Log- Admin Base Amazonas (puesto nacional)

A lo largo de 2020 y 2021, HEKS ha ido desarrollando su presencia en Venezuela, desde la misión exploratoria realizada en octubre de 2019 hasta nuestra presencia actual, con una oficina en Caracas y otra en Guasdualito, Estado Apure. Hasta ahora, HEKS trabaja principalmente en las áreas de Agua, Saneamiento e Higiene (ASH) y de Seguridad Alimentaria.

La organización tiene el objeto de seguir desarrollando la buena implementación y gestión de sus actividades de medios de vida y seguridad alimentaria en la misión en Venezuela, por lo cual necesita cubrir un puesto de Log- Admín Base en Puerto Ayacucho, Estado Amazonas.

En el marco del inicio de un nuevo proyecto en Agua, Saneamiento e Higiene y Prevención y Control de Infecciones, la organización necesita cubrir un puesto de Log- Admín Base en Puerto Ayacucho, Estado Amazona. El/la Log- Admín Base trabaja en coordinación y bajo la dirección del: Coordinador de Terreno. El/la Log- Admín Base se encarga de la gestión financiera, administrativa y logística de la base de Amazonas, en coordinación y bajo la dirección del coordinador de terreno, con quien trabaja de manera estrecha.

La vacante es para un puesto nacional.

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO

Objetivos y actividades

El puesto de Log- Admín Base tiene los siguientes objetivos:

• Objetivo 1: Gestión Financiera

  • Contabilidad: gestión contable de la base manteniendo una contabilidad informatizada
  • Seguimiento presupuestario de los varios proyectos de HEKS/EPER
  • Gestión de tesorería de la base de Amazonas.
    • Pago de facturas
    • Control diario de la caja chica
    • Seguimiento del libro de caja físico y del archivo informático
  • Requerimientos de pagos:
    • Preparación de las solicitudes de pago de la base
    • Previsión de flujo de caja y preparación de peticiones de tesorería
  • Apoyo en preparación de informes financieros finales para donantes
  • Participación en la seguridad de las transacciones financieras: pagos realizados por transferencias bancarias con doble firma, banco de confianza, separación de funciones, etc.
  • Apoyo a la Coordinadora Administrativa en cualquier tarea relacionada con la gestión financiera que le pueda ser requerida

• Objetivo 2: Gestión administrativa y de recursos humano

  • Seguimiento de los contratos con proveedores y con el personal y preparación de enmiendas
  • Recopilación de documentación para auditorias
  • Responsable de mantener un sistema de archivado apropiado para los proyectos que incorpore todos los aspectos del trabajo de HEKS/EPER de acuerdo con las FFAG, a nivel administrativo y financiero.
  • Responsable de mantener los expedientes de Recursos Humanos al día: descripciones de puesto, evaluaciones, seguimiento respecto a las autoridades (seguridad social, etc.)
  • Apoyo a la Coordinadora Administrativa en cualquier tarea relacionada con los recursos humanos o la gestión administrativa que le pueda ser requerida.

• Objetivo 3: Gestión logística

  • Gestión de los procesos de aprovisionamiento ejecutados en Amazonas y seguimiento de todas las etapas del proceso, incluyendo los procesos de licitación. Gestión y actualización del archivo de procesos de aprovisionamiento.
  • Gestión y actualización del archivo de proveedores habituales
  • Contribución en la creación y actualización del plan de compras de la base de Amazonas en los nuevos proyectos
  • Servicios generales y mantenimiento de la oficina
  • Gestión de transportes: reserva del transporte y gestión de los movimientos para salidas desde Amazonas.
  • Actualización y seguimiento mensual del inventario de la base de Amazonas en archivos Excel interactivo.
  • Gestión de la entrega de equipamientos al personal y de su almacenamiento al ser necesario

• Objetivo 4: Relación con contrapartes

  • Revisión de informes financieros y administrativos de contrapartes y reporte de errores o fallos a las contrapartes.
  • Apoyo a las contrapartes en todas las dudas que tengan en relación con la gestión administrativa y financiera. Organización de reuniones y sesiones de formación con las contrapartes respecto a temas administrativos y financieros cuando se requiere.
  • Apoyo a las contrapartes para garantizar que sus transacciones tengan el menor riesgo posible: pagos realizados por transferencias bancarias con doble firma, banco de confianza, separación de funciones, etc.
  • Seguimiento con las contrapartes para garantizar que entreguen la documentación requerida a tiempo.

TITULACION Y EXPERIENCIA REQUERIDAS

Título universitario en logística, administración y/o contaduría.

Experiencia requerida:

• Al menos un año de experiencia de gestión financiera y de logística en una ONG internacional u organización sin ánimo de lucro. Alternativamente, experiencia equivalente de gestión financiera y de logística en empresas privadas u organismos públicos.
• Deseable conocimiento del mundo humanitario o experiencia de trabajo en las áreas de conflicto y migración.

Habilidades requeridas:

• Excelente conocimiento de todas las normas de contabilidad nacionales e internacionales relevantes
• Conocimiento de las normas fiscales y tributarias locales
• Conocimiento de los procesos de aprovisionamiento y de licitación
• Orientación para trabajar por objetivos. Capacidad para trabajar de forma flexible, y de desarrollar y adaptarse a múltiples tareas al mismo tiempo.
• Capacidad para trabajar en entornos complejos y para garantizar que las partes implicadas internas y externas cumplan los plazos (buenas capacidades de priorización y gestión del tiempo).
• Capacidad de garantizar que las partes implicadas externas entiendan y cumplan debidamente los procedimientos y directrices de HEKS/EPER.
• Persona diligente y de confianza que preste la atención apropiada a los detalles.
• Excelente capacidad para trabajar en equipo y habilidades sociales, en especial interpersonales.
• Actitud de trabajo profesional, cooperativa, eficiente y efectiva.
• Capacidad para trabajar bajo presión, con fechas límites.
• Capacidad para trabajar de manera autónoma.
• Excelente capacidad de planificación y organización. Debe ser capaz de predecir riesgos y proponer soluciones alternativas.
• Perfecto dominio del paquete Office.
• Español fluido, tanto hablado como escrito. Inglés deseable.
• Capacidad de negociación con proveedores
• Conocimiento en Prevención de la Explotación y Abusos Sexuales

CONDICIONES CONTRACTUALES

• Contrato por prestación de servicios por doce meses, con tres meses de prueba.
• Honorarios según las tablas de retribución de HEKS
• Incluye seguro médico
• Ciudad Puerto Ayacucho, Estado Amazonas – Venezuela (trabajo 100% presencial)