Oficial Administrativo/a. Venezuela

Objetivo principal: Médicos del Mundo Asociación Civil (en adelante MdM) está implementando varias actividades para contribuir a fortalecer las instituciones y las organizaciones locales de salud que atienden a las poblaciones en condición de mayor vulnerabilidad en Venezuela.

Responsabilidades del/la Oficial Administrativo:

1. Elaboración de recibos de caja para pagos.

2. Recepción y revisión de liquidaciones de caja.

3. Revisión de estados de cuenta.

4. Mantener un constante control de los gastos de cada proyecto y de la delegación, en coordinación con los responsables de los proyectos y los socios locales, apoyando en la previsión periódica de gastos y en los pedidos de tesorería;

5. Apoyo en el ordenamiento y escaneo tanto físico como electrónico de la contabilidad mensual de proyectos en ejecución para su envío en tiempo y forma a la sede principal de MdM en Madrid, España.

6. Elaborar órdenes de pago previa verificación de soportes;

7. Asegurar la actualización constante de los instrumentos contables, a fin de permitir el seguimiento y el control de los gastos.

8. Garantizar la correcta imputación de los costes a los proyectos, de acuerdo con los procedimientos de la organización y donantes.

9. Asegurar la identificación, el registro y el archivo de los documentos justificativos de los proyectos, así como de la documentación financiera y bancaria;

10. Asegurar el registro y el archivo de los documentos referentes a la adquisición, garantía, y depreciación de equipos y bienes durables en el marco de los proyectos;

11. Apoyar en la preparación y presentación oportuna de los informes financieros provisionales y finales de los proyectos implementados;

12. Apoyar en el envío a la sede de los documentos e información necesaria para la rendición de cuentas a los donantes y las eventuales auditorías internas o externas a realizarse;

13. Verificar que los soportes de gastos cumplan las condiciones de los donantes y de las normas internacionales y que su archivo sea conservado de manera adecuada;

14. Responsable de velar por el cumplimiento de los pagos fijos mensuales, como lo son pago de luz, agua, teléfono, internet, alquiler oficina, celulares, etc.

15. Llevar todos los procedimientos conforme las leyes en materia fiscal y de declaraciones de impuestos;

16. Apoyo técnico para la elaboración de las auditorías internas y externas, con especial atención al cumplimiento de los plazos establecidos

17. Apoyo en la revisión y pago del seguro de vehículo de la institución.

18. Organizar y gestionar los archivos físicos y electrónicos administrativos de la misión y de los proyectos.

Cualquier otra labor inherente o conexa a su cargo y a las labores que está ejecutando, siempre que sea compatible con sus fuerzas, aptitudes, estado o condición, y que sean del mismo género de los que formen el objeto de la actividad a que se dedique MdM.

Requisitos: Estudios profesionales universitarios (licenciatura) en Ciencias Económicas, Administración de Empresas, Contabilidad, Gestión de entidades sin fines de lucro y/o afines;

Experiencia: Experiencia de almeno 3 años en funciones administrativas en ONGs y/o de empresas; Experiencia en sistematización de procesos y elaboración de documentos e informes;

Conocimientos: Informática; paquete office (Word, Excel y PowerPoint)

Competencias: Capacidad de trabajo en equipo, Respeto a las diferencias culturales (usos y costumbres locales), Respeto de la visión y misión de MdM y de su carta de valores; Motivación, honestidad, actitud pro-activa y resolutiva, sentido común, discreción