Medarbetare givarservice och gåvoregistrering

Medarbetare givarservice och gåvoregistrering

Vill du jobba med gåvoregistrering och support tbill RESCUES:s givare? Vill du bli en del av ett dynamiskt och internationellt team och utvecklas tillsammans med en växande organisation?

International Rescue Committee (RESCUE) grundades 1933 på initiativ av Albert Einstein och är idag en internationell humanitär organisation med verksamhet i över 40 länder världen över. I slutet av 2019 öppnade RESCUE kontor i Stockholm med målet att skapa engagemang och öka kunskapen i Sverige om humanitära kriser och hur det drabbar människor samt samla in medel från allmänheten. Vi är för närvarande 12 anställda på vårt kontor på Södermalm i Stockholm och tre Face to Face insamlingsteam.

RESCUE Sverige befinner sig i en stark tillväxtfas, där stort fokus ligger på att samla in pengar. En nyckelfunktion för att möjliggöra detta är servicen och supporten till våra givare, inklusive hanteringen av inkommande donationer. För att stärka vår kapacitet inom området söker vi nu en ny kollega som kommer att dela sin tid mellan givarservice och gåvoregistrering.

Din roll

Du kommer att fokusera ungefär hälften av din tid på gåvoregistrering där du ansvarar för att hantera gåvor; skapa och underhålla korrekta givarregister; arbeta med filimport/export samt utföra kvalitetskontroll, säkerställa dataintegritet och underhålla utvecklingen av avdelningens rutiner och processer.

Den andra halvan av din tid kommer du att vara den som våra givare och andra intresserade vänder sig till med frågor. Din roll är att ge en förstklassig support och upplevelse till våra givare. Här arbetar du nära tillsammans med och arbetsleds av vår ansvariga för givarservice. Du kommer att ha en nyckelroll för att säkra givarrelationer och bygga vår givarbas.

Exempel på arbetsuppgifter

Exempel på arbetsuppgifter inom gåvoregistrering:

• Hantera gåvor och givare i vårt CRM-system (Salesforce)

• Ta fram rapporter, och säkerställa avstämningar och ta fram underlag för finansiell rapportering.

• Verifiera data och göra kvalitetskontroller av databasen,

• Effektivisera processer och arbetsflöden i Sverige, och tillsammans med globala kollegor. utveckla våra gemensamma delar.

Exempel på arbetsuppgifter inom Givarservice:

• Svara på inkommande givarsamtal och förfrågningar via e-post och telefon och säkerställa korrekta och välinformerade svar

• Stötta med att moderera kommentarer på våra sociala mediekanaler

• Administration kopplad till givare och donationer

• Bidra till att utveckla servicenivå och tillgänglighet för givarservicefunktionen

Vi söker dig som

• Har erfarenhet av att arbeta med kundtjänst eller liknande

• Har erfarenhet av CRM-system och hantering av kunddata eller motsvarande

• Har utmärkt datorvana: MS Word, Excel och CRM-system (gärna Salesforce)

• Kan uttrycka dig väl i tal och skrift på både svenska och engelska.

För att vara framgångsrik i jobbet behöver du:

• ha förmåga att kommunicera effektivt både med givare, kollegor och leverantörer

• kunna arbeta effektivt i ett högt tempo, hålla deadlines och självständigt göra prioriteringar när det är hög arbetsbelastning

• vara noggrann och uppmärksam på detaljer

• ha en förmåga att identifiera förbättringsområden och lösa problem kreativt

• vara öppen för att ansvarsområden och förväntningar kan komma att förändras i takt med att våra system och de team vi stödjer, växer och utvecklas.

Det är meriterande om du även har en dokumenterad förmåga att analysera och tolka data. Tidigare erfarenhet av ideell sektor och insamling är också önskvärt.

Du hittar den fullständiga befattningsbeskrivningen på engelska nedan.

Intresserad?

Skicka in din ansökan via länken nedan. Din ansökan ska vara på engelska, bifoga ditt CV och ett kort personligt brev där du motiverar varför du söker. Sista ansökningsdag är den 9 January. Observera att vi kan komma att intervjua under hela processen så vänta inte med din ansökan.

Om du har specifika frågor om tjänsten kan du skicka ett mejl till: [email protected]

Tjänsten är en tillsvidareanställning med placering i Stockholm. Vi tillämpar sex månaders provanställning.

RESCUE värdesätter mångfald hos våra medarbetare och ser värdet av samarbete mellan individer som kommer från olika bakgrunder, kompetenser och perspektiv. Vi strävar efter att vara en mångkulturell organisation och arbetar aktivt med likabehandling, mångfald och att skapa en socialt hållbar organisation för alla våra medarbetare. RESCUE Sverige har kollektivavtal och alla anställda omfattas av kollektivavtalade försäkringar och pensioner. För att arbeta hos oss behöver du stå bakom RESCUEs arbete och värderingar.

Vi ser fram emot din ansökan

Job Overview

IRC Sweden is in a strong growth phase, where a big focus is on raising funds. A key function to make this possible is the service and support to our donors, including the handling the incoming donations. This is a new role expanding this capacity, with an estimated 50/50 split between gift processing and donor services.

Gift Processing:
The Associate will focus on gift processing operations, responsible for timely processing of donations; creating and maintaining accurate donor records; file imports/exports; quality control and donation data integrity; and maintaining department protocol development. The ideal candidate will be flexible and remain open to evolving responsibilities and expectations as our systems, and the teams we support, grow and evolve.

Donor service:
The associate will support the Mass Markets team to deliver income-generating campaigns and activity and being the point of contact for supporter enquiries. The associate will be responsible for all supporter enquiries (together with the donor service responsible), delivering a first-class supporter experience across all channels and donor segments. This is will be a key role in supporting the mass market team in delivering marketing activities.

Position Reports to: Manager, Global Donation Operations and Head of Mass Markets, Sweden.

Main collaborations include colleagues in the Sweden team within Fundraising, Finance and communication and global colleagues in donor service and gift processing area. External coordination with key Data & Analytics vendors

Key Accountabilities

Gift Processing:

• Process and import gifts into CRM system, ensuring all data is entered according to processes.
• Ensure all automated data uploads are maintained
• Import and reconcile monthly sustainer payments
• Manage donor data according to GDPR guidelines
• Verify accuracy in data and reports, to assure alignments within CRM
• Perform daily quality control processes to ensure accurate financial coding of all imported data
• Reconcile income data weekly and provide a monthly reconciliation report to finance
• Streamline and work together with other markets to assure data is correctly allocated in CRM
• Strive to find more effective processes in our workflows, specifically processes not yet automated Build and maintain protocols and documentation to ensure consistent and accurate data transfer, storage and retrieval

Donor Services:

• Answer to incoming donor calls and requests via email and telephone
• Handle enquiries and ensure accurate well-informed responses
• Contribute to developing the donor service function to a high level of service and availability
• Support with moderating comments on our social media channels
• Manage send-outs to donors (gift cards etc.)
• Administration linked to donors and donations
• Backup to donor service responsible

Person Specification:

Skills, Knowledge and Qualifications:

• Excellent computer skills: facility with MS Word, Excel, CRM system (preferably Salesforce)
• Excellent oral and written communication in Swedish and English
• Strong interpersonal skills: possess the ability to communicate and liaise effectively with colleagues and vendors and works well within a team environment
• Solid organisational skills: can work efficiently in a fast-paced, thorough, and collaborative environment and the ability to independently manage a varied workload and meet deadlines
• Accuracy and attention to detail a must
• Proven ability to plan, show flexibility, identify areas of improvement and solve problems creatively
• Demonstrated skills for analysing and interpreting data and systems (preferred)

Experience:

• Experience working in customer service or related field
• Experience of CRM systems and data processing
• Previous experience and understanding of fundraising (preferred)
• Experience of humanitarian sector (preferred)

Candidates must stand behind RESCUE’s work and values.

Candidates must have the right to work in Sweden.