Jefe/a de Componente (Adquisición de Medicamentos e Insumos de Salud)

Functional Responsibilities

The functions of the Head of the Component (Procurement of Medicines and Health Supplies) include (but are not limited to):

• Develop and update project plans (Annual Operating Plan, Recruitment Plan, Procurement Plan, HSSE, Gender, Diversity and Inclusion, etc.), timelines, risk and issue register, lessons learned, etc.; always in coordination with the Guatemalan Social Security Institute-IGSS and with the UNOPS procurement team in Guatemala; based on the commitments established in the Memorandum of Agreement between both parties and having a thorough understanding of the terms, conditions, roles and respective responsibilities of the partners / stakeholders, to ensure the results of the component.

• Identify the resources necessary to carry out the work (contractors, project technical team, infrastructure, information technology, access to assets, key tools, etc.); develop Terms of Reference and follow up for their respective selection and hiring; manage these resources, assigning activities and delegating responsibilities; review and/or establish procedures and internal flows; monitor, control and report progress and results; and take preventive and/or corrective actions when necessary.

• Define the work strategies for the team, supervise their fulfillment and monitor the progress of the work packages under their charge, alerting the project manager of any deviation from the original plan;

• Promote the creation of an innovation environment (from the perspective of improvement, gradual/incremental advances, in the way of carrying out a certain procedure) in the contracts made within the framework of the project and directly by the partner entity.

• Work closely with the various areas of the organization, especially with the Guatemalan, regional and headquarters Procurement teams, as well as with the project’s Contract Management (Transversal Support) guaranteeing that the objectives and results of the project are achieved in time, form and quality.

• Establish strong working relationships and interact with colleagues, vendors, and partners as needed;

• Asegurar la garantía y control de calidad del proyecto, velando por que las actividades del proyecto, así como sus entregables, paquetes de trabajo, productos y resultados cumplan con los requerimientos, satisfagan las expectativas de calidad de las partes interesadas y sean formalmente aceptados;

• Gestión del presupuesto del componente del proyecto a su cargo, preparando y dando seguimiento a cuadros de mando, indicadores, previsiones de gastos (forecast), revisiones de presupuestos y otros documentos relacionados;

• Responsable de la gestión efectiva de los riesgos del proyecto, manteniéndose alerta al contexto político, ambiental, social, económicos y de seguridad que pueden influir en el entorno del proyecto y el proyecto en sí.

Asesoramiento Experto

• Brindar apoyo técnico en la implementación de las actividades de las adquisiciones requeridas en el componente: proponer estrategias de abastecimiento específicas para el contexto local (selección y evaluación de proveedores, gestión de calidad, gestión de relaciones con proveedores, medición del desempeño, etc.).

• Brindar asesoramiento en la implementación de procesos de adquisición específicos del componente, incluida la formulación de estrategia para obtener los mejores resultados, el desarrollo de criterios para la evaluación, revisión/evaluación técnica de ofertas y propuestas, apoyo técnico en la negociación previa a la adjudicación de las condiciones del contrato con el licitador ganador(s), apoyo técnico en las presentaciones para revisión y adjudicación al Órgano de Revisión de Compras de UNOPS.

• Apoyar en la identificación de las necesidades de adquisición en la etapa de desarrollo del proyecto; preparación de planes de adquisiciones realistas, preparación de especificaciones técnicas, términos de referencia; estimaciones de costos de los bienes/servicios/obras requeridos; requisitos de calidad y demás elementos contractuales.

• Brindar apoyo técnico en temas de administración de contratos, gestión de contratos y resolución de disputas.

Gestión de Partes Interesadas

• Seguimiento constante de las coyunturas social, política y económica que pueden afectar el proyecto, incluyendo cambios en normativas internas, leyes y regulaciones gubernamentales;

• No limitarse a trabajar con las personas de su unidad, sino que activamente buscar involucrar a personas de otras áreas, órganos, instituciones, ya sea en formato de equipos multidisciplinares y/o grupos de trabajo.

• Establecer y mantener redes de conocimiento y intercambio con otros escritorios de país y unidades de negocio de UNOPS, agencias del sistema naciones unidas, organizaciones multilaterales, bancos de desarrollo, órganos de control, academia, think tanks, comunidades de innovación, mercado, proveedores, tercer sector, para que los esfuerzos y experiencias sean realmente compartidos y el crecimiento del ecosistema de compras sea colectivo.

Gestión de Garantía de Calidad

• Conocer el Marco Legal de UNOPS como entidad de las Naciones Unidas, los privilegios e inmunidades aplicables a nuestras operaciones, el Princípio de Auditoría Única y otros elementos de respaldo de nuestra presencia en los países para poder contestar a eventuales requerimientos de información y/o de auditoría que se presente;

• Trabajar con el personal de adquisiciones / compras y Soporte Transversal de Proyecto para garantizar una interfaz eficaz con los sistemas de calidad de los proveedores;

Gestión de Personal

• Contagiar a las personas, mostrando resultados, para que todos puedan creer y ver que la innovación es necesaria y no solo una búsqueda sin un objetivo real.

• Fomentar un lugar de reconocimiento para todos y desarrollar líderes dentro del equipo.

• Asegurarse que las revisiones de rendimiento se llevan a cabo de manera precisa y oportuna.

• Realizar la gestión del personal a su cargo, conectando los objetivos individuales y del equipo con el propósito y la estrategia del proyecto y de UNOPS; proveer retroalimentación continua y apoyar el desarrollo personal y profesional de su equipo; etc.

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Educación **

• Se requiere título a nivel de maestría. De preferencia en las siguientes áreas: farmacia, ingeniería química, bioquímica o biotecnología, gestión de servicios y sistemas de salud, economía de la salud, salud pública, administración pública, medicina, ciencias sociales y/o afines;

• Título universitario (licenciatura) con 2 años adicionales de experiencia será aceptado en ausencia de la maestría. De preferencia en las áreas arriba mencionadas o afines.

• Postgrados en adquisiciones públicas y/o gestión de proyectos serán considerados un asset.

Serán valoradas:

• Certificación de gestión de adquisiciones o de la cadena de suministro de una autoridad de acreditación reconocida internacionalmente.

• Certificación en Gestión de Proyectos (PRINCE2, PMI, etc.).

Experiencia

• Se requiere un mínimo de 5 años de experiencia progresiva (o más dependiendo de credenciales académicas) de experiencia progresiva siendo responsable en gestión de adquisiciones o contratos y/o gestión de cadena de suministro.

• De la experiencia anterior, se valorará si el/la candidato/a presenta al menos 2 años de experiencia demostrada en adquisiciones de salud o adquisiciones médicas.

Se valorará además experiencia en/con:

• Sistemas de contratación pública (regulaciones y partes interesadas clave) en cualquier jurisdicción nacional (con el de Guatemala será un plus).

• Experiencia directa en procesos de compras/adquisiciones para el sector público o seguridad social en países de América Latina y el Caribe y/o en países de alta vigilancia sanitaria

• Supervisión y/o coordinación de equipos multidisciplinarios y multiculturales;

• Comprensión de la cadena mundial de suministro de salud es una ventaja.

• Conocer tecnologías como RPA (Robotic Process Automation), AI (Inteligencia Artificial), Learn Machine, Internet de las Cosas, Big Data, etc, y como aplicarlas en la automatización de procesos y en la transformación de compras digitales es una ventaja.

Otras habilidades/conocimientos que serán valorados:

• Haber integrado la red de contratación pública de la región

• Use of project management software (MS Project, WBS chart/schedule and the like), the preparation of advanced spreadsheets and dashboards, organization charts and visual presentations;

• Data analysis and writing of reports and other official documents.

• Knowledge of quality assurance methodologies for medicines and medical supplies.

Idiom

• Spanish language proficiency (oral and written) is required;

• Working knowledge of English is desirable (oral and written).

For more information on the vacancy, consult the TDR attached to the UNOPS JOBS publication.