Mission France-Assistant Logistique/Finance (H/F -Mayotte

A pourvoir : ASAP
Durée : Stage 6 mois
Lieu : MAYOTTE

A propos de la mission

Solidarités International est une association humanitaire qui intervient auprès des populations vulnérables, essentiellement victimes de conflits armés et de catastrophes naturelles. Spécialisée depuis plus de 40 ans dans la couverture des besoins vitaux, elle prend en charge des programmes d’urgence puis de reconstruction.

Le projet de Solidarités International (SI) en France vise en tant que bénéficiaires finaux les publics en situation de précarité dans la métropole de Toulouse, Lille, Nantes, Ile de France et Marseille vivant dans des sites d’habitats précaires type bidonvilles ou squats. Les difficultés des publics ciblés se caractérisent par les barrières qu’ils rencontrent pour accéder aux services essentiels (notamment les produits d’entretien et d’hygiène) et par des conditions d’habitat fortement dégradés ne permettant pas des conditions de vie décentes dû à un environnement très dégradé. SI répond aux besoins des populations ciblées par l’installation d’infrastructures d’accès à l’eau potable, et d’infrastructures sanitaires et la distribution de kits hygiène et la mise en place.

Descriptif du poste

L’Assistant Logistique/fin de la Mission France exerce ses fonctions sous l’autorité du responsable Logistique et Administrative et travaille en collaboration avec les équipes techniques EHA et de Mobilisation Communautaire.

Objectif du stage :

Découvrir le fonctionnement d’une mission et comprendre la relation entre le siège, la coordination et le terrain
Découvrir les activités sur le terrain par des déplacements en France métropolitaine
Découvrir les différentes professions sur le terrain
Comprendre le fonctionnement d’une mission et ses contraintes
Comprendre les relations entre les différents acteurs humanitaires
Mettre en pratique la gestion de suivi de projet
Découvrir les différents outils de suivi financier

Liste des principales activités :

Assister le.la responsable log-admin dans la connaissance du marché, le suivi des achats et la mise à jour des outils liés dans le respect des règles des bailleurs de fonds
Assister le.la responsable log-admin dans la recherche de donations de produits pour les kits hygiène
Assurer le transport de marchandises, la livraison des achats et le stockage des marchandises avant l’intervention des équipes techniques
Assister la mise en œuvre des distributions, se déplacer sur le terrain pour participer aux distributions
Assurer l’archivage et la centralisation des documents logistique
Mise à jour des journaux comptables
Archivage des pièces comptables
Intégration des journaux dans le logiciel comptable
Effectuer le suivi facturation et faire les prépaiements

DETAILS DES TACHES

ACHATS

Assister le.la responsable log-admin dans l’étude des marchés français sur l’ile Mayotte et la recherche de fournisseurs et de donations
Participer à la préparation des dossiers d’achats et le respect des procédures d’achat de SI via à la plateforme LINK
Suivre les dossiers d’achat et s’assurer de leur bonne réception dans les espaces de stockage de la mission
Se déplacer sur le terrain si nécessaire pour le suivi des achats ou la recherche de fournisseurs et mise en œuvre de distributions
Mettre en œuvre le transport des marchandises entre zones d’intervention
Participer à la compilation des documents logistiques lors des rapports finaux
Prépare les BAP pour signature des budgets holders
Participer à la préparation du pack logistique mensuel
Validation logistique des achats dans LINK en fonction de la table des signataires
Archivage des dossiers d’achat dans LINK

TRANSPORT

Faciliter les déplacements des membres de sa zone en préparant les réservations de trains / hôtels
Assister le.la responsable logistique et administratif dans l’organisation de fret inter base
Sous la supervision de le.la responsable logistique et administratif remplir le fichier de suivi des Mouvements de Carburant et de flotte Motorisée

STOCKAGE

Assurer l’inventaire de stock avec le la responsable logistique et administratif
Informer les équipes programme d’une arrivée de produits en stock

DISTRIBUTIONS

Rechercher des donations pour la constitution des kits
Assurer le conditionnement des kits, le transport et le stockage des kits en amont des distributions
Se déplacer sur le terrain pour participer à la distribution de kits

COMPTABILITE

Assister le.la responsable logistique et administratif dans toutes les tâches comptables :

Collecter puis compiler tous les suivis de CB individuels (journaux) de sa zone
Vérifier et archiver les documents justificatifs
Entrer en comptabilité l’ensemble des dépenses de sa zone et assurer leur bonne allocation entre les contrats bailleurs de la mission notamment à travers la mise à jour des journaux et l’intégration des dépenses dans le logiciel comptable SAGA
Assister le.la responsable log-admin dans l’allocation des dépenses du siège pour la mission
Constituer tous les éléments du pack comptable pour envoi mensuel au responsable logistique et administratif : journaux comptables / rapprochement bancaire / sauvegarde SAGA / inventaire de caisse / document de liaison

Contribuer à la clôture comptable mensuelle et annuelle

GESTION FINANCIERE

Participer à la vérification du suivi budgétaire de la mission
Faire le cross check des OFU (Operational follow up) et LFU (Logistics follow up) avec les écritures passées en comptabilité
Aider à la préparation des audits financiers

GENERAL

Participer aux réunions hebdomadaires et mensuelles du bureau et des différents services travaillés
Apporter un soutien à l’ensemble des zones en fonction des demandes
Assurer l’archivage des documents logistiques et administratifs de sa zone
Participer au pack logistique et financier mensuel

Votre profil

Issu(e) d’une formation de comptabilité et/ou gestion financière, relations internationales, logistique humanitaire
Excellente connaissance du pack Microsoft Office ;
Idéalement déjà travaillé sur un logiciel comptable type Saga.
Très bonnes capacités d’analyse et de rédaction
Bonne capacité de synthèse
Proactivité et esprit critique
Organisation et anticipation
Compétences relationnelles
Capacité à travailler sous pression
Engagement envers les principes et le travail de SOLIDARITES INTERNATIONAL.

SI vous offrira les conditions suivantes

Stagiaire avec convention de stage obligatoire.

Gratification : 4,70 euros/ heure

La gratification est calculée au prorata des heures de présence réelles sur le mois. (En moyenne 1 mois = 154h, soit 22 jours de 7h/jour)

Transport en commun pris en charge à 50% par SOLIDARITES INTERNATIONAL

Tickets restaurant à 8,90 € / jour effectif de stage, avec participation de SOLIDARITES INTERNATIONAL à 60 %