulaciones o incumplimientos.
      – Asegurar la recolección de documentos necesaria para el tramitar los pagos de los diferentes contratos. (Cuentas de cobro, planilla de aportes sociales, RUT y demás)
      – Comunicación asertiva con el supervisor directo en conjunto con el área de asesoría jurídica de HI, para la entrega de contratos.
      – Recolección de firmas de los diferentes agentes involucrados en contratos, asegurando la trazabilidad de los contratos realizados en el área, cuidando la custodia física de los mismos.
      – Actualización y alimentación oportuna del TSC, respecto a los contratos a su cargo.
      – Seguimiento a los contratos de prestación de servicios de los enlaces comunitarios, así como su solicitud oportuna afiliación o desafiliación a ARL

3. Responsable de generación, seguimiento y ejecución de acuerdos marco de la base de gestión

• Identificación de las necesidades de aprovisionamiento de la base de gestión para la generación de acuerdos marco que supla las más recurrentes
• Seguimiento a la ejecución del acuerdo marco de acuerdo con lo negociado contractualmente
• Seguimiento a vencimiento de los acuerdos marco para generación de posibles prorrogas y nuevas asignaciones de acuerdos de manera oportuna

4. Punto focal de LINK a nivel de su base de gestión

• Comprender el funcionamiento del sistema LINK desde cada uno de los diferentes roles intervinientes en el uso de la plataforma
• Recibir y filtrar las dudas, inquietudes, inconvenientes derivados del uso de la plataforma LINK en la base nacional
• Encargado de dar los entrenamientos básicos de la plataforma LINK en la base nacional
• Solicitar a la base nacional la creación, modificación, actualización o cierre de usuarios de LINK de su base de gestión

5. Responsable del archivo de aprovisionamiento de la base asignada

• Llevar de manera actualizada el archivo de los contratos de compras (acuerdos marco nacionales, Consultorías, contratos de prestación de servicios)
• Llevar de manera actualizada el archivo de los procesos de compra a su cargo, realizando el respectivo check list de la documentación que debe contener cada proceso.

6. Reporte y comunicación

• • • Comunicar regularmente al supervisor directo mecanismos de mejora continua para asegurar una buena comprensión de las actividades y prioridades de cada uno.
      – Participación en reuniones de grupos logísticos e intercambio de información.
      – Informar inmediatamente a su supervisor sobre cualquier información que tenga o pueda tener un impacto en la gestión de la cadena de suministro.
      – Mantener al día los informes de abastecimiento

7. Responsable de la respuesta a auditorias que recaigan en la base se gestión respecto a temas de aprovisionamiento

• Atender oportunamente los requerimientos de las auditorías realizadas a los proyectos a su cargo
• Atender las recomendaciones derivadas de las auditorias

8. Seguimiento del plan de compras

• Apoyar al jefe del proyecto en la generación del plan de compras
• Realizar el seguimiento a la ejecución del plan de compras

9. Responsable de la gestión de stock en la base

• Gestionar los stocks de la base correspondiente

Contexto

Los clientes a los que se orienta el cargo son internos. Los proveedores del cargo son prestadores de servicios, comercializadores y/o fabricantes de bienes, consultores, contratistas independientes, entre otros.

El área de la organización con la que trabajará estrechamente además de la Logistica será la financiera, sin embargo, tendrá comunicación directa con todas las áreas, ya que todas serán solicitantes o clientes internos dentro de su proceso.

Se encarga de llevar a cabo los procesos derivados de su cargo siempre enmarcado en el cumplimiento de los procedimientos y lineamientos de las compras, en aras de poder responder de forma óptima, por el uso de los recursos ante las auditorias de nuestros donantes.

Se encargará de recibir directamente de los solicitantes las solicitudes de compra (PL) por medio de la plataforma Logistica y si es el caso deberá solicitar su modificación o corrección para poder proceder con la gestión de las compras.

Tendrá contacto directo con los proveedores, con quienes deberá cotizar y negociar las mejores condiciones para la organización con base en las solicitud hecha y aprobada en LINK, teniendo en cuenta factores, como precio, calidad, aspectos técnicos, tiempos y lugares de entrega, garantías, servicios postventa, entre otros.

Deberá responder de forma oportuna las solicitudes de compra, velando por cumplir con los requerimientos del solicitante y los intereses de la organización, sin sobrepasar las condiciones aprobadas en la solicitud, ni saltarse los procedimientos de compras.

Deberá ser el punto focal a nivel de su base de gestión en todo lo relacionado a procesos de compras, plan de compras, Link y auditorias

Deberá realizar a acompañamiento a los jefes de proyecto de su base de gestión en la explicación y desarrollo del plan de compras, así como será responsable del seguimiento de la ejecución de este.

Deberá atender oportuna y correctamente con los requerimientos derivados de auditorias a procesos de compra llevados a cabo en su base de gestión

Deberá hacer seguimiento oportuno al pago de las facturas de acuerdo con los tiempos de cierre de los proyectos, con el objetivo de evitar gastos con fuera de tiempo que representen perdidas para la organización.

Deberá mantener actualizados y correctamente diligenciados los informes de compras.

Deberá mantener al día y de forma organizada tanto el archivo físico como digital de los expedientes de compra y contratos

Los principales desafíos que puede presentar el cargo son la molestia del cliente interno al momento de solicitarle el cumplimiento de tiempos y procesos para poder gestionar sus compras, otro posible desafío podría ser el manejo de las compras en mercados de difícil acceso y poca formalidad. Así mismo el cargo representa un alto nivel de trabajo bajo presión, por lo cual demanda mucha agilidad, organización, manejo del tiempo, capacidad de toma de decisiones, antelación, comunicación asertiva, y orientación a la resolución de problemas.

El cargo es 100% presencial en la base administrativa asignada por el proyecto su horario será de lunes a viernes de 8 am a 5 pm, sin embargo, se requiere disponibilidad de la persona fuera de este horario para atender contingencias derivadas de sus actividades (casos excepcionales)

El 80% de la actividad diaria será en oficina en trabajo de escritorio para lo cual se dispondrá de los elementos requeridos para el desarrollo de sus actividades.

Para el 20% restante de su actividad se requerirá que la persona haga desplazamientos por fuera de la oficina a instalaciones de proveedores, campamentos u otras sedes de la organización.

Las fechas criticas para el puesto son la apertura de campamentos, inicio de actividades de los proyectos, finalización de los proyectos, entre otras.

Note que este perfil de puesto debe permanecer alterable, responder a tareas adicionales o cambios como identificado por el jefe jerárquico.

Perfil del cargo

PERFIL Y CONOCIMIENTOS

Saber hacer (prácticas)

Habilidades interpersonales (actitudes)

• • Diploma universitario en áreas afines a la logística, ingeniería, administración. Opcional: Posgrado en el área Logistica o abastecimiento
• • Mínimo 3 año en áreas de compra, preferiblemente Trabajo previo en organizaciones humanitarias
• • Manejo intermedio del paquete de office, primordialmente Excel
• -Dominio básico- intermedio del idioma ingles
• • manejo de ERP

-Competencias transversales requeridas:

• Sensibilidad hacia el trabajo humanitario
• Compromiso y comportamiento ético
• Cooperación y comunicación
• Adaptación al cambio y resiliencia
• Agilidad e innovación

Competencias personales:

• Trabajo en colaboración con otros departamentos
• Orden
• Manejo del tiempo y agilidad
• Anticipación
• Concentración y atención al detalle
• Orientación a resolución de problemas
• Comunicación
• Capacidad de trabajo bajo presión
• Negociación y manejo de proveedores
• Orientación a la mejora
• Seguimiento de instrucciones