Mali : Directeur.trice Pays Adjoint.e Opérations de terrain et mise en oeuvre des projets – Bamako

CDD | 12 mois | ASAP

ACTED

Créée en 1993, ACTED est une organisation non gouvernementale internationale. Elle poursuit un double mandat de réponses d’urgence et de développement et intervient dans 40 pays profondément affectés par des conflits, catastrophes naturelles et/ou vulnérabilités socio-économiques. 7000 employés nationaux et 400 employés internationaux collaborent et permettent à ACTED de mettre en œuvre 500 projets par an avec des activités atteignant plus de 20 millions de bénéficiaires dans des zones difficiles d’accès.

ACTED intervient sur le dernier kilomètre de l’humanitaire en adoptant une approche allant au-delà de la réponse immédiate, afin de développer des opportunités de développement durable. Guidée par sa devise « Penser local, Agir global » ainsi que sa stratégie 3 Zéros (Zéro Exclusion, Zéro Carbone et Zéro Pauvreté), ACTED met les territoires au centre de son action et développe des activités adaptées aux besoins des bénéficiaires.

ACTED Mali

Depuis 2012, ACTED est mobilisée au Mali en réponse à la crise complexe et aux défis structurels et conjoncturels que connaît le pays, avec des interventions qui associent opérations d’urgence et programmes de développement. Les équipes d’ACTED (aujourd’hui 11 employés internationaux et 160 employés nationaux) ont soutenu plus d’1 million de personnes dans 6 régions du Mali : Ségou, Mopti, Gao, Menaka, Tombouctou et Bamako.

Rôle et responsabilités principales

1.Suivi de la mise en œuvre des projets

Planification des projets

• S’assurer de l’organisation dans les délais des meetings de démarrage et de clôture de chaque projet.
• S’assurer que tous les projets ont une stratégie de mise en œuvre et un plan d’actions.
• Avec le Coordinateur de zone et les Responsables Projets, planifier les différentes étapes de la mise en œuvre et établir un cadre en organisant et en priorisant les activités et les ressources pour atteindre les objectifs du projet.

Mise en œuvre et suivi des projets

• Superviser la mise en œuvre des projets en s’assurant que les exigences techniques et les standards de qualité sont pris en compte et respectés de façon permanente pendant la durée du projet.
• Anticiper et atténuer les risques de retards et fournir un support ad-hoc notamment en réglant les problèmes de manière continue et en trouvant des solutions aux points de blocage.
• Suivre la réalisation des projets, la trésorerie, les taux de dépenses et assurer la clôture des projets via la revue des PMF, BFUs et rapports de projets.
• S’assurer que les obligations contractuelles sont remplies à la clôture des projets.

Contrôle qualité des projets

• S’assurer de l’application pratiquement sur le terrain d’un plan/système de monitoring et d’évaluation (M&E) pour chaque projet.
• Conduire des visites fréquentes sur le terrain pour contrôler les activités et s’assurer d’une utilisation efficiente des ressources.
• Conseiller le Coordinateur de zone et les Responsables projets pour réajuster les projets en fonction des résultats des évaluations et des contrôles.
• Conseiller et assister l’équipe AMEU lors des revues de projets.
• Avec l’équipe AMEU, s’assurer que les enseignements et les meilleures pratiques éprouvés sont pris en compte dans les projets de la zone.

Gestion des partenaires

• Soutenir les Responsables projets en révisant régulièrement les partenariats avec les acteurs de la mise en œuvre et s’assurer que tous les problèmes et désaccords sont résolus en temps utile.
• Apporter un soutien aux partenaires pour s’assurer d’une mise en œuvre qualitative et dans les délais des projets en ligne avec les exigences d’ACTED et des bailleurs.
• Conduire les meetings de revue des projets avec les partenaires, en apportant une attention particulière à la qualité de la relation et de la collaboration partenariales.

Relations externes

• Etablir, maintenir et développer des relations professionnelles actives et régulières avec les autorités locales et quand c’est nécessaire avec les acteurs non étatiques et obtenir les autorisations et accès requis pour les activités d’ACTED.
• Soutenir, faciliter ou initier la communication et les activités de liaison en consultant et impliquant les bénéficiaires, les informateurs et acteurs clefs, les partenaires, à toutes les étapes du projet.
• S’assurer que les contacts avec les bénéficiaires sont en permanence conduits avec tact et respect.

2.Gestion Administrative et Opérationnelle de la mise en œuvre des Projets

Finances

• Revoir les BFU(s) pour éviter les dépassements et les sous-utilisations de budgets.
• S’assurer de l’exactitude du budget prévisionnel et d’une gestion de la trésorerie efficiente.

Logistique

• Contribuer au développement des plans d’achats des projets.
• Contribuer aux contrôles de qualité et aux comités d’achats pour sélectionner les fournisseurs selon les scénarios applicables.
• S’assurer que les achats sont faits dans les temps et en conformité avec les règles d’origine et de nationalité.

Administration/RH

• Participer à un recrutement transparent et dans les temps du staff projet (faire des organigrammes, des ToRs, élaborer des tests de recrutement).
• Accompagner de façon proactive les Responsables projets et les Coordinateurs de zone pour adapter les structures des équipes aux besoins et aux financements
• Conduire des évaluations régulières des performances et suivre la gestion de carrière des équipes de projet en lien avec le CD.
• Garantir un environnement de travail porteur et une bonne dynamique d’équipe.
• Gérer les conflits inter-personnels.
• Renforcer les compétences des membres de l’équipe.

Transparence/Conformité

• S’assurer que les rapports et documents (dossiers FLATS, listes de bénéficiaires, certificats de subvention, feuilles de présence etc.) sont faits correctement, classés et archivés selon les procédures d’ACTED.
• S’assurer que les membres de l’équipe sont informés et respectent le code de conduite d’ACTED et les procédures FLATS.

Sécurité

• Avec les « focal points » sécurité évaluer les risques dans les zones de mise en œuvre des projets, et développer des MOSS et SOPs spécifiques au
• S’assurer que les membres de l’équipe sont conscients des menaces sécuritaires et respectent en conséquence les politiques de sécurité ACTED, les MOSS et SOPs.

Partenaires de mise en œuvre

• Soutenir les équipes FLATS et les Responsables projets pour garantir le respect des politiques et procédures d’ACTED, et organiser des formations et présentations, si nécessaire.
• S’assurer que tous les problèmes financiers entre ACTED et les partenaires sont traités et que des solutions satisfaisantes pour tous sont adoptées dans les temps.
• En collaboration avec les équipes FLATS, revoir les « due diligences » des partenaires ou en conduire de nouvelles et réaliser des plans de travail de développement organisationnel appropriés dans un temps donné.
• Superviser, avec la pleine participation des partenaires, le développement d’un cadre de formation et des plans d’action.
• S’assurer que les partenaires fournissent tous les documents requis par ACTED et ses bailleurs en temps opportuns et selon les standards d’ACTED.

Qualifications et compétences requises

• Etudes supérieures (Master)
• Capacités rédactionnelles
• Expérience à l’étranger sur des postes de management de 3 ans minimum.
• La connaissance de la zone est un atout.
• Très fortes capacités organisationnelles
• Expérience en management d’équipes importantes, nationales et internationales
• Expérience en management de projets, particulièrement avec une composante institutionnelle
• Expérience dans le domaine de la participation communautaire, le lien avec les autorités locales
• Compétences en gestion et administration
• Flexibilité, adaptation, résistance au stress
• Patience et esprit de négociation, excellentes capacités de communication écrite et oral

Conditions

• Salaire défini par la grille des salaires ACTED en fonction du niveau d’études, de l’expertise, du niveau de sécurité et du niveau d’expérience
• Living allowance de 300 USD
• Logement et nourriture pris en charge par ACTED : logement en guesthouse ou housing allowance (en fonction de la durée du contrat et du pays)
• Billets d’avion aller-retour et Visa pris en charge par ACTED
• Sécurité sociale, mutuelle (MSH) et assistance rapatriement (SOS International) pris en charge par ACTED