Officier Logistique (Logistic Officer)

Pour soutenir ses opérations en RDC, WCH cherche un(e) Logistic Officer, qui est chargé du soutien aux achats et à la logistique pour WCH en RDC. Il/elle suit les politiques et procédures de WCH et les règles et règlements des bailleurs dans l’exécution de ses activités quotidiennes.

WCH dispose d’un cadre d’intégrité comprenant un Code de Conduite, une Politique de Sauvegarde de l’Enfant et une Politique Anti-Fraude et Anti-Corruption que les candidats devront s’engager à respecter.

Le (la) Logistic Officer est chargé(e) des tâches et responsabilités suivantes :

1. Achat

• Prépare et vérifie tous les documents d’achat conformément aux politiques et procédures de WCH et aux modèles établis.
• Participe à la sollicitation de devis auprès des fournisseurs après l’approbation des demandes d’achat, prépare l’analyse des devis et joint toutes les pièces justificatives pour les achats dans les limites des seuils d’approvisionnement.
• Avec l’appui de l’OSM, participe à la sélection des fournisseurs et des prestataires de services, prépare les contrats et les LPO pour la fourniture de biens et de services, s’assure de la présence de documents appropriés pour le traitement des paiements.
• Avec le soutien de l’OSM, soutient la sélection des locaux/installations et la gestion des contrats de location pour tous les bureaux de terrain de WCH en RDC.
• Assure le paiement des loyers ainsi que le paiement des taxes (IRL) relatifs aux différents contrats de location et enregistrer les opérations dans le système de suivi.
• Assiste l’OSM et les Area Coordinators dans le suivi des besoins en logistique et en approvisionnement du bureau national et des bureaux de terrain.
• Assure le classement de tous les documents d’approvisionnement de WCH en RDC.
• Assure le lead dans tous les processus d’appels d’offres de l’organisation et s’assure que tous les processus d’appels d’offres et les directives sont respectés pendant les processus d’appels d’offres.
• Aide tout le personnel de WCH DRC à suivre les étapes de la passation de marchés afin que tous les achats soient conformes aux politiques et procédures de WCH.
• Sous la direction de l’OSM, travaille avec le personnel concerné pour créer des plans d’approvisionnement pour le budget de coordination et aider le personnel à suivre les plans d’approvisionnement.
• Assiste techniquement le Project Support Assistant de tous les sites sur le terrain dans le processus d’approvisionnement de leurs zones d’intervention et s’assure que les directives d’approvisionnement de WCH sont suivies par tout le personnel sur le terrain.
• S’assure que tous les documents sont prêts pour les paiements des fournisseurs.

2. Gestion de la flotte automobile

• Assure la disponibilité des véhicules et des motos pour les bureaux et les projets dans tous les endroits où WCH opère.
• Planifie et exécute les réparations et l’entretien des véhicules en travaillant avec l’assistant logistique et les mécaniciens agréés.
• Gère les plans d’utilisation de la flotte pour le bureau national et le personnel de terrain (lorsqu’il y a un plan de jonction).
• Suit toute la documentation réglementaire de la flotte de WCH en RDC.
• S’assure que les polices d’assurance pour les véhicules et les motos sont à jour et renouvelées en temps voulu.
• Examine et vérifie l’utilisation de la flotte, les registres de carburant et la consommation de tous les véhicules à moteur, motos et générateurs de WCH en RDC.
• Conseille sur la disposition de la flotte obsolète que WCH en RDC possède.

3. Support logistique

• Responsable de l’achat en temps voulu des fournitures de programme, des fournitures de bureau, du matériel de formation, des lieux de formation, des services de restauration, entre autres, qui sont nécessaires au bon fonctionnement du bureau national et des terrains
• Responsable de la conservation des copies papier et des copies électroniques des dossiers d’achat, des formulaires de gestion des actifs et des stocks, des formulaires de gestion du parc automobile, des documents du magasin, des copies des rapports de distribution et d’autres documents pertinents relatifs aux achats et à la logistique.
• Assure le suivi des fournisseurs, notamment en ce qui concerne les calendriers de livraison des marchandises et d’autres questions liées aux achats, y compris la coordination avec les fournisseurs/prestataires de services pour la livraison et le transport des marchandises destinées au programme. Il/elle est également chargé(e) de transmettre le feedback du personnel du programme au fournisseur et vice versa.
• Identifie-les biens/équipements qui doivent être réapprovisionnés, achetés et/ou livrés. Est responsable du suivi de toutes les fournitures reçues et expédiées du magasin.
• Maintient un dossier ou un enregistrement des fournisseurs par le biais de la base de données des fournisseurs, en s’assurant qu’ils sont conformes au cadre d’intégrité de WCH.
• Responsable de la création et de la tenue à jour du suivi des achats pour tous les approvisionnements.
• Délivre des biens au personnel et suit les biens attribués au personnel par le biais du registre des biens et est responsable de la réception des rapports d’incidents liés aux biens de l’organisation.
• Élabore un plan d’élimination des actifs en collaboration avec l’OSM.
• Prépare les rapports mensuels, 4M, 8M et 12M pour les questions liées à la logistique en collaboration avec l’OSM.
• S’assure de la validité de l’assurance du bureau et des équipements.
• Assure le paiement des services publics du bureau et de la résidence (électricité, eau, etc.).

QUALIFICATIONS ET COMPETENCES REQUISES :

• Diplôme universitaire en sciences administratives, économiques ou logistiques.
• Avoir 2 à 3 ans d’expérience de travail avec des ONG internationales dans un poste similaire.
• Bonnes capacités d’analyse, de synthèse et de rédaction.
• Bonnes capacités d’analyse et de planification, d’organisation et de gestion du temps.
• Leader avec de solides compétences en matière de renforcement des capacités d’une équipe.
• Attitude professionnelle, bon comportement et sens des responsabilités.
• Bonne proactivité et capable de prendre des initiatives dans l’intérêt de tous ;
• Excellentes aptitudes à la communication et à la rédaction.
• Solide connaissance des logiciels Microsoft (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
• Capacité à travailler efficacement avec une supervision limitée pour atteindre les objectifs fixés.
• Excellente connaissance du français et du swahili. La connaissance de l’anglais serait un atout.
• Capacité à faire preuve de la plus grande discrétion et confidentialité.
• Flexibilité sur les heures et jours de travail et disponibilité pour se rendre régulièrement sur le terrain pour des visites de plusieurs jours.
• Aptitudes à la résolution de problèmes et à l’improvisation.
• Attitude de tolérance zéro à l’égard des irrégularités et de la fraude.