Oficial Contable y Financiero

SOBRE HUMANITY AND INCLUSION

Indignados por la injusticia que enfrentan las personas con discapacidad y las poblaciones vulnerables, aspiramos a un mundo de solidaridad e inclusión, enriquecido por nuestras diferencias, donde todos puedan vivir con dignidad.

Humanity & Inclusion (HI) es una organización independiente e imparcial de ayuda y desarrollo sin afiliaciones religiosas o políticas que opera en situaciones de pobreza y exclusión, conflicto y desastre.

Trabajamos junto a personas con discapacidades y personas vulnerables para ayudar a satisfacer sus necesidades esenciales, mejorar sus condiciones de vida y promover el respeto por su dignidad y sus derechos fundamentales.

Desde su creación en 1982, la Federación HI compuesta por ocho asociaciones nacionales (Bélgica, Canadá, Francia, Alemania, Luxemburgo, Reino Unido, Suiza y Estados Unidos) ha puesto en marcha programas en más de 60 países.

HI es co-titular del Premio Nobel de la Paz 1997 por su acción determinante en la lucha contra las minas antipersonal y por ser cofundadora de la Campaña para la Prohibición de Minas Antipersonal (ICBL).

En el continente, HI está presente en Bolivia, Colombia, Cuba, Ecuador, Haití, Perú y Venezuela implementado proyectos a nivel nacional y regional. Como parte de nuestra estrategia estamos analizando realizar operaciones también en Centro América (Costa Rica, El Salvador, Guatemala, Honduras, Panamá). Los proyectos implementados por HI o a través de sus socios en América Latina se organizan en tres ejes: (i) salud (salud mental y apoyo psico social, rehabilitación, salud y derechos sexuales y reproductivos, protección contra la violencia de género), (ii) protección (protección contra las violencias, gestión inclusiva de riesgos, desminado humanitario y acción integral contra las minas, educación al riesgo de minas, asistencia a víctimas, transformación de conflicto); (iii) educación inclusiva y medios de vidas sustentables (educación inclusiva, inclusión económica y financiera).

Para más información sobre la asociación, consulte los siguientes sitios web: sitio internacional: www.hi.org | sitio regional para América latina y El Caribe: www.hi-lac.org

PRESENTACIÓN DEL PROYECTO

La presente convocatoria se realiza en el marco del nuevo proyecto Promoviendo el Acceso a la educación y la Inclusión Social de las y los NNA con y sin discapacidad en Ecuador – PAIS que se implementa en Quito en consorcio entre HI y dos socios ecuatorianos del sector educativo, durante 3 años.

El objetivo general es contribuir a la promoción y acceso a la educación de la niñez, inclusión social de los niños, niñas y adolescentes con discapacidad en Quito, Ecuador.

Las niñas, los niños y adolescentes (NNA) con discapacidad son uno de los grupos más marginados y excluidos de la sociedad. Las personas con discapacidad, principalmente las y los NNA, en comparación con sus pares sin discapacidad, tienen más probabilidades de experimentar las consecuencias de inequidad social, económica, y cultural. HI y sus socios implementan un proyecto de tres años con NNA, sus familias, cuidadores, las autoridades y los servicios pertinentes, orientadas a un mejor reconocimiento de las diversidades, que promueven el acceso a la educación y la inclusión social de la discapacidad. El proyecto contribuye al objetivo de prevenir, mitigar y erradicar la desigualdad a través de la promoción de los derechos de los NNA.

La lógica de intervención se basa a en un enfoque de doble vía, mejorando por un lado el acceso de los NNA a servicios educativos y su participación activa, y por otro, atendiendo los requerimientos específicos de los NNA con discapacidad o con necesidades educativas especificas al entorno educativo. A este enfoque, se añade un componente de fortalecimiento de los miembros del consorcio y de la sociedad civil ecuatoriana para dar más sostenibilidad al proyecto.

La educación inclusiva es un proceso de aumento de la participación y reducción de la exclusión con el fin de satisfacer las diversas necesidades de todos los alumnos. La educación inclusiva es un concepto amplio que se refiere al derecho de todos los niños y niñas a acceder y beneficiarse de la educación. El proyecto presta especial atención a los niños con discapacidades y necesidades específicas de aprendizaje.

OBJETIVO DEL CARGO

El/La Oficial Contable y Financiero/a – basado/a en Quito, es responsable del mantenimiento regular de las cuentas, el cierre de las cuentas, el seguimiento de las cuentas por pagar y por cobrar, la identificación de los activos fijos, el archivo de los documentos de respaldo y el cumplimiento de los estándares de la organización y el marco regulatorio del país. Es responsable de la contabilidad periódica de una o más cajas de efectivo, llevando el libro de anticipos, verificando los documentos de respaldo, preparando los pagos y cumpliendo con los estándares de la organización y el marco regulatorio del país.

Adicionalmente, produce información financiera de calidad y contribuye a la aplicación y difusión del marco presupuestario, las reglas locales y de los donantes y las herramientas, procedimientos y estándares de HI en el campo financiero.

PRINCIPALES INTERLOCUTORES:

• Representante País
• Gerente Regional Contable
• Jefes de Proyecto PAIS
• Equipo contabilidad y finanzas de AVSF
• Socios del proyecto PAIS
• Gerente Regional de Finanzas
• Oficiales de proyecto
• Oficiales regionales de Logística y Aprovisionamiento

RESPONSABILIDADES DEL CARGO

Misión 1: Gestión de riesgos

• Supervisa e informa a su superior jerárquico y a su responsable funcional sobre los riesgos contables relacionados con el efectivo de los que es consciente y contribuye a su mitigación.

• Ayuda a identificar los riesgos contables y legales para HI dentro de su área de responsabilidad.

• Participa en el fortalecimiento de las habilidades de los socios en el área financiera y de manejo de caja.

Misión 2: Normas y Conocimientos Especializados

• Despliega todas las políticas, procesos y herramientas financieras de HI dentro de su área de

responsabilidad.

• Asegura que se cumplan las obligaciones legales de HI y produce los documentos financieros requeridos.

• Informa de cualquier cambio en las normas, la jurisprudencia o en las prácticas de otras partes

interesadas en el ámbito financiero de las que tenga conocimiento.

• Cumple con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

• Implementa y cumple con el procedimiento para archivar documentos financieros y publica y actualiza

documentos financieros en los espacios de trabajo dedicados.

• Contribuye al control interno dentro de su área de responsabilidad y aplica las acciones correctivas identificadas.

Misión3: Ejecución Operativa

Responsabilidad 1: Mantenimiento regular de la Contabilidad

• Realiza diariamente asientos en el Sistema de Información Contable (SI) (y en el país SI es necesario), asegurando que las descripciones de los asientos sean precisas y coherentes con las asignaciones contables y que todos los campos requeridos se completen, de acuerdo con el plan de cuentas de HI (y el plan contable del país, si es necesario).

• Recibe los documentos justificativos y traduce los elementos esenciales a uno de los idiomas de trabajo de HI (francés o inglés).

• Formaliza las solicitudes para crear o cerrar diarios de cuentas en el SI contable.

• Prepara todos los documentos para el cierre mensual y anual de cuentas.

• Crea hojas de Immo (activos fijos) en el SI contable y envía el número de identificación de los activos fijos a Logística para su registro en el Cuadro de Monitoreo de Equipos.

• Solicita la exención del Impuesto al Valor Agregado (IVA) y prepara las declaraciones (si aplica).

• Prepara cualquier documento de respaldo solicitado por auditores internos o externos.

• Puede ser necesario reemplazar temporalmente a un miembro del equipo de contabilidad / finanzas.

Responsabilidad 2: Archivar Documentos contables

• Produce el comprobante de los documentos contables.

• Asegura la legibilidad y el escaneo regular de los documentos de respaldo.

• Mensualmente archiva los documentos escaneados en un servidor y los documentos en papel en un lugar que garantice su integridad física.

• Envío de los documentos de respaldo en digital y físico a la oficina central (Caracas) de forma regular, los 15 días siguientes al cierre de mes.

Responsabilidad 3: Realiza Pagos y Paga anticipos

• Produce el comprobante de los documentos contables.

• Ingresa y desembolsa dinero de las cajas de las que es responsable y registra los movimientos en un libro de caja.

• Paga anticipos, los registra en un libro de anticipos y los compensa.

• Verifica periódicamente los saldos de caja contra el libro de caja y el libro de anticipos.

• Supervisa la disponibilidad de efectivo en las cajas y alerta a Tesorero si existe riesgo de no cubrir los gastos durante determinado periodo. Elabora una proyección de gastos verificada y aprobada por el/los jefes de Proyecto.

• Prepara cheques y órdenes de transferencias bancarias, los presenta a los signatarios del banco y guarda una copia.

• Supervisa la cantidad de chequeras disponibles y ordena nuevas según sea necesario.

• Se adhiere a los procedimientos de seguridad, custodia y alerta a su supervisor en caso de un incidente.

Responsabilidad 4: Garantiza la Calidad y Disponibilidad de los Documentos de respaldo.

• Verifica la admisibilidad de los documentos de respaldo con respecto a HI y las normas del país, los registra en el Sistema de información contable (SI) y archiva.

• Supervisa los anticipos y sus soportes.

• Prepara los documentos de respaldo solicitados por los auditores internos o externos.

Responsabilidad 5: Gestión Contable y Financiera de Socios

• Revisar la documentación enviada por los socios como la justificación de gastos y hacer las correcciones.

• Retroalimentar al Gerente Administrativo y financiero sobre las inconformidades encontradas y los aspectos para mejorar por parte del socio.

• Produce un análisis de las capacidades de los socios en el campo financiero (por ejemplo, herramientas de seguimiento presupuestario) y, sobre la base de este análisis, elabora un plan de desarrollo de capacidades para estos socios.

• Produce un análisis de las capacidades de los socios en el campo financiero (por ejemplo, herramientas de seguimiento presupuestario) y, sobre la base de este análisis, elabora un plan de desarrollo de capacidades para estos socios.

• Apoyar al Gerente de Proyecto en el seguimiento periódico del presupuesto del socio(s) y en las acciones a tomar en caso de desvío.

• Ingresa cualquier cambio en la contabilidad de costos y modificaciones presupuestarias relacionadas con las asociaciones en el Sistema de Información Financiera (FIS).

• Ayuda a los socios a organizarse para cumplir con los plazos del calendario financiero.

Responsabilidad 6: Contribuye a la gestión financiera y presupuestaria.

• Participa en la construcción y ajuste de presupuestos con los responsables del presupuesto.

• Proporciona a los responsables del presupuesto informes periódicos de seguimiento del presupuesto y les ayuda en el uso de herramientas.

• Elabora y actualiza tablas de asignación de recursos (humanos, logísticos, etc.) y las comunica a los departamentos interesados.

• Integra los ajustes presupuestarios a las herramientas de seguimiento presupuestario e ingresa las modificaciones de la contabilidad de costos al Sistema de Información Financiera (FIS).

• Contribuye a optimizar el uso de los fondos propios de HI.

• Cumple los plazos del calendario financiero de HI.

• Consolidar las necesidades de flujo de caja dentro de su área de responsabilidad.

• Prepara respuestas a preguntas de los auditores internos y estatutarios.

Responsabilidad 7: Contribuye a la gestión financiera y presupuestaria.

• Contribuir a la gestión financiera de la financiación institucional de conformidad con las directrices de los “donantes” y las obligaciones contractuales.

• Ayuda con la redacción de propuestas de financiación para donantes institucionales; compila propuestas de múltiples programas cuando el programa es líder.

• Optimiza los cronogramas de financiamiento (cobertura de gastos de oficina y soporte) en la redacción o revisión de propuestas de financiamiento institucional.

• Garantiza que las obligaciones de los donantes sean realistas y compatibles con los procedimientos de HI (fechas y métodos de pago e informes financieros, métodos de justificación de gastos, tipos de cambio, auditorías, etc.)

• Informa a los responsables del presupuesto sobre las normas financieras de los donantes institucionales y verifica su aplicación.

• Verifica el seguimiento de los gastos de financiación y proporciona a los responsables del presupuesto informes de seguimiento del presupuesto de los donantes. Supervisa los índices de consumo, emite alertas en caso de riesgo de incumplimiento de las normas de flexibilidad y anticipa los desvíos preparando modificaciones contractuales con sus interlocutores.

• Produce informes financieros para donantes institucionales de conformidad con las directrices para donantes.

• Prepara solicitudes de pago para los donantes e informa a su superior directo en caso de un (posible) retraso en los pagos.

• Ingresa información relativa a los contratos de los donantes en el FIS: presupuestos de los donantes, contabilidad de costos y modificaciones presupuestarias, cronogramas, informes, etc.

• Prepara respuestas a preguntas de auditores internos y de donantes.

• Archiva los presupuestos y los informes financieros compartidos con los donantes institucionales (con una versión interna y externa) en los espacios de almacenamiento dedicados.

Note que este perfil de puesto debe permanecer alterable, responder a tareas adicionales o cambios como identificado por el jefe jerárquico.

PERFIL Y HABILIDADES

Educación y Conocimiento

• Licenciado en Contaduría Pública.
• Un mínimo de 2 años de experiencia en el seguimiento financiero de proyectos de cooperación internacional
• Experiencia en el uso de computadores y paquetes de software de oficina (MS Word, Excel, etc.). Excel avanzado (manejo de tablas dinámicas).
• Experiencia en el manejo de software contables.
• Experiencia de trabajo con ONG INTERNACIONAL un plus.
• Sensibilidad hacia el trabajo humanitario
• Compromiso y comportamiento ético
• Cooperación y comunicación
• Alta capacidad de análisis numérico
• Capacidad de síntesis
• Alta capacidad de planificación, coordinación y negociación (internas y externas)

Competencias transversales

• Sensibilidad hacia el trabajo humanitario
• Cooperación y comunicación
• Adaptación al cambio y Resiliencia
• Agilidad e innovación

Competencias interpersonales

• Valores éticos y crítica constructiva
• Espíritu de cooperación/colaboración (busca la retroalimentación/escucha)
• Sentido de la responsabilidad (interna / externa)
• Diplomacia
• Audacia (muestra iniciativa / temperamento empresarial)
• Resiliencia ante el estrés y la incertidumbre
• Autocrítica (escucha y busca mejorar)
• Pragmatismo, capacidad de adaptarse fácilmente
• Autonomía y sentido de responsabilidad (centrado en resultados y capacidad de priorización).
• Sensibilidad cultural, sobre diversidad, de género, religión, raza, nacionalidad y edad Compromiso con la misión, la visión y los valores de HI

CONDICIONES DEL PUESTO

Remuneración / tipo de contrato: En relación de dependencia en modalidad giro del negocio con remuneración conforme a la disponibilidad presupuestaria, con un sueldo de USD. $1.200 más beneficios de ley.

Beneficios: Seguro médico privado, 30 días calendario de vacaciones anuales, acceso a fondo de capacitación, posibilidad de teletrabajar dos días por semana, cuando las actividades de campo no estén programadas.

La contratación estará a cargo de la ONG AVSF Ecuador.

How to apply

Se esperan candidaturas hasta el 10 de marzo de 2024, cualquier candidatura que llegue posteriormente no será considerada.

Para postular su candidatura debe enviar una hoja de vida y una carta de motivación a la siguiente dirección: [email protected] con copia a [email protected]

Poner en el asunto del mensaje: “Candidatura Oficial Contable Financiero Quito”

Los/as aspirantes que no sean preseleccionados no serán notificados a la entrevista.

NOTAS IMPORTANTES:

• Todas las aplicaciones serán tratadas con la más estricta confidencialidad.
• HI al ser una organización que promueve la inclusión laboral de las personas con discapacidad, alienta a este grupo de personas a aplicar para esta posición.