Grants Director – West Africa Program

Scope of Work

Strengthening Regional Peace and Stability in West Africa Program

POSITION: Grants Director

PERIOD OF PERFORMANCE: January 2024 – August 2028

BASE OF OPERATIONS: Ghana, Togo, Benin, Cote d’Ivoire, Niger, Burkina Faso or Guinea

POSITION REPORTS TO: Deputy Chief of Party – Operations

1. Project Background

DAI Global is implementing a five-year, USAID program in West Africa. The program supports the efforts of West Africans to address the risks of instability from democratic backsliding and from conflict, and prioritizes targeted governance, conflict and violence prevention, peacebuilding, and preventing and countering violent extremism (P/CVE) interventions across the region. The program will engage with regional partners, such as ECOWAS, and with governments and non-government institutions to address causes of fragility, and focus on good governance approaches, conflict prevention and response, and P/CVE interventions across select target countries in the Sahel and across Coastal West Africa.

2. Objectives of the assignment

The Grants Manager is responsible for overseeing the entire grant-making cycle – drafting and issuing the Notices of Funding Opportunity (NOFO) – Requests for Application (RFA) and Annual Program Statements (APS), ensuring proper documentation and recording in TAMIS and SharePoint, preparing and submitting grant concept notes and full proposals to USAID for concurrence/approval, and issuing of the grant awards. The Grants Manager will advise and assist in the design, development, and oversight of grants management policies, procedures and practices. S/he will provide policy guidance and interpretation for staff as well as grantees, and analyze and evaluate grant applications, proposals, and awards to ensure adherence to grants management policies. S/he will also ensure proper negotiation of the terms and conditions for grants; and view and analyze budget estimates for allowability, allocability, reasonableness and consistency. The Grants Manager will supervise the Senior Grants Specialist and support the Grants Assistants in the country field offices in target geographies.

3. Tasks & Responsibilities

The following comprise main responsibilities of the Grants Manager:

Planning and Implementation

• Oversee grants management in coordination with the Operations and Technical teams.
• In collaboration with the Chief of Party (COP) and the Deputy Chief of Party – Operations, develop and implement the use of the SRPS grants manual.
• Participate in work planning and activity planning to align the grants program with overall project activities.
• Lead the development of timeline and details required for any activities needing grants; conduct market search and price analysis in coordination with technical staff.
• Coordinate with the Senior Management Team to prepare the Notices of Funding Opportunity – RFA and APS, to solicit applications and assess the capacity and readiness of potential grantees.
• Manage the evaluation and selection committee process for grantees.
• Prepare the required approvals to ensure compliance with internal and external contract and policy requirements.
• Prepare grant agreements and amendments, explaining terms, conditions, roles, and responsibilities. Ensure that identified weaknesses in initial grantee assessments and related requirements are incorporated into the agreements explicitly/clearly with the required monitoring and actions on the part of the grantee.
• Organize kickoff meetings and apprise grantees of the responsibilities, requirements and policies and procedures to be followed during the life of the grant.
• Ensure post award grant management in accordance with relevant regulations and generate reports of status of grant activities, such as forecasting payment, inventory, amendments, close outs, and sector specific data (i.e., monthly and quarterly reporting).
• Coordinate with Operations and Technical Teams to ensure on-time deliverables, payments, and cash flow requests by monitoring milestones and payment schedules.

Management

• Provide training, guidance, and direction to project grants staff on planning, implementation, and compliance of grant policies, procedures, and instructions.
• Directly supervise the Senior Grants Specialist.
• Support the Grants Assistants in each country field office in target geographies.
• Use the Field Operations Manual (FOM) to ensure that policies, procedures, and/or practices are being met.
• Ensure documentation requirements are met with various departments i.e., technical, grants, and finance.

Compliance

• Provide training, guidance, and direction to project staff on planning, implementation, and compliance of grants policies, procedures, and instructions, specifically their role in the process.
• Review grants for completeness and appropriateness with the work plan.
• Ensure all required documentation is uploaded in the grants database TAMIS.
• Review grant milestones and requests for payments against grant agreements to ensure compliance.
• Train on and enforce policies and procedures to prevent improprieties, intentional and unintentional.
• Lead the audit of grant files at least annually.
• Other tasks as assigned by supervisor of member of the Senior Management Team.

4. Qualifications

• Bachelor’s degree in international development, economics, business administration or other relevant degree.
• At least 8 years of relevant experience and progressive responsibility in grants management with experience in the administration of USG-funded grants under contracts programs preferred.
• Proven ability to lead award processes and multi-stakeholder discussions for driving the evolution of program descriptions and/or scopes of work from solicitation to activity closeout.
• Excellent writing and communications skills with particular experience in developing justifications for contracts and grants award documentation; development of manuals, policies, and procedures; and data-driven tracking and reporting for grants and subcontracts management.
• Advanced written and oral English and French required, fluency preferred.
• Excellent organizational skills with a willingness to identify time sensitive demands, prioritize, take initiative and be proactive in the grants process.
• Excellent communications, facilitation, negotiation, and personnel management skills; experience managing direct reports.

About DAI:

DAI is a global development company with corporate offices in the United States, the United Kingdom, EU, Nigeria, Pakistan, and Palestine and project operations worldwide. We tackle fundamental social and economic development problems caused by inefficient markets, ineffective governance, and instability.

DAI works on the frontlines of global development. Transforming ideas into action—action into impact. We are committed to shaping a more livable world.

DAI and its employees are committed to confronting racism and holding ourselves accountable for positive change within the company and in the communities, cultures, and countries in which we live and work. DAI is committed to attracting and retaining the best employees from all races and backgrounds in our continued effort to become a better development partner.

DAI upholds the highest ethical standards. We are committed to the prevention of sexual exploitation, abuse, and harassment as well as other ethical breaches. All our positions are therefore subject to stringent vetting and reference checks.

TERME DE REFERENCE

Programme en Afrique de l’Ouest

POSITION : Directeur/Directrice des Grants

PÉRIODE D’EXÉCUTION : Janvier 2024 – Août 2028

BASE D’OPÉRATIONS : Ghana, Togo, Bénin, Côte d’Ivoire, Niger, Burkina Faso ou Guinée

LE POSTE EST PLACÉ SOUS L’AUTORITÉ DE : Chef de parti adjoint – Opérations

1. Contexte du projet

DAI Global met en œuvre un programme quinquennal de l’USAID en Afrique de l’Ouest. Le programme soutient les efforts des Africains de l’Ouest pour faire face aux risques d’instabilité liés au recul démocratique et aux conflits, et donne la priorité à la gouvernance ciblée, à la prévention des conflits et de la violence, à la consolidation de la paix, ainsi qu’à la prévention et à la lutte contre l’extrémisme violent dans la région. Le programme s’engagera avec des partenaires régionaux, tels que la CEDEAO, ainsi qu’avec des gouvernements et des institutions non gouvernementales pour s’attaquer aux causes de la fragilité, et se concentrera sur les approches de bonne gouvernance, la prévention et la réponse aux conflits, et les interventions P/CVE dans certains pays cibles du Sahel et de l’Afrique de l’Ouest côtière.

2. Objectifs de la mission

Le gestionnaire des subventions est responsable de superviser l’ensemble du cycle d’octroi des subventions – la rédaction et l’émission des avis de possibilité de financement (NOFO) – les demandes de demande (RFA) et les déclarations annuelles de programme (APS), de s’assurer de la documentation et de l’enregistrement appropriés dans TAMIS et SharePoint, de préparer et de soumettre des notes conceptuelles de subvention et des propositions complètes à l’USAID pour approbation, et de l’émission des subventions attribuées. Le gestionnaire des subventions conseillera et aidera à la conception, à l’élaboration et à la surveillance des politiques, des procédures et des pratiques de gestion des subventions. Il/elle fournira des conseils et une interprétation des politiques au personnel ainsi qu’aux bénéficiaires, et analysera et évaluera les demandes de subventions, les propositions et les bourses afin d’assurer le respect des politiques de gestion des subventions. Il/elle veillera également à la bonne négociation des termes et conditions d’octroi des subventions ; et examiner et analyser les prévisions budgétaires pour en vérifier l’admissibilité, l’attribution, le caractère raisonnable et la cohérence. Le (la) Gestionnaire des subventions supervisera le spécialiste principal des subventions et soutiendra les assistants aux subventions dans les bureaux extérieurs des pays dans les zones géographiques cibles.

3. Tâches et responsabilités

Les principales responsabilités du gestionnaire des subventions sont les suivantes :

Planification et mise en œuvre

• Superviser la gestion des subventions en coordination avec les équipes opérationnelles et techniques.
• En collaboration avec le chef de partie (COP) et le chef adjoint de partie – Opérations, élaborer et mettre en œuvre l’utilisation du manuel des subventions du SRPS.
• Participer à la planification du travail et des activités afin d’harmoniser le programme de subventions avec l’ensemble des activités du projet.
• Diriger l’élaboration de l’échéancier et des détails requis pour toute activité nécessitant des subventions ; Effectuer des recherches sur le marché et des analyses de prix en coordination avec le personnel technique.
• Coordonner avec l’équipe de la haute direction pour préparer les avis de possibilité de financement – RFA et APS, solliciter des demandes et évaluer la capacité et l’état de préparation des bénéficiaires potentiels.
• Gérer le processus d’évaluation et de sélection des titulaires de subventions.
• Préparer les approbations requises pour assurer la conformité aux exigences des contrats et des politiques internes et externes.
• Préparer les ententes de subvention et les modifications, en expliquant les modalités, les conditions, les rôles et les responsabilités. Veiller à ce que les faiblesses identifiées dans les évaluations initiales des bénéficiaires et les exigences connexes soient incorporées dans les ententes de manière explicite et claire, avec le suivi et les mesures requis de la part du bénéficiaire.
• Organiser des réunions de lancement et informer les bénéficiaires des responsabilités, des exigences et des politiques et procédures à suivre pendant la durée de la subvention.
• Assurer la gestion des subventions après l’octroi conformément à la réglementation pertinente et produire des rapports sur l’état des activités liées aux subventions, tels que les prévisions de paiement, les stocks, les modifications, les clôtures et les données sectorielles (c.-à-d. rapports mensuels et trimestriels).
• Assurer la coordination avec les équipes opérationnelles et techniques pour assurer le respect des délais des livrables, des paiements et des demandes de flux de trésorerie en surveillant les jalons et les calendriers de paiement.

Gestion

• Fournir de la formation, des conseils et des directives au personnel des subventions de projet sur la planification, la mise en œuvre et la conformité des politiques, des procédures et des instructions relatives aux subventions.
• Superviser directement le spécialiste principal des subventions.
• Soutenir les assistants aux subventions dans chaque bureau de terrain de pays dans les zones géographiques cibles.
• Utilisez le Manuel des opérations sur le terrain (FOM) pour vous assurer que les politiques, les procédures et/ou les pratiques sont respectées.
• S’assurer que les exigences en matière de documentation sont respectées par les divers services, c’est-à-dire les services techniques, les subventions et les finances.

Conformité

• Fournir de la formation, des conseils et des directives au personnel de projet sur la planification, la mise en œuvre et la conformité des politiques, des procédures et des instructions en matière de subventions, en particulier leur rôle dans le processus.
• Examiner les subventions pour s’assurer qu’elles sont complètes et appropriées par rapport au plan de travail.
• Assurez-vous que tous les documents requis sont téléchargés dans la base de données des subventions TAMIS.
• Examiner les jalons de subvention et les demandes de paiements par rapport aux accords de subvention pour s’assurer de la conformité.
• Former et appliquer les politiques et les procédures pour prévenir les irrégularités, intentionnelles et non intentionnelles.
• Diriger l’audit des dossiers de subventions au moins une fois par an.
• Autres tâches assignées par le superviseur ou le membre de l’équipe de la haute direction.

4. Qualifications requises

• Licence en développement international, en économie, en administration des affaires ou dans un autre domaine pertinent.
• Au moins 8 ans d’expérience pertinente et de responsabilités progressives dans la gestion des subventions, avec une expérience dans l’administration de subventions financées par le gouvernement des États-Unis dans le cadre de programmes contractuels, de préférence.
• Aptitude avérée à diriger les processus d’attribution et les discussions multipartites afin de faire évoluer les descriptions de programme et/ou la portée des travaux, de la sollicitation à la clôture des activités.
• Excellentes compétences en rédaction et en communication avec une expérience particulière dans l’élaboration de justifications de contrats et de documents d’attribution de subventions ; l’élaboration de manuels, de politiques et de procédures ; et un suivi et des rapports basés sur les données pour la gestion des subventions et des contrats de sous-traitance.
• Anglais et français avancés à l’écrit et à l’oral requis, la maîtrise de l’anglais et de la langue de préférence étant la maîtrise.
• Excellentes compétences organisationnelles avec une volonté d’identifier les demandes urgentes, d’établir des priorités, de prendre des initiatives et d’être proactif dans le processus de subvention.
• Excellentes compétences en communication, en facilitation, en négociation et en gestion du personnel ; Expérience dans la gestion de subordonnés directs.

À propos de DAI :

DAI est une société de développement mondiale avec des bureaux aux États-Unis, au Royaume-Uni, dans l’Union européenne, au Nigeria, au Pakistan et en Palestine et des opérations de projet dans le monde entier. Nous nous attaquons aux problèmes fondamentaux de développement social et économique causés par l’inefficacité des marchés, l’inefficacité de la gouvernance et l’instabilité.

DAI travaille en première ligne du développement mondial. Transformer les idées en action, l’action en impact. Nous sommes déterminés à façonner un monde plus vivable.

DAI et ses employés s’engagent à lutter contre le racisme et à se tenir responsables des changements positifs au sein de l’entreprise et dans les communautés, les cultures et les pays dans lesquels nous vivons et travaillons. DAI s’engage à attirer et à retenir les meilleurs employés de toutes les races et de tous les horizons dans le cadre de nos efforts continus pour devenir un meilleur partenaire de développement.

DAI respecte les normes éthiques les plus élevées. Nous nous engageons à prévenir l’exploitation, les abus et le harcèlement sexuels, ainsi que d’autres manquements à l’éthique. Tous nos postes sont donc soumis à des vérifications rigoureuses et à des vérifications de références.