Oficial Administrativo. Basado en el Estado Apure.

Objetivo principal: Médicos del Mundo Asociación Civil (en adelante MdM) está implementando varias actividades para contribuir a fortalecer las instituciones y las organizaciones locales de salud que atienden a las poblaciones en condición de mayor vulnerabilidad en Venezuela.

Responsabilidades del Oficial MEAL MERA:

INTRODUCCIÓN

Médicos del Mundo Asociación Civil (en adelante MdM) está implementando varias actividades para contribuir a fortalecer las instituciones y las organizaciones locales de salud que atienden a las poblaciones en condición de mayor vulnerabilidad en Venezuela. MdM ha logrado posicionarse como un relevante actor en el sector de la salud en Venezuela, gracias a las iniciativas que ha desarrollado en el país desde mediados del 2018. MdM cuenta con una oficina en Caracas, desde la cual supervisa las operaciones en los Estados de Táchira, Apure, y Sucre; donde ha ido adquiriendo conocimientos y fortaleciéndose internamente.

BREVE DESCRIPCION/OBJETIVOS DEL PUESTO

Asegurar que las operaciones administrativas y contables se desarrollen de acuerdo con los procedimientos internos de la organización y de país, administrando y manteniendo al día el sistema contable, la información financiera y la información de recursos humanos.

La intervención tiene como objetivo Proporcionar asistencia humanitaria directa a los grupos de población más vulnerables mediante intervenciones que mejoren las condiciones de salud, este caso en específico en el Estado Táchira, dotando de los servicios de farmacias a los ambulatorios y/o centros médicos previamente seleccionados.

RESPONSABILIDADES DEL PUESTO:

Gestión de caja/banco y solicitud de abastecimiento mensual

• Administrar y mantener las cuentas bancarias y caja menor con flujo de efectivo monitoreando los saldos, actualizando la lista de firmas en el banco y realizando transferencias con los soportes debidamente firmados y autorizados.
• Gestionar los avances y/o anticipos entregados al personal nacional.
• En conjunto con la Administradora País, preparar el pedido mensual de tesorería, apoyar la preparación de auditorías y el desarrollo y actualización de las guías financieras.
• Monitorear flujo de caja y saldos bancarios, identificando la necesidad de transferencias.
• Realizar reconciliaciones semanales y mensuales de la caja menor y cuentas bancarias.
• Administrar las cuentas bancarias y las funciones de banco por Internet si es aplicable (actualizar la lista de firmantes de los bancos, verificación de los gastos bancarios…).

Teneduría de la contabilidad y pago de las facturas

• Registrar semanalmente en el sistema contable asegurando que la contabilidad y reporte se desarrollen de acuerdo con los procedimientos financieros de MDM, respetando y cumpliendo las regulaciones venezolanas, así como los requisitos de los donantes, asegurando que el archivo esté completo y actualizado en forma electrónica como física.
• Preparar los informes de pagos, asegurando que cuentan con los documentos de soporte necesarios, y una vez validados y autorizados, efectúa los pagos a proveedores.
• Ser responsable del cierre mensual y anual de la contabilidad, respetando los procedimientos de MDM (conciliación bancaria mensual, control de caja, seguimiento de anticipos y transferencias)dentro de las fechas límite.
• Codificar correctamente las entradas contables siguiendo el plan y guía contable de MDM.
• Asegurar la preparación y el mando del paquete contable que será transmitido a la sede, y preparar los archivos físicos que se quedan en Venezuela.

Seguimiento de recursos humanos

• Apoyar en la gestión de recursos humanos de la misión mediante elaboración de contratos, planillas de personal, nóminas, pagos mensuales y seguimiento de vacaciones, incapacidades y cualquier otra novedad, asegurando el pago de los respectivos impuestos ante los entes nacionales correspondientes.
• Revisar, rastrear y ajustar vacaciones anuales, permisos no remunerados, incapacidades, adelantos, etc. de los empleados para asegurarse de que se contabilicen con precisión.
• Realizar los cambios y actualizaciones necesarias en los diferentes organismos en cuanto a seguridad social, pensiones, impuestos, etc., en relación con el contador público.

Enlace con el contador público y seguimiento presupuestal

• Hacer el enlace con el contador público suministrándole la información contable de la Asociación a los días 6 de cada mes, asegurando que los pagos de impuestos y tasas se completen a tiempo, de forma precisa y de conformidad con los requisitos legales.
• Apoyar en la preparación, seguimiento y control de presupuesto de los proyectos.
• Actualizar mensualmente todos los presupuestos asignados y compartirlos con la Coordinación Administrativa.
• Apoyar la Coordinación Administrativa en la preparación de auditorías (por parte de las autoridades venezolanas o de los donantes).

Gestión de socios y otros

• Revisar los reportes oficiales de socios nacionales y actualizarlos en contabilidad y en el presupuesto ejecutado.
• Participar en reuniones de coordinación y del departamento administrativo y financiero.

REQUISITOS

Imprescindible

• Profesional en Contaduría Pública, administración de empresas o carreras afines, con al menos 2 años de experiencia en posiciones similares.
• Experiencia en conciliaciones bancarias.
• Capacidad para captar lecciones aprendidas y apoyar la institucionalización de aprendizajes.
• Dominio indispensable de MS Office (Excel en particular) y otros programas/software de manejo de datos.
• Capacidad para trabajar con un enfoque de trabajo participativo en los proyectos.
• Compromiso y comprensión de los lineamientos y políticas de MdM España.
• Dominio del idioma español tanto oral como escrito.

Deseable

• Entendimiento del contexto humanitario.
• Nivel intermedio de inglés.

COMPETENCIAS REQUERIDAS:

• Comunicación eficaz: Excelentes habilidades de comunicación y capacidad para escuchar, entender y transmitir en forma clara y oportuna la información.
• Trabajo en Equipo: Excelentes relaciones interpersonales y capacidad de formar parte de un grupo, colaborar con otras personas e interpretar sus necesidades.
• Adaptabilidad y flexibilidad: Capacidad y voluntad de comprender y apreciar perspectivas diferentes, ser flexible y acomodarse en forma rápida y eficiente a diversas situaciones, medios y personas y a circunstancias de trabajo complejas.
• Gestión y logro de objetivos: Capacidad para orientarse al logro de los objetivos, planificar, diseñar, analizar información, controlar la gestión, sopesar riesgos e integrar las actividades para lograr la eficacia, eficiencia y calidad en el cumplimiento del proyecto.
• Iniciativa y autonomía: Capacidad para actuar proactivamente, idear e implementar soluciones a nuevas problemáticas y/o retos, con decisión e independencia de criterio.
• Planificación y organización: Capacidad para determinar eficazmente metas y prioridades y especificar etapas, acciones, plazos y recursos requeridos para el logro de los objetivos.
• Respeto: Capacidad para dar un trato digno, franco y tolerante, y comportarse de acuerdo con los valores morales y las buenas prácticas profesionales.

EXPERIENCIA TÉCNICA, HABILIDADES Y CONOCIMIENTOS

Conocimientos y experiencia esenciales

• Conocimiento general y comprensión de las Normas y Principios Humanitarios Básicos
• Conocimiento y experiencia en la implementación y administración de proyectos en acción humanitaria
• Buen conocimiento de la normativa de la DG ECHO y experiencia previa en proyectos de ECHO
• Experiencia de trabajo independiente y en equipo que demuestre liderazgo y sea capaz de guiar al personal local e internacional y que pueda trabajar con las comunidades afectadas por el desastre de una manera sensible y participativa
• Conocimiento y experiencia de trabajo con ONGs internacionales como actores humanitarios
• Experiencia en la administración de proyectos en el contexto venezolano
• El titular del puesto trabajará en un entorno de oficina, con desplazamiento a las áreas de intervención y basado en el estado Táchira, Venezuela