Oficial administración y Finanzas Caracas Venezuela.

TÉRMINOS DE REFERENCIA

Oficial administración y Finanzas Caracas Venezuela.

OBJETIVO DEL TRABAJO:

El principal objetivo del (de la) Oficial es gestionar, realizar, tramitar, solucionar, resolver, facilitar, procurar proporcionar, administrar, guiar, suministrar y apoyar en todos los aspectos FLATS (Finanzas, Administración, recursos humanos y Auditoria) de las actividades en Venezuela.

Asegurando el correcto funcionamiento de la oficina ACTED, mientras lleva a cabo múltiples actividades administrativas, recursos humanos , financieras, documentación y archivo, entre otras labores requeridas y complementarias a la naturaleza del cargo; las cuales serán ejecutadas bajo supervisión, Gerentes, coordinación de área, director país. Teniendo en cuenta que las mismas se llevaran a cabo tanto frente a los colaboradores como frente a las autoridades, asumiendo a su vez los roles y funciones intrínsecos de cada área y actuando dentro de los límites de la autoridad delegada y de conformidad con los procedimientos y directrices de cada departamento.

CADENA DE MANDO

Bajo la autoridad de:

• Gerente o encargado de Finanzas
• Gerente o encargado de RH y administración.
• Coordinador de área / Manager de proyecto
• Representante de país.
• Director País / Regional

Gestión de líneas:

• N/A

RELACIONES LABORALES

Internos:

• Gerente o encargado de Finanzas
• Gerente o encargado de Logística
• Oficiales de RH, administración, finanzas y logística de las bases de Bogotá
• Gerentes y/o oficiales de programas

Externos:

• Autoridades locales
• Candidatos.
• Socios
• Proveedores
• Otras ONG

OBJETIVOS

• El(la) oficial asiste al director de país, coordinador de área, gerente de RH y finanzas en los departamentos de Finanzas, recursos humanos y administración, en la gestión de los procesos para la ejecución de las actividades del programa en el país.
• Garantizará el cumplimiento de los procedimientos administrativos, recursos humanos, finanzas de ACTED y de los donantes en todas las operaciones administrativas, logísticas, financieras, y de HR.
• Cumplir con los aspectos relacionados con los informes mensuales de finanzas, y HR
• Trabajar con los departamentos de soporte en Bogotá – Colombia para responder a las necesidades logísticas, financieras y administrativas de la base en Venezuela. ;
• Cumplir y seguir los procedimientos financieros, logísticos, de seguridad y de administración de
• ACTED;
• Mantener un flujo de comunicación continuó y transparente entre la base y la capital

Área de Finanzas

• Gestión de la tesorería de Caracas:
  • Hacer los pagos en efectivos;
  • Hacer el arqueo de caja de forma regular;
  • Manejar los archivos de la caja.
  • Asegurar la gestión de las cuentas bancarias: seguimiento de los movimientos (portal internet), conciliación de los saldos, gestión de las firmas autorizadas
  • Punto focal en la gestión de las cuentas bancarias
  • Asegurar la gestión de cajas fuertes y cajas registradoras: importes disponibles, control de saldo, instrucciones de seguridad;
  • Evaluar las necesidades mensuales de efectivo de los proyectos y bases y enviar las solicitudes de fondos a la sede.
  • Gestionar los movimientos de efectivo, los suministros básicos y los importes en circulación, definiendo los procedimientos de pago (transferencia bancaria, cheque, anticipo de efectivo, etc.).
  • Liquidación de nómina, pagos de honorarios, pagos a proveedores.
  • Realizar cualquier otra actividad relacionada con el objetivo del contrato, así como todas aquellas demás funciones que por las características inherentes a su posición y condiciones le sean asignadas.

Gestión contable y financiera

• • Responsable de la contabilidad;
    – Cumplir y controlar los procedimientos contables de ACTED;
    – Asegurar un flujo de información eficiente y oportuno con el departamento de finanzas en Colombia y las zonas de Venezuela.
    – Realizar los procedimientos contables: clasificación de documentos, imputaciones contables, registro de asientos, conciliación de saldos, etc.;
    – Gestionar la presentación, circulación, archivo de los documentos contables y financieros, de acuerdo con el procedimiento FLAT;
    – Responsable de la contabilidad de ACTED y de todos los procesos tributarios y contables
    – Cumplir con todos los requisitos gubernamentales de una ONG.
    – Asegurar un flujo de información eficiente y oportuno con la Coordinación de País y Zona.
    – Apoyo en AUDITORIAS, escaneo verificación, corrección de piezas y expedientes, hasta cerrar de manera satisfactoria los archivos para la organización como para la Auditoria.
    – Recibir, enviar, registrar, distribuir, archivar y mantener física y digitalmente los documentos de archivo en las unidades de conservación e instalación de acuerdo con los procedimientos.
    – Realizar cualquier otra actividad relacionada con el objetivo del contrato, así como todas aquellas demás funciones que por las características inherentes a su posición y condiciones le sean asignadas.

• Área de HR (Recursos Humanos)

  • Apoyar en el respecto de los procedimientos de ACTED (reglamento interno, Código de Conducta) y de la norma nacional (seguridad y salud en el trabajo);
  • Apoyar el establecimiento de buenas relaciones inter personales de trabajo en la base;
  • Apoyar la gestión de los recursos humanos de la base de Caracas
  • Desarrollar y actualizar las políticas de gestión nacional de recursos humanos
  • Desarrollar la cultura del control de la documentación del departamento de recursos humanos
  • Asegurarse del respecto de los requisitos laborales en vigor en la legislación nacional
  • Gestionar los reclutamientos de los empleados nacionales respectando los procesos ACTED
  • Gestionar el seguimiento administrativo de los documentos de los empleados (seguimiento de las vacaciones, de las ausencias, del pago de los cargos sociales, etc.)
  • Hacer el seguimiento de las evaluaciones anuales
  • Proponer plan de formación de los empleados cuando es necesario
  • Gestión de casos sensibles
  • Controlar los archivos de Recursos Humanos
  • Elaboración de los TITANICS RRHH
  • Soporte en relaciones laborales y administración del personal.
  • Comunicación interna.
  • Coordinar la elaboración e implantación de sistemas de control de tiempo y otros que permitan supervisar la asistencia del personal.
  • Contribución a liquidación de Nomina, seguridad social, novedades, etc.
  • Contribución de la administración y los recursos humanos basados en principios éticos, sociales, y responsables.

• Gestión Administrativa y legal:

• • Apoyo administrativo y en recursos humanos.
    – Apoyar técnicamente el proceso de trámite de documentos de archivo.
    – Recibir, enviar, registrar, distribuir, archivar y mantener física y digitalmente los documentos de archivo en las unidades de conservación e instalación de acuerdo con los procedimientos.
    – Buscar y recuperar documentos de archivo requeridos por el usuario.
    – Apoyar técnicamente el proceso de transferencias documentales.
    – Elaborar, tramitar y mantener seguimiento oportuno de las actividades y procedimientos a desarrollar.
    – Apoyo logístico, organizar solicitud de compra y/o servicio de acuerdo a procedimientos.
    – Visitas a posibles proveedores.
    – Solicitud de cotizaciones.
    – Realizar cualquier otra actividad relacionada con el objetivo del contrato, así como todas aquellas demás funciones que por las características inherentes a su cargo y condiciones le sean asignadas.
    – Desarrollar y poner al día los procesos administrativos de ACTED: reglamento interno, Manual de procedimientos, memos, etc.
    – Hacer el seguimiento y la actualización de los procesos legales: representación legal, registros diversos (Ministerios e instituciones Públicas, etc.).
    – Gestionar la relación con los abogados y el seguimiento de los expedientes en curso
    – Hacer el seguimiento de las visas de los expatriados y asegurarse que están en legalidad frente al gobierno venezolano (si fuera necesario)
    – Gestionar los contratos administrativos (oficinas, guest-house) y el seguimiento administrativo (renovación de contratos, relación con los puntos focales, etc.).
    – Controlar los archivos Administrativos
    – Realizar cualquier otra actividad relacionada con el objetivo del contrato, así como todas aquellas demás funciones que por las características inherentes a su posición y condiciones le sean asignadas.

Cualidades humanas

• Amabilidad, aceptación y solidaridad • Empatía • Respeto

Competencias:

• Dinamismo • Trabajo en equipo • Responsabilidad • Compromiso
• Comunicación • Orientación a los resultados • Gestión de conocimientos
• Transparencia.
• Desempeño.

COMPROMISO:

• Atender los procedimientos de ACTED, incluidos sus manuales, políticas, reglamento interno, código de conduta.

CUALIFICACIONES, CUALIDADES HUMANAS, CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES TÉCNICAS REQUERIDAS.

• Profesional graduado Titulado (a) como administrador de empresas, ingeniero industrial, contaduría pública, carreras afines.
• Experiencia en procesos administrativos, financieros, etc. preferiblemente en organizaciones de cooperación internacional.
• Dominio de Excel, Word y Outlook y plataformas informáticas.

CONDICIONES CONTRACTUALES:

• Contrato por prestación de servicios por tres meses, inicialmente con posibilidades de prorrogas.
• Honorarios de 700 USD
• Seguro médico.
• Trabajo presencial y viajes a regiones cuando sea necesario
• Ciudad Caracas – Venezuela.