HQ and Fundraising Accounting Officer – Italy

INTERSOS is an independent humanitarian organization that assists the victims of natural disasters, armed conflicts and exclusion. Its activities are based on the principles of solidarity, justice, human dignity, equality of rights and opportunities, respect for diversity and coexistence, paying special attention to the most vulnerable people.

Terms of reference

Job Title: HQ and Fundraising Accounting Officer

Code: SR-00-2560

Duty station: Rome, Part-time until the end of the year

Starting date: 20/02/2023

Contract duration: 12 months

Reporting to: Finance Accounting Manager

Supervision of: none

Dependents: Non-family duty station

General context of the project

Negli ultimi anni INTERSOS, la più grande organizzazione umanitaria italiana, ha affrontato cambiamenti significativi in termini di sfide sollevate, strutture adottate e contesti di lavoro. In queste circostanze il Finance Department ha dovuto ridefinirsi per rispondere efficacemente alle nuove problematiche e assicurare il controllo sui processi strategici, al fine di garantire all’organizzazione, la sua sostenibilità.

General purpose of the position

L’Accounting Officer supporta la predisposizione, l’analisi e il monitoraggio del budget di FR privato. Gestisce tutte le attività amministrative, contabili e reportistica dei dati del dipartimento Comunicazione e FR in collaborazione con il Director of Communications & Fundraising e il Fundraising Coordinator. Si occupa del corretto inserimento dei dati nel sistema contabile NPW e delle riconciliazioni della cassa, carta prepagata e conti bancari. Assiste il Finance Accounting Manager nelle quadrature contabili di bilancio.

L’Accounting Officer supporta inoltre nella gestione dei flussi finanziari e delle rendicontazioni economiche relative ai costi sostenuti in Italia per i progetti finanziati dalla Cooperazione Italiana.​

Main responsibilities and tasks

Budget Monitoring:

• supporta il Fundraising Coordinator nella gestione e monitoraggio del budget annuale del Dipartimento Comunicazione e Raccolta Fondi. Nello specifico:
• supporto nella predisposizione del budget annuale del Dipartimento;, e nel lavoro periodico di analisi, monitoraggio e reforecast
• aggiornamento e monitoraggio Piano di acquisti e donazioni del dipartimento Comms e FR;
• monitoraggio economico del Dipartimento in collaborazione con il Dipartimento Finance, medianti gli strumenti Asset, NPW e nuovi tools excel;
• aggiornamento e analisi stato di avanzamento dei dati economici del Dipartimento rispetto al budget previsto: monitoraggio del budget, reportistica mensile, analisi andamento e scostamenti, confronto anni precedenti, trimestrali, semestrali e annuali.

Administration e Accounting:

• gestisce il processo di procurement degli acquisti del Dipartimento, verifica la correttezza documentale e contabilizza ogni movimento economico e finanziario del Dipartimento FR/COMM. In particolare si occupa di:
• gestione amministrativa del rapporto con i fornitori esterni (verifica della correttezza delle PR e, ove necessario delle regole, gestione delle fatture e dei pagamenti)
• gestione del processo degli acquisti del Dipartimento mediante il sistema interno IMP e in collaborazione con la Logistica;
• monitoraggio dei contratti con i fornitori esterni; gestione della fatturazione elettronica relativa agli acquisti del Dipartimento;
• gestione la liquidità della cassa FR, Paypal, carta prepagata, ne monitora i movimenti e garantisce la relativa rendicontazione mensile;
• registrazione nel sistema contabile NPW e nel tool di Monitoring delle fatture relative all’acquisto di beni e servizi di fornitori italiani, donazioni incassate, movimenti della cassa, Paypal e carta prepagata e dei conti correnti bancari e postali;
• adempimento mensile delle riconciliazioni contabili in NPW dei conti correnti bancari e postali, carte prepagate, Paypal e cassa FR.

Bilancio:

• in collaborazione con il Finance Accounting Manager effettua il controllo e la quadratura dei conti di bilancio e dei progetti del Dipartimento FR/COMM, verificando e analizzando gli scostamenti con i dati di Monitoring.

Archivio:

• garantisce la corretta archiviazione della contrattualistica del Dipartimento FR e della documentazione contabile e di reportistica.
• supporto nella gestione dei flussi finanziari e delle rendicontazioni economiche relative ai costi sostenuti in Italia per i progetti finanziati dalla Cooperazione Italiana.

Required profile and experience

Education

Qualifiche in economia e finanza

Professional Experience

Esperienze pregresse in fundraising and accounting management

Professional Requirements

Esperienza utilizzo excel e software di contabilità

Languages

English