DanChurchAid
Créée en 1922, DanChurchAid (DCA) est une organisation non gouvernementale danoise dont l’action est basée sur les droits. Installée en RCA depuis 2015, DCA fournit une assistance aux communautés les plus démunies en situation de conflit et de post-conflit au travers de son Programme d’Action Humanitaire «Communautés Plus Sûres » : éducation aux risques des Armes Légères et Petit Calibres (ALPC), des Restes et Explosifs de Guerre (REG) ; Réduction de la Violence Armée (RVA) et Cohésion Sociale & Support Psycho social , Activités Génératrices de Revenu (AGR); distribution des biens non alimentaires et ménagers (NFI), Cash conditionnel et inconditionnel (coupons alimentaires, etc.), distribution des semences et outils, appui aux organisations de la société civile (OSC) pour leur implication dans la réforme du Secteur de Sécurité (RSS). Le Programme de DCA en RCA est financé par DANIDA, le Fonds Humanitaire, l’Union Européenne, le Fonds pour la consolidation de la paix ; d’autres financements sont en cours de négociation.
DCA recherche un ou une Officier Logistique et sécurité sous la supervision du Prolog Manager
OBJECTIFS DU POSTE
1. Contribuer à une gestion de la chaîne d’approvisionnement rapide, rentable et transparente dans la région :
a. Assurer la gestion des achats, des stocks et des livraisons, l’objectif général étant que tout projet soit livré selon le chronogramme défini et les normes de qualité requises ;
b. Contribuer à anticiper et atténuer les risques de la chaîne d’approvisionnement ;
c. Contribuer à sécuriser l’approvisionnement des produits, services et travaux en alignement avec la stratégie d’approvisionnement du pays ;
d. Contribuer à la traçabilité et au contrôle des/sur les produits, services et travaux engagés ;
e. Fournir des efforts rapides et efficaces pour résoudre les risques de la chaîne d’approvisionnement si nécessaire ;
f. Contribuer à maintenir des contrats-cadres dans le domaine pour l’exécution des fournitures/services/travaux conformément aux directives d’approvisionnement de DCA
g. Soutenir le contrôle de la quantité et de la qualité à chaque étape de la chaîne d’approvisionnement
2. Contribuer à une gestion logistique transversale opportune, rentable et transparente dans la
Zone :
a. Gérer la gestion de la flotte, du carburant, des locaux, des actifs et de la communication, l’objectif général étant que tout le personnel de DCA ait accès à des conditions de travail et de vie appropriées ;
b. Contribuer à anticiper et atténuer les risques logistiques transversaux (sécurité informatique, dépréciation de la flotte, stockage de carburant, etc.) ;
c. Contribuer à la sécurisation des locaux dans le respect des directives de sûreté et de sécurité de DCA d. Fournir des efforts rapides et efficaces pour résoudre les dangers si nécessaire.
3. Assurer le respect des procédures de DCA et des donateurs dans toutes les opérations logistiques sous sa responsabilité (approvisionnement, gestion des stocks et des livraisons, flotte, carburant, locaux, actifs
& gestion de la communication), et promouvoir activement les procédures logistiques.
4. Contribuer à la mise en œuvre des directives de sûreté et de sécurité, des SOP et des plans
5. Contribuer au renforcement des capacités du personnel logistique de la zone
DEVOIRS ET RESPONSABILITÉS
1.Stocks & livraisons
a) Contribuer à assurer la sécurité des moyens de transport de marchandises tels que les camions de location, le fret aérien, etc.
b) Suivi des livraisons sous sa responsabilité selon les conditions contractuelles. Assurer une liaison efficace avec les fournisseurs pour des livraisons ponctuelles en particulier, ou une résolution efficace de tout problème inattendu.
c) Contribuer à anticiper et atténuer les risques de livraison tels que : le transport, les autorisations légales, dédouanement, contrôle de qualité, etc.
d) Soutenir une planification efficace des livraisons aux équipes de projet et contribuer à maintenir une information régulière vers les chefs de projet sur leurs niveaux de stock et les délais de livraison prévus e) Veiller à ce que les directives de stocks et de livraison de DCA soient appliquées dans la zone à tout moment.
2. Contribuer à assurer une gestion logistique transversale rapide, rentable et transparente dans la zone :
2.1 Gestion de la flotte et du transport
a) Soutenir les allocations, l’achat ou la location de véhicules en fonction du programme et des besoins transversaux de la région ;
b) Soutenir des outils efficaces de planification et de suivi des mouvements mensuels, hebdomadaires et quotidiens ;
c) Contribuer à garantir que les directives de gestion de la flotte de DCA sont appliquées dans la zone à tout moment : journaux de bord, fiches d’enregistrement et de maintenance, etc.
d) Contribuer à revoir et mettre en œuvre une stratégie de maintenance efficace dans la zone (en termes d’exploitation ainsi qu’en termes de coûts) : réaliser des études de marché sur les installations de maintenance,
e) Contribuer à s’assurer que les directives de sécurité et de sûreté sont appliquées dans chaque véhicule utilisé et pour tout mouvement ;
f) Soutenir l’inventaire physique mensuel de la flotte et mettre à jour les outils connexes en conséquence ;
g) Contribuer à calculer et vérifier le coût mensuel de chaque véhicule (consommation de carburant, réparations, assurances, etc.) ; enquêter et résoudre les surcoûts majeurs ; signaler des augmentations importantes des coûts de la flotte au COORDINATEUR.
h) Soutenir l’identification des sociétés de transport pour les besoins qui ne peuvent être couverts par la flotte de DCA, en tenant compte des opportunités mises à disposition par la communauté humanitaire (cluster logistique, vols UN, etc.) : sociétés de location de véhicules, sociétés de fret aérien, bateaux lignes, etc…
i) Soutenir le chargement et le déchargement des marchandises ;
j) Contribuer à organiser des formations et remises à niveau régulières des conducteurs (conduite, sécurité et sûreté, maintenance de base, gestion de crise, etc.) ;
2.2 Gestion du carburant
a) Contribuer à gérer l’approvisionnement en carburant dans la zone conformément aux directives d’approvisionnement de DCA ; anticiper et atténuer les risques d’approvisionnement en carburant, le cas échéant.
b) Soutenir les exigences minimales de qualité du carburant ;
c) Contribuer à garantir que les directives de gestion du carburant de DCA soient appliquées à tout moment dans la zone : bordereaux de carburant, factures de carburant, taux de consommation standard, etc.
d) Soutenir l’entretien des installations de stockage appropriées pour le carburant, conformément aux directives de sécurité et de sûreté ;
e) Contribuer à l’inventaire mensuel du carburant et mettre à jour les outils connexes en conséquence ; les écarts avec les taux de consommation standard doivent être étudiés et documentés.
f) Soutenir la circulation, le classement et l’archivage efficaces et exhaustifs de la documentation sur les carburants détaillées dans le manuel logistique de DCA (journaux de bord, bordereaux et factures de carburant, etc.).
2.3 Gestion des actifs
a) Soutenir les allocations, l’achat ou la location d’actifs en fonction du programme et des besoins transversaux de la région ;
b) Contribuer à faire en sorte que les directives de gestion des actifs de DCA soient appliquées à tout moment dans la zone : cartes d’enregistrement, suivi mensuel des actifs, etc.
c) Contribuer à maintenir un suivi mensuel des actifs par code de projet, ligne budgétaire, avec un emplacement et un utilisateur clair pour chaque actif ; enquêter et documenter toute perte ou tout dommage.
d) Soutenir les inventaires mensuels et aléatoires des actifs pour vérifier la fiabilité du suivi mensuel des actifs, et prendre toute mesure corrective nécessaire ;
e) Contribuer à revoir et mettre en œuvre une stratégie de maintenance efficace (en termes d’exploitation comme en termes de coûts) : réaliser des études de marché sur les services de maintenance, développer des outils pratiques pour anticiper la disponibilité des actifs, etc.
f) Contribuer à la formation et aux remises à niveau régulières du personnel (bonne utilisation des ordinateurs et des radios, installation et utilisation de groupes électrogènes, etc.) ;
g) Soutenir le transfert ou le don d’actifs avant les dates de fin du projet, et les rapports finaux sur les actifs du projet pour le COORDINATEUR conformément aux directives des donateurs ;
h) Soutenir la circulation, le classement et l’archivage efficaces et exhaustifs de la documentation des actifs comme détaillé dans le manuel logistique de DCA (cartes d’enregistrement, etc.).
2.4 Gestion des locaux
a) Contribuer à la mise aux normes DCA de chaque local ;
c) Contribuer à assurer de bonnes conditions de travail et de vie à l’ensemble du personnel dans chaque local en assurant notamment l’alimentation électrique, l’eau potable, la papeterie, etc.
b) Soutenir la maintenance préventive et corrective ou les travaux des locaux ;
c) Contribuer à maintenir un inventaire physique mensuel des autres biens (en plus du suivi mensuel des actifs d’autre part) ;
d) Soutenir la circulation, le classement et l’archivage efficaces et exhaustifs de la documentation des locaux (Contrats de location, évaluations de sécurité, etc.)
2.5 Communications et gestion informatique
a) Soutenir les besoins en communication et en informatique et les allocations, l’achat ou la location des moyens de communication en fonction du programme et des besoins transversaux de la région ;
b) Contribuer à s’assurer que les directives de communication et de gestion informatique de DCA sont appliquées dans la zone ;
c) Soutenir le respect des exigences administratives envers les autorités locales pour les moyens de communication utilisés ;
d) Contribuer à définir et à mettre en œuvre le plan informatique de la zone : effectuer des études de marché sur les services de maintenance, les opportunités de connexions Internet, etc. L’objectif général est de s’assurer qu’DCA sur le territoire bénéficie des meilleurs services technologiques au meilleur prix, en fonction du budget et sur la base des normes mondiales de DCA.
e) Contribuer à la formation et aux remises à niveau régulières du personnel informatique ;
3. Veiller au respect des procédures de DCA et des donateurs dans toutes les opérations logistiques sous sa responsabilité et promouvoir activement les procédures logistiques :
a) S’assurer que le manuel logistique de DCA est appliqué pour toutes les opérations sous sa responsabilité directe ; contribuer à améliorer la connaissance des procédures logistiques par les équipes logistique, finance, programme et coordination ;
b) Promouvoir la politique de tolérance zéro en matière de corruption et assurer le respect du Code de conduite et de la politique anti-fraude de DCA ;
c) Organiser régulièrement en interne des formations et des mises à jour du personnel logistique sur les procédures de DCA, les leçons apprises, les FAQ, etc. lors d’ateliers ou de visites sur le terrain ;
d) Capitaliser sur les leçons apprises à travers des mémos, module de formation, etc. pour des améliorations continues de la conformité logistique dans la zone, sous la supervision du COORDINATEUR ;
e) Contribuer au suivi et à la mise à jour du rapport d’audit interne et externe pour la logistique,
f) Soutenir un flux de documents logistiques opportun et précis vers le service des finances et départements de transparence/conformité selon le manuel d’audit mondial de DCA ;
g) Soutenir la préparation des audits externes conformément aux instructions des équipes régionales d’audit, sous la Supervision du COORDINATEUR.
4. Contribuer à la mise en œuvre des directives de sûreté et de sécurité, des SOP et des plans
a) Assurer et contrôler la mise en œuvre des procédures opérationnelles standard (SOP) liées aux locaux, à la communication et aux déplacements ;
b) Soutenir la préparation (vérifier les trousses d’urgence, les trousses de premiers soins, etc.) aux plans d’évacuation et d’urgence dans la capitale ;
c) Contrôler la mise en œuvre des mesures d’atténuation et des règles de sécurité en fonction du contexte local et assurer le respect des normes minimales de sécurité opérationnelle (MOSS) ;
d) Signalez les failles de sécurité le cas échéant.
How to apply
QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES REQUISES :
- Être titulaire d’un diplôme d’études supérieures en Logistique et transport ;
- Avoir une expérience de travail d’au moins 2 ans avec les organisations internationales
- Bonne connaissance des outils de gestion logistique
- Bonne maîtrise du français
- Capacités à travailler sous-pression et des déplacements réguliers sur terrain
- Être de nationalité Centrafricaine
- Bonne maîtrise de l’outils informatique
- Etre de nationalité centrafricaine
Conditions de soumission de candidatures :
- Les dossiers de candidature doivent être soumis au plus tard le 12 octobre 2023 à 17h00 aux adresses suivantes : [email protected], [email protected], [email protected]