Haïti: Responsable Logistique Pays – Port-au-Prince

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  • Port-au-Prince Haiti
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ACTED

CDD | 12 mois | ASAP

ACTED

Créée en 1993, ACTED est une organisation non gouvernementale internationale. Elle poursuit un double mandat de réponses d’urgence et de développement et intervient dans 40 pays profondément affectés par des conflits, catastrophes naturelles et/ou vulnérabilités socio-économiques. 7000 employés nationaux et 400 employés internationaux collaborent et permettent à ACTED de mettre en œuvre 500 projets par an avec des activités atteignant plus de 20 millions de bénéficiaires dans des zones difficiles d’accès.

ACTED intervient sur le dernier kilomètre de l’humanitaire en adoptant une approche allant au-delà de la réponse immédiate, afin de développer des opportunités de développement durable. Guidée par sa devise « Penser local, Agir global » ainsi que sa stratégie 3 Zéros (Zéro Exclusion, Zéro Carbone et Zéro Pauvreté), ACTED met les territoires au centre de son action et développe des activités adaptées aux besoins des bénéficiaires.

ACTED Haïti

Présente en Haïti depuis 2004, ACTED répond aux urgences et soutien le relèvement des populations dans le besoin, notamment dans les domaines de l’eau, l’hygiène et l’assainissement, de la sécurité alimentaire et de la reconstruction. En collaboration avec la société civile et les institutions, ACTED développe et met aussi en œuvre des programmes axés sur le développement socio-économique et l’adaptation au changement climatique. ACTED travaille actuellement dans 5 départements en Haïti à savoir la Grand’Anse, le Sud, le Sud-Est, l’Ouest, et le Centre, et prochainement dans les Nippes.

Concernant les réalisations majeures d’ACTED en 2020-2021 :

• 5 562 personnes ont reçu une assistance monétaire afin de subvenir à leurs besoins prioritaires
• 12 centres de santé réhabilités et soutenus afin de répondre à la pandémie de COVID-19
• 35 réseaux d’eau et infrastructures réhabilités pour améliorer l’accès à l’eau, l’hygiène et l’assainissement
• 1 125 personnes relogées grâce à la reconstruction de leur maison
• 394 532 personnes sensibilisées aux mesures de prévention contre la Covid-19

Suite au tremblement de terre du 14 aout 2021 qui a dévasté les départements du Sud, de la Grande Anse et des Nippes en Haïti, ACTED recrute. ACTED a été une des première organisation humanitaire à mener des évaluations rapides pour déterminer l’ampleur des dégâts et des besoins, et est déjà fortement mobilisée pour apporter une aide d’urgence aux victimes du séisme, en étroite collaboration avec les autorités haïtiennes. Les activités menées actuellement concernent l’acheminement d’eau potable, la distribution de kits d’hygiène et la conduite de travaux d’assainissement et de réhabilitation des réseaux d’eau, mais aussi la distribution de nourriture, le versement d’aides financières d’urgence, la distribution de biens de première nécessité et, prochainement, la mise en place de solutions de logement pour les personnes les plus vulnérables, dans 12 communes des 3 départements.

Rôle et responsabilités principales

1.Gestion de la chaîne d’achats

1.1.Achats : S’assurer que tout besoin soit satisfait en accord avec le chronogramme défini, les standards de qualité requis, et le scénario d’achats approprié.

  • Pour tout achat, garantir la conformité de la sélection et de la documentation correspondante avec les guides techniques d’achats d’ACTED et des bailleurs ;
  • Construire un repérage des fournisseurs potentiels dans le pays et dans la région et maintenir une base de données en conséquence ;
  • Coordonner le cycle d’achats dans le pays avec toutes les parties prenantes (programme, finance, coordination, fournisseurs etc.) depuis la planification jusqu’à la signature des contrats et la livraison finale ;
  • Le responsable logistique pays senior est en particulier l’organisateur des sessions du comité d’achats ;
  • S’assurer de la disponibilité permanente des biens courants, des services tels que l’essence, les fournitures de bureau, les moyens de transports, etc. en particulier via le cadre de travail contractuel ;
  • Gérer la traçabilité et la concordance entre les commandes, les contrats et livraisons et les mettre en lien avec les disponibilités financières pour éviter et résoudre les problèmes ;

1.2. Stocks et livraisons : dans le pays, s’assurer d’un réseau de stockage et de critères de gestion des stocks adaptés

  • Repérer les entrepôts/espaces de stockage basés sur les besoins du pays ;
  • Garantir que les moyens de transports des biens sont sécurisés et répondent aux besoins ;
  • Coordonner et suivre les livraisons et faire le lien avec les fournisseurs pour résoudre les problèmes ;
  • Donner une information régulière aux équipes sur le niveau des stocks et les délais de livraison ;
  • Effectuer périodiquement des inventaires, les dédouanements et les enquêtes sur les écarts de stocks ;

2.Gestion logistique transversale

2.1. Flotte et moyens de transport : Déployer des moyens de transport efficaces dans le pays

  • Anticiper les besoins de véhicules et faire le lien avec le directeur pays (adjoint) et le responsable finances pays pour prévoir les budgets en conséquence ;
  • Maintenir de façon efficiente un planning mensuel, hebdomadaire, quotidien, et des outils de suivi des mouvements ;
  • Identifier des compagnies extérieures de transports fiables ;
  • Contrôler et optimiser les coûts de la flotte ;
  • Coordonner un cadre de travail de maintenance efficace dans le pays (en termes d’opérations mais également en termes de coûts) ;
  • S’assurer que les demandes administratives sont en accord avec les services douaniers et toute autre autorité locale lors des transports de biens ou d’équipes ;
  • Organiser régulièrement des formations et des sessions de recyclage pour les conducteurs ;

2.2. Carburant : Gérer l’approvisionnement en carburant à travers le pays

  • Anticiper et atténuer les risques d’approvisionnement en carburant, en incluant les exigences de qualité.

2.3. Equipements : Déployer un plan efficace d’attribution et de maintenance des équipements dans le pays

  • Anticiper les besoins en équipements en lien avec le directeur pays (adjoint) et le responsable finance pays pour prévoir les budgets en conséquence ;
  • Maintenir un inventaire à jour des équipements, incluant un étiquetage approprié ;
  • Enquêter et documenter toute perte ou détérioration ;
  • Organiser des inventaires aléatoires des équipements pour vérifier la fiabilité des suivis mensuels, et prendre les mesures correctives nécessaires ;
  • Gérer des plans de maintenance des équipements, contrôler et optimiser les coûts associés ;
  • Organiser des formations et des sessions de recyclage régulières pour l’équipe (usage correct des ordinateurs, des radios, des installations, des générateurs etc.) ;
  • Gérer les dons d’équipements, l’obsolescence et les remplacements en accord avec les réglementations internes et externes ;

2.4.Locaux : Assurer des conditions de travail et de logements appropriées à l’équipe dans chaque local, en permanence, par une démarche globale efficace de services et de maintenance

  • Identifier et installer les locaux (bureaux, habitations, entrepôts) en se référant à des critères géographiques, opérationnels, sécuritaires et financiers en lien étroit avec le directeur pays et le responsable finance pays ;
  • Coordonner mensuellement les inventaires des autres marchandises ;
  • S’assurer que les recommandations de sureté et de sécurité sont appliquées dans les locaux ;

2.5. Communications et gestion informatique et téléphonique : Développer un plan IT efficace dans le pays fondé sur les critères globaux d’ACTED

  • Anticiper les besoins de communication et IT et faire le lien avec le directeur pays (adjoint) et le responsable finances pays pour prévoir les budgets en conséquence ;
  • Contrôler et optimiser les coûts IT et de communication ;
  • S’assurer que les demandes administratives sont remplies en direction des autorités locales pour les moyens de communication utilisés ;
  • S’assurer d’une sauvegarde mensuelle des données (serveurs, données locales, emails etc.) ;
  • Garantir que les standards de sécurité IT sont appliqués et piloter la gestion de crise dans le pays en lien étroit avec le siège si nécessaire ;
  • Organiser régulièrement des formations et des sessions de recyclage pour le staff IT ;

3.Conformité et transparence

  • S’assurer que le manuel logistique d’ACTED est appliqué dans le pays et que les demandes spécifiques des bailleurs pour la logistique et les achats sont respectées ;
  • Imposer une stratégie de tolérance zéro en matière de corruption et s’assurer de l’adhésion au code de conduite et à la politique anti-fraude d’ACTED ;
  • Coordonner les rapports logistiques TITANIC à un rythme mensuel et vérifier la pertinence et la fiabilité des données déclarées ;
  • Organiser un planning sur 6 mois pour les visites de terrain avec des ToRs précis, incluant des contrôles ad hoc et des rapports écrits suivant chaque visite ;
  • Organiser pour le staff des formations et des recyclages logistiques réguliers sur les procédures ACTED, les leçons apprises, des FAQ etc…via des groupes de travail ou des visites de terrain ;
  • Capitaliser les leçons tirées de l’expérience dans des mémos, des modules de formation etc. pour améliorer en permanence la conformité logistique dans le pays ;
  • Suivre et mettre à jour des rapports d’audits internes et externes pour la logistique ;
  • Garantir une production de documents logistiques précis et à jour en lien avec les autres départements FLAT ;

4. Management

  • Mettre à jour l’organigramme du département logistique en fonction du développement de la mission ;
  • Planifier et réaliser les évaluations et les recrutements du staff logistique ; former et consolider les compétences de l’équipe logistique du pays ; identifier les potentiels et contribuer à la stratégie de mobilité interne ;
  • Toujours promouvoir activement des articulations fortes et structurées avec toutes les équipes pour toutes les opérations logistiques (en particulier les équipes programme et finance) ;
  • Gérer le développement des relations partenariales sur les aspects logistiques tels que les achats, la gestion du stock et des équipements, les rapports logistiques en particulier s’assurer d’une relecture exhaustive et dans les délais de la documentation logistique IPs ;
  • Représenter ACTED dans les réseaux pertinents de logistique et de communication en construisant activement des relations partenariales pertinentes (clusters logistiques etc.) ;
  • Participer activement aux réunions de coordination au niveau du pays en en donnant des informations sur les progrès et sur les risques ;
  • Contribuer aux propositions pour les bailleurs, à l’élaboration des budgets et des rapports ;
  • Contribuer à l’élaboration d’une réponse d’urgence et aux efforts de planification des éventualités pour satisfaire les besoins en approvisionnement et en logistique ainsi qu’à leur mise en œuvre ;

Qualifications et compétences requises

  • Au moins 2 à 3 ans d’expérience professionnelle en logistique, en gestion de la chaîne d’approvisionnement et/ou en gestion et procédures de sécurité ;
  • Capacité à former, mobiliser et gérer du personnel international et national ;
  • Flexibilité et capacité à effectuer plusieurs tâches sous pression ;
  • Capacité à travailler dans des environnements sécuritaires instables et changeant fréquemment ;
  • Maîtrise avancée de l’anglais écrit et parlé ;
  • Une expérience préalable à l’étranger est un atout.

Conditions

  • Salaire défini par la grille des salaires ACTED en fonction du niveau d’études, de l’expertise, du niveau de sécurité et du niveau d’expérience
  • Living allowance de 300 USD
  • Logement et nourriture pris en charge par ACTED : logement en guesthouse ou housing allowance (en fonction de la durée du contrat et du pays)
  • Billets d’avion aller-retour et Visa pris en charge par ACTED
  • Sécurité sociale, mutuelle (MSH) et assistance rapatriement (SOS International) pris en charge par ACTED

How to apply

Envoyez votre candidature (CV et lettre de motivation) à [email protected] Ref: CLM/HAI
Veuillez noter qu’ACTED ne fait jamais payer de frais à aucun moment du processus de recrutement.


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